Minden vezető időhiánnyal küszködik. Ma a gyorsan változó világ általános problémájának tekinthető, hogy a vezetők, kulcsemberek leterheltek, s mind a teljesítmény, mind az idő szempontjából nagy nyomás alatt állnak.
A tünetek egyértelműen azonosíthatók: a vezetők naponta 10-14 órát vagy még ennél is többet dolgoznak. Sokan még hétvégén sem tudnak elszakadni a munkahelyüktől, a szabadságuk ideje alatt is beugranak néha, nehogy összeomoljon a cég nélkülük. Néha még így sem sikerül elvégezni a feladataikat, estére, hétvégére munkát visznek haza (gyakran azonban érintetlenül vissza is hozzák). Vannak napok, amikor estére nagyon fáradtnak érzik magukat, és mégsem tudnak valódi eredményt felmutatni. Halogatják a kellemetlen feladataikat, amik aztán a határidők közeledtével rohammunkát, kapkodást eredményeznek. Úgy érzik, elrohan mellettünk az idő, sodródnak az eseményekkel, nem ők irányítják a saját életüket.
Munkaalkoholizmus
A következmények súlyosak lehetnek. Ha kialakul a munkaalkoholizmus", korunk új betegsége, ha felborul a munka és a magánélet egyensúlya, a közérzet romlik, feszültté, idegessé, frusztrálttá válunk. Megsínyli a család vagy éppen a családalapítás ezt a túlhajszolt életmódot. A tartós stressz (pontosabban distressz) következményeképpen előbb-utóbb megjelennek a különböző szomatikus tünetek. Nem érezzük jól magunkat a bőrünkben, és ezért hajlamosak vagyunk másokat, illetve a körülményeket hibáztatni.
Magyarázattal könnyen szolgálunk magunk és környezetünk számára: Kevés az idő!" Nem elég arra, hogy elvégezzük a feladatainkat, nem elég arra, hogy boldogok legyünk. Pedig ez az állítás filozófiailag alig tartható. Az idő ugyanis se nem kevés, se nem sok, mindig pont ugyanannyi. Csak rajtunk múlik, hogyan használjuk ki, márpedig elég pazarlóan bánunk az időnkkel. Lényegtelen dolgokkal is foglalkozunk, nem mindig tudunk elszámolni egy-egy napunkkal. Hajlamosak vagyunk átmeneti időszakra" hivatkozni, de ezekből nehéz kikerülni, sőt a bajok konzerválódhatnak, a munkszervezeti kultúra részévé válhatnak. Így fordulhat elő, hogy olyanok is estig maradnak a munkahelyükön, akik bőven el tudnák végezni munkájukat a rendes munkaidőben.
A valódi okok megtalálásához mélyebb elemzésre van szükség. Kiengedjük kezünkből az életünk irányítását. Átengedjük a döntést másoknak, aztán őket hibáztatjuk, hogy életünk nem úgy alakul, ahogy mi szeretnénk. Spontán reakciók jellemzik viselkedésünket, kevés a tudatosság magatartásunkban. Nem tartunk rendet magunk körül, sem a környezetünkben, sem az információkban, sem a gondolataink között. Sokan a kreativitás jelét látják a rendetlenségben, de ez rengeteg energiát emészt fel.
Az idővel való gazdálkodás problémája hosszú ideje napirenden van, így mára kialakultak, letisztultak a megoldás alapelvei, hatékony módszerei. A legutóbbi időszak technikai és informatikai fejlődése új lehetőségek széles tárházát kínálja az egyének, csoportok és szervezetek számára a hatékonyság növeléséhez.
A klasszikus elvek jó kiindulópontot jelenthetnek a változtatáshoz. Ha már az időnket nem növelhetjük meg, a hatékonyság fokozására kell fordítanunk az energiáinkat. Kihívó, de reális célkitűzés az első lépés, amit lebontunk konkrét feladatokra, tevékenységekre. Ha a végrehajtáshoz szükséges időtartamot is meghatározzuk, kiderülhet, hogy a rendelkezésre álló keret kevés a megvalósításhoz: rangsorolnunk kell.
