Általános rendelkezések
A hatóság az igazolási-nyilvántartási ügyek intézése során is – fő szabályként – az államigazgatási eljárás általános szabályai szerint jár el. Az adatigazolási és hatósági nyilvántartási tevékenységgel kapcsolatos eljárás azonban több sajátosságot tartalmaz, s be kell tartani az adatvédelmi törvény előírásait is.
Határozat jellegű okiratok
Az említett eljárásokban a tényállás tisztázása után – ez eljárás eredményeként – a hatóság okiratot ad ki, illetve adatot jegyez be nyilvántartásába. A törvény rendelkezése szerint a kiállított okiratot, illetve a bejegyzést határozatnak kell tekinteni, ezért ezeket az okiratokat határozat jellegű okiratoknak is nevezik.
Jogorvoslati jog
Lényeges, hogy a fentiekben részletezett döntések minden esetben az ügy érdemében születnek, ezért ellenük az általános szabály szerint fellebbezésnek is helye van.
Az intézkedés megtagadása
Abban az esetben, ha a hatósági bizonyítvány és a hatósági igazolvány kiadásának a feltételei nem állnak fenn, az eljáró közigazgatási szerv megtagadja a hatósági bizonyítvány és igazolvány kiadását. Megtagadja a hatósági nyilvántartási bejegyzést (módosítást, törlést), ha a tényállás tisztázása, valamint a lefolytatott bizonyítási eljárás során azt állapítja meg, hogy a bejegyzés feltételei nem állnak fenn.
Döntés alakszerű határozattal
A törvény rendelkezése szerint az okirat kiállításáról, valamint a nyilvántartásba vétel (módosítás, törlés) megtagadásáról a közigazgatási szerv szabályos, alakszerű határozatot hoz.
A közigazgatási szerv mulasztása
Az adatigazolással, valamint nyilvántartás-vezetéssel kapcsolatos közigazgatási ügyekben a mulasztó közigazgatási szervet a felettes szerv az ügyfél kérelme alapján utasítja arra, hogy tizenöt napon belül tegyen eleget a kötelezettségének.
Szankciók
Amennyiben a felhívás eredménytelen marad, úgy a felettes szerv harmincezer forintig terjedő bírságot szabhat ki a mulasztóra.
Az általános szabály szerint a felettes szerv a mulasztó hatóság helyett elsőfokú szervként eljárhat, vagy az ügy érdemi elbírálására a mulasztó szervvel azonos hatáskörű, más közigazgatási szervet jelölhet ki. Ha a közigazgatási szerv az adatigazolási, nyilvántartás-vezetési kötelezettségének nem tesz eleget határidőn belül, vagy a felettes szerv vagy más azonos hatáskörű szerv kijelölése és eljárása technikailag sem megoldható, akkor a felettes szerv a mulasztóra szigorú bírságot szabhat ki.
Mi a különbség a bizonyítvány és az igazolvány között?A hatósági bizonyítvány az igazolványhoz képest korlátozottabb, csak az adatok, tények, állapotok igazolására szolgál. A jogot az ügyfél számára a hatósági bizonyítvány soha nem biztosítja közvetlenül, csak alapjául szolgálhat más eljárásban a jogérvényesítéshez. A hatósági igazolványba bejegyzett adatok és jogok rendszeres igazolásra szolgálnak. Ezzel szemben a hatósági bizonyítványt az ügyfél általában egy alkalommal használja fel, vagy a használat csak egy meghatározott, rövid ideig tart. A hatósági igazolvány érvényessége minden esetben hosszabb idejű (5-10 év [például útlevélnél, vagy határidő nélküli [például meghatározott kor felett a személyi igazolvány]). Az ügyfél adatainak rendszeres igazolását kormányrendelet hatósági bizonyítvány kiadásával is elrendelheti, ebben azonban – a hatósági bizonyítvány fogalmi elemeiből eredően – csak tény, adat vagy állapot igazolása szerepelhet, jogot nem biztosít az ügyfél számára. |
Hatósági bizonyítvány
A hatósági bizonyítvány az ügyfél kérésére a közigazgatási szerv által kiadott okirat, amely tény, állapot vagy egyéb adat igazolására szolgál (például születési anyakönyvi kivonat, hatósági erkölcsi bizonyítvány stb.). Az ügyfél részére más eljárás kezdeményezéséhez vagy a különböző jogok érvényesítéséhez teremt jogi alapot, ezért többnyire az ügyfél kéri a bizonyítvány kiállítását, de az jogszabály rendelkezése alapján hivatalból is kiadható.
