Új távlatok a humáninformatika előtt

Mindez nem véletlen, mondta lapunknak Kun Zsuzsanna. Az ISYS-ON Informatikai Tanácsadó Kft. marketingigazgatója szerint érdemleges szempont, hogy a kitűzött és a rendszerben rögzített tervek teljesítése bármely pillanatban nyomon követhető, az eltérések az összevont adatokból az elemi információkig (például adott műszak vagy termék-előállítás lejelentése) lebonthatók és elemezhetők. Ugyanakkor know-how-t és működési gyakorlatot ad a vállalatnak. Mindez természetesen ügyviteli fegyelmet követel a rendszerhasználat minden szintjén.

A lapunk által megkérdezettek közül többen kiemelték: a vállalatirányítási rendszer a vezetés számára átláthatóvá tesz minden, a rendszer által lefedett területet. Így vélekedik Ocskay Szilárd, a Nexon ügyvezetője is. Egy szervezetnél rengeteg adat és információ keletkezik, a piaci környezet folyamatosan, egyre gyorsabban változik, a korrekt döntéshozatal, vagy akár a folyamatok megfelelő irányítása tehát elképzelhetetlen olyan rendszerek nélkül, melyek segítik feldolgozni a keletkező adatokat és információkat, s amelyek hozzájárulnak ahhoz, hogy a vállalat gyors és hatékony válaszokat adjon a környezet változásaira - hangsúlyozta.

Információs tudásbázis

Szabó László, az Arvato-Systems Kft. üzletág-igazgatója is úgy véli, a VIR bevezetése után sokkal több információ áll rendelkezésre épp a múltbeli történések analizálása által, ezenkívül lehetőség nyílik egy információs tudásbázis felépítésére, amely a cég stratégiáját erősítheti. Az sem elhanyagolható, hogy erősödik a cégen belül a projektszemléletű működésmód.

Marosi György, a Multi Informatikai Kft. ügyvezető igazgatója szerint igaz a mondás, miszerint az információ hatalom, vagyis ha a vezető a cég működéséről átfogó, teljes információval rendelkezik, akkor jobb döntéseket hozhat. Ha több országban is működő vállalkozás alkalmazza a VIR-t, akkor ugyanazt a szoftvert használva számtalan előnyt élvezhetnek a cégek, hiszen az információk több ország adataival is összevethetők.

Előnyök és hátrányok

Manapság alapkövetelmény, hogy a vállalat különböző informatikai rendszerei együttműködjenek egymással. Egy vállalat életében rengeteg adat keletkezik a szervezet különböző pontjain, s a megfelelő döntéshozatal, a folyamatok kezelhetősége érdekében ezen információkat a vállalat informatikai rendszereinek fel kell dolgozniuk, illetve úgy kell megjeleníteniük, hogy a vezetők számára minél inkább megkönnyítsék az operatív és stratégiai döntéseket.

Egyszerűbben fogalmazva: a különböző informatikai rendszerek automatikusan, manuális adatrögzítés nélkül képesek egymásnak átadni a különböző szegmensekben keletkező adatokat. Például a bérügyviteli rendszer összekapcsolása a cafeteria-rendszerrel lehetővé teszi a béren kívüli juttatások adóvonzatának automatikus elszámolását. A különböző szoftverek azonos adatbázisokban dolgoznak, így a keletkező információk csak egyetlen helyen tárolódnak. Ez egyszerűbbé teszi az adatváltozások kezelését, felgyorsítja a működést, s könnyebben menedzselhetővé teszi az információbázisokat.

Ocskay Szilárd szerint az integráltság előnyei általában felülmúlják a hátrányokat, amelyek abból származhatnak, hogy az integráltság követelménye miatt az egyes részfunkciókra a vállalat nem az adott feladatot legjobban megvalósító célszoftvert alkalmazza.

