Szerencsés helyzetben van az a gazdálkodó szervezet, amely az első számítástechnikai eszközök beszerzése óta folyamatos, naprakész hardver- és szoftvernyilvántartást vezet. A leltár (és a befektetett eszközök főkönyvben történő szerepeltetése) persze törvény által előírt kötelezettség, de pusztán ez a fajta nyilvántartás nem lehet alapja a hatékony hardver- és szoftvergazdálkodásnak. Cikkünkben a fenti nyilvántartásokkal nem, vagy nem teljes körben rendelkező vállalkozásoknak próbálunk segítséget adni egy jogszerűen működő számítógépes rendszer (hálózat) kiépítéséhez, illetve fenntartásához.
Egy közepes cégnél, ahol mondjuk 50-100 PC-t és 10-15-féle szoftvert használnak, szinte biztos, hogy a leltárban előbb-utóbb jelentős pontatlanságok keletkeznek. Ezeket az eltéréseket aztán – kellő szakembergárda, idő hiányában – sok cég továbbgörgeti, így néhány év után az eszközök hovatartozásáról, könyv szerinti értékéről szinte teljesen használhatatlan adatokat tartalmaz majd a nyilvántartás. Jelentős eredménynek tekinthető, ha a meglévő eszközállomány legalább mennyiségben (darabszámra) megegyezik a leltárral.
Változáskövetés
Mindezeknek fő oka, hogy nagy mennyiséget képviselő, nagy értékű és bonyolult eszközállományról van szó, amely ráadásul gyakran változik; a változások pontos követéséhez pedig magas szintű hardver- és szoftverismeretekre, nemegyszer jogi ismeretekre van szükség. Egyszerűsítené a helyzetet, ha az elavult gépeket és az idejétmúlt szoftvereket egyszerűen kidobnák, és helyettük újakat szereznének be. A gyakorlatban azonban ez viszonylag ritka, és egy számviteli szakember nem mindig tudja pontosan feldolgozni azt a gazdasági eseményt, amikor az informatikusok egy gépben winchestert cserélnek, vagy egy szoftver upgrade-jét (frissítését) végzik el. Nem is beszélve azokról az "akciókról", amikor például egy új hardveregység beszerzése láncreakciót indít el. Ekkor az új egység bekerül a kiszemelt gépbe, az abban meglévő régebbi megfelelőjét beszerelik egy másik gépbe stb., mindaddig, amíg a kivett alkatrész valamivel jobb, mint a gépparkban lévő bármelyik társa. Az ilyen mozgásokat gyakran nem vezetik át a nyilvántartásokon. Ugyanez a helyzet, ha valaki új PC-t kap: a régi gépét megkapja egy kollégája és így tovább. Könnyű elmarasztaló ítéletet mondani az ilyen jellegű gazdálkodásról, de tudomásul kell venni azt is, hogy egy cég nem mindig képes a teljes gépparkját egyszerre lecserélni.
A szoftverek esetében még bonyolultabb a helyzet. Ezeknek nem összehangolt beszerzése, cseréje, másolása, upgrade-je stb. – kellő szabályozás hiányában – átláthatatlanná teheti a helyzetet.
Persze a mégoly pontos leltár sem szolgálhatna a korszerű gazdálkodás alapjául, mert a számviteli megközelítésben készült nyilvántartások kevés olyan adatot szolgáltatnak, amelyek megkönnyítenék az informatikusok dolgát. Itt az ideje tehát, hogy rendet teremtsünk. Egyrészt azért, hogy vállalkozásunk átlátható, jól kézben tartható hardver- és szoftverállománnyal bírjon, minden szervezeti egység és dolgozó azokkal és csak azokkal az eszközökkel rendelkezzen, amelyek a hozzá tartozó üzleti folyamatot kiszolgálják, és amelyek a munkájához kellenek. Másrészt természetesen azért, hogy biztosak lehessünk benne: cégünk csak jogtiszta szoftverekkel rendelkezik, meglévő szoftvereit a licencszerződéseknek megfelelő módon használja.
