A Czipin és Proudfoot Consulting egy korábbi tanulmánya szerint a magyar vállalatoknál a kiesett munkanapok száma évente elérheti a 104-et, ami azt jelenti, hogy a termelékenység 59 százalékos. Úgy tűnik azonban, mára jelentősen módosult a helyzet; a cégek gazdasági érdekei kikényszerítik a változásokat.
Akadozó kommunikáció
A termelékenységet visszafogó tényezők azonban még mindig léteznek. Nem kevés időt veszítenek a munkavállalók, mert akadozik a kommunikáció a vállalat egyes osztályai, sőt, néha a közvetlen kollégák között is, miként fennakadást okoz, hogy az alkalmazottak némelyike nincs birtokában a szükséges számítástechnikai ismereteknek – legalábbis az elvárható szinten. Emiatt az illető kénytelen a rendszergazda segítségét kérni, akinek megérkezéséig újabb üresjárat várható.
Ugyanakkor a munkatársak sem egyformák; miközben vannak, akik szívesen és jól dolgoznak, mások élnek a lehetőséggel, ha alkalom nyílik a pihenésre. Ez pedig összességében egy év során rengeteg kieső időt jelenthet. Hogy pontosan mennyit, azt nemigen lehet megmondani. Noha voltak ezzel kapcsolatos kutatások, mérvadó elemzők szerint ezek legfeljebb csak egy szűkebb piacot felmérő, nem reprezentatív mintát mutathatnak.
Nem csupán a beosztottak hozzáállásán múlik, hogy mennyi az elvesztegetett munkaidő egy-egy nap során. Ezt nem kis mértékben befolyásolja a feladat jellege és a munkaszervezés is. Akadnak olyan munkakörök, ahol szinte kizárólag ez utóbbin múlik, hogy mennyi az eltékozolt munkaórák száma. Ez talán a legmarkánsabban az ügyfélszolgálatokon és a karbantartás területén mutatkozik meg.
Informatikai rásegítés
A nagy szolgáltatóknál – jellemzően – az alkalmazottak többsége e két részleg valamelyikén dolgozik. Így van ez a UPC Magyarországnál is, ahol külön csoport figyel arra, hogy megfelelő legyen a munkaidő-kihasználás – tudtuk meg Friedl Zsuzsától, a cég HR-igazgatójától, aki szerint ekképpen tudják elérni, hogy ne legyenek üresjáratok a munka során.
Az e területet felügyelők egy, az ügyfélszolgálati központ számára kifejlesztett speciális informatikai rendszer révén ügyelnek a beosztás hatékonyságára. Ez a szisztéma felelős azért is, hogy a dolgozók pihenőidőt is kapjanak. A UPC Magyarországnál az alkalmazottak jelentős része az ügyfelekkel való kapcsolattartásért kapja a fizetését, vagyis e rendszer nem kevesebb, mint 300 ember munkáját képes irányítani. Hogy mennyire sikeresen, azzal kapcsolatosan Friedl Zsuzsa úgy fogalmaz: olyan panasz még nem érkezett, hogy túlságosan sok lenne a szabadidő. A vállalat ugyanis nem engedheti meg magának, hogy a dolgozók csak ücsörögjenek feladatuk elvégzése helyett.
Az ügyfélszolgálat különleges terület, itt ugyanis adott időpontban nehéz előre megjósolni a telefonhívások számát, s ennek függvényében előre jelezni, hogy rövidebb vagy hosszabb lesz-e az ügyfelek várakozási ideje. A UPC-nél egy nagy plazmaképernyőn vetítik ki a munkatársaknak, hogy hányan várakoznak szabad vonalra, s az is leolvasható, hogy mennyi telefonálót veszítettek el a hosszúra nyúlt türelmi idő miatt. A dolgozók mozgóbérét e tényezők is befolyásolják – az ügyfelek elégedettségét tehát a zsebükön érzik az alkalmazottak.
