Egyéni nyilvántartás
A Tbj-tv. (1997. LXXX. törvény) konkrétan két nyilvántartás vezetését írja elő a foglalkoztatottakra vonatkozóan. A 46. §-ának (1) bekezdése szerint a foglalkoztató a tevékenységében személyesen közreműködő biztosított személyek adatait oly módon köteles nyilvántartásba venni, és erről a magánszemélynek igazolást adni, hogy abból a törvényben előírt adatok a munkavégzés (tevékenység) megkezdésétől megállapíthatók legyenek. A nyilvántartásba vétel elmulasztása miatt a foglalkoztatót az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) szerint megállapítható mulasztási bírság (200 ezer forintig terjedő) – a nyilvántartásba nem vett személyenként – terheli.
E nyilvántartás formáját a foglalkoztató szabadon határozza meg, ugyanis az erre vonatkozó részletes szabályok közel egy évtized elteltével sem készültek el. A munkavállalónak átadott igazolásként a munkaszerződés is elfogadható.
A Tbj-tv. 46. §-ának (2) bekezdése arról rendelkezik, hogy a foglalkoztatónak a biztosítottakról olyan nyilvántartást kell vezetnie, amely tartalmazza a biztosított nevét és személyi adatait, társadalombiztosítási azonosító jelét, a magán-nyugdíjpénztári tagságára vonatkozó adatot, a foglalkoztató adatait, a biztosítási időre és a szolgálati időre vonatkozó adatokat, a biztosítottól levont járulékok alapját és összegét, továbbá a biztosított után fizetett tételes összegű egészségügyi hozzájárulást.
Ezt a nyilvántartást a foglalkoztatónak havonta le kell zárnia, archiválnia, és arról az Art. 31. §-ának (2) bekezdésében meghatározottak szerint az állami adóhatósághoz bevallást, a Tny-tv. (1997. évi LXXXI. törvény) 97. §-a (2) bekezdésében előírtak esetén a nyugdíj-biztosítási igazgatási szervhez adatszolgáltatást kell teljesítenie.
Ezzel párhuzamosan a foglalkoztató a jövedelemigazoláshoz csatoltan a tárgyévet követő év január 31. napjáig köteles a nyilvántartás adataival egyező igazolást kiadni a biztosított részére a tárgyévben fennállt biztosítási idő "tól-ig" tartamáról, a levont járulékok (tagdíj) összegéről, a foglalkoztató által megfizetett egészségbiztosítási járulék összegéről és azok alapjáról. A biztosítással járó jogviszony év közben történő megszűnése esetén az igazolást soron kívül kell kiállítani.
Nyugdíj-biztosítási bejelentés
A fent említett nyilvántartás alapján teljesítendő adatszolgáltatás a Nyugdíj- biztosítási Egyéni Nyilvántartó Lap – közismertebb nevén a NYENYI Lap – kiállítása és beküldése révén történik.
Noha 2007. január 1-jétől a foglalkoztatók, illetve egyéb érintettek az adóhatósághoz benyújtott bevallásukban valamennyi nyugdíjbiztosítással összefüggő adatról számot adnak, a NYENYI-adatszolgáltatás 2006-ra és 2007-re továbbra is teljeskörűen, azt követően pedig az alábbi esetekben továbbra is terheli a foglalkoztatókat:
– a nyugdíjazás évére,
– a tárgyév április 30-a, illetve a Tbj-tv. 5. § (3) bekezdése szerinti biztosított, valamint a felszolgáló esetében az augusztus 31-e előtti nyugdíjigény benyújtása esetén a nyugdíjazás évét megelőző évre vonatkozóan, valamint
– a 2008. január 1-jét megelőző időtartamra vonatkozó visszamenőleges és az Art. szerinti elévülési időn túli időszakra vonatkozóan.
A NYENYI Lapot a biztosítottakról – ideértve a saját jogú nyugdíjas foglalkoztatottat és a kiegészítő tevékenységet folytató társas vállalkozót is –, illetve saját magukról kell benyújtani.
Annak a szervnek (szervezetnek), illetve foglalkoztatónak minősülő egyéni vállalkozónak, amelynek (akinek) nyilvántartó lapot kiállítania nem kell, e tényről a tárgyévet követő év április 30-áig – a nemlegesség okának megjelölése mellett - a területileg illetékes regionális nyugdíj-biztosítási igazgatóságot értesítenie kell.
A Tbj-tv. 5. §-ának (3) bekezdése szerinti biztosított és a vendéglátó-ipari üzlet felszolgálója nem köteles nyilvántartó lapot kiállítani, ha a személyijövedelem-adó-bevallásában járulékalapot képező jövedelem, illetve borravaló hiányában nyugdíj-biztosítási, nyugdíjjárulék-bevallást, illetve -befizetést nem teljesített.
