Számítógépek az irodában

A vállalati informatika alapjait a számítástechnikai berendezések jelentik. A munkahelyek többsége valamilyen módon kapcsolatban áll e modern technikai eszközökkel, az alkalmazottaktól joggal várja el munkáltatójuk az alapvető szoftverismereteket. Az irodák felszerelése a hardverelemekkel, a megfelelő, jogtiszta programok beszerzése ma már egyre könnyebb, néha nem árt az alapvető ismereteket ismét áttanulmányozni.

A számítógép-vásárlás első dilemmáját a márkás és az úgynevezett noname gépek közötti döntés jelenti. A kérdésre nem is olyan egyértelmű a válasz, mint azt első hallásra gondolnánk. Számos előnye, de hátránya is van mindkét változatnak.

PC-vásárlás

A nem neves gyártótól származó gépek egyértelmű előnye az olcsóságuk. Általában nem kerül sokkal többe, mint alkotóelemeinek összessége, s a legtöbb helyen kívánságunk szerint állítják össze a számunkra leginkább megfelelő konfigurációt. (A cikkben a tájékozódást megkönnyítendő a szokásos hardveralkatrészek több szinonimáját is szerepeltetjük, hiszen a kisebb boltok árlistái csak a legszükségesebb információkat tartalmazzák, árucikkeikről általában csak a típus és egy-egy rövidítés ismeretében tájékozódhatunk.) Nem feltétlenül tanácsos minden felkészültség nélkül hozzálátni a választáshoz, gyakran próbálnak a kereskedők tapasztalatlan vevő segítségével megszabadulni a raktár polcain porosodó eladhatatlan alkatrészektől. Ha viszont alkalmunk van módosítani az alkatrészek listáján, akkor kedvező áron juthatunk jó minőségű gépekhez. A későbbiek folyamán pedig, egy-egy alkatrész elavulása, vagy bővítési igénye esetén egyszerűen kicseréltethetjük azt a boltban, vagy megfelelő szakértelem esetén akár saját kezűleg is.

A hazai számítástechnikával foglalkozó kiskereskedések megbízhatósága meglehetősen ingadozó. Számos nagyon hangzatos nevű gép csak a legfeltűnőbb paramétereiben, például a processzor (CPU) teljesítményében felel meg az elvárásoknak, a laikusok számára kevésbé hangsúlyos, de létfontosságú összetevők gyakran nem elégítik ki a minimális igényeket sem. Általánosságban elmondható, hogy egy számítógép teljesítménye csak kismértékben függ a CPU órajelétől (például 566 MHz), nélkülözhetetlen a megfelelő mennyiségű memória (RAM), amiből tipikus irodai felhasználáshoz nem tanácsos 128 MB-nál (megabyte) kevesebbet rendelni, grafikai alkalmazások intenzív használata esetén nem mondhatunk le ennek többszöröséről sem. Fontos a megfelelő méretű merevlemez (HDD, "vincseszter", hard disk), ebből nem nagyon érdemes 10-20 GB-nál (gigabyte) kisebbel beérnünk, későbbi bővítése lényegesen többe kerülne.

Márkás gépek

Nem hibázhatunk nagyot, ha komoly, márkás gépet vásárolunk. A kisebb kockázattal viszont a rugalmasság egy részéről is lemondhatunk, ezek a cégek kevésbé vagy egyáltalán nem engedik módosítani gépeik konfigurációját. Cserébe nagyfokú megbízhatóságot, többévi garanciát, tesztelt alkatrészeket kínálnak. Számottevő különbség van az árat illetően a noname gépekkel összehasonlítva, és nem elhanyagolható szempont a későbbi bővíthetőség problematikája sem: elvész a garancia, ha nem a gyártóval bővíttetjük a gépet. Nagyobb műszaki áruházakban, boltokban megtaláljuk a márkás gépeket, a Compaqtól, a Delltől, a HP-tól akár interneten keresztül is tudunk rendelni.

A komplett számítógép-konfigurációk között nem csak a multinacionális cégek kínálatát érdemes megnézni. Néhány hazai kereskedő is igyekszik alacsonyabb áraival megnyerni magának az igényes vevőket.

Szoftverek

Mára szinte teljesen háttérbe szorultak a nagygépekhez kapcsolódó, önálló használatra alkalmatlan munkaállomások, a kedvező áruk és egyszerű kezelésük miatt személyi számítógépek alkotják a céges számítógépparkok túlnyomó részét. Ezek összekapcsolása rendszerint egy helyi hálózatban (LAN) történik, melynek fennakadásmentes működését hálózati szoftverek hivatottak biztosítani. A hálózati operációs rendszerek piacvezetője, a Novell – a NetWare kifejlesztője – mellett számos konkurens cég van jelen.