A hatósági bizonyítvány kiadására az a közigazgatási szerv is illetékes, amelynek a területén a bizonyítandó tény bekövetkezett, illetőleg az állapot tartott vagy megszűnt, illetve amelynek területén a bizonyítással kapcsolatos dolog van, vagy a bizonyítani kívánt időszakban volt, vagy amelynek nyilvántartása az adatot tartalmazza.
A hatósági bizonyítvány alakja
Hatósági bizonyítványt csak írásban lehet kiadni. A közigazgatási szerv az adatigazolást vagy külön íven adja ki, vagy az ügyfél által benyújtott iratot záradékkal látja el, amellyel igazolja az iratban foglaltak valódiságát.
Formanyomtatványok
Az egyik legismertebb hatósági bizonyítvány a hatósági erkölcsi bizonyítvány, amelyet az arra irányadó jogszabályban meghatározott formában állítanak ki. Lényeges, hogy már az erkölcsi bizonyítvány kiadására irányuló kérelmet is az erre a célra rendszeresített nyomtatványon kell benyújtani. (Annak igazolását például, hogy az ügyfél a bűnügyi nyilvántartásban nem szerepel, a postahivatalokban beszerezhető nyomtatvány kitöltésével kell kérni.)
Tartalmi követelmények
A hatósági bizonyítványnak tartalmaznia kell a tény, adat és állapot igazolásán kívül, hogy azt kinek, milyen célból és milyen bizonyítékok alapján adták ki, de természetesen mint határozat jellegű okiratnak az általános szabályok szerint tartalmaznia kell az eljáró közigazgatási szerv megjelölését, az ügy számát, a bizonyítvány kiállításának helyét és idejét, az aláíró nevét, hivatali beosztását, valamint az eljáró közigazgatási szerv bélyegzőlenyomatát.
A kiadás határideje
A hatósági bizonyítványt a kérelem előterjesztésétől számított nyolc napon belül kell kiadni, vagy ha a kiadás feltételei nem állnak fenn, akkor az okirat kiadását meg kell tagadni.
A gyakorlatban a közigazgatási szervek a hatósági bizonyítványok jelentős részét a kérelem előterjesztésekor kiállítják, mert az igazolni kért adat bizonyítása külön eljárást nem igényel. Ebből következően lehetőség van arra is, hogy a tény, adat vagy állapot igazolására vonatkozó – szóban előterjesztett – kérelemnél az eljáró szerv ne vegyen fel jegyzőkönyvet.
A határidő meghosszabbítása
Indokolt esetben a közigazgatási szerv vezetője az általános szabályok szerint a hatósági bizonyítvány kiadásának elintézési határidejét is legfeljebb harminc nappal meghosszabbíthatja. Hangsúlyozni kell azonban, hogy az ügyintézési határidő meghosszabbítása csak a valóban szükséges időtartamig lehetséges.
Bizonyító erő
Abban az eljárásban, amelyre a kiadott bizonyítvány is utal, a tényt, adatot vagy állapotot ezzel a közokirattal bizonyítja az ügyfél, az eljáró szerv pedig – külön bizonyítás nélkül – az abban foglaltakat valósnak köteles elfogadni. A hatósági bizonyítványban foglaltak valódiságát mindaddig vélelmezni kell, ameddig a tényre, állapotra, adatra vonatkozóan nem bizonyítják annak ellenkezőjét.
A felhasználhatóság korlátozása
A hatósági bizonyítvány regisztratív államigazgatási aktus, amely a kiállítás időpontjában igazolja a tényleges helyzetet, jogot, állapotot, vagyis a hatósági erkölcsi bizonyítvány például csak azt bizonyítja, hogy a kiállítása időpontjában a kérelmező – illetve az, akire a bizonyítványt megkérték – nem szerepel a bűnügyi nyilvántartásban. Ezért a hatósági bizonyítvány kiállítása időpontjának különös jelentősége van a felhasználás során, ugyanis a jogszabályok tartalmazhatnak olyan előírásokat, amelyek szerint egyes eljárásokban csak meghatározott (például hat hónap) időpontnál nem régebben kiállított hatósági bizonyítvány használható fel, fogadható el bizonyítékként.
