Titkárok és titkárnők

Felértékelődőben van a titkár(nő)i munka, bár a mai magyar élőbeszéd e szakmaköri megnevezést egyre ritkábban használja. Ismertek viszont a munkaerőpiacon a recepciósok, az asszisztensek, a szakasszisztensek és a személyi asszisztensek, sőt – a hirdetések tanúsága szerint – a titkárnő-asszisztensek is. A titkárnők mai utódai azonban a korábbiaktól gyökeresen eltérő körülmények között és követelmények szerint dolgoznak.

A titkársági munkában a nemzetközi cégek három szintről tesznek említést. Az alsó szinten a titkárnő tevékenykedik, akinek fő feladata az írásmunka. E munkakör a recepcióséhoz hasonlatos, amely azonban nem tartozik a titkársági körbe. Emellett a „senior secretary"-ként említett titkárnőt ismerik el, aki már összejövetelek szervezését is végzi, s akinek – európai mércével – általában két idegen nyelvet illik ismernie, és legalább ötéves titkársági tapasztalattal kell rendelkeznie.

Az „executive secretary" jellemzője, hogy az első számú vezető irányításával dolgozik, ehhez igazodó munkarendben, feladatokon és általában erősen bizalmi jellegű munkát végez.

Speciális igények

Manapság kevés olyan cég van – legyen szó csupán néhány fős kisvállalkozásról is -, ahol ne lenne szükség egy adminisztratív mindenesre. Ám az esetek jelentős részében speciális munkaerőt keresnek, akinek feladatait szinte minden vállalkozás specifikusan határozza meg. Sok esetben nem kis nehézségekkel, mert nem tudják megkülönböztetni a titkárnőt az asszisztenstől.

Az új terminológiák új tartalmat is hordoznak: az asszisztensi beosztásban magasabb a követelmény, mint a hagyományos titkárnői munkakörben. Mégis: az anyagi megbecsülés nem nő a megkövetelt munkával arányosan. Ennek elsősorban az az oka, hogy a piacon sokan kínálják magukat asszisztensi munkakörökbe, azzal együtt, hogy elemi követelmény lett a nyelvismeret. Más kérdés, hogy ez nem mindig szükséges a munka elvégzéséhez.

A különféle vállalkozások – sok esetben – maguk jelentkeznek titkárnőt vagy asszisztenst kereső hirdetésükkel, abból a megfontolásból kiindulva, hogy ily módon olcsóbban kaphatják meg a keresett dolgozót. Utólag azonban kiderülhet, mégsem ez a leginkább költségkímélő megoldás. Arról nem is beszélve, hogy a korszerű titkárnői feladatokat manapság egy, a közvetítésükkel foglalkozó szakcég már jobban ismeri, mint az a konkrét vállalat, amelyik a munkaerőt közvetlenül kívánja a piacról felvenni. A közvetítő, illetve személyzeti tanácsadó cégek ugyanis azonos kritériumrendszer szerint foglalkoznak a titkárnőkkel.

Új tartalom

A „titkárnői" munka új tartalmat nyert az elmúlt évtizedben, melynek oka a vállalati munka korszerűsödése, illetve a technológiai változások. A tevékenység átértékelődéséhez ugyanakkor hozzájárult az is, hogy megjelentek a multinacionális cégek, velük együtt pedig a személyzeti tanácsadók, a munkaerő-közvetítő irodák, amelyek új normarendszert is hoztak a hazai munkaerőpiacra.

Bizalmi állás

A mai titkárnő számára az információtechnológia ismerete sokkal fontosabb lett, mint a kávéfőző kezelése, azaz: a mai kor immár olyan tudást követel meg, amely a vállalati középvezetők szintjén is fontos. Emellett az asszisztensi munka általában is igényli – például – a csapatmunkában való részvétel készségét. A hagyományos felállás – mely szerint a titkárnő egyetlen főnöke rendelkezésében fejtette ki tevékenységét -, megszűnőben van, illetve inkább a személyi asszisztens munkakörének lett a jellemzője. Ám utóbbi messze többet jelent, mint a klasszikus titkárnői munka, betöltéséhez felsőfokú végzettség szükséges.

A titkárnői rang alacsony presztízse korábban kétségkívül a munkavégzés erősen manuális jellegéhez kapcsolódott, illetve ahhoz, hogy e beosztás ellátásához középfokú végzettség sem kellett. Mára megváltozott a követelményrendszer: a titkárnő sokirányú kommunikációs munkáért s esetenként bonyolult munkaszervezési feladatokért is felel.