A komplett számítógép vásárlásának egyik fontos előnye lehet, hogy a csomag többnyire tartalmazza a legfontosabb szoftvereket is. Így lényegesen olcsóbban beszerezhetjük az általában egy operációs rendszerből és valamilyen irodai szoftverből álló létfontosságú programcsomagot. Pontos statisztikák nem állnak ugyan rendelkezésre, de az így forgalmazott szoftverek túlnyomó többsége Microsoft-termék, leggyakrabban Windows 98-as, esetleg Windows 2000-es operációs rendszert és az Office-csomag néhány programját, például szövegszerkesztőt és táblázatkezelőt mellékelnek az új gépekhez.

Nem elég, ha a gépekre felkerülnek a programok, mindenképpen szükség van a hozzájuk tartozó licencszerződésekre és számlákra is, ezek bizonyítják a legális beszerzést. Különösen kisebb hardverboltok előzékenyen fel szokták telepíteni a leghasznosabb programokat a megvásárolt gépre, ezek használatára azonban csak megvásárlásuk esetén van jogunk.

Nem jogtiszta szoftverek használata esetén komoly szankciókra lehet számítani, akár többéves szabadságvesztés sem kizárt. A hatóságok illegális szoftverhasználat felderítésére fordított erőfeszítéseit segíti a Business Software Alliance (BSA), amely néhány nagy multinacionális cég támogatásával, elsősorban szakértői tevékenységgel támogatja a bűnüldözést. A köznyelvben szoftverrendőrségként emlegetett szervezet becslése szerint hazai megalakulásuk óta több mint 30 százalékkal csökkent az illegális szoftverhasználat, melynek mai mértéke 58 százalék. Ez európai viszonylatban még mindig magasnak számít, a nyugat-európai átlag 40 százalék.

Operációs rendszerek

A számítógép működéséhez nélkülözhetetlen szoftverből számtalan fajta létezik. A Microsoft termékei egyedülálló népszerűségnek örvendenek a személyi számítógépek piacán, a 80-as években kezdődött diadalmenetük során szinte a teljes piacot meghódították. Különösen itthon elenyésző a kereskedelmi forgalomba kerülő egyéb operációs rendszerek száma, az IBM által fejlesztett OS/2 nem terjedt el igazán, az Apple viszont Macintosh rendszerével bizonyos területeken (főleg grafikai és zenei cégek kedvelik) tud érvényesülni. Nem lebecsülendők, és egyre inkább feljövőben vannak a korábban bonyolultságuk miatt nem túl népszerű Linux operációs rendszer különböző változatai sem. Ez utóbbi úgynevezett nyílt kód, világszerte felhasználók tízezrei dolgoznak tökéletesítésén. Legnagyobb előnye, hogy a boltban történő megvásárlása esetén nem sokkal kerül többe, mint a hordozó CD, használata és telepítése sem feltétlenül igényel több szakértelmet, mint a konkurens rendszerek versenyzői. Cégek számára az előítéleteken kívül talán csak a szoftverkompatibilitási aggályok akadályozzák rohamos elterjedését, ezek – a felhasználók szerint – alaptalanok, gond nélkül megoldható az adatcsere például windowsos gépekkel.

Alkalmazásszolgáltatók

Szoftverek beszerzésének nem az egyetlen módja ma már a vásárlás. Megfelelő, például kábeltévés internet-hozzáférés esetén megoldást jelenthetnek az alkalmazásszolgáltatók, az ASP-k (Application Service Provider) is. Tehát csak a megfelelő sávszélesség megléte esetén, és lehetőleg a magas telefonköltségeket elkerülendő, nem kapcsolt vonali hozzáféréssel (lásd keretes írásunkat az internet-hozzáférésről). Különösen akkor előnyös ez a forma, ha valamilyen oknál fogva kedvező a beruházás típusú költségek folyamatos költségre váltása. A szolgáltatás lényege tehát, hogy a szoftverek karbantartása, menedzselése az ASP feladata, az ügyfél az interneten keresztül kapcsolódva veheti igénybe. E szolgáltatók széles körű lehetőségeket kínálnak az egészen egyszerű alkalmazásoktól, például szövegszerkesztő, e-mail, munkacsoport-alkalmazások, egészen az összetett vállalatirányítási rendszerekig (ERP). A szolgáltatás általában havidíjas, de elképzelhető akár munkaóránkénti számlázás is. E módszerrel megtakarítható az üzemeltetéshez szükséges szakképzett dolgozó foglalkoztatása is. Az alkalmazás telepítésével, frissítésével az ASP erre specializálódott szakemberei foglalkoznak, nincs szükség arra, hogy a számítógéphez legjobban értő munkatárs próbálkozzon a szakembert kívánó feladatok ellátásával. A szoftver külső frissítése nem csak időben jelentkezik előnyként, a meglehetősen borsos árak miatt sok cég használ elavult verziókat, az alkalmazásszolgáltatás erre a problémára is megoldást kínál, mindig a legfrissebb változat áll rendelkezésre.

