Ami nem tartozik a cég alaptevékenységéhez, és más jobban, olcsóbban csinálja, azt csinálja külső vállalkozás. Ebből az egyszerűnek látszó filozófiából táplálkozik az a vállalatmenedzselési gyakorlat, amit a nemzetközi szakirodalom outsourcingnak nevez.
Természetesen magyar viszonyok közepette a közvélemény ezt másképpen fogalmazza meg. Körülbelül úgy, hogy ma az a legdrágább dolog a világon, ha embert veszek fel. A hazai gazdálkodók gyakorlatilag milliós nagyságrendű outsourcingot valósítanak meg, amikor a feladatok elvégzésével számlás embereket bíznak meg. Nem az angol kifejezéssel illetik ugyan, helyette nevezhetjük a fiskális politika elleni taktikázásnak.
Nem ezért nem új dolog az outsourcing, mégis meglehetősen keveset hallani még itthon róla. Igaz, egy egyszerűnek tűnő dolog nem kíván sok elmélkedést. Ma mégis egyre élőbb szakmai kérdés és, esetenként sokkal több megfontolást érdemelne, mint hogy biztos olcsóbb nekem, ha nem saját állományú dolgozókkal végeztetem el a munkát.
A kérdéssel foglalkozó szakemberek szerint nem lehet egyszerű dolognak tekinteni az outsourcingot. Példát is hoznak: egy-egy tevékenység kihelyezésére szóló megállapodás előkészítése akár éveket is igénybe vehet. Attól függően, milyen nagyságrendű tevékenységről, szolgáltatásról van szó. Ne felejtsük el, hogy outsourcing formájában valósul meg sok helyen például az autógyártás java.
Számolás kérdése
Minden vállalati tevékenység értékben is kifejezhető. Ez alapvető az outsourcing szempontjából. Azt ugyanis, hogy valamit külső forrásból végzek, pontosabban végeztetek el, minden esetben számolási folyamat előzi meg. Nevezetesen a végzendő tevékenység költségkihatásainak elemzése, másrészről annak megbecsülése, milyen előnyöket von magával a tevékenység "jogi helyének" megváltoztatása.
Alapjában véve az outsourcingról való gondolkodást megelőzheti egy gyakorlati lépés. Nevezetesen az, hogy előbb kialakítják egy szervezeti egység önállóságát, így az adott tevékenység idővel külön szervezetbe kerülhet. Ez sokban segíti a kihelyezéssel kapcsolatos becslési munkákat. A lényeg az, hogy önállóan mérhetővé kell tenni az egység tevékenységét.
Outsourcingról beszélünk természetesen akkor is, amikor egy cég nem a saját szervezetéből választ le egy gyakorlatilag független szervezetet, hanem a szolgáltatók piacán körülnézve találja meg a számára ideális szolgáltatót. Számolni azonban ebben az esetben is kell, azaz meg kell becsülni, mennyit hozna és vinne el az adott szolgáltatói, egyéb munka, ha saját vállalkozásunk végezné.
Ma tevékenységkihelyezésről legtöbbször szolgáltatói tevékenységek esetében beszélünk. Az outsourcing járulékos része az a felkészítő – többnyire consulting szolgáltatói – munka is, amellyel megbecsülhető a kihelyezés végső mérlege.
Stratégiai döntés
A consulting szolgáltató vállalja, hogy az outsourcinggal kapcsolatos minden tényező vizsgálatát kezébe veszi, a tanácsadástól kezdve a megfelelő szolgáltatópartner megtalálásán át egészen addig, hogy folyamatosan ellenőrzi az "ügylet" minőségi kritériumait, ha úgy tetszik, "biztosítja" ezeket.
Az outsourcing egyik lényeges kritériuma, hogy esetében nem rövid távú taktikai érdekekről van szó. Stratégiai döntés, ennyiben eléggé cégspecifikus. Magyarországon azonban többnyire a gyors, költségben jelentkező, rövid távú előnyöket nézik a vállalkozók, holott a szakemberek szerint az előnyök nem kizárólag és nem is elsősorban költségmegtakarításban jelentkeznek. Fontos, hogy olyan tevékenységet helyezzünk ki, amelyik a vállalat életében nem alapvető fontosságú, és ennek nyomán a cég erőit az alapvető tevékenységre tudjuk koncentrálni. Ez is elvárás, és mint az outsourcing lebonyolításában közreműködő szakcégek illetékesei hangsúlyozzák: lehet, hogy a kihelyezés többletköltségekkel jár, de a vállalat perspektivikusan előnyökhöz jut.
