Egyszerűség és gyorsaság, korszerűség és kényelem – csak néhány azok közül az előnyök közül, amelyek az ügyfélkapu néven ismertté vált újítás mellett szólnak. Sokáig remény sem volt arra, hogy a hivatali ügyintézés egyszerűbbé váljék. Nemrégiben gyökeres fordulat történt: zöld utat kapott a virtuális ügyintézés. Otthon ülve, számítógépről egy sor kérdésére választ kaphat az ügyfél, s ha valamit távolról szeretne elintézni, annak sincs akadálya.
Folyamatos bővítés
A gyakorlatban persze korántsem ilyen egyszerű a megoldás, már csak azért sem, mert az újítás nélkülözhetetlen eleme a felhasználó tökéletes azonosítása. Az ügyét intézőnek kétséget kizáróan igazolnia kell, hogy saját dolgaiban jár el, s nem próbál illetéktelenül intézkedni más nevében.
Az emberek elvárásainak felmérését követően az a döntés született, hogy összesen 27 közszolgáltatást lehet majd igénybe venni elektronikus úton. Kezdetben nem érhető el valamennyi az interneten keresztül, a megoldható ügyek köre azonban folyamatosan bővül – jelentette be Baja Ferenc, a Miniszterelnöki Hivatal politikai államtitkára az új eljárás ismertetésekor. A szolgáltatásokat bárki elérheti, aki szeretne időt megtakarítani és fogékony az internetes lehetőségek iránt, de érdemes azoknak is megismerkedniük és megbarátkozniuk e lehetőséggel, akik kezdetben idegenkedtek a személytelen ügyintézés számítógépes módjától.
A rendszer egyfelől kiváló eszköz a tájékoztatásra, az információk megszerzésére, másrészt alkalmas az interaktív kapcsolat kialakítására. Harmadrészt – és a kormányzati szándékok szerint talán főként – jó szolgálatot tesz az ügyintézés térbeli korlátainak leküzdésében, végül pedig lehetővé válik az ügyintézési módok összekapcsolása.
A rendszer éppen azzal tud valóban összkormányzativá válni, hogy lényegében valamennyi minisztérium, minden egyes országos hatáskörű szervezet és az azokhoz kötődő megyei intézmények is hozzákapcsolódtak az elektronikus gerinchálózathoz.
Személyes bejelentkezés
Egyelőre azonban még nem tekinthető teljes körűnek a rendszer. Szeptember 15-éig hívják életre a kormányzati ügyfél-tájékoztató központot, amely összehangolja a kormányzati szervek ügyfélszolgálati munkáját, és közvetlenül is kiszolgálja az állampolgárokat – hívta fel a figyelmet Batiz András kormányszóvivő.
Vannak azonban bírálói is a rendszernek. Egyes vélemények szerint annak ellenére, hogy körülbelül 11 milliárd forintról szól a kormányzati portál és program működtetésére 2009-ig kötött szerződés, az első időkben mindössze 4500-an regisztrálták magukat. Probléma az is, hogy több párhuzamosság van a kormányzat informatikai munkájában, ami feleslegesen sok pénzt emészt fel. Például – többé-kevésbé – hasonló feladatot tölt be a Közháló és a Sulinet Express program is.
Az új rendszer a www.magyarorszag.hu internetes oldal ügyfélkapuján keresztül érhető el – innen ered a neve is. A képzeletbeli kapun kétféleképpen lehet belépni: regisztrációval vagy a nélkül. Aki rászánja magát a bejelentkezésre, több útját választhatja ennek: egyfelől az okmányirodák egyikébe ellátogatva személyesen kérheti felvételét a hivatalosan regisztráltak körébe, másfelől elektronikus aláírás segítségével maga is megteheti ezt a számítógép előtt ülve.