Ha például a bérügyvitelt vesszük példaként, akkor elmondható: a nemzetközi vállalatirányítási rendszerek valamilyen szinten kézben tartják a bérszámfejtést, de ezek egyrészt nem mindig alkalmasak a speciális hazai vonatkozások kezelésére, másrészt nem követik elég gyorsan a magyar jogszabályok változását – emelte ki a Nexon ügyvezetője. Ez esetben tehát az integráltság azzal a hátránnyal jár, hogy az egyes funkciók kezelésére nem a legjobb megoldást tudják alkalmazni a vállalatok. Éppen ezért logikus lehet, hogy a hazai cégek vezetői olyan bérügyviteli rendszert válasszanak, ami itt, ebben a környezetben a legjobb. Természetesen hátrányt – például több adminisztrációs terhet – jelent, ha a kiválasztott rendszer nem integrálható a vállalatirányítási rendszerrel. Ezt úgy lehet kiküszöbölni, ha olyat választunk, amely teljes mértékben megfelel a speciális hazai követelményeknek, illetve könnyedén integrálható a vállalatirányítási rendszerhez.

Informatikai kategóriák

Az integrált vállalatirányítási rendszereket informatikai szempontból is többféle kategóriába sorolhatjuk. A desktopmegoldásoknál az úgynevezett Standalone, illetve szerver-kliens alkalmazás lehetséges. Előbbi esetében minden adatbázis és minden üzleti logika a gépen fut, s időnként szinkronizálják őket. Itt nagyon költséges az üzemeltetés, sok a hibalehetőség, nem naprakész, nehézkes a frissítés. A szerver-kliens megoldás során az adatbázisok egy szervergépen vannak, de minden üzleti logika minden gépre rá van telepítve. Ez esetben is nagyon költséges az üzemeltetés, és gyakori a hibalehetőség, de legalább naprakész, még akkor is, ha nehézkes a frissítés.

A VIR tipizálása során megkülönböztethetünk gazdagkliens-, illetve vékonykliens-alkalmazást. Az előbbinél az adatbázis és az üzleti logika nagy része is egy szerveren fut, a kliensoldalon csak a megjelenítés, illetve a speciális megjelenítéshez szükséges üzleti logika fut – magyarázza Szabó László. Kevésbé költséges az üzemeltetés, nincs hibalehetőség, naprakész, bár nehézkes a frissítés.

A vékonykliens-alkalmazásnál viszont már minden adatbázis és a teljes üzleti logika a szerveren fut, a kliensoldalon csak egy böngészőre van szükség a megjelenítéshez. Az üzemeltetés ez esetben a legolcsóbb, hiszen csak a szerveren jelenik meg installálási igény, a kliensoldalon soha. Nincs hibalehetőség, teljesen naprakész, ebben az esetben a legkönnyebb a frissítés. A megjelenítés tekintetében azonban kompromisszumokra van szükség, hiszen a HTML csak korlátozott funkcionalitást, azaz kényelmetlenebb felületet tesz lehetővé. Ez utóbbit az AJAX technológia teljes egészében képes kiküszöbölni, és a desktop- vagy a gazdagkliens-felülettel egyenértékű felületeket képes kínálni.

Komplexitás és integrálhatóság

Az Arvato üzletág-igazgatója szerint a desktop-alkalmazások ideje a kiterjedt és nagy sebességű irodai hálózatok térnyerésével lassan lejár. Egy nagyobb szervezet számára (20 fő felett) sokkal költséghatékonyabb kevés, de erős szervert és a kliensoldalon csupán "buta" terminálokat alkalmazni, mint sok erős munkaállomást működtetni – emelte ki Szabó László. Hozzátette: hosszú távon a legbiztonságosabb és leginkább költséghatékony a vékonykliens-megoldások használata. Az Arvato SOFIA például egy AJAX technológiára épülő vékonykliens-alkalmazás, amelyik a böngészők legszélesebb körét támogatja, illetve mind szerver-, mind kliensoldalon bármilyen operációs rendszert támogat.

