Nem is gondoljuk, hogy amikor sötét öltönyben vagy kosztümben, keresztbe tett kézzel és rezzenéstelen arccal hallgatjuk az üzleti partnereinket, akkor is kommunikálunk. Öltözékünk azt jelzi, hogy komolyan vesszük magunkat, a vállalkozásunkat, és igyekszünk megtisztelni partnereinket az egyszerű, de elegáns ruházattal. Ellenben a karba tett kéz a zárkózottság jele, azt jelzi, hogy "hallom, amit mond, figyelek is, de még nem tudott meggyőzni". Persze a rezzenéstelen arc is többértelmű: közvetítheti a figyelmet, de azt is, hogy gondolataink egészen máshol kalandoznak. Az ilyen "fogadtatáskor" bizony nincs könnyű helyzetben a másik fél. Ha valamit ért a metakommunikációból, akkor tudja: változtatnia kell a szóhasználatán, esetleg nem árt egy-egy poént beiktatnia mondandójába, azaz: célszerű a metakommunikáció eszközeit is "bevetnie", hogy felkeltse partnere érdeklődését. Az oldott hangulatú üzleti tárgyalás ugyanis már fél siker, akkor is, ha csak később lesz belőle valóban üzlet.
Minősítik a céget
Dr. Radó András egyetemi docens szerint minden ember képes kommunikálni, és ami ennél is fontosabb, többségük ezt jól és hatékonyan teszi. A vezetők munkaidejük 80-85 százalékában kommunikálnak. De akik az üzleti világban dolgoznak, a napi számtalan levél megírásával is minősítik önmagukat és a cégüket, befolyásolják a vállalkozás megítélését és eredményességét.
Az üzleti kommunikációnak része az is, hogy milyen épületben, milyen belső terek s milyen berendezések között dolgozik a vállalkozás. Ugye nem ismeretlen az érzés, amikor egy felújított gyárépületbe belépve nyugtató és vidám színek, modern képek és kisplasztikák s kényelmes irodabútorok fogadják a látogatót. Ez is jelzés, amely azt sugallja, hogy e cégnél megbecsülik a múltat, jóllehet a munkatársak derűsek és a partnereik számára nyitottak.
Az ilyen munkáltatóknál fontos szempont, hogy a kollégák jól érezzék magukat a munkahelyükön, ahol napjuk legnagyobb részét töltik. S ennek érdekében kihasználják a színek és a formák hangulatbefolyásoló erejét. Mert a kék lehet a tenger színe vagy az ég kékje, de számtalan árnyalata hideg, megborzong tőle, aki ránéz. Csakúgy, mint a citrom esetében, amely a sárga élénk változata, ám ahelyett, hogy vidámságot idézne, hidegsége inkább szorongást kelt. A sötétebb sárga vagy az okker viszont már meleg szín, a napot idézi, visszaverődése kevésbé rontja a szemet, s meghittebb hangulatot áraszt.
A színdinamika ma már tudomány, amellyel nemcsak a belsőépítészek, hanem a munkapszichológusok és az ergonómia szakértői is foglalkoznak. Ugyanígy az illatok is üzenethordozók, hiszen a legelegánsabb irodába belépve is visszahőkölünk, ha a levegőben a konyha aznapi kínálata, vagy állott szivar- és cigarettafüst fogad. A szagok azonnal elárulják, hogy az igényesség csak felszínes, s arra már senki sem figyel, vagy nem hajlandó áldozni, hogy szagtalanítsa a levegőt. Pedig rendszerint a néhány száz forintos illatosító is elnyelhetné a bűzt.
Árulkodó részletek
Az üzleti kommunikációra talán fokozottan igaz, hogy az ördög a részletekben búvik meg, hiszen éppen a közvetíteni kívánt harmóniát, megbízhatóságot, alaposságot billentheti fel egy-egy kellemetlen apróság. Mint például a levélpapírokon és a névjegyeken használt harsány színek, a túl kicsi betűkkel írott, nehezen olvasható szövegek, az archaikus nyelvezet, esetleg a túlságosan is udvarias megszólítású levelek. Az úrasszonyként, úrhölgyként megszólított önkormányzati ügyintéző – például – ha jó humorú, csak elmosolyodik, ha kevésbé az, megsértődik. Mint ahogy nem tanácsos a lezser, baráti hangnem sem, főként ha első ízben igyekszünk bemutatni a vállalkozásunkat. A jól bevált üzleti levelezési formulákat már nem kell saját tapasztalatból megtanulni, mindezen ismeretek a gomba módra szaporodó üzleti kommunikációt oktató tanfolyamokon, menedzseriskolákban könynyen elsajátíthatók. De oktatják az írásbeli kommunikáció alapfogalmait, az üzleti levelezés tartalmi és formai követelményeit, sőt az álláskeresőknek az önéletrajzírásról szóló tudnivalókat is.