A többletköltség az egyik esetleges rizikófaktor. Emellett számos más kockázati tényező is felbukkan, amelyek részbeni elemzését el kell végezni. Elég itt megemlíteni, hogy a vállalat általában egyfajta stratégiai szövetségre készül lépni egy szolgáltatóval. Nem mindegy, milyen ez utóbbinak a bonitása, lehet-e a helyzetének ismeretében számítani arra, hogy évek múltán is partnerként tud közreműködni a feladat elvégzésében. Nem csupán az adott szolgáltató céggel szemben merül fel a bizalmi kérdés, de általában is, hiszen arról van szó, hogy a terület kikerül az ellenőrzés vállalatnál tipikus köréből. S az is természetes, hogy a szolgáltató is eredményért dolgozik, azaz szeretne nyereséget elérni.
A kontroll lépcsőfokai
Miért is lenne másképp, hiszen azzal, hogy átvesz egy tevékenységet, gyakorlatilag befektetést hajt végre, aminek a megtérülését várja.
Nem látszik ez abban az esetben, ha a kihelyezéssel a vállalkozás feletti teljes ellenőrzés egyáltalán nem változik, mert a kihelyezett vállalkozás csak formailag önálló. Nem sokkal különbözik ettől az a helyzet, amikor egy leányvállalat égisze alatt valósul meg az outsourcing, mert az anyavállalatnak ebben az esetben is igen erős lehet a ráhatása.
Van eset, amikor már csak résztulajdonos a megbízó vállalat abban a szolgáltatóban, amelyik a kihelyezett tevékenységet végzi. S végül a munkát elvégezheti egy teljesen külön cég, például egy szolgáltató szakvállalat is.
Ez utóbbiak jelennek meg elsősorban az outsourcingpiacon, többnyire szakosodva. Olykor meglehetősen speciális tevékenységre vállalkoznak, gondoljunk például az egészségügyi informatikai szolgáltatókra.
Az informatika tipikus külső szolgáltatói területté vált az elmúlt években.
Az információtechnológiai fejlesztés igénye ugyanis egyre fontosabb lesz, ugyanakkor látni való, hogy az ügyben munkára fogható szakemberek száma korlátozott. Legtöbbjük a területüknek megfelelő és általában dinamikusan fejlődő, ígéretes jövőt sejtető szakvállalatoknál, cégeknél helyezkedik el.
Miután az IT olyan dolog, amit megfelelő saját szakemberek hiányában egy cég aligha tud elvégezni, bevett szokássá lett, hogy szakcégekhez fordulnak, és ezekkel folyamatos kapcsolatot építenek ki. E területen tehát a mai modern gazdaság tipikus működési formája lett az outsourcing.
A "más jobban és olcsóbban" leegyszerűsítése mögött számtalan tényező rejtőzködik. Itt a kapacitások problematikájáról beszéltünk, aminek emberi oldala mellett természetesen lehetnek eszközaspektusai is. Tipikus, hogy az informatikai szolgáltató olyan logisztikai bázist épített már ki, ami nekünk nincs. Ugyanezt megteheti egy másik, másfajta szolgáltató cégnél is, így alakulhatnak ki olyan szakvállalatok, amelyek gépparkjuk és a hozzá beszerzett szoftverek révén képesek például a bérkönyvelés feladatát számos megbízó számára, vele folyamatos együttműködésben elvégezni.
Ma az informatika mellett a könyvelés, a bérszámfejtés, továbbá az ingatlangazdálkodás a tipikus területei hazánkban az outsourcingnak. Ugyanakkor a szakvállalatok széles körét lehet idekapcsolni, hiszen a munkaerő közvetítését, keresését, továbbá a PR- és a reklámtevékenységet is sok cég kihelyezi. Jellemzővé válik a beszerzés lebonyolításának "outsourcingolása" is.
Még semmit nem lehetett hallani az outsourcingról, amikor Magyarországon már javában működtek olyan szolgáltató cégek, amelyek folyamatos szerződéses kapcsolatban álltak vállalkozásokkal, és ezek részére az adott vállalkozás alaptevékenységéhez nem tartozó munkákat végeztek el.
