A személyzeti osztály átalakítása

Az informatikai megoldásoknak mind nagyobb szerep jut

A '60-as évek munkaügyi osztályai csak elemeiben hasonlítanak a mai emberi erőforrás menedzsmentrészlegekre. Az első számú feladat sokáig a (munka)szerződések, bérek nyilvántartása, kezelése volt. 'A 70-es évekre tehető az a lényegi változás, amikor ezen osztályok mind a feladatokat, mind létszámukat tekintve bővültek, és nevük is megváltozott. Az ezt követően személyügyi osztályoknak nevezett részlegek immár kapcsolatba kerültek a toborzással, képzéssel, az alkalmazottak teljesítményének értékelésével stb., tehát a mai értelemben vett részleges HR-feladatokat is megoldottak. Valódi áttörésként értékelik a HR-szakemberek a következő fejlődési lépcsőfokot, amikor a '80-as években a vállalati vezetők is felismerték, hogy a dolgozó, a cég szempontjából, potenciális erőforrásként tekinthető, és mint ilyen, kiemelt gondoskodást igényel. Az eddigi szigetszerű nyilvántartásokat összekapcsolták, a különböző részlegek munkáját pedig igyekeztek összehangolni.

Stratégiai lépések

A '90-es évekig úgymond vontatott volt a HR-szakma fejlődése. Ekkor jelentek meg azok az informatikai fejlesztések, amelyek felgyorsították a folyamatokat, s kézzelfogható hasznot "termeltek". Astratégiai emberi erőforrás menedzsment már mint profitcentrum működhetett, és egyre-másra jelentek meg azok a megoldások amelyek kompatibilisek voltak az addigra már elterjedtnek mondható integrált vállalatirányítási rendszerekkel, és a vállalatvezetők is hasznát láthatták a segítségükkel előállított információs szolgáltatásoknak, jelentéseknek. Mind több, a vállalati adminisztrációt könnyítő szoftver jelent meg a piacon, elsők között természetesen a manuális bérügyviteli feladatok kiváltására kifejlesztettek.

A HR-programokat aszerint is megkülönböztethetjük, hogy részei-e az integrált vállalatirányítási rendszereknek (SAP, Oracle, IFF, Microsoft Axapta stb.), szigetszerű vagy teljes megoldást nyújtanak, egy-egy speciális területet fednek le (például e-learning), és milyen módon kezeli együtt a vállalaton belül a bér-, illetve munkaügyi részt. A választás semmiképp nem egyszerű feladat sem annak a cégnek, amelyik először szándékszik bevezetni ilyen rendszert, sem annak, amelyik váltani akar.

Kezdeti lépések

Előbb-utóbb minden fejlődni kívánó cég szembekerül az informatikai eszközök és szoftverek választásának kérdésével. Az eszközöket tekintve már elég sok tapasztalatra tehettek szert, illetve megfelelő a választék is, valamint az árak lefelé tendálnak, míg az alkalmazások terén még bizonytalanul válogatnak a cégek, sok esetben hagyják magukat meggyőzni.

Holott az első kérdés megválaszolása mind a HR-, de más szoftverek esetében is kulcsfontosságú: mit vár a cég az új rendszer üzembe állításától. Gyakori – téves – megoldás ugyanis, hogy a vállalkozás a szállítóra hagyja az igényeinek definiálását. Ebben az esetben az a furcsa helyzet is előállhat, hogy a vállalat problémáira kifejezetten a felkért cég ajánlott szoftvere a megoldás...

Az elvárások megfogalmazásán kívül a kiválasztás másik fontos eleme a rendszerfunkciók összehasonlítása. Ezen belül értékelni kell az adatrögzítés mikéntjét, a riportkészítés módjait, azt, hogy a HR-folyamatok automatizáltak-e, illetve a szoftverfunkciók mennyiben felelnek meg a vezetői kontrolling elvárásainak.

A bevezetés módszertana

A HR-szoftver későbbi működtetése s nem utolsósorban költsége szempontjából meghatározó a bevezetés mikéntje. Ha dobozos terméket vásárol a fejlesztést elhatározó takarékos cég, akkor számolnia kell azzal, hogy a fixen rögzített vagy csak bizonyos szűk határok között módosítható paraméterekhez kell igazítani a cég működését, HR-folyamatait. Ennek éppen ellenkezője az egyedi szoftvervásárlás, amikor a szoftvert az installálás során a cég működési jellemzőihez igazítják. Mindkettő nagy körültekintést kíván, hiszen a drága szerzeményeket sokáig, legalább néhány évig használnia kell a cégnek. Ma már nem is annyira ritka, hogy valamely szolgáltató ingyenes szoftvert kínál, ráadásul vállalja, hogy levezényli az egész projektet. Azt az üzlettel foglalkozók régóta tudják, hogy semmi sincs ingyen, hiszen a megajándékozott cég ezt követően elég hosszú ideig fizeti a licencdíjjal összevethető nagyságú tanácsadói díjat, az átalakítás költségeit, a frissítéseket és más járulékos kiadásokat. Az éves követési díj például a bérügyviteli programok esetében, ahol időről időre a legtöbb változás bekövetkezik: az éves licencdíj 15-30 százaléka lehet, de vannak kiugró, 40 százalék feletti árak is.

