A számla, a számlát helyettesítő okmány, az egyszerűsített számla és a nyugta kötelező alaki és tartalmi követelményeit elsősorban az áfatörvény szabályozza, de erre vonatkozó új rendelkezéseket találhatunk a számviteli törvényben is. Cikkünkben a két törvényt összefüggéseiben tekintjük át.
Számla, készpénzfizetési számla vagy nyugta
Az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény (áfatörvény) szigorúan meghatározza, hogy a törvény hatálya alá tartozó termékértékesítések és szolgáltatások mely eseteiben kell számlát, készpénzfizetési számlát, avagy nyugtát kiállítani. Főszabály, hogy az adóalany az általa teljesített termékértékesítésről és szolgáltatásról számlát köteles kiállítani. Számlát helyettesítő okmány a kötelező bizonylat abban az esetben, ha az ellenérték nincs pénzben kifejezve, illetve ha a teljesítés ellenérték nélküli, de az adó másra áthárítható. Ugyancsak számlát helyettesítő okmányt – és nem számlát – kell kiállítani az előlegfizetésnél. Ha a vevő készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő eszközzel – csekkel, csekk-kártyával, hitellevéllel, hitelkártyával, terhelési kártyával, különböző utalványokkal – fizet, akkor kérésére egyszerűsített számlát lehet írni. 2001-től a törvény ilyen esetben lehetővé teszi, hogy a kibocsátó – döntésétől függően – számlát állítson ki azzal, hogy a teljesítés időpontja ilyenkor is a készpénzzel vagy készpénz-helyettestő eszközzel fizetés időpontja lesz. Ha a vevő nem kér egyszerűsített számlát, az adóalanynak nyugtát mindenképpen ki kell bocsátania.
A számla adattartalma
A számlán minden esetben szerepelnie kell
- a sorszámnak,
- a kibocsátó nevének, címének, adószámának,
- a vevő nevének és címének,
- a teljesítés időpontjának,
- a kibocsátás keltének,
- a fizetés módjának és határidejének, valamint
- a termék, a szolgáltatás megnevezésének, besorolási számának olyan pontossággal, amely legalább szükséges az áfatörvény szerinti hivatkozás beazonosításához.
Ez az utóbbi szabály azt jelenti, hogy a 0 százalékos, a 12 százalékos és a tárgyi adómentes teljesítéseknél az áfatörvény 1. és 2. számú melléklete szerinti VTSZ- és SZJ-számokat kell feltüntetni, a 25 százalékos termékek és szolgáltatások közül a személygépkocsira, az ólmozott és ólmozatlan motorbenzinre, valamint a távolsági és helyi személytaxi-közlekedésre vonatkozó hivatkozást kell mindenképpen ráírni a számlára. Más törvényi előírások teljesítése érdekében természetesen az egyéb 25 százalékos teljesítéseknél is föl lehet tüntetni a VTSZ- és SZJ-számokat.
A számlákon szerepeltetni kell ezeken felül
- a termék, szolgáltatás mennyiségi egységét,
- a mennyiségét,
- az adó nélküli egységárat,
- tételenként és összesen az adó nélkül számított ellenértéket,
- tételenként és összesen a felszámított adó százalékos mértékét, az áthárított adó összegét, valamint
- a számla végösszegét.
Szolgáltatások
Szolgáltatásoknál a mennyiségi egységet, a mennyiséget és az adó nélküli egységárat akkor kell feltüntetni, ha az természetes mértékegységben kifejezhető. Így például tanácsadás esetén ezeket az adatokat akkor kell kitölteni, ha az ellenértéket óradíjban határozzák meg.
Egyszerűsített számla
Egyszerűsített számlánál az egységárat, az ellenértéket adóval növelten, a felszámított adómérték – 25 százalékos adómértéknél 20 százalék, 12 százalékos adómértéknél 10,71 százalék – szerinti részletezettségben kell feltüntetni.
Számlát helyettesítő okmány
A számlát helyettesítő okmány adattartalma megegyezik a számláéval, azzal az eltéréssel, hogy nemcsak a vevő nevét és címét, hanem adószámát is fel kell rá írni.
Nyugta
A legegyszerűbb bizonylat a nyugta, amely a sorszámot, a kibocsátó nevét, címét, adószámát, a kibocsátás keltét és a fizetendő összeget tartalmazza. Fontos, hogy a fentiek közül csak a számla, az egyszerűsített számla és a számlát helyettesítő okmány tekinthető az adó áthárítását hitelesen igazoló dokumentumnak.
