Szaklapokban, internetes fórumokon szép számmal találhatók a munkaidő kihasználását vizsgáló, elemző publikációk, s meglepő számok, megállapítások kerülnek nyilvánosságra. Egy amerikai tanulmány szerint például egy átlagos munkavállaló az ebédszünet és az egészségügyi öt-tízpercek nélküli "tiszta" munkaidejéből napi több mint 2 órát tölt el haszontalanul. Bár a vezetők általában eleve számolnak bizonyos veszteséggel, ez csaknem kétszeresen meghaladja várakozásaikat; az anyagi kár túllépheti az évi ötszáz milliárd dollárt is.
Hivatali internetezés
Brit kutatók ennél is kedvezőtlenebb eredményre jutottak, szerintük a dolgozók átlagban napi három órát pocsékolnak el munkaidejükből, s nem feltétlenül azért, mert lógni akarnának. Számtalan inger tereli el tevékenységüktől a figyelmüket, nem is csoda, ha időnként tiltott utakra tévednek.
Az okok között kétségtelenül fellelhetők az emberi gyengeségek. Egy brit professzor szerint az alkalmazottak napi fél órát pletykálkodnak, a fő bűnösök azonban máshol keresendők. Mindenekelőtt az internet környékén. Londoni szerzők napi egy óra veszteséget írnak a világháló számlájára, az amerikaiak a megkérdezettek 52 százalékánál mutattak ki hosszabb-rövidebb idejű hivatali internetezést.
A technika más vonatkozásokban is előkerül. Sok hasznos idő megy kárba a számítógépes rendszerek meghibásodása, ismeretlen eszközök alkalmazása, új programok begyakorlása miatt, de mindez eltörpül az igazán fajsúlyos tényezők, például a nem megfelelő munkahelyi irányítás, a gyenge munkamorál, a szakmai felkészületlenség, a motiválatlan munkavállalók, a szervezetlenség mögött.
Ami a hazai helyzetet illeti, a magyarországi cégek sem térnek el lényegesen a világátlagtól. Becslések szerint 20-22 százalékra tehető a magyarországi munkahelyeken haszontalanul eltöltött idő, más források ezt jóval magasabbra teszik. Ezzel szemben kedvezőbb kép kerekedik ki a Központi Statisztikai Hivatal számaiból.
A KSH több évtizede három-négy éves gyakorisággal vizsgálja az egész napos távollétek hosszát, illetve okok szerinti megoszlását. Munkaidőmérleg-vizsgálódásukat 2002-ben terjesztették ki első alkalommal a törtnapi mulasztásokra, s a felmérést 2005-ben megismételték. A kérdések csak a ténylegesen távol töltött és bejelentett munkaidőre vonatkoztak, nem firtatták tehát, hogy a munkavállalók mivel foglalatoskodnak a munkahelyükön.
Munkaidőmérleg becsléssel
A KSH munkatársai szerint általános tapasztalat, hogy a munkáltatók a szellemi foglalkoztatottak s gyakran a havidíjas fizikaiak esetében sem vezetnek nyilvántartást a teljesített és a kieső munkaórákról, s ez utóbbi okairól is legfeljebb tapasztalati információkkal rendelkeznek. A magánügy miatti eltávozásra eltérő módon reagálnak. Egy részük nem járul hozzá, esetleg később ledolgoztatja a kieső órákat, vagy nem fizeti azt. Ez utóbbi azonban – a statisztikai adatok szerint – csak ritkán fordul elő.
Egészében a hiányos és többnyire becslésen alapuló válaszok szerint Magyarországon a kieső (valamely ok miatt a munkahelytől távol töltött) tört munkaidő kicsi, éves szinten alig haladja meg egy-egy foglalkoztatottra vetítve az egy órát. 2002-ben valamivel e fölött volt, 2005-re némileg alá ment, amit akár a munkahelyek felértékelődésével, az állásvesztéstől való félelemmel is lehet magyarázni. A kisvállalkozásoknál, ahol a munkavállalót védő törvényi szabályozás kevésbé működik, a munkarend szerinti munkaidő vélhetően jobb kihasználása mellett gyakoribb lehet a pihenő- és szabadnapon történő munkavégzés is, aminek idejéről azonban nincsenek nyilvántartott adatok.
A napi munkaidő kihasználtságáról végül is nem áll rendelkezésre pontos statisztika, de nyilvánvaló, hogy a helyzet e téren nem megnyugtató.
Vezetési funkciók
Az olyan munkahelyen, ahol rend van, kevesebb az elfecsérelt munkaidő – állítja a tanácsadó. Ahol a szervezeti és a folyamatmodell egymáshoz való viszonya tisztán látható, ott könnyű feladattal ellátni és hatékonyan foglalkoztatni a munkavállalót. Tarjáni István, a FÓKUSZ-2 Gazdaságfejlesztési Központ Kft. ügyvezető igazgatója, a termelési hatékonyság nemzetközileg is ismert szakértője szerint a versenyszférában az alkalmazottak jó néven veszik, ha értelmes feladattal látják el őket.
