Fax, szkenner, fénymásoló, telefonkészülék – ma már nélkülözhetetlen irodai eszközök. A technika fejlődése rányomja bélyegét e termékek milyenségére is, hiszen évről évre megújulnak. Ezzel párhuzamosan az igények is változnak: a cégek szívesen választják az újabb és egyre professzionálisabb berendezéseket; kedveltek a korszerűbb, több funkcióval rendelkező darabok. Ám a gépeken kívül rengeteg eszközre is szükség van egy irodában; a papírtól a számológépig, a ragasztótól a hibajavítóig ezernyi apró kellék nélkülözhetetlen.
Ár, minőség, rugalmasság
Az irodaszerek piacát hozzávetőlegesen 12-13 milliárd forintosra becsülik. Akadnak olyan cégek, amelyek maguk gyártják a termékeket, s a "mindent egy kézből" elv jegyében maguk is forgalmazzák azokat. Ilyenkor a vállalkozások a gyártótól közvetlenül rendelik meg és szállítják el a számukra szükséges eszközöket. Ebbe a csoportba tartozik például a Herlitz vagy az Esselte.
Természetesen ezen a piacon is jelen vannak a nagykereskedések, amelyek a gyártótól megvásárolják az árukat, majd továbbadják: e körbe tartozik például a Halaska vagy a Corwell. E forma kétségtelen előnye, hogy több gyártó szállít számukra, s változatosabb a kínálatuk.
A harmadik csoportba sorolhatók a kiskereskedelmi cégek, például a Papirus és a hozzá hasonló társaságok. Az a vevő, aki ez utóbbiakat választja, kétségtelenül élvezheti annak előnyeit, hogy e boltok rugalmasan és gyorsan tudják kiszolgálni az ügyfeleket; több gyártótól vagy nagykereskedőtől rendelnek, s széles palettával állnak a vevők rendelkezésére. Ugyanakkor valamivel drágábbak, s kisebb raktáruk miatt egyszerre kevesebb árut tárolnak. Akad olyan cég is, amely katalógust állít össze, s az abban bemutatott árucikkeket a viszonteladók – bizonyos nagyságrend felett – saját nevük alatt értékesíthetik.
Szakemberek szerint egy vállalkozásnak nagyjából ötven alapvető irodaszerre van szüksége. A vevő választási kritériumai közül meghatározó az ár, a minőség, a szállítási határidő – illetve az országos szállítás vállalása –, a pufferkészlet, a rugalmasság és a fizetési határidő.
Egy nagyobb, nagyjából ezer főt foglalkoztató társaságnál csak az alapvető irodaszerek – a papír, a toner, a személyes felszerelés - havonta többmilliós költséget jelentenek. A mindennapi munkához legalább ötvenfajta irodaszerre van szükség – toll, ceruza, radír, gémkapocs, lefűzhető mappa stb. –, a kereslet tehát óriási.
Internetes beszerzés
Az igényekhez igazodva szinte elképzelhetetlenül széles az irodaszerpiac kínálata. Aki nem jártas e terepen, majdhogynem elvész az áruk tengerében. Magyarországon – szakemberek szerint – nagyjából 10 ezer termék kapható, de egyetlen cég sem gyárt ennyit. A legnagyobb piaci szereplők körülbelül 6 ezer különfélét állítanak elő, tehát legalább két cégtől kell rendelniük a vállalkozásoknak.
A magyarországi kínálat többnyire megfelel az elvárásoknak, ám alaposan utána kell járni a lehetőségeknek, s érdemes feltérképezni a termékeket – mondta Sudy György. A gyógyszeriparban ténykedő GSK stratégiai beszerzési vezetője úgy tapasztalja, hogy számos cég nem kellő tudatossággal és odafigyeléssel szerzi be az irodaszereket. Igaz, nincs is könnyű dolga annak, aki jót és jó áron szeretne vásárolni, hiszen rendkívül sok beszállító tevékenykedik, s nehéz pontosan látni a kínálatot.
