A távmunka
Az információs társadalom egyik nagy vívmánya az otthoni munkavégzésre épülő távmunka, amelyről az utóbbi időben egyre többet hallhatunk. Ennek ellenére hazánkban sajnos csak kevesen vannak tisztában azzal, hogy pontosan mit is takar ez a fogalom, illetőleg hogy ez a munkavégzési forma miként is működik a gyakorlatban.
Fogalommeghatározások
Egy definíció szerint a távmunka komputeren végzett olyan szellemi tevékenység, amelynek során a munkavállaló saját otthonában vagy egy közelben kihelyezett munkahelyen, önállóan végzi feladatát, és old meg problémákat a távolban lévő munkáltató megbízásából. Munkája gyümölcsét (amely valamilyen elektronikus formában továbbítható dokumentum) meghatározott távközlési eszköz segítségével (leginkább e-mail vagy valamilyen elektronikus levelezőrendszer útján) továbbítja megbízójának, az újabb feladatokat pedig ugyanezen csatornákon keresztül kapja meg. Munkáltatójával és kollégáival elsősorban elektronikus úton, telekommunikációs eszközökkel tartja a kapcsolatot, személyesen csak esetenként jelenik meg a munkáltató központjában.
Az egyik ismert multinacionális cég a következőképpen definiálta a távmunkát: a távmunka egy olyan üzleti stratégia, amely a kommunikáción alapuló irodatechnológia hatékony használatával a rugalmas munkakörnyezetet támogatja, és ezáltal üzleti értéket teremt a vállalat, a munkavállaló és a cég ügyfelei számára.
Összefoglalva, tehát a távmunka az információs és tudásalapú társadalom infokommunikációs eszközökkel támogatott munkavégzési formája, amelynek ugyan még vannak hiányosságai, de az eddigi tapasztalatok szerint alkalmazása kedvező lehet a munkavállalóknak, a vállalkozásoknak, a közösségi szektor szervezeteinek, valamint az állami és civil szerveknek egyaránt.
A távmunkára vonatkozó munkajogi szabályozás
Témánk szempontjából említést érdemlő rendelkezéseket tartalmaz a Munka Törvénykönyve. Ennek 2004 májusa óta hatályos szabályai szerint a távmunkát végző munkavállaló a munkáltató működési körébe tartozó tevékenységet rendszeresen az általa választott, a munkáltató székhelyétől, telephelyétől elkülönült helyen, információtechnológiai és informatikai eszközzel végzi, a munkavégzés eredményét pedig elektronikus eszközzel továbbítja.
A szerződő felek kötelezettségei
A munkavállaló tájékoztatási kötelezettsége, adatvédelem
A távmunkát végző munkavállaló köteles a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg tájékoztatni a munkáltatót a kapcsolattartáshoz szükséges elektronikus eszköz elérhetőségének adatairól, ha az elektronikus eszközt nem a munkáltató biztosítja. A törvény erejénél fogva speciális védelmet élveznek a munkavállaló elektronikus eszközzel történő elérhetőségének adatai, azokat ugyanis kizárólag akkor közölheti a munkáltató harmadik személyekkel, ha arra a munkavállalótól kifejezetten engedélyt kapott, illetőleg ha a közlést törvény írja elő (például az üzemi tanács vagy a munkáltatónál képviselettel rendelkező szakszervezet irányában). Ugyancsak adatvédelmi szabály, hogy a munkavégzés során felhasznált, illetve keletkezett adatok védelmének feltételeiről a munkáltató köteles gondoskodni.
Kötelezettség a munkáltató oldalán
A munkáltató értelemszerűen a távmunkát végző munkavállalónak is köteles a munkaviszonnyal kapcsolatos minden olyan tájékoztatást megadni, amelyet más munkavállalónak megad, a felek jogviszonyát ugyanis munkaszerződés szabályozza. Az információátadás szempontjából helyben szokásos módon történő tájékoztatásnak tekintendő az elektronikus eszközzel történő tájékoztatás is.
Megállapodás az utasítási jog kérdésében
Tekintettel a távmunkavégzés speciális jellegére, a törvény lehetővé teszi a munkáltató és a munkavállaló megállapodását abban, hogy a munkáltató utasítási joga kizárólag a távmunkát végző munkavállaló által ellátandó feladatok meghatározására terjed ki. Ebben az esetben a munkavállaló meglehetős szabadságot kap, saját idejét maga oszthatja be, a munkáltató azonban jogosult számon kérni, hogy a munkavégzés eredménye megvalósult-e. A törvény kimondja, hogy a munkáltatónak a távmunka keretében tevékenykedő munkavállaló által ellátandó feladatok mennyiségét úgy kell megállapítania, hogy az összhangban álljon a vonatkozó jogszabályi előírásokkal, vagyis hogy a törvény által rögzített napi rendes munkaidő elegendő legyen a munka elvégzésére.
