A cégek arculatát és az ott dolgozók életminőségét hosszú évekre meghatározza, hogy kezdetben miként alakítják ki telephelyüket, miként rendezik be irodáikat. Akárhogy is nézzük, az irodák színvonalából messzemenő következetéseket lehet levonni a cég anyagi helyzetéről, igényességéről. Ebből a szempontból sem mindegy tehát, hogy a külcsín összhangban van-e a belbeccsel.
A kisebb cégek indulásukkor általában csak a legszükségesebbekre akarnak költeni, ezért gyakran maguk rendezik be irodáikat, műhelyüket, eladóterüket. A nagyobb cégek, amelyek mögött már komoly tőke, de különösen sokéves vállalati kultúra áll, általában nem bízzák a berendezések kiválasztását és elhelyezését laikusokra. Különösen igaz ez a multinacionális cégekre és a franchise-rendszerben működő vállalkozásokra. Számukra a megfelelő arculat felmutatása koncepcionális kérdés, erre vonatkozóan belső előírás létezik, amely a legapróbb részletekig meghatározza az enteriőrt. A nagy cégeknél ennek persze praktikus oka van: egyszerűbb és kifizetődőbb is a bútorokat a hagyományosan bevált partnerektől megvenni az egymáshoz közeli, egyazon térségben található érdekeltségek számára. Ráadásul ez a vállalati imázst is közvetíti. Így könynyebb ügyelni a berendezési tárgyak színvonalára, összhangjára is.
Bútorválaszték
A magyar piacon jelenleg a bútorok széles választéka áll rendelkezésre, a gyártók piaca szinte teljesen átalakult az elmúlt évtizedben. A hagyományos nagy bútorgyárak gyakorlatilag eltűntek, illetve kisebb, a piachoz jobban alkalmazkodni képes üzemekké alakultak át. Elkerülhetetlen volt a profiltisztítás, így létrejöttek a kifejezetten irodai bútorgyártásra szakosodott vállalkozások is. Bútorkészítéssel jelenleg elsősorban kis- és közepes méretű üzemek foglalkoznak. Kialakultak kooperációs kapcsolatok is, egyesek importalapanyagból Magyarországon végzik el az összeszerelést. A gazdaság nyitásával természetesen megjelentek a multinacionális cégek is kínálatukkal, üzlethálózataikkal. Ugyanakkor ebben az ágazatban is megjelent az olcsó távol-keleti import, amelynek minőségével ugyan akadnak gondok, árban azonban felveszi a versenyt az idehaza gyártott termékekkel. Magas színvonalú importbútor elsősorban Nyugat-Európából érkezik, és a magyar gyártók is exportálnak ebbe a régióba.
A színvonalbeli különbségek megjelennek az árakban, amit jelez, hogy a hagyományosan magas színvonalú német, brit, skandináv bútorokat csak a gazdag cégek fizetik meg. De fizetni kell a divatos designért is, a nem mindig tartós minőségű, ám a modern formatervezésű olasz bútorok is a magasabb árkategóriába tartoznak.
Vállalatalapítási láz
Az irodabútor-piac helyzete alapvetően függ attól, hogy miként alakulnak az irodaház-építkezések. A gazdasági rendszerváltás időszakának pezsgését jól jellemzi, hogy a kilencvenes évek elején dinamikusan növekedni kezdtek az irodaberuházások, és az ingatlanpiacon is az egyik legbiztosabb üzletnek számított a lakásokat irodának átalakítani, kiadni vagy eladni. Ugyanis hirtelen megnőtt az igény az irodák iránt, amit részben a külföldi cégek magyarországi megjelenése, részben a vállalatalapítási láz indukált. Főként a budapesti ingatlanok iránti kereslet élénkült meg, hiszen a multik – noha tisztában voltak a vidéki telephelyek olcsóságával és szívesen telepítették a gyártótevékenységet vidékre – törekedtek arra, hogy a fővárosban hozzák létre központjukat. Az ingatlanpiacot befolyásolta a privatizáció is, majd a csődök és felszámolások tömeges beindulása. Az egykori állami vállalatoknál ugyanis szigorú racionalizálási folyamat indult meg, ez gyakran járt az ingatlanportfólió leépítésével. Eközben az igény folyamatosan nőtt, hiszen egyre-másra alakultak az új vállalkozások.
