A számlákkal kapcsolatos követelmények év eleji megváltozása sok nehézséget okozott a vállalkozásoknak. Cikkünk az adóhatóság ellenőrzési gyakorlatának ismertetésével segítséget ad a nem szabályszerű bizonylatolás miatti mulasztási bírság elkerüléséhez.
Amikor az adóhatóság revizorai a nyugta-, illetve a számlaadási kötelezettség teljesítését ellenőrzik, próbavásárlást végeznek: egyszerű vásárlóként viselkedve megvesznek valamit a boltban, avagy igénybe vesznek valamilyen szolgáltatást. A próbavásárlás végeztével igazolják magukat, majd elkészítik az ellenőrzésről szóló jegyzőkönyvet. A következőkben négy variációt ismertetünk a számla- és nyugtaadási gyakorlatból.
A vevő nem kér számlát
Fizetéskor az eladó általában megkérdezi a vevőtől, hogy kér-e számlát, vagy hogy a számlát milyen névre, címre állítsa ki. A revizorok ilyenkor azt válaszolják, hogy nem kérnek számlát. Erre az eladó számítógéppel elkészít egy olyan gépi "számlát", amin nem szerepelnek a vevő adatai, ez a rovat vagy üres, vagy "lakossági vásárlás", esetleg "készpénzes vevő" szöveget tartalmaz – a programtól függően. A revizorok a jegyzőkönyvben ilyen esetben azt a megállapítást rögzítik, hogy az átadott bizonylat számlaként nem fogadható el – hiszen hiányos, nem tartalmazza a számla kötelező törvényi kellékeit –, nyugtának pedig azért nem minősíthető, mert nem pénztárgéppel készült – a helyszínen pénztárgép nem található –, így az ellenőrzés eredményeként az adóhatóság mulasztási bírságot szab ki. A körülmények kötelező mérlegelésekor azt is figyelembe kell venni, hogy az adózó nem teremtette meg a nyugtaadás előírt feltételeit.
Adathiányos számla melletti nyugtaadás
Az adathiányos számla melletti nyugtaadásnál az előző esethez képest az a különbség, hogy az adathiányos "számlán" kívül az eladó egy pénztárgépes nyugtát is elkészít, amit átad a vásárló revizoroknak. A jegyzőkönyv ebben az esetben azt tartalmazza, hogy az adózó eleget tett a nyugtaadási kötelezettségének, rendelkezik a nyugtaadás szabályos eszközével (pénztárgép), s számítógéppel készít – kérésre – számlát.
Ezt az esetet nem követi adóigazgatási eljárás, de az eladónak kétféle bizonylatot kellett elkészítenie, egyiket számítógéppel, a másikat pedig pénztárgéppel. A pénztárgéppel eleget tett a jogszabályi kötelezettségnek, a számítógéppel pedig a látszólag felesleges bizonylat kiállításával egyidejűleg automatikusan elvégezte például a raktárkészlet aktualizálását is. Látható, hogy az egyik géppel a jogszabályi kötelezettséget teljesítik, a másikkal ez csak akkor van így, ha számlát kér a vevő. Ennél a pénztárgépnél inkább a vállalkozás vezetésének van szüksége a program által készített összesítésekre, valamint kimutatásokra.
Számítógépes összesítés
Az előzőektől eltérő megoldás, amikor az eladó számítógéppel – esetenként vonalkódolvasó segítségével – végzi a vásárolt tételek összesítését, ami jelentősen megkönnyíti a munkáját. Fizetéskor megkérdezi a vevőt, hogy kér-e számlát, vagy elég-e számára a nyugta. Az első esetben a nevet, címet a klaviatúrán bebillentyűzi, esetleg a vevőtörzsből gyorsan kiválasztja, és a nyomtatóval elkészíti a számlát. Ezalatt vagy ezután a számítógéppel összekötött pénztárgép a szabályos nyugtát nyomtatja ki, amit a számla másolati példányához csatolnak. A második esetben számla nem készül, csak nyugta. A jegyzőkönyvi megállapítások az előző esethez hasonlók.
Kétfunkciós pénztárgép
A kétfunkciós pénztárgépeket használó üzletben olyan számítógépalapú pénztárgép üzemel, amellyel a vevő kérésének megfelelően a számlát is ki tudják állítani, vagy csak nyugta készül. Ennek a vállalkozásnak sem lehet problémája a szabálytalan nyugtaadás miatt, illetve a számlaadási kötelezettség ellenőrzése során.
