Ha minden a tervek szerint halad, 2000 végére a munkavállalóknak elektronikus munkakönyvük lesz. Az elektronikus kártya a társadalombiztosítási és a foglalkoztatási adatokat együttesen tartalmazza majd, vagy pedig lehetőséget ad arra, hogy ezeket az információkat tulajdonosa egy központi adatbázisból lehívja.
A munkaügyi nyilvántartás első lépésként idén július 1-jétől a kötelező magánnyugdíjpénztár-tagok foglalkoztatási adatait kívánja átvenni. Idén januártól már a munkaadóknak kötelező ezekről a dolgozókról rendszeresen adatokat közölni, többek között a munkaviszony létesítéséről, a szüneteltetéséről, a felmondásáról, a jövedelem alakulásáról. Az adatokat a Pénztárfelügyelet megbízásából a KSH gyűjti, rendszerezi. A munkaadók ezért papíron vagy számítógépes adathordozón a KSH-nak továbbítják az adatokat. Az adatbázist a Pénztárfelügyelet használja.
Amennyiben a Munkaügyi Minisztérium előterjesztése alapján a kormány jóváhagyja, a szaktárca is hozzáférhet az adatok bizonyos köréhez. Ennek két formája lehet: vagy korlátozott lehívási jog, vagy pedig az adatok átadása a Munkaügyi Minisztérium másodlagos adatbázisába.
Mivel július 1-jétől már valamennyi pályakezdőnek kötelessége belépni valamelyik magánnyugdíjpénztárba, az adatbázis a jelenlegi 720 ezer tag helyett már 1 millió munkavállalóra vonatkozik majd. Így amennyiben a kormány jóváhagyja a Munkaügyi Minisztérium javaslatát, illetve az Érdekegyeztető Tanács is elfogadja a megoldást, szeptembertől már a Munkaügyi Minisztérium, a megyei munkaügyi központok, illetve a helyi munkaügyi kirendeltségek számítógépes rendszerén is felhívhatók a társadalombiztosítási azonosító jel alapján az egymillió munkavállaló alapvető foglalkoztatási adatai.
Helyi adatbázisok
Ezt követhetné a munkakönyv 1992. júliusi megszüntetése óta létesített, illetve fennálló munkaviszonyok adatainak öszszegyűjtése, illetve bevitele az adatbázisba. Azoknál a dolgozóknál, akik ezt az időszakot folyamatosan egy munkáltatónál töltötték el, a munkaadó küldené el az adatlapot adatfeldolgozásra, ha viszont több munkahelyen foglalkoztatták az illető dolgozót, akkor saját magának kellene összegyűjteni a munkáltatói és társadalombiztosítási igazolásokat. Mindez hosszadalmas, 2000 végéig tartandó munka lenne. A tervek szerint a foglalkoztatási és társadalombiztosítási adatbázist együtt állítanák össze, illetve közösen használnák. Így elektronikus adatkártya alapján lehetne leolvasni vagy lekérdezni valamennyi dolgozó foglalkoztatási és társadalombiztosítási adatait.
A Munkaügyi Minisztérium célja, hogy ezzel párhuzamosan, de már előbb, 1999-ben bevezessék a munkahelyi nyilvántartást is. Ezek szerint a központi adatbázis felé közölt adatokat, tehát a munkaviszony létesítését, szüneteltetését, felmondását, az időközbeni bérezési változásokat egy helyi nyilvántartási könyvben vagy számítógépes módon is vezetni kellene. Ez a nyilvántartás lehetővé tenné, hogy a munkaügyi ellenőrök összevessék a tényleges foglalkoztatási viszonyokat a nyilvántartásban szereplő adatokkal. A munkáltatói érdekképviseletek már régóta szorgalmazzák a korábbi munkakönyv visszaállítását, amely jól dokumentálná a dolgozók foglalkoztatási adatait. Arról már az érdekegyeztető vita elején megállapodtak a szociális partnerek, hogy a régebbi munkakönyvet csak korszerű számítógépes nyilvántartási rendszerrel együtt lehet ismét bevezetni. Nem sikerült viszont egyezségre jutni abban, hogy miből finanszírozzák ennek több milliárd forintra becsült költségeit. A kormányzat központi költségvetésből ezt nem vállalta, és a munkáltatói érdekképviseletek is határozottan tiltakoztak ez ellen, hogy ennek költségeit a vállalkozókra terheljék. Korábban szóba került, hogy a kiadásokat a munkakönyv kiállításakor fizetendő illetékből, valamint a Munkaerőpiaci Alapból fedezzék. Később ez is lekerült a napirendről. A jelenlegi elképzelések szerint a finanszírozási gondokat is megoldhatja, ha a foglalkoztatási és a társadalombiztosítási adatbázist, nyilvántartást közösen alakítják ki.
Hiteles bizonylatok
A munkáltatók a 172/1997. (X. 6.) kormányrendelet alapján teljesítik az adatszolgáltatási kötelezettséget. A pénztárfelügyelet által vezetett központi nyilvántartás a tagok társadalombiztosítási azonosító jelét, a pénztárazonosítót és a foglalkoztatók folyószámlaszámát alkalmazva garantálja a pénztártagok magánnyugdíjpénztárak szerinti regisztrálását. A központi nyilvántartásban a munkáltatók és a pénztárak adatszolgáltatása alapján szerepelnek a befizetések is. Ennek alapján megállapítható a tagdíjbevallási és -befizetési kötelezettség teljesítése, a tag nyugdíjba vonulásakor a magánnyugdíjrendszerben eltöltött tagsági jogviszony időtartama.
Az adatszolgáltatás alapjául szolgáló bizonylatoknak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak kell lenniük. Az adatszolgáltatást a foglalkoztatók vagy papíralapú, vagy mágneses adathordozón és kinyomtatott formában küldik meg a KSH-n keresztül a pénztárfelügyeletnek. Adatszolgáltatási kötelezettségüket a pénztárak elektronikus adatátvitellel teljesítik.
A munkáltatók közül a tíz dolgozónál kevesebbet foglalkoztatók közvetlenül a papíralapú adathordozót választhatják, az ennél nagyobb létszám esetén a pénztárfelügyelet indokolt esetben engedélyezheti az ilyen adatszolgáltatást. A papíralapú adathordozón történő adatszolgáltatáskor a pénztárfelügyelet által rendszeresített formanyomtatványt kell használni.
A tagdíjak bevallásának, megfizetésének követése érdekében a pénztárak havonta, a tárgyhónapot követő hó utolsó napjáig továbbítják a pénztárfelügyeletnek a foglalkoztatók által adott tagdíjbevallási és -befizetési adatokat. Mivel ez az adatszolgáltatás a járulékalapra is vonatkozik, így nyomon követhető az egyes dolgozók keresetének alakulása.