A HR (Human Research) területet vizsgálva látható, hogy a cégek egyre több tevékenység informatikai támogatásával igyekeznek időt és energiát spórolni. Többek között a bérszámfejtés, a juttatások adminisztrálása, a munkaidő-nyilvántartás, valamint a toborzás is olyan terület, amely informatikailag kézben tartható.

Az Alpine Európai Elektronikai Ipari Kft. például amellett, hogy a bérszámfejtéshez, a személyzeti adminisztrációhoz és a képzésekhez már használ egy-egy informatikai modult, hamarosan a cafeteria-, és az elektronikus munkaidő-regisztrációs modult is bevezeti. Cserny János, az Alpine HR-vezetője lapunk érdeklődésére elmondta, az informatikai eszközök kiválasztásánál többek között olyan munkaadói szempontoknak kell dominálniuk, mint a rendszer komplexitása (modularitás) és integrálhatósága, illetve személyre (cégre) szabhatósága.

A rendszer-üzemeltetés költségeit, az ár/érték arányt (licenc és szolgáltatási, valamint támogatási-support díjak) Dobák András is hangsúlyozta. A Tesco országos személyzeti igazgatója elmondta, az is mérlegelendő, hogy milyen a rendszerekhez való illeszthetőség (szoftver- és hardverszinten egyaránt), sőt, a szolgáltatási színvonal is meghatározó. Több, lapunk által megkérdezett szakember hívta fel a figyelmet arra: egy-egy humáninformatikai megoldás alkalmazása előtt nem árt más felhasználóktól piaci információkat szerezni a kiválasztott szolgáltatóról, illetve a termékről.

A Huntraco Zrt.-nél ugyancsak évek óta szoftver támogatja a munkaügyi és bérelszámolási folyamatokat. A két éve bevezetett integrált vállalatirányítási rendszer humánmoduljai viszont ebben az évben csatlakoznak a rendszerhez. Kasza Lajos HR-igazgató úgy véli, fontos, hogy a működő rendszer ne csak a HR-oldalt támogassa, hanem a vezetőknek is adjon információt a tervezéshez, a karrierutak kijelöléséhez, a humánkontrollinghoz.

Rugalmas idomulás

Érdekesség, hogy a Lasselsberger magyarországi vállalatainál két különböző HR-rendszer működik, ekképpen jól összehasonlíthatók a kisebb és a nagyobb előnyei-hátrányai – mondta Urbán Anita. A társaság HR-igazgatója hozzátette: mint termelő cégnek nagyon fontos, hogy a termelés rugalmasságához és sajátosságaihoz alkalmazkodjon a rendszer, sőt a működő munkaügyi, bér-, tb- programok esetében folyamatosan megújuljon, vagyis ne csak a saját elvárások tükröződjenek benne, hanem a szolgáltató cég innovációja is. Urbán Anita úgy tapasztalja, ezt inkább a nagyobb szolgáltatók képesek nyújtani.

Mivel a megtérülés nehezen mérhető egy-egy humáninformatikai támogatás során, a HR-szakemberek a szolgáltatás színvonalát tekintik mércének egy-egy megoldás igénybevételéhez. Ha nincs gyors és magas szakmai színvonalon elérhető és valóban szolgáltató támogatás, akkor a programhiba komoly és tartós fennakadásokat okozhat mindenféle belső folyamatban – emelte ki Dobák András. Cserny János szerint a szolgáltatóval kötött megállapodáskor érdemes belevenni a kontraktusba, hogy mik a support kötelezettségei, mennyi feladatot vállal és mennyiért, s ezt milyen időn belül.

Vagyis a megkérdezett HR-vezetők szerint érdemes feltérképezni a piacon lévő humáninformatikai megoldásokat, referenciákat kérni, osztani-szorozni, majd olyan szerződést kötni a szolgáltatóval, amely pontosan definiálja a kötelezettségeket. Ha mindez nem teljesül, elképzelhető, hogy egy HR-csapat tölt éjszakákat a bérszámfejtéssel, mert a szolgáltató képtelen teljesíteni a vállalásait. Előfordult olyan eset is, hogy a munkaügyi kötelezettségek adminisztrációja (például munkaidő-nyilvántartás, jogszabályi mulasztás stb.) volt hiányos, ám nem árt tudni, hogy a munkaügyi felügyelők ilyenkor nem a szolgáltatót, hanem az adott céget bírságolják meg.