A kieső munkaidő minimálisra csökkenthető ott, ahol eredményeket tudnak felmutatni saját területükön, rendben végre tudnak hajtani egy-egy feladatot, munkájukért elismerésben részesülnek, röviden: ha olyan szervezetben dolgoznak, ahol a vezetők képesek kommunikálni és kisugározni a vezetési funkciókat.
Tarjáni István öt vezetési funkciót tart nélkülözhetetlennek: a tervezést, a szervezést, az irányítást, az ellenőrzést és az értékelést. Ezeket minden vezetőnek gyakorolnia kell. A vezérigazgatónak és a középvezetőnek is, s annak is, akinek csak egyetlen beosztottja van.
A vezetési funkciók a környezettel kölcsönhatásban vannak, s akkor működnek olajozottan, ha a tervszerű kiválasztás nyomán megfelelő emberek dolgoznak a különböző munkakörökben.
Üzleti kimutatások
A menedzsment- és szervezetfejlesztések jellemzően a cégek bővüléséhez, a cégösszevonásokhoz vagy más üzleti okból bekövetkező jelentős változásokhoz kapcsolódnak, s az a céljuk, hogy a különböző funkciók az új szervezetben a legcélszerűbben működjenek.
A fejlesztések része az elvégzendő feladatok pontos meghatározása, az egyes dolgozókig szinte személyre szólóan lebontva. Mindezek rögzítése a munkaköri leírásokban hozzájárul a munkaidő jobb kihasználásához, fontos feltétele annak. Mert - hallani olykor a tanácsadóktól, HR szakemberektől – "minek tébláboljanak valahol 200-an, ha az adott feladatokat 190-en is el tudják végezni"! Ilyenkor óhatatlanul napirendre kerülnek a munkatársak alkalmasságára, megbízhatóságára, hozzáállására vonatkozó kérdések, esetenként a személyi, a minőségi cserék lehetősége is.
Tarjáni István tapasztalatai szerint a tanácsadó nemcsak cégösszevonások vagy más, jelentősebb szervezetfejlesztési megbízások kapcsán szembesül a munkaidő-kihasználás problémáival. Előjönnek a gondok termék- és technológiafejlesztési, az üzleti tervek elkészítései és más megbízások kapcsán is, ilyenkor a szakember nem teheti meg, hogy ne hívja fel a cégvezetők, a HR-munkatársak figyelmét az azokból fakadó gazdasági hátrányokra.
Mind gyakrabban fordul elő, hogy a tulajdonosok, az igazgatók maguk fordulnak a szakértőhöz "sejtéseikkel", vagy éppen azzal a meggyőződésükkel, hogy súlyos milliók folynak el náluk a munkaidő nem kellő kihasználása, a lazaságok miatt. Ezt mérési adatokkal általában nem tudják igazolni, de bizonyító erejűek a mindennapi tapasztalatok.
A tanácsadónak pedig támpontot adnak a különböző üzleti kimutatások. A szakértő olvasni tud a főkönyvből, az eredményelemzésekből, a fajlagos élőmunka-ráfordítás és az árbevétel összevetéséből, az így nyert adatoknak a hatékonyan működő vállalatok arányszámaival történő összehasonlításából, s többnyire arra a következtetésre jut, hogy van alapja a menedzserek megérzéseinek. Ilyenkor felvázolja a munkahelyi rendteremtés lehetséges módozatait, de illúziókba nem ringatja partnereit. A napi munkaidőt száz százalékig hasznosítani nem lehet. Abból körülbelül 10 százalék mindig kimarad. Még a szalagmunkánál is, ahol pedig igazán szigorú alapokon nyugszik a munkaszervezés.
Kávészünet, pihenés
A munkapszichológus szerint kérdés a munkaidő megítélésénél, hogy mit lehet kieső munkaidőnek tekinteni? Hasznosan vagy haszontalanul pergeti-e óráit, aki csak ül az íróasztalánál, és "semmit sem csinál"? Pihen? Gondolkodik? Vagy ha valaki tevékenységének jellegéből fakadóan, kapcsolattartás céljából vagy tárgyalásra igyekezvén éppen úton van, ez kiesett munkaidő?
Dr. Takács Ildikó, a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem (BMGE) docense szerint elveszett a munkaidő, ha a munkavállaló olyasmivel foglalkozik, ami semmilyen szempontból nem kapcsolható a munkájához. Ha valaki bentről "neveli" telefonon a gyermekét vagy szörfözik az interneten, akkor biztosan nem a feladatán töri a fejét. Vannak azonban olyan tevékenységek, amelyeket nem könnyű egyértelműen minősíteni.