Nehéz azonban megtalálni az egyensúlyt az elfogadható leterheltséggel járó flexibilis munkaidő, illetve a túlhajszoltság között. Éppen ezért az ideális kapacitáskihasználás elérésében a teljesítményösztönző rendszereknek is szerepük van. E tekintetben a HR-igazgató szerint az anyagi motiválás a leginkább célravezető. Azt kell elérni, hogy a beosztottak ne csak kitöltsék a munkaidőt, de annak eredménye is legyen, vagyis az számítson, ki-ki mennyit teljesít ez idő alatt. Természetesen a különböző produktumokat nem lehet összevetni, hiszen más az elvárás az ügyfélszolgálaton, a pénzügyi osztályon vagy az értékesítésen. Aki azonban jól osztotta be és használta ki munkaidejét - kieső idő nélkül –, prémiumra számíthat a telekommunikációs társaságnál, negyedéves vagy év végi bónusz formájában.
Friedl Zsuzsa szerint a munkaidő szigorú felügyelete nemcsak náluk, de más multinacionális cégeknél is jellemző. A munkáltatók igyekeznek lekötni munkatársaik kapacitását; erre készteti őket a piaci verseny is. Azonban eltérőek a gyakorlatok a munkaidő-kihasználás optimalizálásában. Van olyan társaság, amely belső projekteket dolgoz ki erre, de akad olyan is, amely külső tanácsadó cégek szaktudását veszi igénybe a munkafolyamatok leegyszerűsítésére, hogy mindent kiiktasson, ami felesleges.
Ellenőrzési gyakorlat
A gazdaságossági szempontok alaposan begyűrűznek a multinacionális vállalatok munkaidő-kihasználtsággal kapcsolatos ellenőrzési gyakorlatába – emelte ki Adler Judit. A GKI Gazdaságkutató Zrt. kutatásvezetője kifejtette: a pénzügyi okok miatt a nagyvállalatok szinte stopperrel mérik még a pihenőidőt is, s a törvényben előírtnál több szabad percet nem vehetnek igénybe az alkalmazottak. A munkaidő-gazdálkodás tudatossága nagymértékben azon múlik, hogy sikerül-e jól megszervezni a munkát, s miképpen tudja elérni a cégvezetés az előírtak betartását a gyakorlatban. E tekintetben sokkal kevésbé számít a munkavállalók affinitása, azaz nem elsősorban az a mérvadó, hogy mennyire becsületesek vagy mennyire szeretik a munkájukat. Ahol jó a munkaszervezés, ott ezek híján is nagyobb a hatékonyság, ahol viszont rossz a koordináció, ott a legnagyobb erények ellenére sem lehet ugyanazt a produktumot elérni – tette hozzá a kutatásvezető.
Persze a gazdaság különböző területein más és más módon értelmezhető a munkaidő optimális kihasználtsága - emelte ki Adler Judit, példaként említve a bevásárlóközpontok üzleteit. Egy plázában sétálva üzletek sorát látni, ahol éppen semmit sem csinál az eladó. Nem lehet azonban azt mondani, hogy feleslegesen van ott, hiszen az a dolga, hogy a betérőket kiszolgálja. A teljesítménnyel tehát ebben az esetben nem lehet lemérni a munkavégzés tényét, szemben a szalag mellett alkalmazottakkal vagy az ipari munkásokkal, akik esetében könnyen nyomon követhető egy-egy adattal, hogy azonos idő alatt ki mennyit dolgozott. A szolgáltatásban ilyen mérőszám nincs, ott sokkal inkább résen kell lenniük a főnököknek, s tudni azt, hogy milyen más módon kontrollálható a munkaidő hatékony eltöltése.
Termelékenységi rangsor
Egyértelműen az Amerikai Egyesült Államok a világelső a termelékenységet illetően az ILO közelmúltban közzétett felmérése szerint. 2006-ban a tengerentúli ország még mindig orrhosszal vezetett a világon az egy főre jutó termelékenység tekintetében. Miközben világszerte javult e mutató az elmúlt évtizedben, ennek ellenére igen széles maradt a szakadék a fejlett országok és a lemaradottak között.