Piaci trendek

A vállalatirányítási rendszerek fejlesztése és értékesítése jó üzlet. Az e szektorban érdekelt svéd IFS például a tavalyi árbevételét 13 százalékkal, 2,2 milliárd svéd koronára növelte. A közepes vállalatok körében Magyarországon is tovább erősítette pozícióját. Új ügyfeleik között található az acéllemez-megmunkálással foglalkozó Remont Hungary Zrt., valamint az IND Kft.

Nemzetközi hír, de magyar vonatkozása is van, miszerint az amerikai Oracle Corp. egyszerre öt üzleti szoftverét újítja meg. Az amerikai cég három különféle vállalatirányítási (ERP), továbbá egy-egy ügyfélkapcsolat-menedzsment (CRM), illetve humán erőforrás (HR) rendszerének legújabb verzióit dobta piacra február elején. A társaság meglévő ügyfelei örülhetnek ennek, mivel ők ezekkel díjmentesen frissíthetik meglévő rendszereiket. Magyarországon ez több mint 200 céges felhasználót érint.

A hazai Megatrend Zrt. a vállalatirányítási rendszerek piacának harmadik legnagyobb szereplője. Mivel 2006-ban megjelent az IT-biztonsági szoftverek piacán, komoly várakozásai vannak: e termékkör tavaly a bevétel 6 százalékát adta, idén várhatóan meghaladja a 15 százalékot.

Szintén a VIR piaci életképességét mutatja, hogy tavaly az európai-közel-keleti-afrikai (EMEA) régió leggyorsabban bővülő technológiai vállalkozásai közé bekerült a magyar Microsoft Dynamics, amely integrált vállalatirányítási rendszerek értékesítésével, bevezetésével, oktatásával és vállalati testreszabásával foglalkozik. A Deloitte az idén immár hatodik alkalommal hozta nyilvánosságra az EMEA régió leggyorsabban növekvő technológiai vállalatainak rangsorát, ezen a XAPT Hungary Kft. a 127. lett.

Kiszervezési piac

A teljes humánerőforrás-kiszervezés piaca jövőre várhatóan 80 milliárd dollár körül alakul, ebből a munkaerő-kiválasztással kapcsolatos szolgáltatások (RPO – recruitment process outsourcing) 30 milliárddal részesednek majd a területen tevékenykedő Kelly HRfirst adatai szerint – derült ki a Global Services összeállításából. Egyre több vállalat külső szolgáltatóra bízza a munkaerő-felvétellel kapcsolatos teendők egy részét, becslések szerint az új alkalmazottak mintegy negyedét már az ilyen szolgáltatókkal való együttműködés révén veszik fel a vállalatok.

A humánerőforrás-osztályokon dolgozóknak számos háttérfeladatot kell ellátniuk az új munkatársak felvételével kapcsolatban, amelyekhez nem szükséges komoly szaktudás: például az álláskeresők adatbázisaiban történő keresés, tesztek lebonyolítása, a jelentkezők szakmai hátterének ellenőrzése. A toborzással foglalkozók egyes becslések szerint idejük mintegy 60 százalékát töltik az ilyen jellegű feladatokkal.

Az RPO növekedéséhez több tényező is hozzájárul, közülük az egyik a növekvő fluktuáció. A világ cégeitől évente az alkalmazottaknak mintegy 18 százaléka távozik, de például ez a telefonos ügyfélszolgálatoknál eléri a 45 százalékot. Ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy évente a munkaerő ötöde keres új munkahelyet.

