Nyilvántartás, adatszolgáltatás

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2004. november 15.) vegye figyelembe!

Be kell tartani az adatvédelmi szabályokat is

Megjelent A Munkaadó Lapja 81. számában (2004. november 15.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás
Az egészségbiztosítási, a nyugdíj-biztosítási és a magánnyugdíjrendszer működése érdekében létrehozott egységes nyilvántartás tartalmazza a befizetések beszedéséhez és az ellátások megállapításához szükséges adatokat. Alábbi cikkünk ezek rendszerét tekinti át.

Egységes társadalombiztosítási nyilvántartás

A törvényben meghatározott nyilvántartás tartalmazza a munkaadók és a biztosítottak által az 1997. évi LXXX. törvényben előírt kötelezettségeik teljesítésével szolgáltatott adatokat, amelyekből megállapítható a biztosított javára megfizetett, illetőleg a tőle levont járulék alapja, összege, a biztosítási jogviszony időtartama, valamint a biztosítottat megillető ellátások megállapításához szükséges adat.

Az adatokat az Országos Nyugdíj-biztosítási Főigazgatóság, az Országos Egészségbiztosítási Pénztár és azok igazgatási szervei, a PSZÁF, valamint a magánnyugdíjpénztárak kezelik, a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvénynek megfelelően.

Az igazgatási szervek által nyilvántartott adatok

Az igazgatási szervek a nyilvántartási rendszerben az alábbi személyes adatokat tarthatják nyilván és kezelhetik:

- személyi adatok (név, leánykori név, anyja neve, születési hely, születés éve, hónapja és napja),

- családi állapot, állampolgárság,

- lakóhely (tartózkodási hely),

- foglalkozás, munkahely, munkakör, tevékenység,

- a rokkantság fokára, az egészségi állapotra, továbbá az élettársra, az eltartott hozzátartozói minőségre vonatkozó olyan adatok, amelyek a társadalombiztosítási ellátás megállapításához szükségesek,

- jövedelemre vonatkozó adatok,

- társadalombiztosítási azonosító jel (a továbbiakban: taj-szám).

Adatszolgáltatás csak törvényi felhatalmazással

Az igazgatási szerv, valamint a társadalombiztosítási feladatokat ellátó foglalkoztatók és egyéb szervek nem társadalombiztosítási szerv és természetes személy részére csak törvény, illetve törvény felhatalmazása alapján - a felhasználás céljának és jogalapjának egyidejű megjelölése mellett -, jogszabályban meghatározott módon szolgáltathatnak adatot.

Bíróságok, ügyészségek adatszolgáltatási igénye

A bíróságok, az ügyészségek, a bűnüldözés és a büntetés-végrehajtás szervei, valamint a nemzetbiztonsági szolgálatok feladataik ellátása érdekében - a rájuk vonatkozó törvényekben meghatározott célok és feltételek teljesülése esetén - a taj-szám kivételével - jogosultak a nyilvántartásba felvett adatok teljes körének igénylésére.

Adatokat kérhetnek még például:

- a munkaügyi és szociális igazgatás szervei az ellátás megállapítása, folyósítása, munkaügyi ellenőrzés céljából, a Foglalkoztatási Hivatal Munkaügyi Nyilvántartó Központja az Egységes Munkaügyi Nyilvántartásban szereplő adatok ellenőrzése és szükség esetén pontosítása érdekében, továbbá

- az egészségügyi ellátást nyújtó szervek (személyek) az egészségügyi szolgáltatói feladataik ellátása érdekében.

Adatvédelem

A törvényben nem szabályozott esetben adatok továbbításának csak akkor van helye, ha ahhoz az érintett írásban hozzájárult.

A társadalombiztosítási nyilvántartásba az érintett betekinthet, a róla nyilvántartott adatairól felvilágosítást kérhet.

Az igazgatási szervek, továbbá a társadalombiztosítási feladatokat ellátó foglalkoztató, illetőleg egyéb szerv vezetője a polgárok személyes adatai védelméért való felelősségének körében köteles olyan technikai és szervezési intézkedéseket tenni, ellenőrzési rendszert kialakítani és adatvédelmi szabályzatot kiadni, amelyek az adatvédelmi követelmények teljesülését szolgálják.