Többletelemek a munkaszerződésben
Távmunka létesítésére irányuló jogviszonynál a feleknek a munkaszerződés szokásos tartalmi elemein kívül megállapodásukba kell foglalniuk azt is, hogy a foglalkoztatás távmunka keretében történik, illetőleg hogy milyen módon valósul meg a munkaviszonyból származó jogok gyakorlásához és kötelezettségek teljesítéséhez szükséges kapcsolattartás a jogviszony alanyai között.
A törvény rendelkezései értelmében az is rögzítendő, hogy milyen jellegű és mértékű költségelszámolásra tarthat igényt a távmunkát végző munkavállaló.
A jogalkotó a kapcsolattartáshoz és a munkavégzéshez szükséges eszközök biztosítását a munkáltató feladatkörébe utalja, lehetővé teszi azonban, hogy a felek a jogviszonyt szabályozó megállapodásukban ettől eltérjenek.
Szigorú szabályok vonatkoznak a munkáltató tájékoztatási kötelezettségére. E szerint a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg köteles tájékoztatni a munkavállalót a munkáltatói ellenőrzésről, az információtechnológiai és informatikai, illetőleg elektronikus eszközök tekintetében a használat korlátozásának szabályairól, valamint a kártérítési felelősségről.
A munkáltató ellenőrzési joga
A munkáltató indokolt esetben ellenőrizheti a távmunkát végző munkavállaló munkavégzési kötelezettségének teljesítését.
Korlátozások
Az ellenőrzés során a munkáltató nem tekinthet be a távmunkát végző munkavállalónak a munkavégzéshez használt információtechnológiai és informatikai eszközön tárolt, a munkaviszonyból származó jogokkal és kötelezettségekkel össze nem függő adataiba. A betekintési jogosultság vonatkozásában a munkaviszonyból származó kötelezettséggel összefüggő adatnak minősül a törvény keretei között előírt tilalom betartásának ellenőrzéséhez szükséges adat, vagyis a munkáltató ellenőrzést folytathat le abból a célból, hogy megállapítsa, a munkavállaló nem használta-e tilalmazott célra a munkavégzéshez szükséges eszközt.
Munkáltatói jogosítványok
Eltérő megállapodás hiányában a munkáltató állapítja meg az ellenőrzés módját és a munkavégzési helyként szolgáló ingatlan területén történő ellenőrzés esetén annak bejelentése és megkezdése közötti legrövidebb időtartamot. Az ellenőrzés nem jelenthet a távmunkát végző munkavállaló, valamint a munkavégzési helyként szolgáló ingatlant használó más személy számára indokolatlan és aránytalan terhet, tekintettel személyi, családi és egyéb körülményeire.
A fentiek alapján látható, hogy a munkavégzés nem igényli minden esetben azt, hogy a felek egy időben ugyanott tartózkodjanak. Az elmúlt évtizedekben végbement nagymértékű technikai fejlődés ugyanis lehetővé tette, hogy a munkavégzés folyamatos ellenőrzése és a munkavállaló utasításokkal való ellátása ne igényelje a másik fél személyes jelenlétét. Megfigyelhető, hogy az elektronikus formák fokozatosan beszüremkedtek az élet minden területére, és ebből eredően már a polgári jogi szerződések (megbízás, vállalkozás) világában is jelen vannak. Akár távmunkáról, akár megbízási jogviszonyról beszélünk tehát, egyre népszerűbbé kezdenek válni azok a munkavégzési formák, amelyek egyike az alább ismertetendő hot desking is.
Jogviszonyok távmunkára
A távmunkát – mint atipikus munkát – egyaránt lehet munkaviszonyban alkalmazottként, valamint megbízási vagy vállalkozói jogviszonyban végezni.