Adatszolgáltatási határidők
A NYENYI-adatszolgáltatást főszabályként a tárgyévet követő év április 30-ig, illetve a Tbj-tv. 5. § (3) bekezdése szerinti biztosítottnak (a külföldről származó jövedelme alapján biztosítási kötelezettség hatálya alá kerülő magánszemélynek), valamint a felszolgálónak a tárgyévet követő év augusztus 31-ig kell teljesítenie.
Visszamenőleges adatszolgáltatás
Amennyiben a NYENYI-adatszolgáltatás visszamenőleges időszakra történik, akkor az adatszolgáltatáskor, vagy a helyszíni ellenőrzés során az ellenőrzéssel megbízott személynek az adatszolgáltató köteles bemutatni az adatszolgáltatást alátámasztó könyvelési, munkaügyi és egyéb bizonylatokat, dokumentumokat. Az adatszolgáltatás akkor visszamenőleges, ha a fent említett előírt határidő után történik.
Adatszolgáltatásra kötelezettek
Az adatszolgáltatási kötelezettséget a nyilvántartásra kötelezett megbízása alapján – az Art. 7. §-a (1)–(2) és (6) bekezdésének alkalmazásával – annak meghatalmazottja, illetve képviselője is teljesítheti.
A foglalkoztató adatszolgáltatási kötelezettségeit a felszámolás és a végelszámolás kezdő időpontjától a felszámoló, illetőleg a végelszámoló teljesíti. A felszámoló és a végelszámoló a biztosítottak nyugdíj-biztosítási adatait – a Cstv. 53. §-ának (2) bekezdése, illetve a Ctv. 112. §-ának (2) bekezdése szerint – átadja a területileg illetékes regionális nyugdíj-biztosítási igazgatóságnak. A felszámoló és a végelszámoló a rendelkezésre álló adatok alapján az elmaradt adatszolgáltatásokat is teljesíti.
Adatszolgáltatás számítógépes adathordozón
A nyilvántartó lap kiállítására kötelezett a nyilvántartó lap adattartalmát az ONYF által rendszeresített és a területileg illetékes regionális nyugdíj-biztosítási igazgatóság által térítésmentesen rendelkezésére bocsátott számítógépes programmal állítja elő, és adatszolgáltatási kötelezettségét számítógépes adathordozón teljesíti.
A számítógépes program igénylése
Az ehhez szükséges számítógépes programot, illetőleg nyomtatványt az erre a célra rendszeresített, a nyilvántartásra kötelezett (a meghatalmazott, illetve a képviselő) aláírásával (cégszerű aláírásával) ellátott adatlap benyújtásával évente kell igényelnie az illetékes regionális nyugdíj-biztosítási igazgatóságnál. Az igénylésről a regionális nyugdíj-biztosítási igazgatóság – az adathordozók, illetőleg a nyomtatvány átadásakor (továbbításakor) – igazolást állít ki. Amennyiben a nyilvántartásra kötelezett megbízása alapján a meghatalmazott, illetve a képviselő jogosult az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésére, az adatlap benyújtásakor, valamint az adatszolgáltatás teljesítésekor a meghatalmazás eredeti példányát a területileg illetékes regionális nyugdíj-biztosítási igazgatóságnak be kell mutatni.
Elektronikus ügyintézés
Az érintettek a 2006. évre vonatkozó adatszolgáltatási kötelezettségüket elektronikus ügyintézés keretében, a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer erre a célra kialakított szolgáltatásainak igénybevételével is teljesíthetik (eNYENYI). Ebben az esetben a nyilvántartásra kötelezettnek nem kell adatlapot benyújtania.
Elektronikus ügyintézés esetén a kötelezettnek – az Art. 7. §-a (1)–(2) bekezdésének alkalmazásával adott meghatalmazással történő adatszolgáltatás teljesítéséhez – az Ügyfélkapu-hozzáféréssel rendelkező meghatalmazott, illetve képviselő természetes személyazonosító adatait az ONYF által erre a célra rendszeresített nyomtatványon kell bejelentenie az illetékes regionális nyugdíj-biztosítási igazgatóságnak. A nyomtatványt és a meghatalmazás eredeti példányát az illetékes regionális nyugdíj-biztosítási igazgatóság részére az adatszolgáltatás teljesítését legalább 30 nappal megelőzően kell megküldeni. A nyilvántartásra kötelezettnek a meghatalmazás – az Art. 7. §-a (6) bekezdésének alkalmazásával történő – visszavonásáról, valamint a közölt adatokban bekövetkezett változásról a nyugdíj-biztosítási igazgatási szervet soron kívül kell tájékoztatnia.