Aki tehát a regisztráció személyes útját választva felkeresi az okmányirodát, annak a bejelentkezéshez magával kell vinnie személyi azonosító okmányait, de emellett elvárják tőle azt is, hogy érvényes e-mail címet adjon meg. Az okmányirodában regisztrációs lapot kitöltők a későbbiekben elektronikus levél formájában kapják meg azt a kódot, amely azt követően azonosításukra szolgál majd. Hazatérve ennek segítségével aktiválhatják az addig még függőben lévő regisztrációjukat. Ez alkalommal meg kell változtatni a kódot annak érdekében, hogy azután minden kétséget kizáróan csak a kód jogos tulajdonosa juthasson be a rendszerbe annak segítségével. Tudni kell, hogy határidőt is szabnak, ameddig ezt meg kell tennie az ügyfélnek: az okmányirodai bejelentkezést követően öt nap áll erre rendelkezésre, különben – szintén a bejelentkező biztonsága érdekében – törlődik a regisztráció és az azzal egyidejűleg elektronikusan kiadott kód.
Digitális aláírással
Elektronikusan csak az a személy csatlakozhat a kormányzati ügyfélszolgálati portálhoz, aki rendelkezik digitális aláírással. Ekkor otthonról, munkahelyről vagy bárhonnan regisztrálhat a leendő ügyfél. Ez esetben sem maradhat el a regisztrációs adatlap kitöltése, igaz, ilyenkor elektronikusan kell kitölteni és elküldeni azt.
Nem elhanyagolható különbség az sem, hogy az így bejelentkezők egyszeri kódot kapnak "kézhez", amivel nem válhatnak örökös ügyfélkapu-használóvá. Ez a lehetőség mindössze harminc napig él, s nem is mindenre jogosítja fel birtokosát. Az egyszeri kód aktiválását követően nem érhető el a szolgáltatások mindegyike, csupán korlátozott jogai lesznek az ügyfélnek. A teljes kormányzati szolgáltatási paletta elérhetősége érdekében mindenképpen érdemes egy alkalommal személyesen felkeresni az okmányirodát, hiszen ez az egyetlen módja, hogy az illető limit nélkül és akadálymentesen "át tudjon menni az ügyfélkapun".
Akad persze olyan szolgáltatás is, amely nem csupán a megváltoztatott ügyfélkód begépelését igényli az ügyintézést megelőzően, hanem ennél nagyobb biztonsággal szeretné ellenőrizni azt, hogy valóban az arra jogosult ül-e a számítógép előtt. Ez esetben tehát egyedi azonosításra is szükség van. Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal (APEH) elektronikus ügyfeleinek például meg kell adniuk adószámukat.
Regisztrációval szinte bármilyen ügy – anyakönyvi kivonat, egyéni vállalkozói igazolvány vagy lakcímkártya igénylése – elintézhető, de lakcímváltoztatás céljából is be lehet jelentkezni ily módon a rendszerbe. Jó megoldás ez azoknak is, akik jármű-igazgatási ügyeikben kívánnak eljárni, hiszen új vagy külföldről behozott használt jármű forgalomba helyezését éppúgy kezdeményezni lehet, mint a gépkocsik eladását vagy vételét követően az átírást. Akinek a forgalmi engedéllyel kapcsolatosan támad tennivalója, szintén alkalmazhatja az elektronikus megoldást.
Segítség a vállalkozóknak
Az egyéni vállalkozók számára szintén nyitva áll a rendszer; elintézhetők például a vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyek. A többi között elektronikusan módosíthatók a vállalkozás adatai, s szintén az ügyfélkapun kell belépniük azoknak, akik hiteles másolatot szeretnének kérni vállalkozói igazolványukról. A bejelentkezők számára elérhető a gépjármű-, a cég- és az ingatlankereső is. Ugyanakkor regisztráció nélkül is használható az ügyfélkapu, igaz, ez esetben kizárólag bejelentkezésre. Ily módon kérhet bárki időpontot az ügyintézéshez.
A kormányzati szolgáltatás ingyenes, pontosabban egy személyes ügyfélkaput mindenki térítésmentesen hozhat létre. Lehetőség van persze arra is, hogy valaki több címen bejelentkezzen a rendszerbe, ez esetben viszont díjat kérnek a regisztrációért, méghozzá az eljárási illetékkel megegyező összeget, ami pillanatnyilag 2200 forint. A korábbi regisztráció meghosszabbítása azonban nem minősül újabb ügyfélkapu létesítésének. Jellemzően ötéves időtartamra szól a regisztráció, ám bárki eltérhet ettől, ha azt a bejelentkezés időpontjában jelezte.