Mára az is ritka, hogy az adott vállalkozásnál ő fogadja – a szó igen széles értelmében – az üzleti partnereket: személyesen vagy telefonon. Erre a „szerepre" a recepcióst alkalmazzák, ünnepélyesebb esetekben pedig bérelt hoszteszek, rendezvényszolgálati alkalmazottak járnak el.

A titkárnői állást régebben kevesen tekintették bizalmi állásnak, bár sok esetben azzá vált. Még inkább bizalmi azonban az asszisztensi munka, hiszen ma a vállalat menedzselési feladatai sokkal szerteágazóbbak, mint régen, sok esetben a titkárnőnek ebben is aktívan részt kell vennie. Ugyanakkor azonban a fejlett vállalatmenedzselési feladatok kilépnek az időbeli korlátok közül is, azaz a titkárnőtől, pontosabban a személyi asszisztenstől – de még egy szakasszisztenstől is – nemritkán elvárják, hogy napi 14-16 órában lehessen munkára fogni.

Bírják-e ezt a terhelést a titkárnők, s kellően megbecsülik-e őket ezért?

Még a fejlett nyugati államokban is jellemző, hogy napjainkban a titkári feladatokat javarészt változatlanul a nők végzik, azaz a követelményeknek – a tapasztalatok szerint – megfelelnek. A megbecsülés azonban még nem olyan mértékű, mint amilyennek lennie kellene.

Differenciálódik a szakma

A recepciós javadalmazása bruttó 100 ezer forintos alsó értéktől indul, és a szakasszisztens esetében sem haladja meg a bruttó 180 ezer forintot. Külön kategória a személyi asszisztens, akinek fizetése az előző fizetési kategóriák felső javadalmazási értéke felett kezdődik, és nagyjából 400 ezer forintig terjed. Általában akkor magaslik ki, ha a menedzser felismeri személyi asszisztense munkájának fontosságát, és ennek megfelelően díjazza is. E körben a javadalmazás a legalsó szint négyszeresét érheti el, amelyre a csak titkárnőket foglalkoztató korszakban nem volt példa: már az akkori nómenklatúrák miatt sem.

Az eltérés azonban ma teljesen indokolt, hiszen a szakasszisztensek és a személyi asszisztensek felsőfokú végzettségűek s általában legalább egy, de tipikusan két idegen nyelvet beszélnek.

A titkárnői munka és a menedzsertevékenység párhuzamosságai tehát jelentős differenciálódást is elindítottak a szakmában. Az első szint a recepciós munkakör, amely kevesebbet takar a hagyományos titkárnői feladatoknál, s általában a nagyobb cégeknél jellemző. Kisebb vállalatoknál ilyen munkakör nincs, viszont a titkárnő inkább végzi a hagyományos munkát, azaz: telefonál, gépel, s ellátja a protokollfeladatokat. E klasszikus munkakör létét sokszor az indokolja, hogy a vállalatnál kézi vezérléssel dolgoznak, továbbá a felső vezető bizonyos munkák elvégzésére – presztízsokokból, vagy képességeinek adott szintje miatt – egyszerűen nem vállalkozik: nem végez semmilyen írásos munkát, nem bíbelődik a telefonnal, nem ismeri a korszerűbb távközlési rendszereket, és abban a hagyományos szemléletben él, hogy az alkalmazottakkal való kontaktus helyszíne elsősorban az ő dolgozószobája.

Az asszisztensek szintjén a manualitás (gépelési feladatok elvégzése többek számára) már háttérbe szorul, viszont a titkárnő időben rögzíti, szervezi és rendszerezi a vezető tennivalóit, azaz együtt él a menedzsment feladataival, képes arról tájékozódni, s képes arról tájékoztatást adni.

A személyi asszisztens a legmagasabb presztízsű beosztás, ebben a munkakörben már olyan feladatmegosztás is fennállhat, hogy a titkárnő – pontosabban az asszisztens – a főnöke nevében vagy helyett bizonyos irányítási feladatok elvégzésében is eljár.

Konvertálható tudás

Azzal, hogy a titkárnői munka az asszisztensi felé tart, lassan átértékelődött az a nézet, hogy e munkakörök betöltését kizárólag nőkre lehet bízni. Tény, hogy a rendszerezési feladatokban a nők sikeresebbek, a szervezési munkában azonban inkább a férfiak járnak élen. A probléma inkább az, hogy a titkárnői munkához korábban alacsony bérbesorolás és gyenge presztízsérték járult, ami a férfiakat általában elriasztotta a pozíció vállalásától. Mint ahogyan az is, hogy feltételként – első helyen – a nagyon jó gépírási készség szerepelt.