Az irodaház-építkezések azóta sem álltak le, ami azt jelzi, hogy az ingatlanberuházók továbbra is bíznak a gazdaság élénkülésében. Optimizmusukat igazolja, hogy a piac nemcsak bővül, hanem folyamatosan át is rendeződik. Nemcsak az új cégeknek van szükségük új irodákra, hanem a már működők is elvándorolnak újabb helyszínekre attól függően, hogy tevékenységük hogyan bővült és anyagi helyzetük mit enged meg nekik. Ez mozgásban tartja a bútorpiacot is. A bútorcsere egyébként is aktuális bizonyos időszakonként, hiszen a mindennapi használatnak kitett bútor nem lehet olyan tartós, mint a lakások féltve őrzött berendezése. A bútorzatot az igényesebb, jó anyagi helyzetben lévő vállalkozások 3-5 évenként lecserélik. hozzá kell tenni, hogy a magyarországi cégek gyakorlatában inkább a 10 év jellemző, hiszen megvárják, amíg elkerülhetetlenné válik a csere.
A terek kialakítása
Az irodák belső terének kialakítása nem lehet független attól, hogy milyen helyszínt választ székhelyéül a cég és ott hány dolgozót akar foglalkoztatni. Az új építésű irodaházak tervezésekor már számításba vették a későbbi funkciót, de még ma is sok cég működik – főként Budapest belvárosában – lakásokból, esetenként termelőüzemek helyiségeiből átalakított termekben. Ezek a szempontok befolyásolják a bútorozási lehetőségeket, valamint azt, hogy mennyire kell takarékoskodni a hellyel. A hagyományos magyar irodai berendezkedés a kicsi, 1-4 személyes irodai szobákat tekintette optimálisnak, amely legalábbis azzal az előnnyel járt, hogy kevés embernek kellett alkalmazkodnia egymáshoz. Elterjedőben van viszont az amerikai típusú, egy légterű iroda, ahol akár 30, vagy még annál is több ember dolgozik egy hatalmas teremben. Ez mindenképpen költségkímélő a technikai eszközök felszerelése szempontjából, hiszen a kábelezés kulturáltan megoldható, bármikor, gyorsan cserélhető, átcsoportosítható. Főként a bankok, újságszerkesztőségek részesítik előnyben ezt a berendezkedési formát.
Az irodák belső terének kialakítását érdemes szakemberre bízni, legyen szó akár kicsi, akár nagyobb vállalkozásról. A kis, kezdő cégek érthető okokból szeretnének menekülni ettől a kiadástól, pedig a dolgozók komfortérzetét és főként a munka szervezettségét javítja, ha jól megtervezett irodában dolgozhatnak, korszerű, ergonómiailag is megfelelő bútorok között. Magyarországon mintegy 80-100 belsőépítész-stúdió szakosodott erre a feladatra, s a megfelelő bútorzat kiválasztásától kezdve a fényforrások elhelyezéséig mindent megterveznek és kiviteleznek, esztétikailag is megkomponálva az iroda arculatát.
Az irodák kialakításakor, legyen szó akár 1-2 személyes vállalkozásról, akár egy multinacionális cég irodaházáról, fontos szempont, hogy a berendezés a belépő számára egységes, letisztult, harmonikus, rendezett képet sugalljon. Ezt a hangulatot a szikár funkcionalizmus alkalmazása már önmagában biztosíthatja, amennyiben a cég vezetői nem esnek abba a hibába, hogy oda nem illő bútorzattal, dekorációval teszik zűrzavarossá a stílust.
A funkcionális iroda
A funkcionális iroda könnyen áttekinthető, világos hatású, nem zsúfolt, mentes a felesleges tárgyaktól, színvilága harmonikus. Mindez megkönnyíti, hogy az ott dolgozók a tevékenységre koncentrálhassanak, ugyanakkor minden szükséges eszköz könnyen elérhető legyen számukra.
A korszerű irodai berendezések segítségével komplett környezetet lehet kiépíteni a dolgozó ember számára. Tekintettel arra, hogy az irodai munkát végzőnek számos technikai eszközzel kell bánnia, iratokat, könyveket kell tárolnia, a munka megkönnyítése érdekében mindezeket elérhető közelségben kell elhelyezni számára. Asztalán helyet kell kapnia a telefonnak – esetleg többnek is –, és el kell férnie a számítógépnek, a faxgépnek, továbbá hely kell a kézi íráshoz. Ugyanakkor a munkaasztal közelében kell lennie a fiókoknak és polcoknak, a legpraktikusabb tehát, ha a székén körbe forduló ember karjával mindent el tud érni, vagyis köréje kell építeni a bútorzatot.