Nem változtatott ezen az a tény sem, hogy Dél- és Kelet-Ázsia, illetve Közép- és Délkelet-Európa kezdenek felzárkózni. Nemcsak az tűnik ki az adatokból, hogy a tengerentúlon a munkások most kétszer annyit termelnek, mint egy évtizede, hanem az is világosan látszik, hogy tovább nőtt a szakadék az USA és a többi fejlett ország termelékenysége közt. Konkurenseit mind maga mögött tudva az Egyesült Államokban 64 dollárnyi értéknövekedést könyveltek el egy alkalmazottra 2006-ban. Lényegesen lemaradva Írország a második, ahol amerikai dollárban kalkulálva 56 jut egy főre, s ettől csak alig van hátrább Luxemburg, Belgium és Franciaország.
Mindez azonban felemás képet mutat, ha csak az egy dolgozóra vonatkozó termelékenységi adatokat vesszük figyelembe. Nem szabad ugyanis elhanyagolni azt a tényt, hogy az amerikaiak többet dolgoznak egy év során, mint a legtöbb fejlett ország polgárai. Így teljesen más sorrend alakul ki, ha az egy munkaórára jutó termelékenységet vesszük figyelembe: e szempontból Norvégia az éllovas 38 dollárral, s több mint két dollárral lemaradva az Egyesült Államok a második. Példaértékű, hogy a termelékenység növekedése főként olyan cégek eredménye, amelyek jobban ötvözik a tőkét, a munkát és a technológiát. Az emberekbe, illetve a berendezésbe és a technológiába való befektetés elmaradása azt eredményezheti, hogy a világ munkapotenciálját kevésbé hasznosítják.
Spórolás a költségekkel
Noha elképzelhető, hogy bizonyos cégeknél nem megfelelően használják ki a munkaidőt, ez biztosan nem általánosítható – szögezte le a kutatásvezető. A munkaerő ugyanis rendkívül drága, s a foglalkoztató – ha csak teheti – nemcsak az alkalmazottak bérét spórolja meg szívesen, hanem még ennél is jobban ügyel arra, hogy a bérre rakódó költségek ne terheljék feleslegesen a céget. Éppen ezért alapos számítások előzik meg egy-egy új állás kialakítását, egy-egy dolgozó távozását követően pedig gondosan felmérik, nem lehetséges-e szétosztani a gazdátlanul maradt feladatokat a többiek között.
Jól látható a maximális hatékonyságra való – néha minden határon túli – törekvés például a kereskedelemben, ahol percről percre be vannak osztva a munkatársak, s hiába több a vevő az üzletben – és ennek eredményeképpen kígyózó sorok a kasszánál –, nem ültetnek be újabb dolgozókat a pénztárakba. Nemcsak a nagyoknál jellemző a munkatársak néha már zsarnoki túlterhelése, hanem a kicsiknél is: az önfoglalkoztatók ugyanis úgy igyekeznek minden fillért megtakarítani, hogy szinte valamennyi feladatot magukra vállalják, s ha egy mód van rá, alkalmazott nélkül tevékenykednek.
Más a helyzet a közszférában. Igaz, az egészségügyben jellemző, hogy két nővérre akár több tíz beteg is jut, általánosságban korántsem mondható el a munkaidő hasznosítására való törekvés. Noha a szemléletváltás kezdeti jelei már láthatók – legalábbis a kormányzatban ezért felelős Szetey Gábor gyakorta hangoztatja a megújulás fontosságát –, ám egyelőre a minisztériumokban és szerveiknél, illetve az önkormányzatoknál még távolról sem jellemző a versenyszférában uralkodó tudatosság a teljesítmény elvárását illetően.