Számviteli előírások
Az általános forgalmi adóról szóló törvény általánosan rendelkezik arról, hogy a számlára, az egyszerűsített számlára és a számlát helyettesítő okmányra a számviteli törvénynek a számviteli bizonylatra vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni. Ez azt jelenti, hogy minden – az áfa hatálya alá tartozó – adóalanynak, függetlenül attól, hogy egyébként a számviteli törvény hatálya alá tartozik-e, vagy sem, be kell tartania a számviteli törvény szabályait a számlakiállításnál.
2001-től a számviteli törvény előírja, hogy a számla, az egyszerűsített számla és a számlát helyettesítő okmány alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosult személy, vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személy – ideértve a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény szerinti vélelmezett képviseletet – aláírásával is igazolni kell. A két törvény rendelkezéséből az következik, hogy ez évtől a számla (számlát helyettesítő okmány, egyszerűsített számla) akkor jogosít az adó levonására, ha azt alá is írták.
Aláírás alóli mentesítés
A rendelkezés célját és gyakorlati alkalmazhatóságát is szem előtt tartva, a törvény alapján azok a gazdálkodók mentesülnek a számla aláírása alól, akik:
- főtevékenységként végeznek szolgáltatást, s
- a szolgáltatásról számítógépes úton, zárt rendszerben,
- a számlázási rendszer által mért alapadatok alapján,
- emberi beavatkozás nélkül,
- folyamatosan,
- nagy tömegben állítják ki a számlát.
Ilyenek jellemzően a közüzemi szolgáltatók, a telekommunikációs, az internetes cégek, a bankok, a biztosítók.
Ha az egyedi fogyasztási adatok összegyűjtése teljesen automatikusan – például elektronikus, avagy optikai módon – történik, akkor a számítógépes úton, zárt rendszerben, emberi beavatkozás nélkül, folyamatosan és nagy tömegben kiállított számlák hitelessége, megbízhatósága közvetlenül biztosított. Ebben az esetben nem kell aláírni a számlát, hiszen nemcsak a számlakiállítás, hanem a teljes munkafolyamat technológiailag zárt rendszert alkot.
Részleges mentesség
Ha a számlakiállításhoz szükséges alapadatok összegyűjtése áttekinthető, belsőleg szabályozott módon, de nem automatikusan történik, akkor a mért alapadatok számlázási rendszerbe vitelekor el kell végezni a hitelesítést. Ilyen hitelesítő eljárás lehet például az adatok összegyűjtéséért, illetve ellenőrzéséért felelős személynek az alapadatok átadásakor, ellenőrzésekor rögzített aláírása.
A folyamat ilyenkor két részfolyamatra bomlik, egyrészt az egyedi fogyasztási adatok előállítására és összegyűjtésére, másrészt a számla kiállítására, kinyomtatására. Az alapadatok összegyűjtését követően a számítógépes adatfeldolgozás és a számla-előállítás már szintén zárt rendszerben, emberi beavatkozás nélkül, folyamatosan és nagy tömegben történik. Az így kialakított számlázási rendszer egyedi aláírás nélkül is biztosítja a számlák hitelességét, megbízhatóságát.
Az aláírás formája
Az említett kivételektől eltekintve 2001-től minden adóalanynak alá kell írnia a számlát. Az aláírás formájára vonatkozóan azonban a számviteli törvény nem tartalmaz külön kritériumokat, nem írja elő az olvashatóságot, sem a teljes vezetéknév vagy a teljes név kiírásának kötelezettségét. Az aláírás olvashatóságának megkövetelése ugyanis ellentmondana a hitelesség követelményének, márpedig az aláírás célja éppen a számla hitelességének biztosítása. A számlában szereplő adatok valódiságáért felelős személyt éppen egyedi – nem feltétlenül olvasható – aláírása azonosítja egyértelműen. Ennek megfelelően az aláírással egyenértékűnek kell tekinteni a szignót, a rövid aláírást, a kézjegyet is, ha az kétséget kizáróan alkalmas tulajdonosának egyértelmű azonosítására.
Amennyiben a számla aláírója egyben a cégjegyzésre jogosult személy, a számlán használt aláírásnak indokolt megegyeznie a közjegyző által hitelesített cégaláírási nyilatkozaton rögzített formával. Ha a bizonylat aláírására az erre jogosult testület, vagy a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosult személy másokat is felhatalmaz, indokolt a számviteli politika részeként, belső szabályzatban rögzíteni ezeknek a személyeknek az aláírásait, azok formáját.