Alkalmazási területek
Távmunkában minden olyan munkatevékenység elvégezhető, amelyhez a komputer és a telekommunikációs eszközök felhasználhatóak, kezdve az adatrögzítéstől a közérdekű tájékoztatáson és a szakértői tevékenységen át egészen a webes szakmai feladatok megoldásáig. A távmunkában foglalkoztatott munkavállalótól elvárható szakmai és informatikai tudásszint a megkövetelt feladattól függően differenciálódik. A távmunka a nemzetgazdaság valamennyi szektorában alkalmazható. Gyakran fordul elő, hogy egy tőkeerős vállalkozás szervezetének korszerűsítése során a projektorientált feladatmegoldás, a decentralizált döntéshozatal miatt kerül előtérbe a távmunka alkalmazása, ami eredményes eszköz lehet a rugalmas piaci alkalmazkodás szempontjából. A közösségi, államigazgatási szektorban is van létjogosultsága, mert a módszer segítségével javítható a szolgáltatás színvonala, és könnyen korszerűsíthető az elavult rendszer.
A hot desking
A hot desking a skandináv országokban kezd elterjedni, ahol a környezeti adottságok miatt vált szükségessé egy olyan módszer kialakítása, amelynek révén a munkahelyre való fizikai eljutásra szánt idő és energia inkább magára az elvégzendő feladatra, a megoldandó problémára fordítható.
Bár a hot desking fogalmát még nem definiálták, és csak kevesen hallottak róla, néhány szakember szerint az információs társadalom fejlődési mérföldkövévé válhat a módszer. Szó szerinti fordításban leginkább "forró asztalozást" jelent, azaz egy olyan helyet jelöl a fogalom, ahol a távmunkában foglalkoztatott számára úgy van kialakítva egy központi munkahely, hogy a laptopját pillanatok alatt csatlakoztathassa bármely infokommunikációs eszközhöz, és elvégezhesse a munkáltatója/megbízója által kiosztott feladatokat.
A hot desking a munkavégzésnek a technikai fejlődés nyomán újonnan megjelent formája, amely a munkajogban régebb óta jelen lévő távmunkával mutat rokon vonásokat.
A virtuális iroda ismérvei
A virtuális iroda lényege, hogy az intézmény – mint fizikai valóság – gyakorlatilag megszűnik, és az alkalmazottak nagy része egymással sajátos számítógépes hálózatot alkotva otthonról fog dolgozni. A virtuális iroda további lényeges ismérve, hogy igen alacsony a teljes időben foglalkoztattak száma, a központi irodában pedig csupán néhány dolgozó van jelen egyszerre. Egyelőre még szükség van korlátozott létszámú adminisztratív személyzetre, de a számítástechnika hamarosan ezen a területen is átveszi az uralmat.
Kapcsolódási pontok
A hot desking fokozatos térhódítása is a virtuális irodák elterjedését alapozza meg, ugyanis a vállalat egyes munkatársainak nem lesz külön asztaluk, hanem egymással fogják megosztani helyüket az alatt a rövid idő alatt, amíg a munkahelyen tartózkodnak. A dolgozók egyébként a munkahelytől távol is fogják tudni végezni munkájukat, és azt, hogy egy adott vállalatnak kik dolgoznak, abból lehet majd megállapítani, hogy mely felhasználók kapcsolódnak az adott cég központi szerveréhez.
A távmunka típusai, megjelenési formái
A távmunka leggyakoribb és legalapvetőbb megjelenési formája az otthon végzett munka. Az otthonukban dolgozó távmunkások egyik csoportja munkája legnagyobb részét otthon végzi, a másik részük viszont megosztja az elvégzendő feladatokat az otthon és a munkahely között.
Az otthon végzett távmunka mellett – főként az Egyesült Államokban, de már Nyugat-Európában – is egyre jobban elterjedni látszik a közeli munkaközpontban végzett távmunka. Ilyenek például a teleházak, a közös távmunkaközpontok. Ezek olyan szervezési megoldások, amelyek révén a cég központjához vagy a munkavállalók többségének lakóhelyéhez közeli helyen az irodai működés feltételeit a huszonegyedik század elvárásainak megfelelő technológiai és ergonómiai szempontok alapján alakítják ki. Ennek az a célja, hogy mérsékelni lehessen a költséges és igencsak időigényes ingázást, és ezáltal kiküszöbölhető legyen a munkába járás fizikai folyamata. A közös távmunkaközpontokat tehát a távmunkát alkalmazó vállalatok alakítják ki a cég székhelyétől nagyobb távolságban lakó munkavállalók számára. A távmunka végzésére alkalmas helyek lehetnek a helyi közösségek, önkormányzatok által kialakított teleházak, telecenterek. Ebben az esetben a létrehozáshoz szükséges pénzügyi feltételeket, valamint a folyamatos működés és fejlesztés igényelte tőkét a helyi önkormányzat vagy a közösség teremti meg.