Jelenleg még nem túl sok élő szolgáltatás létezik, a MatávCom honlapján (www.matavcom.hu) elérhető egy díjmentes szolgáltatás, amellyel a Microsoft-programok kipróbálhatók.

Outsourcing

Az alkalmazásszolgáltatással kapcsolatos, szintén a vállalat egyes tevékenységeinek kihelyezésére használt angolszász kifejezés az outsourcing. Bár – különösen Észak-Amerikában – már évtizedek óta bevett módszer a cég hatékonyságának növelése – és ezzel összefüggésben a költségek csökkentése – érdekében a cég profiljától idegen feladatok kihelyezése, melynek során a szállító ellenőrzi a tevékenységet. Az információtechnológia térnyerésével ez a fogalom is reneszánszát éli, egyre gyakoribb, hogy már hazai, nem multinacionális cégek is ilyen módon szabadulnak meg a "fölösleges" terhektől.

Gyakori viták forrása lehet a szolgáltatás minősége, mindenképpen indokolt a szerződés megkötésekor szigorú, részletekbe menő kritériumrendszert kidolgozni.

Internet-hozzáférés

Európában a legmagasabb internetelérési díjakkal hazánk büszkélkedhet, ez jelentős akadálya a tömeges elterjedésnek. Ráadásul az árak alig mutatnak csökkenő tendenciát, úgy tűnik, az internetszolgáltatók (ISP, Internet Service Provider) az árképzésüknél csak az átláthatatlanságot tartják szem előtt, szolgáltatáscsomagjaik kialakításánál leginkább arra törekszenek, hogy a konkurenciával való összehasonlítás minél nagyobb nehézségekbe ütközzön.

Amennyiben csak napi néhányszori internetes keresés, illetve elektronikus levelezésre van szükség, kielégítő lehet egy egyszerű kapcsolt vonali hozzáférés akár modemmel, hagyományos telefonvonalon, akár ISDN-vonalon keresztül. Mindkettő nagy hátránya a viszonylag kis sebesség, maximum 56, illetve 64 kilobit másodpercenként (kbps), illetve még ennél is nagyobb gond a horribilis telefonköltség. Ez a lehetőség tehát csak a keveset, munkaidőben csak rövid ideig internetezni szándékozóknak lehet reális alternatíva, ha nincs szükségük például arra sem, hogy azonnal megkapják az érkező e-maileket. Az ennél többre vágyók számára a szélessávú hozzáférések jelenthetnek megoldást. A piacon ennek legrégebben jelen lévő formája a bérelt vonali kapcsolat, ami egyben a legmegbízhatóbb csatlakozási lehetőség is. Ez komoly költségekkel járhat, az igényelt sávszélességtől (akár több ezer kbps is lehet) függően néhány tízezertől néhány százezerig terjedő összeggel terheli meg a cég költségvetését (lásd táblázat), a kezdeti beruházáson kívül – ami belépési és csatlakozáskiépítési díjból tevődik össze. Érdemes alaposan végigolvasni az ajánlatokat, a táblázatok puszta összehasonlítása félrevezető lehet a különféle (gyakran szándékosan elrejtett) járulékos költségek miatt (routerbérlet, forgalmi díj stb.).

Biztonsági kérdések

Manapság a legtöbb cég munkafolyamataiba, mindennapjaiba annyira beépült a számítógép, a teljes információtechnológiai rendszer, hogy egy-egy kiesés, adatvesztés felbecsülhetetlen károkat okozhat. Rendkívüli figyelmet igényel emiatt a biztonság, a megfelelő biztonságpolitika kialakítása és következetes betartása. Tapasztalatok szerint a problémák túlnyomó többsége belülről fakad, a kívülről történő behatolások minden mértékadó tanulmány szerint többségükben belső okokra vezethetők vissza. Számos elrettentő példával találkozhatunk, a monitorra ragasztott cetlin feltüntetett "titkos" jelszavaktól, a minden dolgozó számára hozzáférhető cégvezetési iratokig elképesztő hanyagságok tapasztalhatók e téren. Pedig ha belegondolunk, hogy a gépidőkiesés költségein túl milyen károk keletkezhetnek, egyértelmű: a gondosság kifizetődik. Rendszeres, naplózott mentésekkel (backup) kell növelni adataink minél pontosabb pótlásának, visszaállításának esélyét. A hálózatba kapcsolt számítógépek mindegyike veszélyezteti az egész rendszert, elég egyetlen gyenge láncszem. Emiatt a teljes gépparkra kell vonatkozniuk a biztonsági intézkedéseknek.