A számla- és nyugtaadási kötelezettség
Nyilvánvaló, hogy a fenti példák közül a harmadik és negyedik jelenti a követendő magatartást arra, hogy a nyugta-, illetve a számlaadási kötelezettséget jogszerűen és kényelmesen lehessen teljesíteni. A második példa is szabályos teljesítésről szól, amit azonban bonyolult módon végeznek el. Az első példában szereplő variáció sajnos elég gyakori, és alapvető tévedésen, a következőkben részletezett hibás jogszabály-értelmezésen alapul.
Számla és egyszerűsített számla
Az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény (Áfa-tv.) 43. § (1) bekezdésének a) és b) pontja írja elő a számlaadási kötelezettséget. Az a) pont szerint az adóalany köteles az általa teljesített termékértékesítésről és szolgáltatásról számlát kibocsátani. A b) pont szerint a készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő eszközzel történő fizetés esetén kérésre egyszerűsített számlát kell kiadni.
Kötelező a számlakibocsátás
A fentiekből következően a naponta lezajló termékértékesítések és szolgáltatások döntő többségéről – mivel általában készpénzfizetéssel történik a kiegyenlítés – csak akkor kell számlát (abból is csak egyszerűsítettet) kibocsátani, ha azt a vevő kéri. Tekintettel arra, hogy a kiskereskedelem és a lakossági szolgáltatás területén a készpénzzel fizető vevők jelentős része nem kér számlát, ilyenkor életbe lép az Áfa-tv. 70. §-ának (1) bekezdése, amely szerint abban az esetben, ha az adóalany nem bocsátott ki számlát a készpénzfizetésről, akkor nyugtát kell kiállítania.
Mindezekből egyértelmű, hogy a számla kibocsátása csak akkor maradhat el, ha a vevő részéről nincs rá igény. A törvényi rendelkezésekből következően a vevő dönti el, hogy az eladók (szolgáltatók) számlát vagy nyugtát kötelesek kibocsátani a részére.
Nyugtaadás
Nyugtát adni ma már minden üzletben pénztárgéppel kell, a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet (R.) előírásai szerint. Az R. azt is szabályozza, hogy a számlával bizonylatolt értékesítésekről is nyugtát kell készíteni, amit a számla tőpéldányához kell csatolni.
Az eddigiek alapján könnyen belátható, hogy csak az olyan üzlet használhat egyetlen számítógépes számlázórendszert, amelyik minden vevőjének számlát bocsát ki.
Adathiány és nyugtaadási kötelezettség
A számlakibocsátásra nincs minden esetben lehetőség, mert a számla kötelező adattartalma a nyugtához viszonyítva jelentősen nagyobb. Sarkalatos kérdés, hogy a számlának tartalmaznia kell a vevő nevét és címét, ezen túlmenően kereskedelmi mennyiségű jövedéki termék vásárlásakor a vevő adóazonosítóját és aláírását is. Abban az esetben, amikor a vevő nem kér számlát, annak szabályos kiállítása eleve lehetetlen, mert a vevő adatai ismeretlenek. Ekkor lép be az eladó (szolgáltató) nyugtaadási kötelezettsége.
Téves hivatkozás
Minden olyan ügyben, ahol nyugta helyett hiányos adattartalmú számlaadás történt, az adóigazgatási eljárásban ellenük meghozott marasztaló határozat elleni fellebbezésben arra hivatkoznak a vállalkozások, hogy "nyugtát ugyan nem adtunk, de azt csak akkor kell, ha nem adunk számlát, azt viszont adtunk, tehát nem követtünk el mulasztást". Az is gyakori érv, hogy a számla "magasabb rendű bizonylat", mint a nyugta, tehát a vállalkozás "túlteljesítette" a nyugtaadási kötelezettségét, ezért nem követett el mulasztást.
A fenti érvek ugyan első olvasatra meggyőzőnek tűnnek, de alapvető tévedésen alapulnak, nevezetesen azon, hogy a hiányosan kitöltött számla is számla. A vevő adatait nem tartalmazó bizonylat azonban az Áfa-tv. szabályai szerint nem minősül számlának. A vállalkozás ezért számlának minősülő bizonylatot nem bocsátott ki, mert annak adattartalmi követelményeit nem tudta teljesíteni, ugyanakkor nyugtát sem bocsátott ki, mert nincs pénztárgépe.