Az illegális szoftverek ellenőrzése
Az utóbbi időben gyakran hallhatunk a szerzői jogról szóló törvényről, amelynek korszerűségét sokan vitatják; rendőrségi eljárások bírálatairól olvashatunk; többen kritikával illetik a BSA Magyarország tevékenységét, különösen a magánszemélyek illegális szoftverhasználata kapcsán. (A BSA több nagy szoftvergyártó cég által alapított, azok érdekeit képviselő szervezet, melynek legfőbb célja az illegális szoftverhasználat visszaszorítása.) Statisztikák, becslések látnak napvilágot arról, hogy Magyarországon mekkora a jogosulatlan szoftverhasználat aránya, milyen változások tapasztalhatók az elmúlt időszakhoz képest, nemzetközi összehasonlításban hol helyezkedik el Magyarország ezen a téren stb. Az egyik becslési módszer abból indul ki, hogy egy gépre átlagosan négy szoftver van feltelepítve. Ezután már csak a szoftver- és hardvereladások számát kell összehasonlítani, és ebből kiszámítható az illegális szoftverhasználat aránya. Az ezzel a témakörrel foglalkozó tanácsadó-auditáló cégek a saját tapasztalataikból kiindulva egészen más arányokat állapítanak meg. Mindebből látszik, hogy az illegális szoftverek aránya nehezen becsülhető meg, ugyanakkor bizonyosnak látszik, hogy ez az arány csökkenő tendenciát mutat.
Szoftvergazdálkodási politika
A vállalkozások szoftvergazdálkodási politikájának kialakításakor a statisztikák és fenyegetések figyelembevételénél sokkal fontosabb szempontoknak kell szerepet játszaniuk. Induljunk ki abból, hogy minden cégnek alapvető érdeke a jó hírnév kivívása, megőrzése, ami nem sikerülhet "fekete" szoftverek használatával. A szoftverjogtisztaság kapcsán nem feltétlenül a BSA bilincset ábrázoló plakátjára vagy a negatív jogkövetkezményekre kell gondolni, a mérlegeléskor inkább a cég goodwilljára, a jogtiszta szoftverhasználatból származó előnyökre érdemes koncentrálni (szoftverkövetés, technikai tanácsadás). Hasonló ez ahhoz, amikor egy cég menedzsmentje elkötelezi magát a környezetbarát gazdálkodás mellett, és ezt a tényt a vállalkozás meghirdetett, vállalt jövőképébe is befoglalja.
| "Fekete" programok |
|---|
Meglepő lehet, de tény, hogy sokan vannak, akik tudtukon kívül használnak "fekete" programokat. Többféle ilyen program kerülhet a gépekre, ezek egyrészt
Vannak azután olyan programok is, amelyek külső cégek révén kerültek a gépekre. Ha egy külső fejlesztővel készíttetünk egy célszoftvert, akkor – jóllehet, maga az alkalmazás jogtiszta, hiszen kifizettük – előfordulhat, hogy olyan alkotóelemet tartalmaz, melynek használatára nem vagyunk jogosultak. Ilyen alkotóelem lehet egy tömörítőprogram, amelyet a célszoftver a mentések megkönnyítése érdekében használ. Ez egyébként eléggé gyakori eset, ugyanis például a széles körben elterjedt DBase adatállományok – szerkezetükből fakadóan – nagyon jól tömöríthetők, így egy több ezer rekordot tartalmazó állomány is könnyedén elférhet egy flopin. Ugyancsak gyakran előfordulhat, hogy a célszoftver helyszíni módosítása, illetve az adatállományok közvetlen módosíthatósága érdekében a szerződött cég feltelepíti a fejlesztőrendszert is, az előbbi példánál maradva a DBase, FoxBase, FoxPro stb. valamelyik verzióját. Ez természetesen jogellenes, és ilyenkor a felhasználó nincs tudatában annak, hogy a gépén "fekete" szoftver van. |
Szoftverfelderítés
A jogtisztaság elérése látszólag könnyű feladat: számba kell venni a cég gépein működő összes szoftvert, majd az így kapott listát össze kell vetni a rendelkezésre álló licencekkel. A jogosulatlanul használt programoknak kétféle sorsa lehet: vagy meg kell azokat vásárolni, vagy le kell törölni. Ez a folyamat sajnos korántsem ilyen egyszerű. A szoftverfelderítést kezdjük a gépeken lévő programok számbavételével.
Hagyományos módszer
A legegyszerűbb – és egyben legfáradságosabb – módszer, ha a rendszergazda leül minden egyes gép elé, és az ott talált adathordozókon lévő összes szoftvert tételesen megvizsgálja. Az ezzel kapcsolatos első kérdés rögtön az, hogy mi számít szoftvernek. Mindenekelőtt természetesen az operációs rendszer, ami a legtöbb esetben valamilyen Windows (Windows 95/98, Windows ME, NT, 2000 stb.). Ezután jöhetnek az alkalmazások. Ezek egy részét megtaláljuk a Vezérlőpult – Programok hozzáadása ablakban. Az alkalmazásoknak azonban adott esetben csak egy része jelenik itt meg, de ennek az ellenkezője is igaz: találhatunk itt olyan bejegyzést, amelyhez tartozó programot a felhasználó "kiirtott", letörölt a merevlemezről. Az itt található lista tehát közel sem lehet biztos kiindulási alap.