Az ügyfélkapu életre hívását a munkaadók és a munkavállalók képviselői egyaránt örömmel fogadják. Igaz, hozzáteszik: amíg valamennyi szolgáltatás nem működik, addig csak részmegoldásról lehet szó. Valódi eredményről azt követően érdemes beszélni, miután szeptemberben létrejön a munka koordinációjáért felelős ügyfél-tájékoztató központ. Nyilvánvaló az is: fel kell készülni a rendszer gyermekbetegségeire, hiszen egy ekkora adatbázisnál és központi szisztémánál szinte biztosan számolni kell néhány hónappal, amíg a kisebb-nagyobb működésbeli nehézségek felszínre kerülnek s orvosolni tudják azokat.
Önkormányzati portálok
Bár az ügyfélkapu kizárólag a kormányzati szolgáltatásokat foglalja magában, akadnak említésre méltó önkormányzati kezdeményezések is. Igaz, nem ilyen átfogóak és nem is ennyire interaktívak. Ezzel együtt tény, hogy mind kiterjedtebb szolgáltatásokat nyújtanak a települések polgármesteri hivatalai által üzemeltetett honlapok. Erre pozitív példa a fővárosi önkormányzat portálja. De nem csak a "nagyok" aktívak, hiszen több kisebb helyhatóság is lehetővé tette már az űrlapletöltést – emelte ki Frisch Tamás, a HP "kormányzati megoldások" értékesítője, hozzátéve: számos település elérhetővé tette az engedélykérő dokumentumait is az interneten.
Aki tehát valamilyen engedélyt szeretne kérni a hatóságtól, egyszerűen csak ráklikkel a megfelelő helyre, s azt kinyomtatva csupán ki kell töltenie. A cég egyébként közreműködik az úgynevezett "digitális város" kialakításában, két nagyvárosban is, Egerben és Veszprémben. Ennek lényege, hogy áttekintik a helyhatóság munkafolyamatait, s a lehető legteljesebb mértékben digitalizálják azt. Asiker titka tehát az is, hogy a belső munkafolyamatok a korábbinál nagyobb mértékben legyenek elektronikus útra terelve. Mindezt persze – legalábbis valamelyest – azonos sémák mentén lehetne kezelni az egyes városokban és falvakban, ám az egyediségről semmiképpen sem szabad lemondani. Már csak azért sem, mert a munkafolyamatok megszervezése másként történik a különböző településeken. A munkafolyamatok – szaknyelven a workflow – lemodellezése után kell felépíteni az adott szakigazgatási rendszert. Arról van tehát szó, hogy digitalizálják az eltérő ügykezelést, legyen szó gyámügyről, szociális feladatokról vagy másról. A rendszer akkor lehet teljes, ha a gazdálkodási rendszert is elektronikusan működtetik. Amikor idáig eljutott a település, akkor következhet a leglátványosabb elem, a portál kiépítése.
Kulcsfontosságú, hogy az internetes honlap egyszerre legyen tökéletes a dolgozók és az érdeklődők szempontjából. A rendszerben ugyanis a települési önkormányzat alkalmazottainak és a helyi lakosoknak egyaránt el kell igazodniuk. A szakember szerint nagyon fontos az utolsó munkafázis is, amelynek során be kell vonni egy köztes szoftvert, amely a kívülről jövő és a belülről eredő információkat összeköti s közvetíti a portál felhasználói között.
Ez persze messze van még a kormányzati szolgáltatások rendszerétől, mindenesetre jelentős lépés az elektronikus szolgáltatások szélesítése terén. A későbbiekben azonban természetes elvárás lehet, hogy a kormányzati szolgáltatásokat egészítsék majd ki az internetre terelt önkormányzati ügyintézési technikák is.
