Manapság a számítástechnika és az informatika áthatja a gazdaság és társadalom minden szintjét, az államigazgatás, az önkormányzati és a kormányzati igazgatás rendszerét, sőt még a civil társadalom önszerveződését is. Azon sem kell csodálkoznunk, hogy az emberierőforrás-gazdálkodást is számítástechnikai útra terelhetjük, mert így lehet jól sáfárkodni a benne rejlő tudással, tartalékokkal.
Napjainkban tehát egy vállalat tevékenysége elképzelhetetlen az informatika és a számítástechnika nélkül. De nem csupán azokról az eszközökről van szó – gép, monitor, billentyűzet, egér, nyomtató, fax, internetmodem, hang- és videokártya, hogy a legáltalánosabbakat soroljuk az úgynevezett hardverből -, amelyek kiváltják az író- meg a számológépet. Arról a szoftverekbe rejtett szervező, rendszerező, gyűjtő és szelektáló és még számtalan egyéb tudásról is szólni kell, amely az emberi munkát kívánja hatékonyabbá tenni.
Az eszközöknek e nagy választékát tapasztalva azonban nem árt rendszerezni a velük kapcsolatos legfontosabb ismereteket. Vagyis érdemes áttekinteni az úgynevezett vállalati, irodai, cégszervezői, továbbá az irányítást, a menedzsmentet segítő, illetve a humán erőforrás hatékonyságát javító programokat és megoldásokat. Mindezt azért, hogy jobban lássuk és értsük: mi, mire való, illetve milyen lehetőségekkel és korlátokkal kell számolni.
Az úttörők öröksége
A számítástechnika irodai felhasználásának úttörője Bill Gates, pontosabban az általa irányított csapat, a Microsoft volt. A legenda szerint azonban a véletlen is szerepet játszott abban, hogy az IBM által megalkotandó PC – personal computer, vagyis személyi számítógép – operációs rendszerét végül is a Microsoft írta meg. Ez ma már mindegy, a lényeg azonban – s ez már biztosan nem a véletlen műve -, hogy végül is a Microsoft ismerte fel, miszerint a mindennapi használathoz létre kell hozni egy könnyen kezelhető, mutatós grafikai felületet; s ezzel lényegében teret nyitottak a PC robbanásszerű elterjedésének, irodai és otthoni alkalmazásának. Ez a szoftver lett a Windows, amelynek azután sorra születtek meg a mind gazdagabb szolgáltatást nyújtó, egyre magasabb számozású verziói, mind sokoldalúbb felhasználási profilokkal.
Mindeközben persze az informatikai gondolkodásmódunk is alapos változáson ment át. A számítógépek alkalmazásának első időszakában ugyanis még mi alkalmazkodtunk ahhoz, amit a gépek diktáltak. Mára viszont a gépeinktől várjuk el, hogy minket kiszolgáljanak, illetve tudásuk és teljesítményük hozzánk igazodjon.
Kezdetben a hangsúly éppen a személyi használaton volt: abban, hogy a PC használója egyetlen masina segítségével képessé váljék házilagos iroda létrehozására anélkül, hogy a lakását, illetve a maga szobáját átalakítaná lakhatatlan irodává, amelyben írógép, számológép, sokszorosító, továbbá telexgép, valamint az irományok tárolását szolgáló irattár, páncélszekrény, banktrezor volna. A PC és a Windows, vagyis a hardver és a szoftver együttesen váltották ki mindezt. Különösen, amikor e programnak megszületett az Office változata, amely már felismerte azt is, hogy az irodai munka sokrétű feladataihoz különböző tudást kell a szoftverben, illetve általa megjeleníteni. Anélkül, hogy részletező programismertetést tartanánk, inkább a funkciókra koncentrálva kövessük végig az alapvető irodai alkalmazásokat.
Sokasodó funkciók
Az első és a legfontosabb lépés a dokumentumok létrehozása, vagyis a szövegszerkesztés. A Windows kezdetben nem volt egyéb, mint egy elektronikus írógép, amelyben szerkeszteni és tárolni lehetett a szöveges oldalakat. Az Office létrejöttekor e funkciót egy önálló programba, az úgynevezett Wordbe telepítették. A Word lényegében egy tevékenységorientált alkalmazás, amely tudomásul veszi, hogy a sokféle irodai feladathoz – levelezés, feljegyzés, iratszerkesztés stb. – s ezek megjelenítéséhez, az irat képéhez különböző szerkesztési stílusok tartoznak. Vagyis a létrehozandó irodai produktum a felhasználhatóság és a tetszetősség érdekében különböző kellékekkel ellátandó, korrektúrázásra szorul, olykor össze kell vetni a korábban megszerkesztett hasonló dokumentumokkal és így tovább.