Segédprogram igénybevétele
A másik problémát a szoftverrendszerek bonyolultsága okozza. Egy-egy "izmosabb" rendszer több száz fájlból is állhat, és bonyolult könyvtárszerkezetet hozhat létre. A telepítés során a legtöbb ilyen rendszer követhetetlen (ismeretlen) bejegyzéseket hoz létre, és olyan helyekre is fájlokat másol, ahova földi halandónak nem tanácsos belenyúlnia (\windows\system; \program files\common files stb.). Az ilyen rendszereket lehetetlen kézzel úgy eltávolítani, hogy ne veszélyeztetnénk a többi alkalmazást, vagy magát az operációs rendszert. Marad természetesen az Uninstall – a szoftver eltávolítására szolgáló segédprogram. Ez a legtöbb esetben működik is, de tökéletesen szinte soha nem távolítja el az adott rendszert: registry bejegyzés (registry = a Windows rendszerleíró adatbázisa), vagy fennmaradt fájlok formájában majdnem minden program többé-kevésbé az utólagos azonosítására alkalmas nyomot hagy maga után Windows 95/98, NT alatt. Ráadásul az Uninstall gyakran több állományról sem tudja eldönteni, letörölhető-e anélkül, hogy más alkalmazásokban sérüléseket okozna. Rendszergazda legyen a talpán, aki a program által feltett kérdésre minden alkalommal tudja a helyes választ: eltávolítható-e az adott állomány, avagy sem.
Abban az esetben, ha több ilyen rendszer volt feltelepítve, amelyek egy részét mondjuk sikerült eltávolítani, egy részét nem, akkor végképp átláthatatlan a helyzet. Ez csak tovább bonyolódhat, ha egy kevésbé hozzáértő felhasználó maga "babrálja" a gépét, programokat telepít, ezeket később megpróbálja eltávolítani, kézzel töröl fájlokat, belenyúl a registry-be stb.
Mindez azért érdekes, mert felveti a kérdést: mikor tekinthetjük úgy, hogy egy adott szoftver fel van telepítve a gépre (és amivel esetleg törvényt sértünk). Abban az esetben biztosan, ha szabályos telepítést követően az alkalmazás működőképes. De sajnos sok más esetben is, például ha az adott programcsomag azonosítására alkalmas állományok találhatók az adathordozón. Ha ez nem így lenne, akkor meg lehetne tenni, hogy minden nem jogtiszta alkalmazás egy létfontosságú állományát például flopira másoljuk, majd letöröljük a merevlemezről. Ekkor ugye a program nem működik, tehát egy ellenőrzés alkalmával a felhasználó hivatkozhat arra, hogy megpróbálta eltávolítani, de nem sikerült; ő nem is akarja használni – ugyanakkor egyetlen fájl visszamásolásával működőképessé tehetné az alkalmazást. Ez az érvelés valószínűleg nem győzne meg egy ellenőrzést végző szakértőt.
Törlés és újratelepítés
Kezelhetetlenül bonyolult helyzetben, alkalmazásmaradványok tucatjainak megléte esetén csak egy eljárás segíthet: a merevlemez teljes törlése, majd a rendszer újratelepítése. Hogy ez menynyire idő- és munkaigényes megoldás, az persze attól függ, hogy mennyire öszszetett rendszert kell újraépíteni. A tapasztalat azt mutatja, hogy egy átlagos hálózati munkaállomásnál ez kb. fél munkanapot vesz igénybe, de bonyolultabb esetekben hetekig is eltarthat, mire helyreáll az eredeti rend, és minden alkalmazás úgy viselkedik, mint a katasztrófa bekövetkezése előtt. Vigasztalásul: ilyen esetben a helyzet amúgy is megért már az újratelepítésre, így várhatóan gyorsabb, megbízhatóbb lesz a rendszer, mint annak előtte.
Tiszta programok részleges eltávolítással
Ha a munkaállomáson kevésbé szövevényes a szoftverállomány, akkor persze némi gyomlálással, Uninstall futtatással viszonylag fájdalommentesen "tisztába tehető" a PC. A munkának ebben a fázisában már érdemes eltávolítani azokat a programokat, amelyeket a cég biztosan nem fog legalizálni. Ebben sokat segíthet, ha a rendszergazda ismeri a felhasználót, pontosan tudja, hogy milyen alkalmazásokat kell használnia a napi munkája során. Segíthet továbbá maga a felhasználó is, ha együttműködik, és elmondja, milyen programokat telepített fel ő maga a gépére, később ezeknek mi lett a sorsa. A felhasználók általában pontosan tudják, hogy melyek azok a programok, amelyek egyértelműen nem jogtiszták a gépén.