E téren nagyon sok a teendő, már csak azért is, mert a gazdaságossági szempontokat nem ismerő és korábban ilyen szemléletű helyeken nem tevékenykedő alkalmazottakat meglehetősen nehéz hozzászoktatni a teljesítményorientált körülményekhez, s ahhoz, hogy elszakadjanak a "8-tól fél 5-ig vagyok a munkahelyemen" szemlélettől.
Atipikus munkaformák
Ágazatokra bontva érdemes megvizsgálni a termelékenységet, s azt is, hogy mennyi a kieső, de még "megmenthető" munkaidő - vélekedik Szűcs György. Az Ipartestületek Országos Szövetségének (IPOSZ) elnöke is úgy gondolja, hogy a szolgáltatásban a legnehézkesebb az optimalizálás. A fodrászok esetében például teljesen nyilvánvaló: nem mindig lehet jól kiszámítani a munkával töltendő időt, ettől függetlenül nem szabad lemondani a mind tudatosabb tervezésről.
A munkaadói szervezet vezetője szerint az is probléma, hogy a Munka Törvénykönyvében (Mt.) foglalt szabályok nem segítik a rugalmas munkaidő elterjedését. Márpedig ennek hiánya gyakorta felesleges kapacitásokat teremt. A jogszabály ugyanis abból indul ki, hogy mindenki főfoglalkozású alkalmazott, holott számos speciális forma ismert, elengedő csak a távmunkára gondolni. Ezek megfelelő alkalmazása szinte minden ágazatban lényegesen javíthatja a termelékenységet. Nem beszélve arról, hogy gyakorta egy-egy kiemelt feladatra kell megfelelő személyt találni. Ilyenkor a leghatékonyabb módszer a megbízási szerződés, hiszen ez esetben a cégnek akkor kell fizetnie a munka elvégzéséért, amikor arra szükség van, s annyit, amennyibe reálisan kerül. Ezért felesleges lenne egy napi 8 órában tevékenykedő alkalmazottat felvenni. Ám ezt a cégeknek fel kell ismerniük.
Akadnak ágazatok, ahol a termelékenységet egyéb körülmények is nehezítik: az építőiparban például fel kell térképezni, hogy mekkora termelékenységkiesést eredményeznek az időjárási körülmények, illetve a kötelező állásidők miatt feleslegesen kifizetett munkaórák. Ezek kiderítése és a szükséges elemzések elkészítése előtt mindenképpen helyzetfelmérést kell végezni.
Adminisztratív intézkedések
A termelékenységet a fizetett ünnepek is befolyásolják. Nemrégiben például október végén és november elején két négynapos hétvége volt, két fizetett ünneppel. Ez jelentős kiesést eredményez a GDP-ben, mint ahogyan a vállalatok bevételeiben is okozhat veszteséget.
Miközben kétségtelen, hogy a munkaidő hatékony kihasználása csak jó munkaszervezéssel képzelhető el, az ezzel kapcsolatos adminisztratív intézkedések a cégek kapacitásának túlságosan nagy részét kötik le. Jellemző, hogy Magyarországon a GDP 6,5 százaléka megy el az adminisztrációra és a munkaszervezésre, míg ugyanerre a fejlettebb országokban 3-3,2 százalékot költenek. Ez tehát egyértelműen mutatja, hogy a magyar termelékenység nagyjából fele a németországinak – sorolta a problémákat az IPOSZ elnöke. Ráadásul – tette hozzá - olykor a hatóságok is nehezítik a cégek munkáját, hiszen az ellenőrzések során az adminisztráció túlságosan részletes elvárásaival rendkívül leterhelik a dolgozókat, akik ez idő alatt sem tudnak valódi, produktív munkát végezni. Ez pedig egy kis- és középvállalkozás esetében a társaságnál dolgozók munkaidejének jelentős részét lekötheti.
Hátráltató tényezők
Az elpocsékolt munkaidő miatt kieső termelékenység fő okai:
– hiányos tervezés és vezetés;
– irányítási problémák;
– akadozó kommunikáció;
– alacsony munkamorál;
– nem megfelelő képzettség;
– számítástechnikai jellegű gondok.