Az elektronikus ügyintézés keretében történő adatszolgáltatás esetén a teljesítéssel meghatalmazott személy az adatszolgáltatásra rendszeresített számítástechnikai programot (a továbbiakban: NYENYI program) az ONYF internetes honlapjáról, a program működéséhez szükséges azonosító állományt az ONYF elektronikus ügyintézési rendszeréből töltheti le, és az adatszolgáltatás teljesítése a NYENYI program által előállított exportállomány Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszeren keresztüli feltöltésével valósul meg.
Az adatszolgáltatásnak a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszeren keresztüli beérkezéséről, annak az ONYF nyilvántartási rendszerébe történő befogadásáról, valamint – hibás adattartalom esetén vagy érvényes meghatalmazás hiányában – az adatszolgáltatás befogadásának visszautasításáról a nyilvántartásra kötelezett és az adatszolgáltatást teljesítő személy elektronikus úton, a bejelentéshez rendszeresített nyomtatványon közölt elektronikus levelezési címre értesítést kap.
Adatszolgáltatással kapcsolatos felelősség
Az adatszolgáltatással kapcsolatos felelősség – így különösen: az adatszolgáltatás elmulasztása vagy késedelmes teljesítése, a valóságtól eltérő adatok szolgáltatása – akkor is a nyilvántartásra kötelezettet terheli, ha az adatszolgáltatást a megbízása alapján – az Art. 7. §-a (1)–(2) és (6) bekezdésének alkalmazásával – meghatalmazottja, illetve képviselője teljesíti.
Az egyéni vállalkozó, a mezőgazdasági őstermelő, a Tbj-tv. 5. §-ának (3) bekezdése alapján biztosított magánszemély és felszolgáló, továbbá az öt főnél kevesebb biztosítottról történő adatszolgáltatás esetén a foglalkoztató adatszolgáltatása teljesítettnek számít az előírt nyomtatványon történő adatszolgáltatás mellett akkor is, ha a személyesen közölt hiteles adatok az illetékes regionális nyugdíj-biztosítási igazgatóságnál számítógépes adathordozón rögzítésre kerülnek.
Egészségbiztosítási bejelentés
A biztosított munkavállalókat 2007. január 1-jétől már nem közvetlenül az egészségbiztosítási pénztárhoz, hanem az adóhatósághoz kell bejelenteni.
Ezt a bejelentést
– a biztosítás kezdetére vonatkozóan a biztosítási jogviszony első napját megelőzően, de legkésőbb a biztosítási jogviszony első napján a foglalkoztatás megkezdése előtt, illetőleg ha a biztosítás elbírálására utólag kerül sor, legkésőbb a biztosítási kötelezettség megállapítását követő napon,
– a jogviszony megszűnését, a szünetelés kezdetét és befejezését, a biztosítás megszűnését követően folyósított ellátás kezdő és befejező időpontját közvetlenül követő 8 napon belül
kell teljesíteni.
A bejelentés elektronikusan, illetve papíralapon történhet.
Biztosítotti nyilvántartás
Az APEH az elektronikusan bejelentett adatokat azok beérkezését követően elektronikus úton haladéktalanul megküldi az egészségbiztosítás biztosítotti nyilvántartásának, míg a nyomtatványon teljesített munkáltatói, kifizetői bejelentéseket soron kívül feldolgozza, és elektronikus dokumentum formájában továbbítja az egészségbiztosítás biztosítotti nyilvántartása részére.
A biztosítotti nyilvántartást tehát továbbra is az egészségbiztosítási pénztár kezeli, annál is inkább, mivel közvetlenül hozzá kell bejelenteni azokat, akik az egészségügyi szolgáltatásra nem biztosítottként, hanem a Tbj-tv. 16. §-a alapján jogosultak. (Pl.: az ápolási díjban részesülőket a települési önkormányzat jegyzője, a felsőfokú oktatási intézmény nappali tagozatán tanulmányokat folytatókat az intézmény vezetője jelenti be az egészségbiztosítási pénztárhoz.)
Bejelentésre nem kötelezettek
Az Art. egy nemrégiben hatályba lépett módosításának köszönhetően nem terheli e bejelentési kötelezettség azt a kifizetőt, aki (amely) magánszemélynek alkalomszerűen teljesít megbízási jogviszony keretében adó- vagy társadalombiztosítási jogviszonyt eredményező kifizetést, feltéve hogy a magánszemély a kifizetéskor igazolja, hogy e megbízási jogviszonyával egyidejűleg a Tbj-tv. 5. §-ában meghatározott más jogviszonya, jogállása alapján a társadalombiztosítási jogviszony kiterjed rá.