A távmunka második leggyakoribb megjelenési formája a mobil vagy vándorló távmunkások által végzett távmunka, amely a munkavállaló munkájához kapcsolódó utazásokhoz kötődik (területi képviselők, ügynökök).
Harmadik lehetőség a kiegészítő szatelitirodákban vagy back-office call-centerekben végzett közösségi távmunka. Erre példa az Egyesült Államokban egyre terjedő módszer, amelynek lényege, hogy az adott vállalat vevőszolgálatát valamelyik ázsiai országba, gyakran Indiába helyezi át az olcsóbb munkaerő miatt. Ez a gyakorlatban annyit jelent, hogy ha az USA-ban egy vásárló megvesz egy terméket, és azzal kapcsolatban például a használattal problémája adódik, akkor a megadott vevőszolgálati telefonszám felhívásakor egy indiai munkahely fog bejelentkezni, és az ott ülő munkavállaló fog segíteni a vásárlónak.
A negyedik megjelenési forma a virtuális szervezetek, hivatalok és irodák, amelyeket a későbbiekben a hot deskinget is érintve mutatunk be.
Új jelenség a mobil asztal
A hot desking fogalmához kapcsolódik a mobil asztal mint új jelenség, ami nem más, mint annak találó megjelölése, hogy a munkavállaló vagy a céggel megbízási jogviszonyban álló személy csupán egy számítógép segítségével is el tudja végezni munkáját, és nem kell ennek érdekében állandó irodát fenntartania, üzemeltetnie. Az Egyesült Államokban már elterjedtek az olyan, szinte virtuális munkahelyek, ahol a dolgozók minden reggel keresnek egy szabad számítógépet, és egész nap annak segítségével végzik munkájukat. A gépeket gyakran a mennyezetről eresztik le speciális tartókarok, vagyis a hagyományos értelemben vett munkaasztal teljes mértékben feleslegessé válik. A hot desking előrehaladott megvalósulási formája, amikor már meg sem kell jelenni a munkahelyen, hanem a munkavállaló egy e célra kialakított informatikai központban helyezkedik el, és elektronikus úton jut hozzá a munkavégzéshez szükséges adatokhoz, majd dolga végeztével távozik. A hot deskingnek már van egy ennél előrehaladottabb változata is, amely abban áll, hogy iroda nélküli, virtuális cégek jönnek létre. E vállalatok egyetlen fizikai megnyilvánulási formája a weboldal, a beosztottak állományát pedig fizetett munkatársak helyett szabadúszók alkotják.
Irodakialakítás a hot desking rendszerben
A hot desking módszer és a változó munkahelyek másfajta ergonómiai szempontok alapján követelik meg az iroda kialakítását. Itt nem az a lényeg, hogy mindenkinek külön asztala és számítógépe legyen, amelyet kizárólag egy munkavállaló használ, hanem egy olyan helyet kell kialakítani, ahová bárki leülhet, és minden olyan eszközt, információt elér, amire szüksége van a munkavégzés során, függetlenül attól, hogy milyen feladatot kapott a vállalattól.
A hot desking előnyei és hátrányai
A munkáltatót érintő előnyök
Ebben a körben kiemelendő a költségmegtakarítás, amelyet a módszer alkalmazása útján el tudunk érni. Földrajzi távolságok válnak áthidalhatókká úgy, hogy eközben hatékonyan működő szakértői bázis kialakítására nyílik lehetőség. Rugalmas létszámgazdálkodás valósítható meg; mindig annyi munkaerő foglalkoztatható, amennyire éppen szükség van (projektszemlélet). A változó feladatokhoz, igényekhez gyorsan alkalmazkodni képes munkahely alakítható ki, ami nem elhanyagolható a piaci versenyképesség szempontjából. Megállapítható, hogy a hot desking módszer alkalmazásával jelentősen nő a dolgozók teljesítménye, javul a szolgáltatás minősége, a menedzsment szemlélete és munkája, valamint csökkennek a munkaügyi kiadások és könnyebben szervezhető meg a huszonnégy órás készenlét (szervizek, tanácsadás, technikai support és helpdesk esetében).