Az üzleti kommunikáció körébe tartozik azonban az etikett és a viselkedéskultúra is, amely nemcsak a köszönés, a munkatársak bemutatása, a hölgyek és az urak megszólítása, hanem az udvariasság alapvető szabályait is tartalmazza. Országonként természetesen eltérőek a szokások, hiszen egy japán üzletembert vérig lehet sérteni, ha elsőként – a magyar etikett szerint egyébként helyénvalóan – a nő munkatársunkat mutatjuk be, a japán illem szerint ugyanis a hölgyek a férfiak után következnek, ráadásul – kézfogás helyett – legalább a fejüket meg kell hajtaniuk. Az amerikai férfiak az étterem bejáratánál a hölgyeket engedik előre. A magyar szokás viszont az urak "úttörését" kívánja meg. Az pedig ma már mindenütt modortalanságnak számít, ha egy üzleti tárgyaláson a szenvedélyes dohányos kérdezés nélkül partnerei arcába fújja a füstöt. Az üzleti protokoll szerint a nőknek nem illik szűk nadrágban, vagy szűk és miniszoknyában, kivágott vagy átlátszó blúzban megjelenniük. Az uraknak pedig a legnagyobb hőségben sem ajánlott a szandál és a rövidnadrág. Felvehetnek viszont rövid ujjú inget nyakkendővel. A meghívás, a névjegy használata, a telefonálás, az ajándékozás, a pontosság, a vendéglátás szintén az üzleti kommunikáció eszköztárába tartozik.
A technika előnyei
Gothárd Doris, aki egy ingatlanhasznosító cég marketingmenedzsere, úgy véli, hogy egyre több kis- és közepes vállalkozás él az üzleti kommunikáció lehetőségeivel. Mint mondja, új irodáik kiválasztásánál a munkáltatók nemcsak a jó megközelítési lehetőséget, hanem a vendégautó-forgalmat is figyelembe veszik, mert fontosnak tartják, hogy ügyfeleiknek ne kelljen a parkolással bajlódniuk. Ugyanígy figyelnek a belső terek kialakítására, a dolgozókat szolgáló praktikus, kényelmes berendezési tárgyakra, a díszítésre, a vállalkozás külső megjelenésére.
Mint a szakember mondja: itthon is jó hasznát veszi az amerikai egyetemen elsajátított marketingfogásoknak. Tapasztalata szerint az üzleti kommunikáció alapjának ma már mindenki a távközlést tekinti. Az irodákban ugyanis természetes követelmény az egyes munkahelyekhez kiépített számítógépes és telefonos csatlakozás, amely a munkatársak egymás közötti, illetve a partnereikkel és az ügyfeleikkel kialakított kommunikációban meghatározó.
Tankó Zoltán, a Matáv üzleti kommunikációért felelős igazgatója kifejtette: a cég ez irányú szolgáltatása 1995-96-ban indult, és ma már versenytársai a nyugati vállalkozásoknak. Egyre több hazai vállalkozás él a videokonferencia lehetőségével, igaz, ezek közé nem a kis- és közepes, hanem a nagy- és multinacionális vállalatok tartoznak. A kisebbek közül többnyire az informatikával vagy a távközléssel foglalkozók élnek a technika e formája által kínált lehetőséggel. A videokonferencia ugyanis gyors és interaktív munkát tesz lehetővé, lévén a hang- és a képátvitel mellett az adatok továbbítása is megvalósulhat.
A technika fejlettsége szinte korlátlanul kitágítja az üzleti kommunikáció határait is. Egy mellényzsebben elfér a telefonos miniszámítógép, a kommunikátor, ami azt jelenti, hogy – például – az ausztrál tengerpartról is irányítható a hódmezővásárhelyi vállalkozás. Adhatunk, vehetünk a tőzsdén, leveleket, üzeneteket küldhetünk a világ bármely pontjára. Noha minden változik, az emberi beszéd mégis az állandóságot jelképezi. Ez ugyanis mindenfajta kommunikációnak az alapja.