A dokumentumok összegyűjtése
Eljutottunk tehát odáig, hogy tudjuk, melyik PC-n milyen szoftver található. Közben némi "takarítást" is végeztünk, letöröltük a biztosan felesleges, biztosan illegális programokat, eközben pontosítottuk a felhasználók igényeit is.
Munkánk következő fázisa a jogtiszta programok, licencek, számlák, eredeti adathordozók összegyűjtése. Mindez az előbbieknél könnyebb feladatnak tűnik, de nem az, ugyanis egy szoftver általában akkor tekinthető jogtisztának, ha a felhasználó rendelkezik használati engedéllyel, és birtokba jutást dokumentáló okirattal (számlával, szerződéssel) tudja igazolni, hogy a program jogos tulajdonosa. Emellett a gyártók azt is előírhatják, hogy rendelkezni kell a szoftver eredeti adathordozójával, telepítőkészlettel.
Használati engedélyek
Általánosságban azonban nem lehet szoftverlicencről, használati engedélyről beszélni, hiszen az egyes szoftvertípusokhoz, licencfajtához számtalan jogi konstrukció kapcsolódhat. A használatiengedély-fajtákat többféleképpen lehet csoportosítani. Léteznek egypéldányos és többpéldányos használati engedélyek, hardverhez kapcsolódó (OEM – Original Equipment Manufacturer) licencek, hálózati licencek, shareware, freeware, próbaverziókra szóló használati engedélyek stb.
Shareware-szoftver
A shareware bizonyos részfunkcióiban korlátozott, elsősorban kipróbálás céljára szabadon terjeszthető szoftvert jelent. Általában kisebb összeg ellenében hozzá lehet jutni a funkciók korlátozását feloldó kódhoz.
Freeware-programok
A freeware-programok – mint ahogy arról korábban már szó volt – magáncélra korlátozás nélkül szabadon használhatók.
Próbaverziók
A próbaverziók gyakran nem teljes értékű szoftverek, ezeknél a felhasználás időtartama is majdnem mindig korlátozott.
"Dobozos" engedélyek
A "dobozos" termékek a szoftverek klasszikus megjelenési formái. Vállalatoknak ilyet akkor érdemes vásárolni, ha csak egy-két példányra van szükség, vagy abban a ritka esetben, ha több példányt szeretnének ugyan használni, de az adott termékre nem létezik mennyiségi licenckonstrukció. Az ilyen termékek esetén egyszerű dolgunk van: egy termék legtöbbször csak egy gépre telepíthető fel (vannak persze kivételek, lásd a dobozban lévő szerződést!).
OEM-szoftverek
Az OEM-szoftverek esetén kicsit bonyolultabb a helyzet. Az OEM-programok összeolvadnak egy meghatározott hardveregységgel, a számlán azzal együtt kell szerepelniük, és csak azzal együtt idegeníthetők el. Ha tehát például egy cég a gépeit OEM Windows 95/98 szoftverrel együtt vásárolta, akkor az adott operációs rendszer használata csak a hozzá tartozó gépen jogszerű.
Többpéldányos engedélyek
A fentinél némileg bonyolultabbak a többpéldányos engedélyfajták. Itt tulajdonképpen arról van szó, hogy a felhasználók mennyiségi kedvezményt kapnak a megvásárolni kívánt szoftver árából.
A termékfrissítés dokumentumai
Mielőtt teljesen elmerülnénk a szakmai részletkérdésekben, térjünk át a termékfrissítések témakörére. Közismert, hogy a szoftverek elsöprő többsége esetében a termékfrissítésre minden cég 2-3 évenként rákényszerül. Ez persze maga után vonja a hardver folyamatos fejlesztésének szükségességét is. Egy rendkívül gyorsan fejlődő, szinte önmagát gerjesztő iparágról van szó, amely mindig az igények előtt jár egy lépéssel, és a lemaradás életveszélyes lehet. Ez a cikk könnyedén megíródhatott volna egy DOS-os szövegszerkesztővel is, igaz, ez nem kezelné az internetes hivatkozásokat. Az is igaz, hogy semmilyen dokumentumot nem tudna beolvasni, ami egy későbbi szövegszerkesztővel készült. De az okokat ne kutassuk tovább, tény, hogy a vállalati informatika szempontjából fontos terület a frissítés témaköre.