A rangsorolás az egyik döntő momentum az időgazdálkodásban. A szakirodalom szerint a hatékonyság azt jelenti, hogy a dolgokat jobban és gyorsabban végezzük, de az alap a helyes feladatválasztás. A legfontosabb célokról is megfeledkezhetünk azonban a rengeteg inger hatására. A feladatok vizualizálása segíthet bennünket a következetes megvalósításban, így strukturált, áttekinthető rendszert kell kialakítanunk a tudatosabb döntéshozatal és a megbízható kontroll elősegítésére. Össze kell hangolnunk a hosszú távú céljainkat és a napi tevékenységeinket. A legfontosabb, hogy megfelelő arányt alakítsunk ki a tűzoltó jellegű, operatív tevékenységek (baj ne legyen!"), a stratégiai feladatok (valódi eredmények") és a fejlődésünket szolgáló aktivitások (többre vagyok képes!") között. Növelni kell a saját rendelkezésű idő" arányát a mások által lekötött idő rovására. Az előkészítésre szánt idő így mindig megtérül.
A hatékonyság növelése
Hatékony módszerek széles választéka szolgálhatja az elvek valóra váltását. Napi 10 perc a tervezésre nyugodt, eredményes napot hozhat. A terveket a hosszú, közép- és rövid táv összehangolásával kell kialakítani. Készítsünk írásos listát a nap tennivalóiról, tevékenységünket a fontos dolgokkal érdemes kezdeni, a kevésbé lényeges ügyeket pedig a maradék időben végezzük el. A legfontosabb feladatunkra mindennap különítsünk el egy nyugodt időszakot (csendes óra"). A tárgyalások, értekezletek gondos előkészítésével is rengeteg időt takaríthatunk meg. A vezetők egyik leghatékonyabb eszköze a feladatok delegálása, ami nem csupán a végrehajtás, hanem a szükséges hatalom és felelősség átruházását is jelenti.
Az időgazdálkodás a zsebkendőre kötött csomóval kezdődött. Ez már nem jellemző, azonban sokan még ma sem tudnak cetlik nélkül élni, igaz, ennek az eszköznek legalább annyi hátránya van, mint amennyi előnye. Naptárfronton széles a választék: napi, heti és havi beosztású naptárak segítik időbeosztásunkat. Korszerű eszközökkel bővült a kínálat az utóbbi időkben: menedzserkalkulátorok, telefonok, karórák, PC-k, laptopok, palmtopok segítik a felhasználóikat a gyorsabb ritmus felvételében.
Eszköztár
Az időgazdálkodás eszköztárának korszakváltását a hagyományos eszközök hiányosságai siettették. Az írásra építő rendszerek időnként a többes könyvelésre kényszerítik felhasználójukat. Az adatok mennyisége is korlátozott, hiszen a naptárak terjedelme véges, illetve a bevitt információk nagysága a hordozhatóság, használhatóság rovására mehet, s a keresés is okozhat problémákat. A hétköznapi munkában egyre többen használják a számítógépeket, és aki ehhez hozzászokott, nem szívesen alkalmaz más rendszert a feladatai és az ideje strukturálására. Ma már a programok struktúrája, a hordozható eszközök kezelhetősége, a memória kapacitása, az illeszthetősége egyre több segítséget jelent a felhasználóknak. Megnőtt a tárolható, illetve a közvetetten elérhető információ mennyisége. Megoldható az egyébként is használt rendszerekhez való csatlakozás, az eszközök ma már rendszerbe köthetők. Amíg a korábbi technika elsősorban az egyén munkáját segítette, és csak áttételesen szolgálta a csoport-, illetve a szervezeti hatékonyság növelését, az új elektronikus eszközök nem csupán az egyén információit rendezik, hanem egyben kommunikációs eszközként is funkcionálnak.
Az egyént nem az minősíti, hogy milyen kütyüt" használ, hanem az, hogy milyen hatékonyan dolgozik, és hogyan járul hozzá a csoport eredményeihez. Az egyéni és csoportos hatékonyság kérdése nem intézhető el pusztán a korszerű eszközök telepítésével, vagy egy jó tréningprogram lebonyolításával. Integrált, a csapat feladataihoz és az egyéni igényekhez illesztett rendszer bevezetése jelenthet csak valódi megoldást.