Egyéb kötelezettségek
Mind a nyugdíj-biztosítási, mind pedig az egészségbiztosítási szerv felhívására a foglalkoztatónak a társadalombiztosítási feladatok ellátásához szükséges adatokat tizenöt napon belül kell közölni, azzal, hogy a társadalombiztosítási igazgatási szervek az adatszolgáltatásra kötelezettől nem kérhetik olyan adat ismételt közlését, amely a nyilvántartásra kötelezett bejelentésében, bevallásában már szerepelt. (Nem esik ez alá a korlátozás alá, ha az egészségbiztosítási szerv a pénzbeli ellátások megállapításához az igénylő adatait a foglalkoztatótól, illetőleg a társadalombiztosítási igazgatási szervek a járulék fizetésére kötelezett jövedelemadatait az állami adóhatóságtól kérik.)
Ha a foglalkoztatónál társadalombiztosítási kifizetőhely nem működik, akkor a foglalkoztatónak a terhességi-gyermekágyi segélyre, a gyedre, a táppénzre, a baleseti táppénzre vonatkozó igény elbírálásához "Foglalkoztatói igazolás"-t kell kiállítania, és azt a biztosított által benyújtott igazolásokkal - gyermekgondozási díj iránti igény esetén az igénybejelentéssel – együtt három munkanapon belül a székhelye (telephelye) szerint illetékes egészségbiztosítási pénztárnak kell megküldenie. A foglalkoztatói igazolásokat a munkáltató két példányban köteles kiállítani, és annak egy példányát öt évig megőrizni.
A biztosított a biztosítási kötelezettséggel járó jogviszony létesítésekor az "Igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról" elnevezésű nyomtatványt a foglalkoztatónak átadja. A foglalkoztató az átvett igazolványba három napon belül bejegyzi a biztosítási jogviszony kezdetét, és az igazolványt a jogviszony megszűnéséig megőrzi. A foglalkoztató a biztosítási jogviszony megszűnésekor az igazolványba a megszűnést bejegyzi, és az igazolványt az utolsó munkában töltött napon átadja a biztosítottnak, ő pedig az átvételt igazolja. A biztosítás fennállása alatt újabb biztosítással járó jogviszony létesítése esetén az újabb foglalkoztató az igazolványba a biztosítási adatokat az előzőek szerint bejegyzi, és az igazolványt visszajuttatja ahhoz a foglalkoztatóhoz, ahol a biztosítás előbb kezdődött.
A 4 százalékos mértékű egészségbiztosításijárulék-fizetési kötelezettséggel járó jogviszony megszűnésekor a foglalkoztató a "Jövedelemigazolás az egészségbiztosítási ellátás megállapításához" elnevezésű nyomtatványon köteles igazolni a jogviszony megszűnését megelőző naptári év első napjától a jogviszony megszűnésének napjáig a biztosított egészségbiztosításijárulék-alapot képező jövedelmét és azon időtartamok felsorolását, melyekre a biztosítottnak jövedelme nem volt. A jövedelemigazolásra külön kell felvezetni az irányadó időszakban kifizetett nem rendszeres jövedelem összegét, jogcímét, megjelölve a kifizetésre való jogosultság időtartamát, valamint a kifizetés időpontját. A jövedelemigazolást két példányban kell kiállítani, és az eredeti példányt a jogviszony megszűnésének napján a biztosított részére át kell adni, és az átadást az igazolványra fel kell jegyezni.
A társadalombiztosítási kifizetőhelyet fenntartó foglalkoztató ennél lényegesen többféle nyilvántartás vezetésére kötelezett. Rendszeres feladatai továbbá, hogy a bérfizetés napján kifizetett, illetőleg a kifizetésre elszámolt pénzbeli ellátásokról, baleseti táppénzről, továbbá a kifizetőhelyet megillető egyszázalékos mértékű költségtérítés összegéről havonta – az előírt nyomtatványon – elszámolást nyújtson be az illetékes egészségbiztosítási pénztárhoz. Az elszámoláson kell feltüntetni a táppénz-hozzájárulás összegét is. A MEP az elszámolást – a beérkezésétől számított öt munkanapon belül - felülvizsgálja, és az elszámolt táppénz-hozzájárulással csökkentett összegre vonatkozóan intézkedik a Magyar Államkincstáron keresztül az átutalásról.
Bejelentés a magánnyugdíjpénztárhoz
A magán-nyugdíjpénztári rendszerrel függ össze a foglalkoztatónak az a kötelezettsége, hogy amennyiben a pályakezdő a pénztárválasztásra vonatkozó bejelentési kötelezettségének az első biztosítási jogviszonyának kezdetét követő 15. napig nem tett eleget (vagy a pénztár a jelentkezését elutasította), a foglalkoztatónak a pénztártag meghatározott adatairól a pénztárválasztás bejelentésére nyitva álló határidőt követő 15 napon belül értesítenie kell a pályakezdő lakóhelye (magyarországi lakóhely vagy tartózkodási hely hiányában a foglalkoztató Magyarországon bejegyzett székhelye, telephelye, képviselete, fióktelepe) szerinti területi pénztárat.