A jogtiszta használat igazolása
Frissített szoftver jogtiszta használatának igazolásához nemcsak az újabb változatra, a "frissítésre" vonatkozó használati engedéllyel kell rendelkeznünk, hanem fontos, hogy birtokunkban legyen a "frissítési alap" is. Ez az a termék, amely korábban feljogosította a vállalkozást a konstrukció igénybevételére. Frissítési alapként kérhetik az eredeti szoftver felhasználói licencszerződését és/vagy az eredeti adathordozót, esetleg a birtokba jutást igazoló okiratot – ez az adott módozattól függ. Érdekességként megemlítjük, hogy a "hőskorban" volt olyan akció, amikor egy termék bármilyen, akár "fekete" másolatának bemutatásával a listaárnál jóval olcsóbban hozzá lehetett jutni egy jogtiszta példányhoz. Ez persze nem frissítési, hanem legalizálási lehetőség volt, bizonyos szoftveramnesztia.
Szerződések
Természetesen nem lehet teljességre törekedni a vállalati jogászokat is sokszor őrületbe kergető felhasználói engedélyek, licencelési eljárások sokféleségének bemutatásakor. Sajnálatos módon a felhasználási feltételek nem csupán szoftvertípustól, gyártótól, terméktől függenek, de az egyes termékek különböző verziói esetén is jelentős eltéréseket mutatnak. Aki biztosra akar menni, kénytelen átrágni magát a szerződéseken. Ezek gyakorta csak angol nyelven állnak rendelkezésre, de magyarul sem számítanak könnyű olvasmánynak.
Ám tegyük fel, hogy minden fentebb ismertetett buktatón sikerült átverekednünk magunkat, a rendszergazda a felhasználók segítségével elkészítette a szoftverállomány teljes listáját, az informatikai osztály munkatársai begyűjtötték az összes szoftverszerződést, a pénzügyesek segítségével az összes számlát. Azt is pontosan tudjuk, hogy az egyes munkahelyeknek mi a szoftver- és hardverigénye. Látszólag túl vagyunk a munka nehezén. Mi a következő lépés?
| A szoftverösszeírás lépései |
|---|
A szoftverösszeírás során a következő lépéseket érdemes követni:
Egy ilyen vizsgálat elvégzése után kétféle listát kapunk. Az egyik lista az egyes gépeken lévő azonosítható programrendszereket, programokat fogja tartalmazni, a másik lista pedig az összes többit. Előre valószínűsíthető, hogy a második lista egy nagyságrenddel több bejegyzést fog tartalmazni, mint az első. |
Az adatok feldolgozása, összesítése
Az előző részben ismertetett munkafolyamatok elvégzése után jelentős adattömeg birtokába juthatunk. Nem nehéz előre megbecsülni, hogy ezeknek az adatoknak a feldolgozásához mikor elegendő egy jegyzettömb, és mikor válik szükségessé táblázatkezelő program, esetleg célszoftver alkalmazása. Ez nyilván függ a gépek számától, az üzemeltetett programok sokféleségétől, mennyiségétől.
A feldolgozás egyszerűbb formája
Vegyünk például egy kisebb vállalkozást, ahol mondjuk 20 gépes hálózat található egyetlen kiszolgálóval. Ez a kiszolgáló látja el a fájlszerver funkciót, és ez teszi lehetővé az internet elérését és az elektronikus levelezést. A cég a pénzügyi-számviteli tevékenység, a készletgazdálkodás, a bérszámfejtés ellátása érdekében ügyviteli szoftvert használ. Minden munkaállomás Windows-alapú, a gépeken az MS Office valamelyik verziója található. Előbb-utóbb nyilván felmerülnek további szoftverigények is, például vannak, akik szótárprogramot szeretnének, vannak, akik tömörítőprogramot használnának stb. A cég tevékenységétől függően további alkalmazások is szükségesek lehetnek, például CAD-programok, kiadványszerkesztő programok stb. Ezek mellett elkerülhetetlen a hatékony vírusvédelem, egy többpéldányos (többfelhasználós) vírusirtó rendszer beszerzése.
Nos, ez a helyzet viszonylag könnyen átlátható, és a felmérés elvégzéséhez, az adatok összegzéséhez elegendő lehet a "kockás papíros" módszer is. De mi a helyzet bonyolultabb esetekben?