A Word megalkotói, majd fejlesztői – az irodai munka megkönnyítésére – egyre több funkciót, vagyis tudást "tömtek bele" e programba. Ehhez egyre mutatósabb és egyszerűbben kezelhető grafikus felületet hoztak létre. Kezdetben csupán a felső sorban lévő szöveges menüsorból, majd az abból legördülő szöveges almenüből lehetett kezelni a szövegszerkesztő számtalan funkcióit. Ha ma ránézünk a Word nyitóoldalára, akkor a szöveges menüsor alatt már ott láthatjuk a piktogramos menüsort, amelynek segítségével számtalan funkciót egyetlen gombnyomással hozhatunk működésbe. (Amihez a hardver fejlesztése során ki kellett találni az egeret is.)
A Word tehát ma már nem egyszerűen egy írógéppótló eszköz, hanem egy multifunkcionális alkalmazási felület. Hovatovább olyan bonyolult is, hogy az eredeti, kezdeti szándéktól némileg el is távolodott. Kezelése bár egyszerű, de a számtalan benne elrejtett funkció kihasználásához külön szövegszerkesztő kurzust kell elvégezni, sőt időnként nem árt némi programozói alapismeretekkel is felvértezni magunkat. Különösen, ha a Windows legújabb, már a XXI. századra kacsingató változatát, az XP-t akarjuk használni. Ez az új program túl kíván lépni az iroda hagyományos világán, igazából annak a felismerésnek a szülötte, hogy a számítógép ma már multimédiás eszköz, vagyis nem egyszerűen az írást kiszolgáló szerkezet, hanem a nyelvi, zenei, képi, sőt mozgóképi médiás tartalmak együttes kezelője.
A Windows másik, az Office-ban elsőként felismert alkalmazási funkciója a táblázatkezelő Excel program. Ennek segítségével a vállalkozói, az irodai munka egy másik jelentős ága, a közgazdasági-pénzügyi terület jutott olyan felülethez, amelyen a számok nyelvén lehet kommunikálni, pontosabban a tevékenységet számszerűsíteni, elemezni és mérlegelni, bemutatni és összesíteni, sőt grafikusan megjeleníteni. A szöveges és számszaki szerkesztéshez tehát két olyan program született, amely mégis egy volt, egyikből a másikba át lehetett járni, s az egyikben lévő tartalmakat a másikba át lehetett ültetni. Ezzel lényegében már a vállalati adminisztratív tevékenység két legátfogóbb elemét elektronizálták, digitalizálták, amivel nemcsak a létrehozásukat és a tárolásukat oldották meg, de lerakták csoportosíthatóságuk, rendezhetőségük, archiválhatóságuk és összehasonlíthatóságuk alapjait is.
Irodai átalakulások
Természetesen nem a Microsoft volt az egyetlen szoftverfejlesztő vállalat, amely az irodai munka számítógépes kiszolgálását vette célba. Sok más fejlesztési irány körvonalazódott hasonló szándékkal: főként a nagyobb biztonság, megbízhatóság igényével. Csak megemlítjük, hogy – például – valamikor régen (nyolcvanas évek) egy Ventura nevű szövegszerkesztő program is létezett – mégpedig igen elterjedt felhasználói körrel -, s a máig működő Lotus Corporation is készített irodai többfunkciós programot a kilencvenes évek legelején.
Jelenleg viszont a személyi számítógépeket irodai jellegű szakmai és üzleti célokra használják leggyakrabban, viszont az e számítógépekhez használt operációs rendszerek piacán a Microsoft dominanciája mellett egyre nagyobb teret hódít a Linux, ez a nyílt, ezért tehát olcsón felhasználható operációs rendszer.
Elterjedésének számos oka közül fontos, hogy e rendszer technikailag stabilabb, biztonságosabb, kisebb erőforrás-igényű; a marketing szempontjából előnyös, hogy már több cég készít könnyen, részletesebb tudás nélkül is telepíthető disztribúciókat; ami pedig a szoftvert illeti, az alkalmazások száma gyorsan nő, a számos ingyenes szoftver mellett mind több a licenccel használható programok száma is (például Oracle adatbázis, COREL Draw, Maple stb.). A Linuxot most már a nagy gyártók, például az IBM, a Silicon Graphics, a Compaq, az Oracle is támogatja. Az árakat illetően fontos, hogy a Linux alaprendszere ingyenes, s az egyes alaptelepítő-készletek tetszőleges számú géphez használhatóak.