Az utóbbi években figyelemre méltó tendencia az internetes vásárlás terjedése. Bár mind többen és több árucikk esetén vállalkoznak erre, ennek ellenére – ha a konkrét számokat nézzük - Nyugat-Európában nagyjából 70-80 százalékban választják ezt a formát a beszerzők, Magyarországon csupán 10-20 százalékról beszélhetünk. Persze kétségtelen, sokan érzik hátránynak, hogy nem tudják megfogni a terméket, ám a képekkel illusztrált internetes katalógusból is sok információ nyerhető. Lenne azonban még mit fejleszteni ezen, hiszen nehezíti a vásárlást, ha például nem jelölik a megszokott mérettől való eltérést. Így előfordult, hogy egy kapcsos dosszié 2 milliméterrel szélesebb volt az általánosnál, vagy nem ott volt a lyuk rajta, ahol más hasonló termékeken. Ez pedig zavaró lehet a használat során.
Egyelőre nem kellően kifinomult az internetes rendelés módja sem, hiszen a világhálón is értékesítők az esetek többségében egyféleképpen árazzák be termékeiket. Emiatt nehézkes a vásárlás egy olyan cég számára, amely az adott kereskedőnél kedvezményt élvez, hiszen minden esetben külön kell kalkulálnia a számára érvényes árral, miközben a képernyőn egy másik összeget lát. Ez egyébként Sudy György szerint visszaélésre is okot adhat.
Kedvezmény a vevőknek
A rendszeres vásárlóknak szinte valamennyi kereskedőnél vagy forgalmazónál kedvezmény jár. Ennek mértéke azonban eltérő. A 10-15 százalék átlagosnak mondható, de nem ritkaság az sem, hogy valaki a normál ár ötödénél olcsóbban szerzi be a termékeket.
Akadnak persze olyan cégek, amelyek eleve számolnak a majdhogynem "kötelezően" adandó engedménnyel, s emiatt fölülpozicionálják áraikat. Az irodaszerek között böngészve azonban ilyesmivel ritkábban lehet találkozni, mint a reklámtárgyak esetében, ahol akár az 50 százalékot is elérheti a hasonló céllal beépített felár. A GSK-nál egyébként évente 10 millió forint körüli összeget költenek irodaszerekre. (Viszonyításképpen a cég irodai dolgozóinak létszáma nagyjából 150 körüli). Ez azonban – a beszerzési vezető szerint – nem tekinthető tipikus költségvetésnek egy ilyen létszámú vállalkozásnál, hiszen esetükben a nagyarányú promóciós tevékenység felfelé srófolja a kiadást.
Az árak nem kizárólag a tartósságról és a minőségről árulkodnak. Általában az azonos célra használható és egymás kiváltására képes legdrágább és legolcsóbb termék ára között reálisan 10 százalékos különbség fogadható el. Ha ennél nagyobb a differencia, akkor érdemes elgondolkodni, hogy mi állhat a háttérben – hívta fel a figyelmet a beszerzési vezető. Mindezt pénzügyi manőver, feketefoglalkoztatás és egy sor más ok is magyarázhatja, de persze minőségi különbségről is szó lehet.
Egy jobb, márkás tollal például 2000 métert lehet írni, míg egy egyszerűbb darab 300-400 méter után felmondja a szolgálatot. S vannak olyan íróeszközök is, amelyek ugyan csak 500-600 méterre érdemesítettek, azonban a márka presztízse miatt mégis megéri ezeket választani – természetesen kizárólag a felsővezetők számára. A toll egyébként az egyik legkelendőbb árucikk, ahogy az iratrendező is óriási mennyiségben fogy a cégeknél.