Adatfeldolgozás összetett rendszereknél
Második példánk legyen egy 50 gépet alkalmazó cég. A PC-k természetesen itt is hálózatba vannak kötve. A zavartalan működés, a munkaállomásokra telepített szoftverek megfelelő üzemelése érdekében itt már állandó rendszergazdát foglalkoztatnak. A rendszer tehát nincs magára hagyva, hiszen azt rendszergazda felügyeli. Időről időre hardver- és szoftverfrissítések történnek, a felhasználók sok esetben különféle alkalmazásokat telepítenek a gépeikre. Néha előfordul, hogy egy egypéldányos alkalmazást több gépen futtatnak, és arra is van példa, hogy OEM-szoftvereket nem (csak) azon a gépen üzemeltetnek, amelyen az jogszerű lenne. A rendszergazdának van ugyan egy saját hardvernyilvántartása, de a felhasználók "magánakcióit", a hardverelemek gyakori cserél- getését, frissítését nem mindig tudja követni, mert egy ekkora méretű hálózat üzemeltetése, a felhasználók támogatása, a legkülönfélébb alkalmazások telepítése, az ügyviteli programok nyavalyái, az e-mail, az internet, a Windows NT, a HUB, a vírusok, a festékkazetták, a túl hangos tápegység-ventilátorok, a billentyűzetbe ömlött joghurt – és még sorolhatnánk a végtelenségig – teljesen lekötik az idejét.
A szoftvernyilvántartás tekintetében még siralmasabb a helyzet. Ilyenkor már korántsem egyszerű az összesítés elkészítése.
Az adathalmaz
Tekintsük át röviden újra, hogy milyen adathalmaz van a birtokunkban, és ezekkel mi a teendő! Az adathalmaz részei:
- a szoftverekre vonatkozó számlák (birtokba kerülést igazoló okiratok) listája,
- a licencek listája (licencszerződések, eredeti adathordozók),
- a gépeken fellelhető, azonosítható szoftverek listája, valamint
- a nem azonosítható egyéb állományok listája (első megközelítésben .EXE és .COM kiterjesztésű fájlok).
A legális licencállomány, szoftverek számbavétele
Az adathalmaz első két listájának tételes egybevetésével elvileg elkészíthető a legális licencek állománya, hiszen ha egy adott licenchez számlát lehet párosítani, az legálisnak számít. A második két lista a feltelepített összes szoftver számbavételéhez szolgáltatja az alapot. Ehhez természetesen meg kell próbálni az ismeretlen állományok minél teljesebb azonosítását, ahol pedig ez nem lehetséges, ott az adott fájltól meg kell szabadulni – azaz azt le kell törölni.
Szoftveres segítség
Szerencsére rendelkezésre állnak olyan szoftverek, amelyek segítségével az adatfeldolgozás lényegesen megkönnyíthető. Ilyen alkalmazás – többek között – a LANauditor nevű program, amellyel érdemes közelebbről is megismerkedni – nem vonva kétségbe természetesen a többi szoftver hasonló kiválóságát.
A LANauditor próbaverziója az internetről letölthető. A próbaverzió jelen esetben korlátlan idejű felhasználhatóságot jelent, viszont a program egyszerre 25 gép adatait hajlandó kezelni, nyilván azért, mert a program készítői úgy gondolták, hogy amennyiben egy cégnél 25 vagy annál kevesebb gép működik, ott a programot nem érdemes megvásárolni.
A program nagyon részletes hardver- és szoftverleltárt készít, amelynek eredményét egy adatállományban összesíti.
Elemzés, gazdálkodási stratégia
Most már pontosan tudjuk, hogy az egyes munkahelyeken az üzleti folyamatok ellátása érdekében milyen jellegű szoftvercsomagokra van feltétlenül szükség. Ezek a csomagok meg is találhatók a gépeken, és a mindennapi munka során használják is őket. Részletes, pontos nyilvántartásunk van arról, hogy ezek közül melyek a jogszerűen használt példányok, és melyek nem. Sajnos, még ezzel együtt sem vagyunk túl a nehezén.
Az eddig tárgyalt folyamatok elsősorban számítástechnikai problémákat vetettek fel. A most következő tevékenységek során is szükség van számítástechnikai tudásra, de itt már inkább a menedzsment-szakterületek dominálnak. A feladat csak látszólag egyszerű. Nagyon fontos néhány általános szempont figyelembevétele, ezek a következők:
- minden munkahelyen csak azok a szoftverek működjenek, amelyekre ott szükség van;
- az adott célnak leginkább megfelelő szoftvereket válasszuk;
- a szoftverek esetében is figyelembe kell venni az ár/teljesítmény viszonyt;
- a programok használata legyen jogszerű (a használat során ki kell elégíteni a licencszerződés feltételeit);
- a cég egésze érdekeinek figyelembevételével érdemes kialakítani a szoftverösszetételt.
Nem egyszerűen a legalizálásról, a "fekete" programok megvásárlásáról van szó! Nem is egy "ideális" hardver- és szoftverállomány kialakítása a cél. A szoftvergazdálkodás ennél összetettebb tevékenység. A vállalkozás optimális szoftverösszetételét próbáljuk meghatározni – persze az "optimális" szó mindig kompromisszumokat hordoz magában.