A mai magyar felhasználók jelentős hányada azonban egyelőre MS-alapú rendszert használ. Ennek számos oka van, de nem elhanyagolható, hogy óriási mennyiségű W95/W98 rendszer + MS Office illegálisan használt (kalóz) példány található a felhasználók között. A helyzet a BSA és a Microsoft ez ellen fellépő tevékenységének "erősítésével" javulni fog. Úgyszintén kedvező változást hozhat, hogy az MS-fejlesztések (XP és társai) már csak erőteljes (a Linux hardverigényénél lényegesen nagyobb) gépeken futnak. Ráadásul az MS licencpolitikájának megváltoztatását, szigorítását tervezi, például a szoftverek bérletének, illetve a licencgéphez kötésének bevezetésével (az Intel által a Pentium processzorokba beégetett egyedi sorozatszám ezt lehetővé teszi).
A felmérések szerint mindezt a vállalati vezetők többsége kedvezőtlenül fogadja. Eközben persze bajok vannak az árakkal is: az MS-termékeknél az átlagosan használt szoftverár/hardverár hányados ma már 1-nél nagyobb, szemben a korábbi másfél évtized 1-nél kisebb értékével. Ezért várható, hogy előtérbe kerülnek a Linux-alapú irodai alkalmazások.
Míg az angol és a német nyelvterületen számos alkalmazás közül választhatnak a felhasználók (például az USA hadügyminisztériuma 2001 nyarán 25 000 darab StarOffice-t telepített az alkalmazottai számára, többek között így csökkentendő az MS-termékek monopolhelyzetéből adódó kockázatokat, vagy például a német eredetű StarOffice Németországban közkedvelt irodai szoftver), addig magyar nyelvű, az MS Office-hoz szokott célközönség számára jól használható programcsomag nincs. Pontosabban eddig nemigen volt.
Ezért is érdekes a tavaly indult, úgynevezett MagyarOffice(r) projekt, amelynek célja egy ilyen honosítás és az arra alapozott fejlesztés elindítása.
Speciális területek
A Multiráció Kft. a számos Linux (illetve vegyes) platformon üzemelő irodai programcsomag közül az OpenOffice honosítását indította el, mert az OpenOffice a Sun által megvásárolt német StarOffice program nyilvános (és támogatott) továbbfejlesztése. A program forráskódja is nyilvánosan elérhető. Ugyanakkor az európai eredetnek köszönhetően a programcsomag jól honosítható, az eljárás jól dokumentált. A csomag minden szokásos (szövegszerkesztő, számolótábla, bemutatókészítő) programot tartalmaz. Linuxos rendszerekben a levelezésre, internetes böngészésre a Netscape Navigatorral (vagy például a Mozilla programmal) együtt is képes, és igény esetén adatbázis-kezelő (például MySQL) és webszerver (például Apache) is rendelkezésre áll. A programcsomag windowsos környezetre is lefordítható, így az operációs rendszer váltása nélkül is használható.
A Multiráció Kft. becslése szerint a magyarországi kis- és középvállalkozások mintegy 400 ezer PC-t használnak, amelyek közül várhatóan 2002 végéig 10-15 ezren fut majd a cég Magyar Office fantázianevű programja. Ezért a társaság a múlt évi 100 millió forintos árbevételét az új programcsomag értékesítése nyomán 250 millió forintra kívánja növelni. A piacon a Microsoft és a Corel konkurenciájaként megjelenő új szoftvercsomag egyrészt az olcsósága, másrészt pedig az egyedülálló funkciói miatt versenyezhet a nagy cégek termékeivel. Különlegességnek számít, hogy a program más termékek fájlformátumait is képes kezelni.
Az irodai alaptevékenységek számítógépes támogatásánál látni kell, hogy a Windows elsősorban a tömegfeladatokat igyekezett kiszolgálni, ezért a szoftverfejlesztőknek még számos tennivalót hagyott. Így számítógép szolgálja ki – például – a számlázást, az adminisztrációt, a programszervezést, a naplózást, a nyilvántartást, a könyvelést! Vagyis a számítógép alkalmazásai fokozatosan lefedték a vállalati tevékenység majd minden szeletét. Még olyan speciális szakmakörökig is eljutottak, mint például a mérnöki vagy a grafikai tervezés. Igaz, e területeket más-más fejlesztőcsoportok más-más fejlesztési irányokból célozták meg.