Vásárlási szokások
Sok múlik azon is, milyen gyakran rendel a cég a beszállítótól. A fegyelmezettebb munkáltatók havonta egyszer teszik ezt, s ha ez megoldható, érdemes erre szorítkozni – ajánlotta Sudy György. A rendszerezett s nem túl gyakori rendelés mindenképpen kedvezőbben hat a cég költségvetésére, jóllehet erre számos vállalkozásnál nem fordítanak gondot. Akár hetente vagy kéthetente vásárolnak kisebb-nagyobb tételben irodaszereket, sőt, bizonyos cégek ennél is rendszertelenebbül – az aktuális igény szerint – két-három naponta kérnek valamit, ami árfelhajtó tényező.
A kiszállítás ugyanis nem elhanyagolható költsége a beszerzésnek. Nem véletlen, hogy a kiskereskedők, illetve a gyártók havi egy-két alkalommal térítésmentesen vagy alacsony összegért vállalják a kiszállítást, ha azonban ennél többször kerül sor fuvarozásra, akkor azt kiugróan magasan díjazzák. Ebben az a tapasztalat vezérli a beszállítókat, hogy a cégek gyakorta meggondolatlanul rendelnek, s nem terveznek előre.
Bizonyos termékeket viszont nem éri meg az irodaszer-kereskedőknél megvásárolni, annak ellenére sem, hogy szerepel a kínálatukban. Például CD-t és DVD-t – bár mindkettő az irodai munka nélkülözhetetlen kelléke – lényegesen kedvezőbb áron értékesítenek az IT-cégek. Az irodaszereket árusító vállalkozások rendkívül élelmesek, s maguk is tágítják a tőlük kérhető termékek palettáját. Olyannyira, hogy az étel és az ital házhoz szállításától sem riadnak vissza. Már csak azért sem, mert bár ezért nem keveset számítanak fel, ám a megrendelő mégis jól járhat, figyelembe véve, hogy ha mindezeket ugyanattól a cégtől kéri, akkor csupán egyszeres szállítási díjat kell fizetnie.
Üzemeltetés, karbantartás
Az irodai kellékek beszerzését ma már egyre több cég kiszervezi, s outsourcing segítségével valósítja meg. Terjed ennek teljes körű változata, amikor nem csupán a szükséges gépek megvásárlása és karbantartása a külső vállalkozó feladata, hanem utóbbi adja a munkaerőt is az adott helyszínen.
Ez azt jelenti, hogy a megrendelő székhelyén tevékenykedő dolgozó nem az adott cégnek, hanem a vele kapcsolatban lévő másik vállalkozásnak az alkalmazottja, s tökéletesen ismeri a fax, a fénymásoló és más hasonló gépek működését. Ez nem is olyan könnyű, hiszen a korszerű gépek rengeteg funkcióval rendelkeznek, amelyek ismerete és helyes alkalmazása lerövidítheti és olcsóbbá teheti a munkavégzést. Lehetséges persze az a megoldás is, hogy a munkaerőt nem adja a megbízott cég, igény esetén azonban azonnal küld szakembert az általa forgalmazott berendezés szakszerű szervizelésére.
Sudy György szerint mindenképpen megéri olyan gépeket választani, amelyek vételára ugyan magasabb terhet ró a vállalkozásra, üzemeltetése és karbantartása viszont olcsóbb. Ügyelni kell a választáskor arra is, hogy melyik cég által készített darab mellett teszi le a voksát a megrendelő: az egyik gyártó ugyanis előszeretettel turbózza fel az alacsony mechanikai teljesítményű gépét, javítandó annak gyorsaságát. Ez azonban a későbbiekben megbosszulja magát, mivel a berendezések kevésbé tartósak. Ezért a beszerzési vezető a Xerox és a Canon gépeit javasolja, lévén utóbbiak felhasználóbarát termékek, ami nem utolsó szempont. A kezelőpanel közérthetősége, a leggyakrabban használt funkciók külön kiemelése nagy segítség a dolgozók számára.
Multifunkciós eszközök
Az utóbbi években nagy változás történt az irodagépek piacán; a korábban hódító hagyományos fax és fénymásolók szerepét a korszerű, multifunkciós eszközök vették át. Az ilyen nagy teljesítményű berendezések használata egyre elterjedtebb – foglalta össze a piac változását a UPC Magyarország Kft. beszerzési igazgatója. Aleksandra Banovic hangsúlyozta: a színes multifunkcionális gépek több más berendezés tudását – másoló-, szkenner-, fax- és nyomtatófunkció – egyesítik egyidejűleg.