A kiállítás feltételei
Hatósági bizonyítványt akkor lehet kiállítani, ha azt jogszabály előírja, vagy ha ennek szükségességét az ügyfél valószínűsíti.
A kiállítás megtagadása
A közigazgatási szerv megtagadja a hatósági bizonyítvány kiadását, ha
– a kiadás jogszabályba ütközik,
– az igazoltatni kívánt adat más okirattal bizonyítható, és ha
– az ügyfél a bizonyítvány felhasználásának célját nem tudja megindokolni, vagy valótlan adat igazolását kéri.
Jogszabály kifejezetten megtilthatja tény, adat vagy állapot hatósági bizonyítványba foglalását. Az ügyfél azon adatai igazolására például, amelyek a személyi igazolványban szerepelnek, hatósági bizonyítvány nem adható ki, mert a már egyszer okiratba foglalt adatok ismételt igazolására nincs szükség. A személyi igazolvány olyan közokirat, amely az ügyfél adatai rendszeres igazolására szolgál, és az abban foglaltakat annak ellenkező bizonyításáig mindenki köteles elfogadni. Ez a rendelkezés megkönnyíti az ügyfelek helyzetét, mert más szervek indokolatlanul nem kötelezhetik olyan igazolások beszerzésére, amely már meglévő okirattal bizonyítható.
A hatósági bizonyítvány kiadásának megtagadásáról az eljáró közigazgatási szerv alakszerű határozatot hoz. A kérelem megtagadásáról szóló határozat érdemi intézkedés, ezért a határozat ellen fellebbezésnek van helye.
Hatósági igazolvány
A közigazgatási szervek jogosultak hatósági igazolvány kiadására is. Erre akkor van lehetőség, ha azt törvény vagy önkormányzati rendelet előírja (útlevél, személyi igazolvány, gépjármű-vezetői engedély, közgyógyellátási igazolvány stb.). A hatósági igazolvány az ügyfél adatainak igazolására szolgáló közokirat, azonban nemcsak adatokat, hanem jogokat is igazolhat. Így például az útlevél nemcsak a személyes adatokat, hanem azt a jogot is igazolja és biztosítja a tulajdonosának, hogy külföldre utazzon.
A kiadás feltételei
A hatósági igazolvány kiadása egyes esetekben kötelező (például a személyi igazolvány), más esetekben csak az ügyfél kérelmére állítja ki a hatóság (például gépjármű-vezetői engedély, útlevél). A hatósági igazolvány kiadását – különösen a jogot biztosító igazolványok esetén – a jogszabály szigorú feltételekhez köti, sok esetben meghatározott vizsgálaton, engedélyezési eljáráson alapul. A törvény vagy önkormányzati rendelet az igazolvány kiadását a hatóság mérlegelésére is bízhatja.
Bejegyezhető adatok, tények
A hatósági igazolványba csak olyan adatokat, tényeket lehet bejegyezni, amelyeket az adott igazolványra jogszabály ír elő. A hatósági igazolvány kiadására kizárólag a jogszabályban meghatározott formában, és csak az arra rendszeresített okiraton van lehetőség.
A kiállítás megtagadása, jogorvoslat
Az igazolvány is úgynevezett határozat jellegű okirat, ami azt jelenti, hogy amennyiben a hatósági igazolvány kiadásának feltételei nem állnak fenn, úgy a közigazgatási szerv az igazolvány kiállítását alakszerű határozat meghozatalával tagadja meg. Az ügyfél ez ellen a határozat ellen – az előzőekből következően – az államigazgatási eljárási törvény általános szabályai szerint jogosult jogorvoslat igénybevételére.