A munkaasztal
A legfontosabb berendezési tárgy az irodában a munkaasztal, amelynek felülete a felsoroltak miatt meglehetősen megnőtt az utóbbi évek trendje szerint. Formája inkább L vagy U alakú, hiszen így lehet a legkönnyebben körberendezni a rajta tartott eszközöket. A korszerű asztalok általában fémlábúak, funkciójuk kettős: stabilak, és üregességük folytán a kábelek elvezetésére is alkalmasak. Az asztaloknál alapvetően a funkció diktál, esztétikai értékük voltaképpen csak abban áll, hogy mennyire képesek a funkciónak megfelelni. Emiatt nincsenek rajta felesleges formai elemek, ezek csak zavarnának egy irodában. Az asztal minőségére ezen túl az anyagából lehet következtetni. Az alsó kategóriát a préselt forgácslapból készült, műanyaggal furnérozott asztalfelületek testesítik meg, amelyeket többnyire fémlábakkal és műanyag kiegészítőkkel szerelnek össze. Az igényesebb asztalok eredeti fafurnérral készülnek, ám a technológiai fejlődésnek köszönhetően kaphatók már a fához kísértetiesen hasonló, nagy szilárdságú műanyag borítású asztallapok is. Az igényesen kiképzett irodai asztalokat általában divatos fafélékkel furnérozzák, ezeket leginkább a főnöki irodákban szokták elhelyezni. Az olcsóbb termék ugyanakkor gyakran megbosszulja magát azzal, hogy nem bizonyul tartósnak: a műanyag kiegészítők hamar lepattannak a helyükről, szabadon hagyva az éles, érdes sarkokat.
A székek ergonómiája
Míg a korszerű irodabútor készítésénél vezérelv a funkcionalizmus, az irodai munkahely kialakítását a mobilitás határozza meg. Ezt szolgálják ma már technikai megoldásaikkal a székek, az asztalok, a polcok és egyéb kiegészítők, például a lámpák is. A bútorok mozgathatóságát a görgők biztosítják, ami különösen fontos a székek és a konténerek esetében.
A tervezőknek a legnagyobb feladatot ergonómiai szempontból a székek adják. Erre a bútordarabra érdemes külön figyelmet fordítaniuk a megrendelőknek, miután az irodai dolgozó munkaidejének legnagyobb részét ülve tölti el. Az ülés valóban a kitartó szellemi munkára leginkább alkalmas testhelyzet, ám a monoton mozgásforma miatt hamar ellazulnak a vázat tartó izmok, s ezzel hozzájárulnak az egészségtelen testtartás kialakulásához. Az ülő foglalkozásúaknak a legtöbb egészségügyi panaszt a gerincbántalmak okozzák. Ezt figyelembe véve a tervezők olyan székeket fejlesztettek ki, amelyek több ponton képesek a gerincoszlopot a helyes tartásra ösztökélni.
A korszerű irodaszék ma már inkább egy fura földönkívüli lényre, semmint a hagyományos négylábú ülőalkalmatosságra emlékeztet. Ülőlapja párnázott, valamelyest igazodva a test formájához. A gyártók többnyire tartós textíliával burkolják a szivacsot, tekintettel arra, hogy hosszú éveket kell kibírnia a felületnek. A kárpitok terén is óriási fejlődés ment végbe az utóbbi időszakban: a legmodernebb székeket lélegző, bőrhatású, nagy tartósságú műanyag textíliával vonják be. A háttámla hasonlóképpen kárpitozott. A bútor legjellemzőbb tulajdonsága, hogy több ponton is állítható: az ülés magassága, a támla dőlésszöge, a kartámla magassága, egyes székeknél a fejtámla is. A görgők ma már elengedhetetlen tartozékai az irodaszéknek, hiszen ezek teszik lehetővé az asztal és a polcok alkotta térben a mozgást anélkül, hogy a dolgozónak fel kellene állnia a helyéről. Az irodaszék mára tömegtermékké vált, egyszerűbb fajtái 6-10 ezer forintba kerülnek. Külön kategóriát jelentenek azonban a főnöki székek, amelyek alkalmasak arra is, hogy velük kihangsúlyozzák a státusbeli különbségeket. Ezek ára több 100 ezer forintnál kezdődik, ám ilyen székre csak annak a cégnek érdemes költenie, amelynek piaci pozíciója, üzleti kapcsolatai is indokolják, hogy efféle, nem verbális információkat is üzenjen a tárgyalópartnereknek.
Az irodai székek közül nem tűntek el teljesen a hagyományos szerkezetű kárpitozott, fa alapanyagú székek sem, hiszen a tárgyalóterembe vagy a vendégek fogadására alkalmas helyiségekbe ilyeneket, valamint kárpitozott foteleket célszerű elhelyezni.
