A kor előrehaladásával fokozatosan változott és változik ma is az irodatechnika, irodaberendezések köre és jellege. Az irodatechnika piacához tartozik többek között a másolástechnika, a telekommunikáció azon része, amely nem igényel hálózatot. Ilyen lehet például a telefonközpont egyszerű változata, a telefax, a telefonkészülék, de a piac szerves részéhez tartoznak az iratkezelési berendezések, iratvágó és -megsemmisítő gépek, laminátorok. A közelmúltban az írógépeket már felváltotta a számítógép, és az indigóval való gépelés helyett másológépekkel oldják meg a sokszorosítást. Az irodai berendezések, irodatechnika piaca értékben, volumenben mindenképpen növekvő tendenciát mutat. Ez elsősorban a technológia változásának, fejlődésének tudható be – mondta Szabó Zoltán, az Első Iroda Superstore Kft. által működtetett Office Depot kereskedelmi igazgatója. A korábban alkalmazott módszereket felváltották a korszerű technikák.
Napjainkban rengeteg vállalkozás alakul, fejlődik, s ezeknek szükségük van irodaberendezésekre, irodatechnikai gépekre. Az alakuló vállalkozások potenciális vevőkört jelentenek.
Az irodai berendezések, irodatechnikai felszerelések magyarországi piacának forgalmát forintban meghatározni nagyon nehéz, nagyságrendjét tekintve a szigorúan irodatechnikának tekintett termékkör és az egyre inkább terjedő számítástechnikai eszközök együttesen több tízmilliárd forintos forgalmat jelentenek évente.
A Magyarországon forgalmazott irodatechnikai berendezéseket alapvetően külföldről hozzák be, a hazai gyártás elhanyagolható. Ez alól mindössze a számítástechnika képez kivételt, ahol az importált – sok esetben feketén" behozott – alkatrészekből történő számítógép-összeszerelés a hazai piac jelentős részét fedi le.
Befolyásoló tényezők
Szakemberek megítélése szerint egy-egy cég irodatechnikai igénye több tényezőtől is függhet. Alapvetően a cég nagysága, jellege és az alkalmazottak száma befolyásoló szempont. A vállalat tevékenységi körétől függ, hogy mennyit költ a tulajdonos az irodatechnikára, irodai berendezésre.
A verseny nagyon éles a hazai irodatechnika, irodai berendezések piacán is. Magyarországon a világmárkák révén már régóta jelen van a legkorszerűbb irodatechnika. Már csak a cégek pénztárcája és igénye befolyásolja, hogy milyen irodát rendezzenek be és ehhez milyen irodatechnikai megoldást válasszanak.
A jelenlegi irodatechnikai piacon alapvetően három forgalmazói típust lehet megkülönböztetni:
Az egyik a nemzetközi gyártó cég itteni képviselete, leányvállalata. Például a Xerox Magyarország, a 3M Magyarország, a Canon Magyarország stb. Ôk az általuk képviselt márkához kötődnek, azzal kereskednek, azt szervizelik.
A másik csoporthoz tartoznak a kisebb irodatechnikai, számítástechnikai szakcégek, szakboltok. Jellemzően kisebb, szegmentáltabb kínálattal rendelkeznek, mint egy nagyobb irodatechnikai, irodai berendezések kereskedelmével foglalkozó áruház.
A piaci szereplők harmadik típusába tartoznak a szakáruházi jellegű értékesítést megvalósító kereskedelmi egységek. Ezeken a helyeken olyan választékot kínálnak, ahol szinte minden világmárka megtalálható, de márkasemlegesen értékesítenek.
A márkaképviselet célja a saját márkával jegyzett termékek értékesítése, az egyes dealerek, szakcégek, szakboltok pedig ugyancsak egy-két márkát képviselnek. A szakáruház valamennyi jelentősebb márkát ajánlja, és nem a márkát, hanem a felhasználó igényét veszi figyelembe. Egy-egy termékcsoporton belül 8-10 márkát forgalmaz, s a megrendelő számára legjobban megfelelőt ajánlja.
Az a tény, hogy az utóbbi időben egyre nagyobb kereslet mutatkozik az irodatechnikai termékek iránt, nemcsak az épülő irodaházak megjelenésének tudható be, hanem annak is, hogy a vállalatok egyre több korszerű irodatechnikai berendezést használnak, és ehhez kapcsolódóan nő ezek működtetésére, fenntartására fordított költségük.
Ezen túlmenően bevett üzletággá fejlődött az irodák bérbeadása, amely már nemcsak azt jelenti, hogy a helyiséget az ügyfél rendelkezésére bocsátják, hanem azt berendezve adják ki.
A korszerű irodatechnika megjelenése után azzal számoltak egyes szakemberek, hogy csökken a cégek papírfelhasználása. Ezzel szemben az ellenkezője következett be, mert a számítógépek terjedésével inkább növekedett a vállalatok papírigénye. Mert hiába van modern számítógép, a bevált módszertől nehezen válnak meg az irodákban, és bebiztosítva magukat inkább papíron is kinyomtatják az elektronikusan tárolt információt.
A papír nélküli iroda megvalósításának ugyan adott a lehetősége, de a cégek többsége még mindig a hagyományos úton, papíron, levélben stb. továbbítja az információt. Ennek elfogadható magyarázata, hogy az elektronikus úton továbbított információnak a bíróság előtt nincs bizonyító ereje. Egy készülődő jogszabály szerint Magyarországon is meghatározzák az elektronikus okmánycsere törvényi kereteit, és ekkortól az irodatechnikában, a cégek közötti kapcsolattartásban minőségi változás következhet be.