Mára azonban a betűbillentyűzetet mindenkinek – aki számítógépes munkahelyeken dolgozik – ismerni és használni kell, még a nem adminisztratív munkaerőnek is. Az asszisztensi munkajelleg erősödése ugyanakkor azt is jelenti, hogy megfelelő képzettséget és ismereteket kell szerezni, következésképp az állást betöltők szélesebb körben hasznosítható készségekre tesznek szert, s megfelelő átképzéssel jól konvertálható munkaerőnek tekinthetők középvezetői szintekre.

Ez azért fontos, mert a hagyományos titkárnői munkakör gyenge presztízse részint azzal függött össze, hogy az állásban alkalmazott dolgozónak gyakorlatilag semmilyen lehetősége nem volt az előrelépésre.

Mindennapi diplomácia

Az a tény, hogy a titkárnők növekvő százaléka (a nyugat-európai átlag már 80 százalék felett van) számítógéppel dolgozik, növelte az adminisztratív és manuális tevékenység hatékonyságát, következésképp a titkárnőknek több idejük maradt az úgynevezett kapcsolati munka ápolására, végzésére.

Munkájuknak ez a része egyre dominánsabbá válik, ma már – sok esetben – éppen a kapcsolati munka ápolására keresik a titkárnőket, asszisztenseket, s ez az oka, hogy évről évre többen állnak alkalmazásban. Növekedés tapasztalható annak ellenére is, hogy a szakasszisztensekkel és a személyi asszisztensekkel szemben ma már egyre több cégnél kritérium a multinacionális vállalatnál szerzett tapasztalat.

A kapcsolati munka egyfajta belső és külső PR, noha a szakirodalomban felbukkan a diplomácia kifejezés is. Ez egyszersmind azt is jelenti, hogy a technikai és az etikai kvalitások elválaszthatatlan együttese válik normává. A munkaszerződésekben, munkaleírásokban azonban ezt a „diplomáciai" feladatrészt általában nem említik meg.

Kezelni a konfliktusokat

A munka intenzitásának erősödését mindenekelőtt a titkárnők érezhették, ugyanígy a rugalmasság szükségességét is.

Ugyanakkor azonban érzékelhető az az igény is, hogy a titkárnők olyan feladatokat végezzenek, amelyeket középvezetők látnak el. Ezzel együtt jár, hogy a titkárnők nem egy, hanem több középvezető vagy egy munkafeladattal megbízott csapat mellett tevékenykednek. A titkárnők „mai utódai" tehát részt vesznek a cég feladatainak követésében, esetenként követtetésében is.

Bár már régebben is elvárásként fogalmazódott meg, hogy a titkárnő jól kezelje a konfliktusokat, mára a vállalati kommunikációs munkában ez még fontosabb lett. A titkár ugyanis csoportérdekek ütközésének középpontjába került, miközben korábbi egyszálú függelmi viszonyából többes kötődésű viszony alakult ki.

Mindazonáltal, magyar körülmények között, az asszisztensi alkalmazás feltételei között általában nem szerepel a csapatvezetési készség követelménye vagy a kapcsolatmenedzsment stb. Első helyen áll a nem éppen alapvető számítógépes ismeretek birtoklása, az informatikai alapismeretek, sok esetben a nyelvtudás, s végül, de nem utolsósorban a szövegkezelés.

Küszöbön az „e-korszak"

Problémák akkor jelentkeznek, ha a hagyományos feladatokhoz szokott titkárnőnek új ismereteket kell szereznie, miközben egy sor cég nem fordított energiát, eszközt és figyelmet a dolgozók ebbéli törekvéseinek támogatására. Szerencsére a vállalati kollektívákban a számítógépes ismeretek megszerzése a nem titkárnői alkalmazotti kör számára is azt jelentette, hogy meg kell tanulni a titkárnők egykor alapvető munkáját. Az írásos kommunikáció esztétikai oldaláról azonban – általában – a titkárnők gondoskodtak, s ez a feladat a komputerek megjelenése után is megmaradt.

Kérdés, hogy az átállást az „e-korszakban" miként sikerül megoldani. A szakma sorsa vélhetően attól függ, hogy a több mint egy évtizede egyazon helyen dolgozó titkárnők képesek lesznek-e az újabb kihívásnak megfelelni. Ha nem, akkor könnyen elérkezhetnek szakmai karrierjük végéhez.