15 napon belül

A munkaadó, valamint a foglalkoztatónak nem minősülő (foglalkoztatottat nem alkalmazó) egyéni vállalkozó köteles a társadalombiztosítás céljainak megfelelő, jogszabályban meghatározott nyilvántartás vezetésére és ezekről adatszolgáltatás teljesítésére. Az igazgatási szervek felhívására, megkeresésére az adatszolgáltatást 15 napon belül kell teljesíteni.

A nyilvántartásra és adatszolgáltatásra kötelezett szerv (szervezet), illetőleg természetes személy, amely (aki) a cégnyilvántartásról, a cégnyilvánosságról és a bírósági cégeljárásról szóló 1997. évi CXLV. törvény 1. §-ának (1) bekezdése alapján bejegyzésre nem kötelezett, vagy nem tartozik az egyéni vállalkozásról szóló 1990. évi V. törvény hatálya alá, a megalakulásától (létrejöttétől) számított 15 napon belül köteles a székhelye szerint illetékes nyugdíj-biztosítási és egészségbiztosítási igazgatási szervhez nyilvántartásba vétel céljából bejelenteni:

- a nevét (elnevezését), rövid cégnevét,

- címét, székhelyét, telephelyét,

- megalakulása, létrejötte napját, alapító okirata keltét,

- a képviseletre jogosultak nevét, lakóhelyét,

- jogelődjének nevét,

- az általa foglalkoztatottak számát,

- adóazonosító számát, bankszámlaszámát.

A foglalkoztatónak minősülő természetes személy a lakóhelye szerint illetékes nyugdíj-biztosítási és egészségbiztosítási igazgatási szervhez köteles bejelenteni nevét, címét és az általa foglalkoztatottak számát, a foglalkoztatás kezdetét követő 15 napon belül.

A bejelentési kötelezettséget az erre a célra rendszeresített formanyomtatványon kell teljesíteni, az adatváltozást 15 napon belül kell jelenteni.

Nyilvántartás egészségbiztosítási ellátásokhoz

A foglalkoztatók, az egyéni vállalkozók és egyéb szervek az egészségbiztosítás pénzbeli és baleseti ellátásainak megállapításához szükséges nyilvántartások vezetésére, valamint adatok bejelentésére kötelezhetők. A foglalkoztatók és egyéb szervek nem kezelhetnek egészségügyi adatot. A nyilvántartások vezetése, illetve az adatszolgáltatás az egészségbiztosítási igazgatási szervek által meghatározott esetben és módon mágneses adathordozón (mágneslemez, mágnesszalag stb.) is teljesíthető.

Az egészségbiztosítási szerv felhívására a társadalombiztosítási feladatok ellátásához szükséges adatokat tizenöt napon belül kell közölni.

Bejelentés a MEP-hez

A foglalkoztatónak kötelessége az illetékes egészségbiztosítási szervhez bejelentést tenni a személyi adatok és a taj-szám megjelölésével az általa foglalkoztatott biztosítási jogviszonyának kezdetéről, megszűnéséről, a biztosítás szünetelésének időtartamáról. A feladatot a "Bejelentés a biztosítottakról" című nyomtatványon kell teljesíteni.

Bejelentés mágneses adathordozón

A bejelentés a MEP által rendelkezésre bocsátott program használatával mágneses adathordozón is teljesíthető. A mágneses lemezhez csatolni kell az adathordozó papíralapú, kinyomtatott, aláírással, bélyegzővel hitelesített példányát is, amelynek másodpéldányán a MEP a bejelentés átvételét igazolja.

A bejelentés tartalma

A társadalombiztosítási kifizetőhellyel rendelkező foglalkoztató bejelentésének ki kell terjednie a biztosítás megszűnését követően folyósított táppénzre, terhességi gyermekágyi segélyre, a gyermekgondozási segélyre és a gyermekgondozási díjra is. A bejelentésnek tartalmazni kell, hogy a biztosított pénztártag-e. Ebben az esetben meg kell jelölni a pénztár nevét és azonosítóját.

A bejelentés határideje

A bejelentést az illetékes MEP-hez a biztosítás kezdetét, megszűnését, a szünetelés kezdetét, befejezését, a biztosítás megszűnését követően folyósított ellátás kezdő és befejező időpontját közvetlenül követő hónap 12. napjáig kell benyújtani.