A hatósági bizonyítvány kiállításának illetékeA hatósági bizonyítvány kiállítása – a törvényben meghatározott eseteket kivéve – 2000 forint illeték alá esik. Ha egy beadványban több hatósági bizonyítványt kérnek, az első példány után 2000 forint, minden további, az első példánnyal azonos tartalmú hatósági bizonyítvány után 500 forint illetéket kell fizetni. Ha egy eljárásban több ügyfél vesz részt, a hatósági bizonyítványért annyi illetéket kell fizetni, mint amennyi akkor járna, ha mindegyik ügyfél ügyében külön-külön eljárás folyna. Az anyakönyvi kivonat kiállítása iránti eljárás illetéke – kivonatonként – 2000 forint. |
Hatósági nyilvántartás
A közigazgatási szervek az ügyfél számára úgynevezett hatósági nyilvántartási tevékenységet is végeznek. Hatósági nyilvántartásnak ugyanakkor csak azok minősülnek, amelyek vezetésére jogszabály kötelezi a közigazgatási szervet. Ebből következően a hatóságok által saját elhatározásból készített különböző kimutatások, nyilvántartások nem tekinthetők ilyennek.
A hatósági nyilvántartás vezetése, a nyilvántartásba bejegyzés és törlés államigazgatási ügy, ezért erre nézve is az államigazgatási eljárás általános szabályait kell alkalmazni, természetesen az egyes hatósági nyilvántartások vezetésére vonatkozó speciális szabályokban szereplő eltérésekkel.
Nyilvántartó szerv, közhitelesség
A hatósági nyilvántartást (anyakönyvi nyilvántartás, ingatlan-nyilvántartás, lakcímnyilvántartás stb.) az arra felhatalmazott hatósági szerv vezeti a jogszabályban meghatározott formában és az ott meghatározott adatokra nézve. A nyilvántartás közhiteles.
Minősítés, jogorvoslat
A hatósági nyilvántartásba történt bejegyzést határozatnak kell tekinteni, a bejegyzés határozat jellegű okirat. A bejegyzés megtagadása, elutasítása esetén a közigazgatási szerv indokolással ellátott, teljes alakszerű határozatot hoz, amely ellen az általános szabályok szerint jogorvoslatnak van helye.
Adatvédelem
A hatósági nyilvántartás vezetésekor nélkülözhetetlen a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezéseinek ismerete. Az adatvédelmi törvény szerint személyes adat a természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, továbbá az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés is. A személyes adatok egyik – szigorúbban védett – csoportját alkotják az úgynevezett különleges adatok, amelyek az érintett személy faji eredetére, nemzeti, nemzetiségi és etnikai hovatartozására, politikai véleményére vagy pártállására, vallásos vagy más meggyőződésére, továbbá egészségi állapotára, káros szenvedélyére, szexuális életére vagy büntetett előéletére vonatkoznak. A hatósági nyilvántartás vezetése során az adatkezelő kötelessége, hogy gondoskodjék a személyes adatok biztonságáról, és tegye meg mindazokat a technikai és szervezési intézkedéseket, alakítsa ki azokat az eljárási szabályokat, amelyek az adat- és titokvédelem érdekében szükségesek. Az adatvédelem különösen az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést, az adatok jogellenes megváltoztatását, nyilvánosságra hozását, törlését, sérülését és megsemmisülését igyekszik megakadályozni.
Az állampolgárok személyes adatainak nyilvántartását kizárólag törvény, illetve törvény felhatalmazása alapján önkormányzati rendelet írhatja elő.
A hatósági nyilvántartások nyilvánosságaA hatósági nyilvántartások részben nyilvánosak, mint például az ingatlan-nyilvántartás, illetve vannak olyan nyilvántartások, amelyekbe csak az arra feljogosított személyek és szervek tekinthetnek be (például az anyakönyvi nyilvántartás, népesség-nyilvántartás stb.). A hatósági nyilvántartás nyilvánosságáról, illetőleg arról, hogy abba ki és milyen feltételek mellett tekinthet be, mindig a konkrét, az adott nyilvántartásra vonatkozó jogszabály rendelkezik. Ha a jogszabály a nyilvántartásba történő betekintést korlátozza, akkor nemcsak a nyilvántartásba, hanem a nyilvántartás alapjául szolgáló iratokba sem tekinthet be más, csak az arra feljogosított személy |