Hátrányok munkáltatói szemmel
A módszer bevezetése gyökeres változtatásokat igényel, ami egyes vezetői rétegek ellenállásába ütközhet. Problémát jelenthet a távmunkában dolgozók ellenőrzése, hiszen a távolság, ami egyrészt előny, hátrány abból a szempontból, hogy nem érvényesül az állandó kontroll. Nem minden vezető képes a távmenedzselésre; felvetődik az adatvédelem, az adatbiztonság és az üzleti titoktartás kérdése. A hot desking rendszer kialakítása egyszeri, de viszonylag jelentős anyagi ráfordítást igényel, és emellett számolni kell a folyamatos működtetés, karbantartás és szervizelés költségeivel is. A felmerülő problémák gondos szervezéssel és tervezéssel azonban kezelhetők. A foglalkoztatottak tudatos felkészítése tréningekkel, támogatási és ösztönző rendszerek kialakításával és működtetésével ugyancsak költségigényes feladat, de a kiadások megtérülnek az elérhető eredmények révén.
A virtuális iroda és a hot desking
A hot desking kialakulása hosszú fejlődés eredménye, és a fogalom nem választható el az úgynevezett virtuális irodától, mint a munkavégzés huszonegyedik századbéli helyétől. Mára ugyanis lehetővé vált, hogy egyes munkahelyeken ne legyen szükség az alkalmazottak tényleges és folyamatos jelenlétére, hanem az adott szervezetet olyan emberek laza és virtuális csoportja alkossa, akik csak speciális projekteken dolgoznak együtt, idejük jelentős részét házon kívül töltik, vagy otthonról tevékenykednek, és munkájukat a technika vívmányai segítik.
A munkavállalót érintő előnyök
A hot desking rendszerben foglalkoztatottak maguk osztják be munkaidejüket, és a munkavégzés során nagyobb mozgásszabadságot élveznek. A hatékonyság javulásában jelentős szerepe van az ingázások minimalizálásának, ami számottevő mértékben járul hozzá a stresszhelyzetek csökkenéséhez. Lehetőség nyílik a magánélet és a munka jobb összehangolására, javul az életminőség, nő a munkakedv. A földrajzi korlátok megszűnnek, az otthon földrajzi fekvéséből eredő korlátok megszűnnek; nem kivitelezhetetlen a zöld otthon és a multinacionális, nagyvárosi természetű munkavégzés kettőssége. Csökkenek az életkori korlátok; az egyetlen követelmény a technikai fejlődés iránti nyitottság.
Hátrányok munkavállalói szemmel
Természetesen mindennek – főként az emberi kapcsolatok és a személyes kommunikáció szempontjából – komoly mellékzöngéi vannak, a munkavégzés azonban kétségkívül olcsóbbá, hatékonyabbá válik. A hot deskingnek még nincs megfelelő szakirodalma, és magát a fogalmat is több jelentésben használják, az egyiket és a káros hatásokat azonban jól szemlélteti, hogy az így dolgozók sok esetben még a szomszéd asztalnál ülőnek is elektronikus üzenetet küldenek személyes kommunikáció helyett.
További hátrány a munkavállalói státussal összefüggő érdekvédelem, elismertség és előmenetel vélt vagy valós hiánya, a társadalmi és szakmai elszigeteltség és kirekesztődés, ami ugyancsak a személyes kommunikáció háttérbe szorulásából eredhet.
Az Egyesült Államokban ütötte fel a fejét az új informatikai kórkép, az úgynevezett workalcoholism, azaz munkaalkoholizmus, ami azt jelenti, hogy az adott egyén - a számítógép állandó közelsége és a kötetlenség miatt – napi tíz-tizenhat órát dolgozik, vagyis szabályosan átveszi az uralmat a munka a magánélete felett is.
Az eredményes munka feltételei a hot desking rendszerben
A hot desking rendszerben végzett eredményes munkához gondos és körültekintő tervező-, elemző- és szervezőmunkára van szükség. Bevezetése során kulcskérdés a vezetők megnyerése, a vezetői támogató-ösztöntő légkör megteremtése, a megfelelő munkavállalók gondos kiválasztása, a résztvevők alapos szakmai felkészítése, képzése, a folyamatos ellenőrzés technikai feltételeinek megvalósítása, korrekt teljesítménymérő és regisztráló rendszerek, módszerek alkalmazása. Jó eredmények ott érhetők el, ahol a korszerű munkaszervezést jól átgondolt humánerőforrás-gazdálkodási stratégia, szisztematikus szakképzés segíti, és ahol az informatikai kultúra alkalmazásának személyi és tárgyi feltételei adottak