A szoftverbeszerzés gyakorlati szempontjai
Mit is jelentenek a fenti szempontok a gyakorlatban? A válasz keresése során szakmai problémák egész sorát kell minden esetben végiggondolni.
Ha egy fontos üzletfelünk rendszeresen olyan formátumú fájlokat küld, amelyeket a mi programjaink nem tudnak kezelni, akkor szerezzük-e be a megfelelő rendszer egy példányát csak azért, hogy be tudjuk olvasni az állományokat, vagy inkább kockáztassuk a partner elvesztését?
Egy titkársági számítógép elképzelhetetlen office-alkalmazások nélkül. Ezek alapprogramoknak számítanak, tehát minden munkahelyen szerepelniük kell. Ezért szinte biztos, hogy a mennyiségi árkedvezmény miatt többfelhasználós licenckonstrukciót kell választani. De melyik cég melyik office-csomagját, annak melyik verzióját érdemes használni? Egy elsősorban CAD-alkalmazásokat működtető munkaállomáson lehet, hogy kielégíti az igényeket egy kevesebb komponensből álló, korábbi verziójú office-csomag is. De az inkompatibilitási problémák elkerülése, az árkedvezmények elérése, az egyszerűbb, tömeges frissíthetőség érdekében jobb, ha egységes szoftverállományt alkalmazunk.
Ha már megemlítettük a CAD-alkalmazásokat: az ezeket használó, műszaki beállítottságú szakemberek a legújabb, legdrágább, legnagyobb tudású stb. rendszerek beszerzéséhez szoktak ragaszkodni. De szükség van-e mondjuk méregdrága 3 dimenziós tervezőrendszerekre egy olyan cégnél, ahol a terméktervezés tökéletesen elvégezhető 2 D-s rendszerrel?
Van-e megfelelő szakembergárdánk, elegendő-e a rendszergazda tudása ahhoz, hogy bizonyos esetekben ingyenes (szabad felhasználású) szoftvereket (Linux, Star Office) használjunk? Ezek kielégítenék-e minden tekintetben az igényeinket?
Mennyire vegyük figyelembe a felhasználók egyedi igényeit? Például telepítsünk-e néhány gépre olyan szoftvert, amely kiváltható lenne a többiek által használt hasonló célra készült programmal?
Ezeket az egyszerű, gondolatébresztőnek szánt példákat a végtelenségig lehetne sorolni.
Még bonyolultabb a helyzet, ha ügyviteli programokról van szó. Ezek kiválasztása, beszerzése, a használat módja pénzügyi-számviteli, készletgazdálkodási stb. szakmai kérdések egész sorát vetik fel.
A megfelelő szoftverállomány összeállítása tehát komplex tudást igényel. Ismerni kell az üzleti folyamatokat, az ezek kapcsán felmerülő elvárásokat. De emellett átfogó tudással kellene rendelkezni az operációs rendszerekről, különböző gyártók különböző alkalmazásainak tucatjairól, hogy ki tudjuk választani az igényeknek – méghozzá nemcsak a helyi, hanem a cég egésze igényeinek – leginkább megfelelő szoftvereket. Ez a tudás azonban – sajnos – nem mindig van jelen egy vállalkozásnál.
Szakértő cégek, auditálás
A korábban ismertetett bonyolult folyamatok elvégzése, a szakmai kérdések megválaszolása érdekében lehetőség van külső szakértő igénybevételére is. Szoftverauditálást, -átvilágítást néhány nagy és több száz kisebb cég vállal. Ezek közül nem mindegyik tekinthető függetlennek, mert maga is foglalkozik szoftverkereskedelemmel – ettől persze még végezheti korrekt módon a tevékenységét. "Független szakértő" egyébként sem létezik, valaki vagy független, vagy szakértő (Moldova).
A szoftverauditálás drága szolgáltatás. Azonban, ha a cég nagyon kusza helyzetben van, emellett a "rendteremtéshez" nem rendelkezik megfelelő szakértőgárdával és tudással, akkor a külső cég igénybevétele lehet az egyetlen szóba jöhető megoldás.
Az átvilágítás alapvető célja a nem jogtiszta programok kiszűrése, és ezzel együtt az átláthatóság, a szervezett, naprakész szoftvernyilvántartás megteremtése.
Az átvilágító cég segítséget nyújt a legalizálási folyamat elvégzéséhez. Ez nem azt jelenti, hogy programokat ad el a megrendelőnek, hanem javaslatot tesz a jogszerű szoftverfelhasználás elérése érdekében teendő lépésekre. Emellett közreműködik a megrendelő szoftverrendtartásának kialakításában. Az így kialakuló rendtartás betartásával a jövőben elkerülhető a jogszerűtlen szoftverfelhasználás.