Az OEP főigazgatója, illetőleg a MEP igazgatója meghatározott bejelentés teljesítésének határidejét meghosszabbíthatja, legfeljebb a tárgyhónapot követő hónap 20. napjáig.

A nyilvántartás elmulasztásának következménye

A foglalkoztató a tevékenységében személyesen közreműködő biztosított személyek adatait oly módon köteles nyilvántartásba venni, és erről a magánszemélynek igazolást adni, hogy abból a törvényben előírt adatok a munkavégzés (tevékenység) megkezdésétől megállapíthatók legyenek. A nyilvántartásba vétel elmulasztása miatt a foglalkoztatót az Art. szerint megállapítható mulasztási bírság - a nyilvántartásba nem vett személyenként - terheli.

Kötelezően nyilvántartott adatok

A munkaadó a biztosítottakról - az egyéni vállalkozó a biztosítással összefüggő adatairól - köteles a külön törvényben meghatározottak szerint olyan nyilvántartást vezetni, amely tartalmazza:

- a biztosított nevét és személyi adatait,

- társadalombiztosítási azonosító jelét,

- a magán-nyugdíjpénztári tagságára vonatkozó adatot,

- a foglalkoztató adatait,

- a biztosítási időre és a szolgálati időre vonatkozó adatokat,

- a biztosítottól levont járulékok alapját és összegét, továbbá a biztosított után fizetett tételes összegű egészségügyi hozzájárulást.

A nyilvántartott adatok bejelentése

A nyilvántartást a foglalkoztató minden év végén lezárja, archiválja, és arról a tárgyévet követő év április 30. napjáig az igazgatási szervhez adatszolgáltatást teljesít.

"Kölcsönadott" dolgozó nyilvántartása

A Munka Törvénykönyve harmadik részének XI. fejezete alapján foglalkoztatott munkavállalót a kölcsönbeadó köteles nyilvántartásba venni.

Ha megszűnik a munkaadó

A nyilvántartás adatairól a foglalkoztató megszűnésekor 30 napon belül, illetőleg - ha a biztosított vagy halála esetén hozzátartozója nyugdíjigényt terjesztett elő - soron kívül köteles teljesíteni az előírt adatszolgáltatást.

Igazolás a biztosított részére

A foglalkoztató a tárgyévet követő év január 31. napjáig köteles a nyilvántartás adataival egyező igazolást kiadni a biztosított részére a tárgyévben fennállt biztosítási idő "tól-ig" tartamáról levont járulékok (tagdíj) összegéről és az azok alapjául szolgáló jövedelmekről, a jövedelemigazoláshoz csatoltan. A biztosítással járó jogviszony év közben történő megszűnése esetén az igazolást soron kívül kell kiadni.

Az adatszolgáltatás módja

Az igazgatási szerv a foglalkoztatók rendelkezésére bocsátja a nyilvántartás vezetéséhez szükséges számítógépes programot és informatikai utasítást. Azon foglalkoztatók részére pedig, akik nem számítógépen vezetik a nyilvántartást, az igazgatási szerv kormányrendeletben meghatározott módon a szükséges nyomtatványokat közzéteszi.

Az adatok megőrzése

A nyilvántartás elektronikus vagy optikai adathordozón is megőrizhető, ha az alkalmazott módszer biztosítja a nyilvántartás összes adatainak késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetőleg kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

Adatszolgáltatás a Nyugdíjbiztosítási Igazgatósághoz

A nyugdíj-biztosítási igazgatási szerv felhívására a nyugdíj-biztosítási feladatok ellátásához szükséges adatokat tizenöt napon belül kell közölni.

A munkaadó és egyéb szerv köteles a nyugdíj-biztosítási igazgatási szerv részére legalább évenkénti rendszerességgel közölni (átadni) a nyugdíjjogosultsághoz, illetőleg a nyugdíj-megállapításhoz szükséges szolgálatiidő-, kereseti (jövedelmi) és egyéb adatokat.

Határidő

Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését a foglalkoztató és egyéb szerv, valamint az egyéni vállalkozó a Nyugdíj-biztosítási Egyéni Nyilvántartó Lapon (NYENYI) a tárgyévet követő év április 30. napjáig teljesíti.

