A házipénztár vállalkozások ezreinél nem szigorúan őrzött helyiség. Ez a szabályozás megengedő volta miatt a lehetőségek mellett veszélyeket is rejt magában, hiszen gyakorlatilag korlátozás nélkül tartható itt készpénz. Az önkorlátozás és a belső szabályzatok megalkotása hozhat megoldást.
A készpénzforgalmat a törvényalkotók a visszaélések csökkentése, a feketegazdaság megfékezése érdekében próbálták és próbálják korlátozni. A házipénztárban levő pénz mennyiségét minimalizálni szándékozó korábbi javaslatot még csírájában elvetették, helyette a készpénzzel történő fizetésre vezettek be megkötéseket, a házipénztárban elhelyezhető összeg nagyságát nem korlátozták. Kérdés, vannak-e a pénzkezelésnek szabályai, a fent jellemzett vállalkozók csak a biztonsági követelményeket sértik meg, vagy vonatkozó jogszabályt is?
Nincs központi szabályozás
Nem egyértelmű a válasz, mert a házipénztárt, illetve a készpénz kezelését 1990-ig a többször módosított, 99/1982. (XII. 28.), a házipénztári pénzkezelésről szóló PM rendelet szabályozta. Hatályon kívül helyezése óta a házi pénzkezelés módjára központi előírás nincs. Ám az 1991. évi XVIII. törvény, vagyis a számviteli törvény szerint – a számviteli politika keretében minden vállalkozásnak magának kell elkészíteni pénzkezelési szabályzatát. Mindez nem vonatkozik az egyszeres könyvvitelt vezető vállalkozóra, az egyszerűsített éves beszámolót készítő vállalkozóra, továbbá a törvény 34. § (1) bekezdésében meghatározott értékhatárt el nem érő vállalkozóra.
Központi előírás tehát nincs, ám az önállóan alkotott saját szabályzat szigorúan betartandó. A vállalkozások tehát – a számvitel általános szabályait szem előtt tartva – nagyságuk és tevékenységük alapján alkothatják meg a házipénztár működésére, a nyilvántartások és az elszámolások rendjére vonatkozó szabályzatukat. A piacon már hirdetik magukat olyan társaságok, amelyek a házipénztár-szabályzatok megalkotására specializálták magukat, és megbízás alapján bármely cégnek elkészítik a helyi pénzkezelési leírását. Ötleteket vagy mintát számos publikáció és nyilvános forrás is tartalmaz, ezekre is lehet támaszkodni.
Alapvető követelmény, hogy a pénztár kiadásait és bevételeit, vagyis a pénzmozgásokat követhetően, a megalkotott belső szabályzatnak megfelelően kell könyvelni, és a pénzkészletnek mindig egyeznie kell a bizonylatolt értékkel. Nem fordulhat elő, hogy a házipénztárban az ellenőrzéskor kevesebb vagy több pénz van, mint amennyinek a bizonylatok szerint lenni kellene.
Amit érdemes végiggondolni
A házipénztárban tartható készpénz értékhatárát – a vállalkozás napi készpénzforgalmától függően – célszerű maximálni. A szabályzat rögzítheti, hogy mi a teendő, ha a szokásos napi pénzmozgás feletti pénz folyik a pénztárba, illetve mit kell tenni az előre jelzett vagy nem jelzett nagyobb kiadások esetén. Rendelkezhet arról az esetről is, ha valamilyen ok miatt szokásosnál nagyobb készpénzforgalom indokolt, például ha másnap bérfizetés vagy jelentősebb készpénzes vásárlás várható. Érdemes a munkabérek kifizetését megelőző napi, a házipénztárban lévő megnövekedett készpénzkészlet fokozott biztonságáról is gondoskodni.
A készpénzkezelés rendjét tartalmazó szabályzat kikötheti, hogy a házipénztárban a szigorú számadású nyomtatványok és a pénz kezelésével megbízott személyt, pénztárost – büntetlen előéletű, erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkező személyt – kell alkalmazni. A belső pénzkezelési szabályzat rögzítheti azt is, hogy mely más munkakörök összeférhetetlenek a pénztárosi teendőkkel. Általában nem lehet pénztáros például az ügyvezetői, a bérelszámolási, az anyagbeszerzési munkakörben dolgozó személy, vagy azok, akiknek utalványozási, ellenőrzési joga van, illetve akiknek a bankszámla felett rendelkezési joga van. Szabályozni lehet, hogy a pénztároson kívül ki és milyen anyagi felelősséggel nyúlhat még a házipénztárba, kik lettek még felhatalmazva arra, hogy a pénztárból pénzt adjanak ki. A szabályzat rendelkezhet arról, hogy miket sorol a szigorú számadású nyomtatványok közé: általában idetartoznak a készpénzcsekkek, az elszámolási utalványok, a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok és a pénztárjelentés.