Az ilyen összetett gépek nemcsak tudásukat, hanem árukat tekintve is kimagaslóak, hiszen ezek a legdrágábbak. Ha ilyet választ a cég, ez nagyjából 3,5-4-szer akkora költséggel jár, mint ha egyszerűbb darabot vásárolnának, s a karbantartása és a működtetése is többszöröse a hagyományos berendezésekének. Éppen ezért a UPC Magyarország Kft. is csak korlátozott számban alkalmazza ezeket, s használatuk is limitált: csak bizonyos kollégák jogosultak erre, akik kód beütésével tudják működőképessé tenni a berendezést.
A színes multifunkciós gépeket mindenekelőtt azokon a területeken "vetik be", ahol jó minőségű, szép kiállítású anyagokra van szükség, például a marketing és a PR-dokumentáció összeállításakor és egyéb prezentációs anyagok elkészítésekor. Továbbá a műszaki osztályon szintén nélkülözhetetlenek az ilyenek, hiszen a plottergépek képesek a tervrajzok kinyomtatására. A nagy teljesítményű berendezések egyértelműen gazdaságosabban üzemeltethetők, s jobban bírják a megpróbáltatásokat is. Ezzel együtt három-négy évente biztosan cserélni kell ezeket is – mondta Aleksandra Banovic.
A műszaki berendezések megrendelése általában az aktuális igények szerint történik, nincs tehát rögzítve, hogy félévente vagy kéthavonta kerülhet-e sor erre. Akkor vásárolunk, amikor kell – közölte a beszerzési igazgató, hozzátéve, hogy a kedvezmény így is jár a társaságnak, hiszen kontingensre szól a megállapodás a beszállítóval, s az ár nem függ attól, hogy egyszerre egyet vagy éppen húszat kérnek.
Változatlan papírfelhasználás
Nem vált be azok számítása, akik abban bíztak, hogy a modern technika előretörésével olcsóbb lesz a működés. Sokan ugyanis azzal kalkuláltak, hogy sok százezer papírlap felhasználása lesz megtakarítható a modernizáció révén. Ám a papírfogyasztás – minden előrejelzés ellenére – nem csökkent az elektronikai levelezés terjedésével. Így van ezzel a UPC is, érthető okból: az összes munkalap esetében nyomtatott példányra van szükség, legyen szó a sales vagy a technikusi munkatársak feladatairól, illetve a szolgáltatást újonnan megrendelő ügyfelek szerződéséről, amely akár 10-30 lapból is állhat.
Havonta több ezer csomag fogy tehát papírból – foglalta össze a helyzetet a beszerzési igazgató. Ezért a UPC Magyarország Kft. arra törekszik, hogy megtalálják a megfelelő ár/minőség arányt. Ez azt jelenti, hogy az esetek többségében jó minőségű középkategóriájú papírt használnak, kivéve néhány gépet, amelyeknél prémium minőség az ajánlott. Ugyanakkor, mivel drága multifunkciós gépeik vannak, kizárólag eredeti festékeket szereznek be, mert csak így szavatolható a gépek élettartama és a garanciális követelményeik.
A UPC beszerzési vezetőjének meglátása szerint a hazai igények egyre inkább azonosak a nyugat-európaiakkal, de legalábbis megközelítik azokat. Ezt bizonyítja, hogy a korszerű termékeket, irodai eszközöket a megjelenésükkel majdnem egy időben hozzák ki a nyugat-európai és a magyar boltokba. Az utóbbi 6-7 évben átalakult az irodaszerpiac, sok cég tűnt el vagy alakult át. Csak a legnagyobbak és a legrugalmasabbak tudtak életben maradni és versenyképesen folytatni a munkát. A kereslet és a kínálat ma már nagyjából összhangban van.