Az irodai munkahelyek tartozékai között említést érdemelnek a polcok, illetve a konténerek, amelyek a munkához szükséges iratok, dossziék stb. elhelyezésére szolgálnak. Ezek kiképzése szintén a funkciónak alárendelt: egyszerűek, nélkülözve a minimális díszítőelemeket is. Feladatuk nyilvánvaló: minél több dokumentum tárolása, mégpedig rendszerezhető, áttekinthető módon. A polcok és a szekrények készülhetnek pozdorjából préselt, furnérozott lapokból, deszkalapokból, esetleg fémből. Az összkép szempontjából szerencsés, ha ugyanolyat választ a megrendelő, mint amiből az asztalok is készültek. A vezetői irodákban általában az a törekvés, hogy nemesebb anyagból készüljön a bútorzat. Egy igényesen berendezett főnöki szobában nemes furnér – juhar, bükk, topolya stb. – burkolattal készített szekrényeket, polcokat helyeznek el. Az antik darabokat kedvelő cégvezetőknél előfordul, hogy elhelyeznek az irodában egy-egy értékes bútort is, azonban vigyázni kell arra, hogy az eltérő stílusú tárgyak ne keltsék az ízléstelenség látszatát.
Miniirodák
Az irodai bútorok új irányzatát testesítik meg az úgynevezett home-office szekrények, amelyek voltaképpen komplett miniirodáknak tekinthetők. Az irodahelyiségekben ugyan alkalmazásuk csak különleges esetben célszerű, mégis számítani kell arra, hogy egyre jobban elterjednek az otthon végzett munka általánosabbá válásával. A fejlettebb országokban már gyakorlat, hogy a cégek ilyen home-office rendszereket telepítenek ki dolgozóik lakására. Ezek olyan szétnyitható bútorkonstrukciók, amelyek egyszerre töltik be a szekrény, az íróasztal, a számítógépes pult szerepét, használat után pedig összecsukhatók. Ezeket a bútorokat funkcionalizmusuk mellett esztétikus külső is jellemzi, hiszen használóiknak együtt kell élniük velük otthonukban. Magyarországon valószínűleg még hosszú éveknek kell eltelniük, hogy ezek a rendszerek elterjedjenek, hiszen az otthon végzett irodai munkának még alig van gyakorlata.
A legszükségesebb eszközök és berendezési tárgyak mellett az irodahelyiség komfortossá tétele érdekében még számos apróságra szükség van. Ezek közül a legfontosabb az asztali lámpa, a munkahelyek mindegyikéhez telepíteni kell helyi világítást. Szintén a munkavégzéshez szükséges látási viszonyok érdekében kell felszerelni sötétítőfüggönyt, aminek hiánya elsősorban a számítógépen dolgozókat zavarja, ha a napfény rávetődik a képernyőre és olvashatatlanná teszi a betűket. Apróság, de minden munkahelyhez kell, hogy járjon egy szemeteskosár is.
Letisztult formák
Az irodai berendezés alapvető tárgyai tekintetében a következő időszakban nem várható változás, a divat trendjei azonban jól kirajzolódnak. A mai iroda a letisztult formák és a kiegyensúlyozott színvilág összhangját keresi, amelyben a szigorú funkcionalizmus a természetes anyagokban próbál megjelenni. Az anyagok között ismét divatosak az értékes fafélék, a súrolt alumíniumfelületek, az üveg. Elmúlt a csillogó réz, a kontrasztos fekete felületek divatja. A kárpitok között a világos pasztellszínűek dominálnak, hasonlóképpen a világos fa. A munkahely színvilága nem túl dinamikus és ingergazdag, ezzel is segítve az elmélyült munkavégzést.
Az irodahelyiségek kialakításakor meghatározó lehet, hogy a cég mennyit tud és akar erre költeni. Egy alacsonyabb kategóriájú bútorzattal összeállított munkahely is belekerül 60-80 ezer forintba, ha csak a legszükségesebb berendezési tárgyakat: az asztalt, a konténert, a széket vesszük, s ebben még nincs benne a technikai felszerelés, a számítógép. Magasabb kategóriájú, modern bútorok esetében a költségek elérik egy-egy munkahelyre vetítve a 250-500 ezer forintot is. Szerencsére egyre javul viszont a gyártás minősége: a technológiai fejlődésnek köszönhetően a hazai gyártók is képesek ma már 3-5 év garanciát vállalni termékeikre.
A munkahelyek mellett érdemes szólni a konyháról is, amely egy kulturált irodának ma már szoros tartozéka. A dolgozók ugyanis napjuk nagy részét a munkahelyen töltik, olykor az ebédidőt is, ezért célszerű számukra olyan helyiséget kialakítani, ahol nyugodt, higiénikus körülmények között elfogyaszthatják az ételt, megfőzhetik a kávét. Arról nem is szólva, milyen visszatetsző, ha a dolgozók a munkaasztalon kénytelenek étkezni. Akár egy teakonyha is javítja a komfortérzetet, amelyben el lehet helyezni a kávéfőzőt, egy mikrohullámú sütőt és a minimális felszerelést.