Vírusvédelem

A média kedvelt témája a számítógépes vírusok veszélyeinek részletekbe menő, horrorisztikus ábrázolása. A legapróbb biztonsági lyukakba magukat berágó férgek, éberségünket kijátszó trójai falovak, vonzó, fiatal teniszezőnő álruhájában belopózó kártevők, ha hihetünk a híradásoknak, a számítógépes mindennapok igazi kalandfilmnek tűnhetnek. A valóság ettől persze messze van. A veszély nem lebecsülendő, de megfelelő vírusirtó alkalmazásával, és ami nélkülözhetetlen: annak rendszeres frissítésével s néhány egyszerű szabály betartásával minden esélyünk megvan rá, hogy továbbra is csak a médiából értesüljünk a bekövetkezett pusztításokról.

Számos neves vírusvédelmi megoldás létezik (lásd táblázat), legtöbbjüket megvásárlás előtt ki is próbálhatjuk, megtaláljuk a gyártó weboldalán, vagy számítógépes magazinok CD-mellékletén a korlátozott ideig működő próbaverziót. Nem kell tehát vakon választani, kikereshetjük a számunkra leginkább megfelelőt a kínálat áttekintésekor. A telepítés után még nem dőlhetünk hátra nyugodtan, hiszen a gyártó cégek folyamatosan figyelemmel kísérik a megjelenő vírusokat, és programjaikhoz letölthető frissítéseket (update) kínálnak, melyek segítségével már a legújabb generációs támadások ellen is felvértezhetjük rendszerünket. Érdemes tehát legalább havonta, de akár hetente is beszerezni a regisztrált vevők számára általában díjmentes update-eket, így már viszonylag biztonságban érezhetjük magunkat. A vírusok terjedésének két gyors módja van: illegális szoftverekbe rejtőzve és az interneten, elsősorban e-mailen keresztül. Ha nem installálunk a gépünkre bizonytalan eredetű programokat, akkor az előbbit egyszerűen kivédhetjük, az elektronikus levélbe rejtett vírusok elleni védekezésnek nincs ennyire tökéletes módja. Általánosságban elmondható, hogy nem szabad megnyitni kéretlenül érkezett csatolmányokat (attachment), érdemes inkább előbb rákérdezni a feladónál, hogy mit csatolt leveléhez. Sajnos százszázalékos védelem itt sem létezik, rendszeresen látnak napvilágot a böngészők (Internet Explorer és Netscape) és e-mail kliensek (például Outlook Express, Eudora) biztonsági réseiről, melyeknek befoltozására a gyártók által – gyakran hosszú idővel később – kibocsátott javítások képesek.

Tűzfal

Az internettel létrehozott kapcsolat a korlátlan lehetőségeket nyitja meg a felhasználó előtt, de ennek súlyos ára van. Nem megfelelő védelmi intézkedések esetén a kapuk feltárulása a rosszindulatú behatolók dolgát is megkönnyíti. A veszély nem eltúlzott, a védtelen rendszerekbe való betörésre alkalmas segédeszközök, szoftverek kevés utánajárással megtalálhatók az interneten, részletes használati útmutatóval kiegészítve. Ezekkel felfegyverkezve a behatolónak nincs szüksége komolyabb szaktudásra sem, hogy felbecsülhetetlen károkat okozhasson. Átlagos képességű középiskolások szórakozásból is feltörhetnek weboldalakat, bejuthatnak vállalati gépek titkos adatbázisaiba. Érdemes megfontolni, hogy szükséges-e belső hálózatunkat ilyen támadásoknak kitenni, közvetlen összeköttetés hiányában nagyobb biztonságban tudhatjuk féltett adatainkat. A belső hálózatok és az internet közötti adatcsere ellenőrzésére és szabályozására szolgál a tűzfal. Neve alapján már meg is nyugodhatnánk, mondván nincs több félnivalónk, de ez még korai lenne. Ez a bonyolult rendszer nagyon pontos konfigurálást és folyamatos karbantartást, frissítést igényel, egy profi rendszergazda állandó odafigyelését.