A bejelentések közvetlenül az illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatási szervnél vagy posta útján teljesíthetők. A nyilvántartások vezetésére, az adatszolgáltatásra, a törvényben előírt bejelentés teljesítésére, az igény érvényesítésére az Országos Nyugdíj-biztosítási Főigazgatóság számítógépes program használatát írhatja elő, illetőleg nyomtatványt rendszeresíthet.

Mentesülés a nyilvántartás alól

Az Országos Nyugdíj-biztosítási Főigazgatóság az előírt nyilvántartási, adatszolgáltatási és bejelentési kötelezettség, továbbá rendszeresített nyomtatvány használata alól mentesítést adhat. Az illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatási szerv a bejelentés módjára és a határidőkre egyes foglalkoztatókkal és egyéb szervekkel eltérő megállapodást köthet.

Nem kell nyilvántartó lapot kiállítani a saját jogú nyugdíjas - ide nem értve a rögzített nyugdíjjal rendelkező - foglalkoztatottról.

Adatszolgáltatás jogviszony megszűnése után

A biztosítás megszűnését követően táppénzben, baleseti táppénzben, terhességi-gyermekágyi segélyben, gyermekgondozási díjban részesülő személyről az ellátást megállapító és folyósító egészségbiztosítási pénztár (kirendeltség), a társadalombiztosítási kifizetőhelyet működtető foglalkoztató, a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága, illetve a központosított illetmény-számfejtési szervek állítják ki a nyilvántartó lapot, ha az ellátást megállapították és folyósították.

Adatszolgáltatás nem kifizetőhely esetén

A társadalombiztosítási (családtámogatási) kifizetőhelyet nem működtető foglalkoztató köteles a nyilvántartó lapon feltüntetni a megyei egészségbiztosítási pénztár, kirendeltség, illetve a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága által közölt adatok alapján a táppénz, a baleseti táppénz, a terhességi-gyermekágyi segély folyósításának időtartamát, valamint a gyermekgondozási díj és a gyermekgondozási segély folyósításának időtartamát, összegét és az abból levont nyugdíjjárulék összegét.

A NYENYI kezelése

A nyilvántartó lapot az adatszolgáltatásra kötelezettnek a tárgyév december 31. napjával minden biztosítottra vonatkozóan le kell zárni, és azt a biztosítottak születési dátuma szerint kell jegyzékbe rendezni.

A jegyzék adatai

A nyilvántartó lapokról két példányban kell a jegyzéket elkészíteni. A jegyzék az alábbi adatokat tartalmazza:

- sorszám,

- biztosított neve,

- biztosított anyja neve,

- születési dátum,

- taj-szám.

A jegyzéket a munkáltató cégszerű aláírással záradékolja.

A nyilvántartó lap soron kívüli lezárása

A nyilvántartó lapot soron kívül le kell zárni, és a területileg illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatóság (kirendeltség) részére meg kell küldeni, ha

- a biztosított a nyugdíj (a megváltozott munkaképességűeket megillető rendszeres pénzellátás) megállapítására igényt terjeszt elő,

- a biztosított jogán hozzátartozói, baleseti hozzátartozói igényt terjesztenek elő,

- a nyugdíjigényt elbíráló szerv azt kéri.

Ha a nyilvántartó lap kiállítására kötelezett foglalkoztató jogutód nélkül szűnik meg, az adatszolgáltatást a megszűnésig teljesíteni kell.

Bírság a nem megfelelő nyilvántartásért

Az igazgatási szervek szakellenőrzései a nyilvántartást, adatszolgáltatást vizsgálják. Mulasztás esetén, továbbá téves adatszolgáltatáskor - felelősség megállapítása során - bírságolási jogukkal élhetnek.

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2004. november 15.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére

Keresés

Kérdésfeltevés
A szerkesztőséghez elküldött kérdéseire minden regisztrált látogatónak válaszolunk. A kérdés elküldéséhez kérjük, lépjen be előfizetői azonosítóival, vagy regisztráljon most!
Írja be kérdését!
A válaszhoz adja meg adatait:
kötelező mező
Érvénytelen e-mail cím
kötelező mező
Érvénytelen jelszó!
Jelszó megadása szükséges!
kötelező mező
Érvénytelen név!
Ellenőrző kód
Érvénytelen kód!
Your browser doesn't support or you disabled stylesheets.
A *-gal megjelölt mezőket kötelező kitölteni.