Integrált rendszerek

A nagyobb vállalkozások számára a HR-szoftvereket általában már az integrált vállalatirányítási rendszerek részeként kínálják, mint az SAP, Oracle, PeopleSoft, Microsoft Axapta stb. A multinacionális cégek, illetve az itt leányvállalatot létesítő jelentősebb külföldi cégek hozták magukkal a hazájukban megszokott, bevált HR-informatikát is. Már csak azért is, mert a távközlési kapcsolatok javulásával a '90-es évek közepétől már nem jelentett gondot akár az on-line kapcsolattartás sem.

Számos cég azonban nem világméretekben, hanem csak lokálisan kívánja megoldani bérügyi és személyzeti gondjait. A nagyvállalatok Magyarországon is a komplex vállalatirányítási rendszer részeként vásárolják e szoftvereket. A közepes cégek számára – ha csak a HR-funkciókat ellátó szoftverek közül szeretne válogatni –, többek között a Nexon Kft. által kínált BestHr, a VT-soft Opus rendszere, illetve az izraeli SQLink cég HumaNetje kínál alternatívát. Ez utóbbi vállalkozás magyarországi jelenléte alig több mint féléves, s dinamikus, felhasználóbarát megoldásaival igyekszik részesedni a humánügyvitel ma még elegendően nagy tortájából. Változatlanul erős az önálló bérrendszerek jelenléte a piacon: a Nexon által ajánlott nexONBER, illetve az Orgwere vagy VIP alkalmazása kínál megoldást. Mindemellett léteznek vegyes megoldások, mint a P&I AG LOGA elnevezésű terméke, valamint az egyedi funkciók lefedésére alkalmas szoftverek: ilyenek az e-learning koordinálására a Synergon által továbbfejlesztett Phoenix és más, a toborzás, karriertervezés stb. során időben és lokálisan behatárolt működésű alkalmazások.

Piaci trendek

A szoftverek kiválasztásának normális menete más a keresleti és más a kínálati piacon. Most Magyarországon még a keresletinek nevezhető piac él, ezért a vásárláskor meghatározó lehet az, hogy mennyire ismerik – akár a hirdetésekből is – a terméket és kifejlesztőjét, milyen referenciákat képes az felmutatni a különböző iparágakból.

A beruházás költségei is megfontolásra intik a vállalkozásokat. Egy valamirevaló, a vállalatra szabott fejlesztés 10 millió forintba kerülhet, egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésének költsége 100 millió forintot is elérheti. A bevezetéstől ugyanakkor a modernizáción túl költségmegtakarítást is várnak a vezetők. Legtöbbször azonban bebizonyosodik, hogy hiú ábránd létszám-megtakarításban gondolkodni, legalábbis ez alapján kalkulálni a befektetés megtérülését. Az esetek többségében ugyanis a korábbi személyzeti osztály munkatársai átképzés után ugyanazzal foglalkoznak, mint korábban, csak képernyő előtt. A költségmegtakarítás csak közvetett módon képzelhető el: a vállalat emberekkel kapcsolatos dolgai megbízható módon tervezhetővé válnak, s az ügyintézések ideje lerövidül, s végső soron a dolgozók elégedettsége is javulhat.

Kiválasztás

A megfelelő szoftver, illetve HR-informatikai rendszer kiválasztásának egyik legjobb módja, ha a laikus vállalatvezető szakértőt bíz meg a projekt levezénylésével. Forintosítható előnyt jelenthet, hogy a megbízott tanácsadó (cég) alaposan ismeri a HR-informatikai piacot, a szolgáltatókat, a termékeket. Képes szakértő módon megfogalmazni a megbízó cég igényeit, s ennek megfelelően tárgyal a potenciális szállítókkal a részfeladatok megoldásáról, illetve a teljes rendszerről. Mind a minőséget, mind költségeket tekintve fontos, hogy a "vevő szemének" is nevezett tanácsadó a projekt teljes időtartama alatt a megbízója érdekeit képviseli.