A Clarion Hungary Elektronikai Kft. minden HR-feladatot igyekszik házon belül megoldani, Menyhárt László humánerőforrás-menedzser szerint ha mégis gondolkodnának valamely HR-terület kiszervezésében, akkor az a toborzás-kiválasztás lenne, mivel itt valóban előnyt jelenthetne egy nagy adatbázissal rendelkező külső cég.

"Bár folyamatosan átgondoljuk a kiszervezés lehetőségét, általában az előnyök és hátrányok elemzésekor arra a következetésre jutunk, hogy – elsősorban költséghatékonysági okokból – ez a módszer nem jelent előnyt számunkra" – fogalmazott a szakember.

Más okból döntött a Zwack Unicum ZRt. amellett, hogy nem szervezi ki a HR egyetlen tevékenységét sem. Segesváry Gábor humánpolitikai igazgató elmondta: cégük több területen is él az outsourcing nyújtotta lehetőséggel, például a szállítmányozás, a karbantartás területén, ám a humánpolitika egyetlen szegmensében sem, mivel szeretnék megőrizni a családias cégkultúrát, ami eddig a társaságot jellemezte. E gondolat jegyében inkább arra törekednek, hogy házon belül rugalmas, mindig elérhető szolgáltatást nyújtson a HR-osztály. Bár nem végeztek ilyen jellegű költséghatékonysági vizsgálatokat, valószínűtlennek tartják, hogy megérné bármely HR-tevékenység kiszervezése.

Az outsourcing mérése

A KPMG International tanulmánya igazolja a szkepticizmust. Az elemzés szerint hiába kínál komoly lehetőségeket az üzleti szféra számára az outsourcing, ez csak akkor érzékelhető, ha a megbízók következetesen mérik a szerződésben foglaltak teljesülését, illetve az együttműködéssel kapcsolatos adatokat is górcső alá helyezik.

Annak, hogy a cégek kétszer is meggondolják, kiszerveznek-e egy-egy, a vállalat főtevékenységéhez szorosan nem kapcsolódó területet, az is oka, hogy a kiszervezési megállapodások 42 százalékát nem támogatja pontos mérési rendszer. Mindez annak ellenére van így, hogy a KPMG kutatói elismerik, az outsourcing napjainkra széles körben elfogadott modellé vált, és egyre inkább beépül az üzletmenetbe. Azonban a világ vállalkozásainak jelentős része képtelen arra, hogy pontosan meghatározza, milyen előnyt, esetleg nyereséget hoz számára a tevékenységkihelyezés.

A tanulmány szerint túl sok olyan vállalat van, amely nem fordít figyelmet e szempontok feltérképezésére, így csak a sötétben tapogatóznak, amikor arról van szó, milyen előnnyel jár számukra e konstrukció.

További probléma, hogy a felmérésben szereplő cégek 79 százaléka nem tudta pontosan megmondani, mennyibe került az outsourcing-szolgáltató kiválasztása. Ráadásul az ajánlatkéréssel, az elvárások megfogalmazásával a megrendelők fele több mint fél évet tölt, míg a KPMG szakértői szerint a hat hónap a maximális időtartam, amit erre egyáltalán fordítani szabad.

Meglepő az elemzés azon eredménye, miszerint a felmérésben szereplő társaságok szerint az outsourcinggal összefüggő problémák 60 százaléka az emberekkel kapcsolatos. Ez arra vezethető vissza, hogy a szolgáltatást végző munkaerőt, az esetleges kulturális megfelelőséget másodlagosnak tekintik a megbízók, ha egyáltalán foglalkoznak vele.

Ugyanakkor számos kedvező jel is van, ami arra utal, hogy egyre érettebbé válik a piac. A válaszadók 89 százaléka nyilatkozott úgy, hogy fenntartja vagy növeli a kiszervezés szintjét, s mindössze 14 százalék nyilatkozta, hogy számottevő különbségek voltak mind pénzügyi, mind kereskedelmi tekintetben a megbízó és a szolgáltató elvárásai között.