Az auditálást végző, arra vállalkozó cégek általában nem foglalkoznak a megbízó beruházási stratégiájával, annak elemzésével, és nem avatkoznak be a megbízó beruházási folyamatába sem. Az átvilágítás minden esetben szakértői, tanácsadói tevékenységet jelent.
Legalább ilyen fontos, hogy az átvilágítás eredményeként, a szakértő cég javaslatainak figyelembevételével kialakítható a vállalat hatékony szoftvergazdálkodása.
Szoftverrendtartás, szabályzatok
A rend fenntartása, a jogszerű szoftverhasználat és a szoftvergazdálkodás hatékonyságának megőrzése érdekében a különféle szabályzatok, rendtartások, kódexek kidolgozása szükséges. Ilyen dokumentumok például:
- a hardver- és szoftverbeszerzések rendje,
- a hardver- és szoftverállományok nyilvántartásának rendje,
- a szoftverek felhasználásának rendje és
- a szoftveretikai kódex.
A hardver- és szoftverbeszerzések rendje az eszközök beszerzésének módjáról rendelkezik. Itt előírható a központi beszerzés kizárólagossága, a beszerzés döntési folyamata – ezen belül az igények felmérésének, az új eszközök vásárlása iránti igény regisztrálásának, a beszállítók versenyeztetésének módja, általánosságban a döntési kritériumok és a kiválasztás szempontrendszere stb.
A nyilvántartás rendjében lefektethető, hogy az egyes eszközöket (hardver- és szoftvereszközök, licencszerződések) milyen formátumú és milyen adattartalmú kartotékokon kell szerepeltetni, illetve melyek a programmal végzett nyilvántartás szabályai.
A felhasználás rendje az alkalmazottak jogait, kötelezettségeit tartalmazó irat. Ennek kapcsán úgynevezett vállalati alkalmazotti nyilatkozatot is lehet készíteni, amelynek aláírásával minden dolgozó magára nézve kötelezőnek ismeri el a rendtartásban foglaltak betartását, emellett az alkalmazotti nyilatkozat aláíratása hatékonyabb eszköz, mint egy könnyen feledhető igazgatói utasítás kiadása.
Végül feltétlenül megemlítendő a szoftveretikai kódex. Ebben a dokumentumban a cég menedzsmentje a jogszerű szoftverhasználat mellett kötelezi el magát. Örvendetes, hogy napjainkban az ilyen nyilatkozatot kiállító cégek száma egyre nő.
| Adatfeldolgozás a LANauditor programmal |
|---|
|
Az alkalmazás két jól elkülöníthető részből áll: egy Console-ból, valamint egy Agentből, ezeket nevezzük a továbbiakban konzolnak és ügynöknek.
Az ügynökprogramot le kell futtatni minden munkaállomáson (és kiszolgálón). Érdekesség, és rendkívüli rugalmasságot nyújt, hogy az ügynökprogramot magunk állíthatjuk elő, alkalmazkodva a mindenkori követelményekhez. Ennek során többek között a következőket határozhatjuk meg:
A következő lépésként egy kiszemelt "adminisztrátor" gépen el kell indítani a konzolt, majd be kell importálni az ügynök által fáradságos munkával előállított adatállományt, és máris kezdődhet a feldolgozás. A konzolprogram segítségével – az adatállomány betöltése után – alapértelmezésben 20-féle kimutatást lehet elkészíteni, de emellett saját riportok is készíthetők egy SQL- (System Query Language) alapú jelentéskészítővel. Egy leltárkészítő program hasznosságát elsősorban az határozza meg, hogy hányféle alkalmazást tud önállóan azonosítani. Ennek megállapításához elegendő kétféle jelentést megvizsgálni: a software found ("megtalált", azonosított szoftverek), illetve az unrecognized software files (azonosítatlan szoftverfájlok) című kimutatást. A fel nem ismert állományok esetén a LANauditor nem csak a könyvtárnevet és a fájlnevet rakja le az adatállományba, hanem más adatokat is, amennyiben azokat össze tudja gyűjteni. Ezek: a termék verziószáma, a gyártó cég neve és a termék neve. Amennyiben ezeket a felhasználó azonosítani tudja, akkor egyszerűen bejegyzi a programok adatait a szoftveradatbázisba. Ettől kezdve ezeket a programokat a LANauditor fel fogja ismerni. Utolsó mozzanatként az azonosított alkalmazások mindegyikéhez licencinformációk rendelhetők a software licenc adatbázis bővítése révén. Itt a következő adatok adhatók meg:
A fentieket követően könnyedén készíthető kimutatás az egyes szoftvercsomagok számáról, a jogosulatlanul használt szoftverekről és így tovább. |