A Microsoft szakemberei azonban jól látták, hogy a különböző szoftveresek milyen irodai alkalmazásokra mozdultak rá, s ezekből azokat, amelyeket tömegeseknek véltek, beillesztették a Windows profiljába, vagy másikat találtak ki rá. Nagy ritkán az is megesett, hogy alvállalkozókat fejlesztőként befogadtak (vagy bekebeleztek). Így lassanként megjelentek olyan funkciók, mint például a dokumentum- és a jelentésmenedzselés, illetve az előadás-tervezés a Power Pointban, továbbá az internethasználathoz kifejlesztett Microsoft Explorer.
Gyors változások
Mégis, az MS-től való elszakadás immár mindennapi törekvés az iroda világában. Szinte nincs olyan hét, amikor ez irányban ne történne valami – akár idehaza is. Mindezt szemléltetve lássuk a krónikát, naplószerűen:
2002. április 29.: A napokban megjelenő SuSE Linux 8.0 magyar kiadása a nyílt forráskódú OpenOffice.org programcsomagot tartalmazza, mely a Windows irodai programcsomagjával kompatibilis szövegszerkesztő, táblázatkezelő és bemutatókészítő mellett magyar nyelvű helyesírás-ellenőrzőt is tartalmaz. A program tudása és használata más, elterjedt irodai csomagokhoz nagyban hasonlít, így további tanulás nélkül, azonnal használható.
2002. május 27.: Az UHU-Linux weblapjáról letölhető az UHU-Linux publikus tesztváltozata. A nagyon egyszerű telepítés után egy teljes értékű irodai gép áll rendelkezésre a legújabb elérhető irodai programokkal, amelyek magyarul "beszélnek". Többek között: szövegszerkesztő/táblázatkezelő (több is), böngésző, levelező stb. programok.
2002. június 4.: Új termékként megjelent az Ability Office 2002 EASY irodai programcsomag, mely a szövegszerkesztőt (Write) és a táblázatkezelőt (Spreadsheet) tartalmazza. Mindezeken túl az Ability Office 2002 szövegszerkesztője (Write) kiegészült a FülElek nevű beszédfelismerő programmal, melynek segítségével a vezérlési utasítások mikrofonon keresztül is kiadhatók. A teljes csomagban megtalálható még egy adatbázis-kezelő (Database), egy képszerkesztő (Photopaint) és egy rajzoló (Draw) program.
2002. június 20.: A 2001 decemberében piacra került MagyarOffice 1.0 alapverzió után a Multiráció Kft. bemutatta a programcsomag Standard verzióját. Az "alapokra" új kényelmi és tartalmi funkciók épültek. Ezek közé tartozik a kontextusfüggő magyar nyelvű súgó, a Mozilla internetes böngésző, a levelező és csevegő magyarított változata összekapcsolva helyesírás-ellenőrzővel. Megtalálható benne egy térképes diagramkészítő, amely statisztikai adatok térképes megjelenítését biztosítja, valamint egy fejlett optimalizációs program. Ezenkívül új sablonokkal bővült az alapverzió széles kínálata. A Standard verzió ajánlott végfelhasználói ára egy licenc esetén – az alapverzió 18 000 forintos nettó árával szemben – 24 000 forint, de oktatási intézmények vagy több licenc megrendelői jelentős, akár 40-50 százalékos árengedményt is kaphatnak. A Magyar Office Integrált Irodai Szoftvercsomag teljes megoldást nyújt – szövegszerkesztőjével, webeditorjával, táblázatkezelőjével, bemutatókészítőjével, rajzolóprogramjával – vállalatok, intézmények, magánszemélyek számára.
2002. június 21.: A Sigmoid Kft. bejelentette, hogy megjelent a népszerű FülElek beszédfelismerő programjának újabb változata, amellyel az Ability Office 2002 irodai programcsomag szövegszerkesztőjét (Write) lehet szóban vezérelni. A program tudása és kezelőfelülete a korábbi verzióéhoz hasonló: a szövegszerkesztésnél leggyakrabban használt 37 vezérlőparancsot ismeri fel és hajtja végre. A parancsokat magyarul mondhatjuk be. A program Windows 95/98/ME/NT/2000/XP operációs rendszerek alatt működik. A teljes Ability Office 2002 programcsomag demóváltozata pedig a www.ability.hu címről tölthető le, ahol még további részleteket is megtudhatnak a programokról.