Ezek ősei között említhetők a takarító és tisztító szolgáltatók, de ugyanígy említhetők a kézbesítő szolgálatok is. A DHL és társai gyakorlatilag átvették a postázás minden feladatát a megbízóiktól.
Rangsorolt motivációk
Az outsourcinggal kapcsolatos elvi kutatások terén élenjár az Arthur Andersen és tanácsadó cége, az Andersen Consulting.
Néhány évvel ezelőtt nemzetközi felmérést készített, melynek első és legfontosabb megállapítása volt, hogy az outsourcing évi fejlődési üteme eléri a 20 százalékot, azaz a szolgáltatások között is előkelő dinamikát tud felmutatni.
Terjedését segítette, hogy számos országban a szolgáltatói szektort is erősítendő, az egyes kormányzatok támogatásokat utaltak ki az ilyen üzleti kapcsolatokhoz, s a bevezetésük célszerűségét vizsgáló tanulmányokat részben finanszírozták.
Az Arthur Andersen több szempont alapján elemezte az outsourcingot. Vállalatokat kérdezett meg, nagy cégcsoportokat, illetve kisebb, de dinamikusan fejlődő vállalkozásokat a gazdaság ezen új területéről. Meglepően kis arányban nevezték meg a termelékenységet mint befolyásoló szempontot a kihelyezésnél, akárcsak az úgynevezett kutatási illetékességet.
Többen, főleg a nagy csoportok körében azonban fontosabb szempontnak tartják a rugalmasságot, a jobb minőséget (a kisvállalatok esetében 13 százalék, a nagyoknál 22), majd az olcsóságot mint szempontot a megkérdezetteknek több mint negyede (a nagyvállalatok 28 százalékban), de a legfontosabbnak a szervezet stratégiáját jelölték meg, mint fő szempontot: ez a kisebb cégek esetében 63, a nagyoknál 48 százalék.
Mindez arra utal, hogy nem alkalmi döntések állnak a háttérben, hanem a legfontosabb kérdés, a stratégiai. Így sok esetben a cégek előbb a maguk szervezeti struktúráját alakítják át, azaz előbb arról hoznak döntést, hogy valamelyik tevékenységüket majdan kiviszik, s gazdálkodási szempontból gyakorlatilag függetlenítik.
A hazai gyakorlatban ez utóbbira számos példa akad, elég jellemző, hogy a vagyongazdálkodási feladat függetlenedik, olykor az ingóságokkal kapcsolatos menedzselési munka is.
Ez ugyanis csak kivételes esetekben szerves része a vállalkozás fő profiljának. Másrészt általában külön szakértelmet igényel.
A szakértelemmel rendelkezők korlátozott száma elsősorban a kisebb vállalatokat jellemzi, hiszen egy kis állományba nehezen szorítható be például egy számítógépes szakértői gárda, amely akár programozási feladatok ellátására, vagy rendszerek kialakítására, telepítésére és megfelelő működtetésére, illetve karbantartására képes. Az is előfordul, hogy a magasan kvalifikált munkaerő számára egy kisvállalat problémaszegény "komputeres közege" nem megtartó tényező, viszont ha csupán egy-két ilyen embere van a cégnek, akkor ezek kevésnek bizonyulhatnak.
Az informatika uralkodik
Ma az outsourcing legtipikusabb területei az informatika különböző ágazatai.
Az informatika jellemzően hálózati kérdés, azaz a munkafeladatok sokszor involválják a más helyszíneken való munkavégzést, a munkakapcsolat bizonyos távolságok esetén sem jelent problémát. Ma egy elektronikus könyvelési feladathoz csak vonal kell. A vonalberuházáson kívül esetleg minden más megspórolható, nem kell kiépíteni számítógépes infrastruktúrát sem, vagy nem olyan nagyot, ami egy teljes pénzügyi-számviteli rendszerhez szükséges lenne.
Meg kell azonban jegyezni, hogy az IT munkák kihelyezésének elsősorban a szolgáltatói ágazatban van kiemelkedő szerepe.