Mackó és a fegyveres őr
A szabályzat előírhatja, hogy legyen kijelölt hely a házipénztár számára és ott legyen lemez- vagy páncélszekrény. Rendelkezhet arról is, hogy a pénztár és a trezor kulcsairól nyilvántartást kell vezetni – ebből ugyanis megállapítható, hogy a kulcsok mikor, kinél vannak, illetve mi a teendő, ha bármelyik kulcs elvész, megsérül stb. Sok szabályzatban kitérnek arra is, hogy a házipénztárban idegen szervezetek vagy személyek pénzét, esetleg értékét milyen módon és kinek az engedélyével lehet tárolni.
Általában fontos részei a szabályzatoknak a biztonsági intézkedések, köztük a pénz szállítására, tárolására vonatkozó technikai és eljárási szabályok. Hivatásos biztonsági őrök kísérete is indokolt lehet, ha például naponta nagyobb pénzösszeget kell szállítani. A szabályzat rögzítheti, hogy mekkora pénzöszszeget hányan hozhatnak-vihetnek, illetve mikor kell már fegyveres kíséret is. Azt is rögzíteni lehet, hogy mekkora összeg felett kell igénybe venni hivatásos pénzszállító szervezet munkáját. Az e munkával megbízott dolgozók felelőssége általában addig tart, amíg tőlük a pénzt a házipénztár át nem veszi.
A nagyobb készpénzforgalmat lebonyolító vállalkozásoknál érdemes lehet annak rögzítése is, hogy rendszeresíthető bankjegyvizsgáló készülék, illetve mit tegyen a pénztáros, ha a pénzkezelés során hamis vagy hamisgyanús bankjegyet talál.
Rendezni kell azt is, hogy a készpénzmozgást milyen nyugtákon és hivatalos iratokon igazolják – annak későbbi egyértelmű nyomon követése vagy ellenőrzése miatt is. A pénztári bevételezést és kifizetést minden esetben csak érvényesített, utalványozott okmány alapján lehet teljesíteni. A szabályzat rendelkezhet arról, hogy a bevételi és kiadási bizonylatként formanyomtatványt használnak, vagy esetleg számítógépes rendszert és saját nyomtatványokat alkalmaznak.
A házi szabályzat írhat arról is, hogy mi a teendő, ha a dolgozó a bérfizetés napján valamiért nem tudja felvenni a pénzét. Több helyen ezt úgy oldják meg, hogy a házipénztár postán küldi el neki a pénzt. Ilyenkor a dolgozó által fel nem vett munkabért a pénztárba vissza kell vételezni és fel nem vett bérként kell nyilvántartani. A pénzkezelési házi szabályzat előírhatja azt is, hogy elszámolásra pénz például csak beszerzésre, kiküldetési költségre, postai kiadásokra, reprezentációs célra vagy benzinvásárlásra adható.
A szabályzatok fontos része, hogy milyen időközönként és ki ellenőrzi a pénztárt, a pénztáros munkáját.
A házipénztárban nemcsak a pénzt, hanem az értékpapírokat, az étkezési jegyeket is érdemes nyilvántartani, és célszerű itt is olyan kezelési rendet kialakítani, amellyel a visszaélések elkerülhetők. A pénztárjelentés a legtöbb helyen folyamatosan készül, havi zárással, a közbeeső időben csak ellenőrző zárás van.
Dollár a pénztárban
A számviteli törvény nem tiltja a külföldi fizetőeszközök házipénztárban való tartását. A devizatörvény azonban (1995. évi XCV.) ezt gyakorlatilag kizárja. A vállalkozások ugyanis az export ellenértékeként befolyt konvertibilis valutával, illetve a banktól – például utazási célra – felvett külföldi fizetőeszköz megmaradó részével el kell számolni, azt vagy devizaszámlára kell helyezni, vagy forintra váltani. Gyakorlatilag ez azt jelenti, hogy a házipénztárban tartósan nem lehet külföldi fizetőeszköz.
Az elszámolási kötelezettség alá eső külföldi fizetőeszközt átváltások nélkül újra felhasználni, vagy azt birtokolni csak devizahatósági engedéllyel lehet. Ezen nem változtat a devizatörvény 1998. július 1-jén életbe lépő módosítása sem.