Nincs nyugtaadási kötelezettség
Az eddigiek alapján ki lehet jelenteni, hogy csak az a vállalkozás mellőzheti a nyugtaadást, amelyik biztos lehet abban, hogy minden értékesítéséről számlát kell kiállítania, illetve rendelkezésére állnak a számla kiállításához szükséges feltételek. Utalunk arra, hogy a vevőkártya kötelező használata ezt a problémát megoldja.
Engedélyezett pénztárgép
Amelyik vállalkozás nem mellőzheti az előzőek szerint a nyugtaadást – és ezek vannak többen –, kénytelen olyan pénztárgépet használni, amelyet az APEH elnöke engedélyezett.
Gépi számlázás
Az engedélyezett pénztárgépek között vannak olyanok is, amelyek számítógép-alapúak, emellett a szabályos nyugtaadáson kívül a gépi számlázást is teljesíteni tudják. A pénztárgépek zöme azonban csak nyugtaadásra alkalmas, ami azt jelenti, hogy a számlaadási kötelezettséget más módon kell teljesíteni, és ma már ez elsődlegesen a gépi számlázás. A gépi számlázás azonban nem "csodaszer", önmagában nem oldja meg a bevétel szabályszerű rögzítésével kapcsolatos feladatokat, csak a fentebb említett APEH-engedélyes számítógép-alapú pénztárgép használatával.
A számlázórendszerek használatának feltételei
Az egyéb gépi számlázórendszereket nem kell az APEH által engedélyeztetni, de természetesen komoly követelményeknek kell megfelelnie az alkalmazott szoftvernek.
A szoftverkészítő nyilatkozata
Az 1999/116. számú APEH-iránymutatás – amely arról rendelkezik, hogy gépi számlázás esetén a felhasználónak milyen dokumentációval kell rendelkeznie – külön felhívja az érdekeltek figyelmét arra, hogy gépi számlázás alkalmazásakor a számla kibocsátójának rendelkeznie kell a programra vonatkozóan a szoftverkészítő által a felhasználó részére adott olyan nyilatkozattal, mely szerint a program megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak.
Felhasználói kézikönyv
A gépi számlázásnak feltétele az úgynevezett felhasználói kézikönyv megléte, mert ennek utasításai alapján tudja az adóhatóság ellenőrizni, hogy a számlák valóban kihagyás és ismétlődés nélkül kapnak sorszámot, a helyesbítések és stornírozások valóban a számviteli törvényben foglaltaknak megfelelően hajthatók végre. Mindezeken túlmenően a számlamásolatok megőrzésével és a hiánytalan elszámolás biztosításával egyidejűleg a bizonylatoknak az R. 1. §-ának (4) bekezdésében előírt szigorú számadás alá vonása is megvalósul.
Ellenőrzésnek megfelelő gépi számlák
A géppel készített számláknál is egyértelműnek kell lennie, hogy a kiállított bizonylat eredeti-e, avagy másolat (ezt a megfelelő programozás biztosítja), valamint annak is, hogy az adott sorszámú számla hányadik példánya van a kezünkben. Az utóbbi feltétel megfelelő programozással teljesíthető úgy, hogy az egymás után nyomtatott egyforma sorszámú számlapéldányokon az 1. példány, 2. példány stb. felirat szerepel.
Ha a számlázóprogram többpéldányos, átütős rendszerű leporellót használ, olyan leporellót kell venni, amelyik előre nyomottan tartalmazza az 1. példány, 2. példány stb. feliratot.
Nem állt szándékunkban senkit sem elriasztani a gépi számlázórendszerek használatától, ugyanakkor fontosnak tartjuk újból felhívni a figyelmet a nyugtaadási kötelezettségre, ami ma már gyakorlatilag csak pénztárgéppel teljesíthető, számlát azonban kézzel is ki lehet állítani. Annak a vállalkozásnak, amelyik naponta 1-2 számlát állít ki, nem biztos, hogy érdemes bevezetnie a gépi számlázást. Aki viszont használ ilyen rendszert, vagy annak bevezetését tervezi, csak olyat használjon, ami nemcsak a saját munkáját könnyíti meg, hanem egyúttal megfelel a jogszabályi feltételeknek is.
Az alakilag hibás, tartalmilag rontott, megsemmisült, illetve elveszett számla újranyomtatását kizáró programmódosításra, valamint a példánysorszámozásra és a példányszám feltüntetésére vonatkozó új rendelkezéseket május 1-jétől kell alkalmazni.
Szabó Károly