A kávészünet például nem feltétlenül elvesztegetett idő, különösen, ha a kollégák egymás társaságában fogyasztják el feketéjüket. A munkahelyi információk ugyanis gyakran informális úton cserélődnek, s ehhez jó alkalmat kínálnak a "haszontalan" tízpercek. Jellemző, hogy mind több cégnél külön kis helyiséget, folyosóvégi sarkot alakítanak ki erre a célra.
A munkahelyi semmittevés visszaszorítása a munkáltatók gazdasági érdeke, és (munka)erkölcsi szempontból is nagy jelentősége van. Dr. Takács Ildikó szerint azonban szem előtt kell tartani azt is, hogy lehetetlen napi nyolc órán keresztül azonos intenzitással folyamatosan dolgozni, időnként kell a lazítás, a szünet. Az ebédidő fiziológiai, valamint fizikai és pszichológiai okokból is nélkülözhetetlen, de az optimális vagy az azt megközelítő teljesítményhez néhány perces délelőtti és délutáni megállásokra, szusszanásokra is szükség van. Lélektanilag is indokolt a gondolatok rendezése, a fej "kiszellőztetése" egy-egy nagyobb feladat befejezésekor is, hogy legyen erő és lendület a következőhöz.
Délutáni szieszta a munkahelyen
Optimális munkaidő-beosztásra kidolgozott módszerek, esetenként rendeletek – szalagmunkákhoz, számítógépes, operátori munkahelyekhez, telefonos ügyfélszolgálatokhoz – viszonylag nagy számban találhatók, de kevésbé mondható ez el az intellektuális foglalkozásokról, bár próbálkozásokban, esetenként szokatlan kísérletekben nincs hiány.
Egyes multinacionális cégeknél nemcsak az esti, a hétvégi, hanem a rendes munkaidőben történő rövid kikapcsolódást is jól szolgálják a munkahelyi galériák, de van már olyan irodaház, ahol hivatásos masszőr áll rendelkezésre az elmerevedett váll- és nyakizmok ellazítására. Az ebéd utáni munkahelyi szundikálás sem tartozik a sci-fik világába. E szolgáltatások ma még nem tartoznak intézményesített formában a magyarországi munkakultúrába, de nem is ismeretlenek.
Élettani kutatások bizonyítják, hogy a rövid délutáni szempihentetés adott körülmények között jótékony hatású, hasznos. Ám szigorú időkorlátok között, mert míg a rövid szieszták, a legfeljebb húsz-harminc perces kikapcsolódások után felélénkül a szervezet, a hosszabb alvás a kutatók szerint könnyen az aktivitási görbe teljes kiegyenesedéséhez vezet. A szakemberek semmi megbotránkoztatót nem látnak abban, ha valaki szükségét érzi, hogy ebéd után egy elkülönített helyiségben, afféle pihenőszobában néhány percre elengedje magát, relaxáljon egy kicsit.
Munkamánia és minőség
Hiába a régi felismerés, hogy a pihenőidők megkurtítása több kárt okoz, mint amennyi haszonnal jár, sok helyen mégis hajlanak rá, hogy megtegyék. Minden munkahelyre és munkavállalóra egyaránt érvényes hasznosmunkaidő-értéket nem ismer a szakirodalom – mondja a kutató -, de bizonyított, hogy számos tényező befolyásolja ezt. Függ a többi között a végzett munka jellegétől, típusától, tartalmától, a munkavállaló szaktudásától, gyakorlottságától, attitűdjétől, érzelmi viszonyulásától, a munkaközösség szellemiségétől, elkötelezettségétől, s nem utolsósorban a munka szervezettségétől. Összetett kérdésről van tehát szó, szükséges is foglalkozni vele, ám sajátos módon kevesebb szó esik azokról a munkavállalókról – jobbára szellemi foglalkozásúakról -, akik napi 12-16 órát dolgoznak, s akiknek száma egyre emelkedik. Ez a jelenség is gond lehet.
A BMGE kutatói behatóbban vizsgálták a szakirodalomban csak munkamániásoknak nevezett kört, s néhány meglepő következtetésre jutottak. Kiderült például, hogy a tartósan látástól vakulásig tevékenykedők jó esetben ugyannyi feladatot látnak el, és ugyanolyan minőségben, mint "nyolcórás" kollégáik, de nem ritka a csökkent teljesítmény, a gyengébb minőség sem.
A kivételek közé tartoznak az úgynevezett szupermenedzserek, a kiemelkedő tudású szakemberek, akik a feladat nagyságához igazítják a munkaidőt; ők valóban sokat dolgoznak, és sokat teljesítenek. Túlzottan nagy számban fordulnak viszont elő olyanok, akik mértéktelen "elfoglaltságukat" státusszimbólumként kezelik, s ezzel pusztán fontosságukat akarják bizonyítani.