Az iparvállalati, azaz gyártói outsourcing esetében más fontos szempontok kerülhetnek előtérbe. Mindenekelőtt a munkamegosztás, a beszállítói rendszer előnyei, versenyeztetése, a regionális politika, a vámkérdések, szabályozási ügyek, a "made in" (készítési hely) kérdése stb.
A nemzetközi ipari holdingok esetében – az Arthur Andersen felmérése is ezt igazolta – az outsourcing elsődleges szempontjait a szervezet stratégiai elképzelései határozzák meg.
Azt azonban nem szabad elfelejteni, hogy csak a megbízó saját előnyeit kényszeríteni a szolgáltatóra veszélyes, kudarccal végződhet, mert előbb-utóbb felismeri, hogy kárát látja a kapcsolatnak – hosszabb távon mindenképp.
Az AA tanácsadással foglalkozó cége, az Andersen Consulting illetékese arra hívja fel a figyelmet, hogy az outsourcing egy komplex folyamat része. A folyamatot "BPM"-nek, azaz Business Process Managementnek, magyarul üzletfolyamat-irányításnak nevezik, amelyben együtt folyik értékteremtő tevékenység olyan területeken, mint a pénzügyi és általános adminisztráció, a logisztika vagy az információtechnológia.
Van tehát egy műszaki eredménymenedzselés, és van egy, a folyamat eredményességére törekvő irányítási munka.
Minden vállalkozási területre kiterjedhet, a már említett pénzügyi szolgáltatásoktól a távközlésen át a kormányzati munkáig bezárólag.
A BPM nem más, mint a képességek forrásainak biztosítása. Nem csupán a hatékonyságról vagy a költségtakarékosságról van itt szó, hanem folyamatról és technológiáról is.
A technológia alatt elsősorban információtechnológia értendő. Az Andersen Consulting szerint a technológiai eredménymenedzselés körébe tartozik az alkalmazás (applikáció) menedzselése, így egy szoftverapplikáció egész életciklusának menedzselése, a kliens egész IT-folyamatának menedzselése, beleértve minden applikációt, az adatközpontokat és a hálózatokat is.
Az outsourcing stratégiai aspektusának fontossága arra is utal, hogy a kihelyezés gondjával leginkább ott, azoknál a vállalatoknál néznek szembe, ahol komoly stratégiai tervezés folyik. Némi túlzással azt mondhatnánk, hogy nem tipikusan kisvállalati probléma. Tudva ugyanakkor azt, hogy a kisvállalatok esetében válik elsősorban megfontolás tárgyává, hogy bizonyos feladatokat – amelyek nem jelentkeznek állandó igénnyel, vagy nem képviselnek olyan nagyságrendet, hogy elvégzéséhez saját munkaerőt alkalmazzunk – érdemes másra bízni. Hiszen a jól elhatárolható kisebb nagyságrendű feladatok ellenőrzése sokkal könnyebb, mint egy komplex munkafolyamaté.
Mintha én volnék...
Az ellenőrzés fontosságát azonban csökkentheti a megbízó és szolgáltatója, beszállítója közötti alapos és hosszú távra szóló megállapodás. Ezekben lényegében az fejeződik ki, hogy az outsourcingot végző szervezet "úgy viselkedjen, mintha én volnék". Nem is lehetne másképp, ha a gyártás egy fontos részéről van szó, esetleg majdnem az egész gyártási folyamatról. Vagy – amint például a British Airways példája bizonyítja – a kihelyező már csak néhány nagyon fontos dolgot tart kézben, nevezetesen az imázs és a logó kérdését, az ügyfélszolgálatot és az utazási időpontok használati jogára vonatkozó döntést. Egy légitársaság, amelynek még repülőgépe sincs...
A nagy, speciális szolgáltatóvállalatok kialakulásukkal nagyban megkönnyítették az ipar és a szolgáltató szektor vállalkozásainak dolgát. A szolgáltatók szakosodásának folyamatát éljük meg a világban. Magyarországon ma még leginkább külföldi cégek a nagyobb szakszolgáltatók, a hazai bázist pedig sok kis- és középvállalat jellemzi.
Ezek általában keresik a piacukat, nem feltétlenül a kihelyezést fontolgató cég kezdi őket versenyeztetni. Ez utóbbinak azonban nagyon jól kell specifikálnia a feladatot. Elvégre optimális esetben magának sem tenné ezt másképp...
