Némi túlzással mondhatjuk, hogy napjainkban az adózó gyakorlatilag nem tud eleget tenni a címben jelzett kötelezettségnek. Cikkünkben a számlaadással, bizonylatolással kapcsolatos időszerű problémákra mutatunk rá.
2000. január 1-jétől a bizonylatolás vonatkozásában kétirányú változás következett be. Az egyik módosulás a gépi számlázási rendszereket, míg a másik az eddig az időpontig alkalmazott, illetve alkalmazható számlanyomtatványokat érinti. Az előbbi változás hatálybalépését a jogalkotó május 1-jéig elhalasztotta, míg az utóbbinál elvileg már január 1-jétől az új előírások érvényesülnek.
Gépi számla
A számla, egyszerűsített számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugtaadást biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet (R.) határozza meg egyebek mellett azokat a feltételeket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a bizonylat alkalmas legyen az adóigazgatási azonosításra.
Az úgynevezett nyomdai úton előállított számlára, nyugtára az R. egyértelmű rendelkezést tartalmaz, azonban a számítógéppel előállított számla (gépi számla) esetében értelmezési problémák merülnek fel egyrészt a feltételek, másrészt pedig a számlázási programra vonatkozó dokumentációval kapcsolatban, amelyekre az adóhatóságon belül már több iránymutató álláspont is született.
Adóigazgatási azonosításra alkalmas az a számítógéppel előállított számla, amelynek szigorú számadás alá vonása az R. 1. §-ának (5) bekezdése szerint megvalósul úgy, hogy a program – beleértve az alakilag hibás vagy tartalmilag rontott, illetve megsemmisült, avagy elveszett számlát is – kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást, emellett a másolatok alapján a hiánytalan elszámolás is biztosított. A hiánytalan elszámolás feltételének teljesüléséhez a számla összes példányának egymás utáni nyomtatással történő előállítása esetében a gépi programnak biztosítania kell a példányok sorszámozását, többpéldányos összeszerelt, előnyomás nélküli számlánál pedig fel kell tüntetnie, hogy a számla hány példányban készült [R. 1. § (6) bekezdésének b) pontja].
Szigorú számadás alá vonás
A kibocsátónak az egyéb bizonylatok mellett természetesen a gépi számlát is szigorú számadás alá kell vonnia. Ennek keretében a számlákról nyilvántartást kell vezetnie, amely számlafajtánként tartalmazza:
- a nyomtatvány jelét és számjelét;
- a beszerzést igazoló számla számát és a számlán feltüntetett teljesítés keltét;
- a tömbök sorszámát (tól-ig);
- a használatbavétel keltét, valamint
- a kiselejtezés keltét.
A feltételek biztosítása a gyakorlatban
Az adóhatóság illetékesei között abban nincs vita, miszerint a gépi számlából is ki kell tűnnie, hogy a bizonylat eredeti, avagy másolat, továbbá hogy a kibocsátó a számla hányadik példányát adta át az igénybevevőnek. Az utóbbi feltétel az egymás után nyomtatott számláknál a legegyszerűbben úgy teljesíthető, hogy a számlapéldányokon az 1. példány, 2. példány stb. megjelölés szerepel, az úgynevezett leporelló alkalmazásánál pedig célszerű olyan fajtát venni, amely előnyomottan tartalmazza a fenti megjelölést.
Nyilatkozat és kézikönyv
Az R. 1. §-ának (7) bekezdése értelmében gépi számlázás esetén a számla kibocsátójának rendelkeznie kell a számlázási programra vonatkozó olyan dokumentációval, amely biztosítja a program működésének ellenőrizhetőségét. A dokumentációnak részletes leírást kell tartalmaznia a program működésére, felhasználására. Tartalmaznia kell továbbá a készítő nyilatkozatát is, amely szerint a program működtetésével az adózó teljesíteni tudja az adójogszabályokban előírt kötelezettségeket.
Az APEH 116/1999. számú iránymutatása a fenti jogszabály pontosítására külön is hangsúlyozza, hogy amennyiben az adózó gépi számlát bocsát ki, úgy be kell szereznie a programmal kapcsolatban a szoftverkészítő nyilatkozatát, amely tartalmazza, hogy az általa értékesített program megfelel a jogszabályi feltételeknek. Emellett a gépi számlázás csak felhasználói kézikönyv birtokában lehetséges, mert annak alapján ellenőrzi a hatóság, hogy a számlákat folyamatosan sorszámozza a számítógép, illetve hogy az egyes, számlával kapcsolatos műveletek (például a számla helyesbítése) megfelelnek-e a számviteli törvény szabályainak.
Új számlanyomtatványok
1999. január 1-jétől a számlanyomtatványok – előre nyomott – adattartalmának egyeznie kell az áfatörvény által a számlára kötelezően előírt tartalmi elemekkel.
A számla tartalma
1998. január 1-jétől az áfatörvény szerint a számlának legalább az alábbi elemeket kell tartalmaznia:
- a számla sorszáma;
- a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma;
- a vevő neve, címe;
- a teljesítés időpontja;
- a számlakibocsátás kelte;
- a fizetés módja és határideje;
- a termék (szolgáltatás) megnevezése;
- a termék (szolgáltatás) besorolási száma, amely legalább szükséges a jogszabály szerinti hivatkozás beazonosításához;
- a termék (szolgáltatás) mennyiségi egysége és mennyisége;
- a termék (szolgáltatás) adó nélkül számított egységára;
- a termék (szolgáltatás) adó nélkül számított ellenértéke, tételenként és összesen;
- a felszámított adó százalékos mértéke;
- az áthárított adó összege, tételenként és összesen;
- a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke, tételenként és összesen, valamint
- a számla végösszege.
Bizonylatbeszerzési gondok
Magától értetődő, hogy az adózóknak a törvény szerinti tartalommal kell a bizonylatokat kiállítaniuk. Azonban azokat a bizonylatokat, amelyeket 2000. január 1-jei hatállyal kellene alkalmazniuk a számlakibocsátóknak ahhoz, hogy eleget tudjanak tenni a jogszabályi kötelezettségeiknek, illetve gyakorolhassák a törvényes jogosultságaikat (például adó-visszaigénylés), 2000. március elején még nem lehetett, illetve teljes körben még ma sem lehet beszerezni. Figyelembe véve azonban az adóhatóság egységesnek tűnő értelmezését, miszerint a régi – különböző szabványjelölésű – számlanyomtatványok továbbra is felhasználhatók amennyiben a kibocsátó azokat az áfatörvény szerinti – fentiekben hivatkozott – tartalommal állítja ki, ez a probléma is kezelhető lenne. A gyakorlatban ezzel szemben az adózó azt tapasztalja, hogy ha régi, úgynevezett szabványjelölésű bizonylatot kíván beszerezni, nem jár sikerrel, ugyanis a régi nyomtatványokat a forgalmazók már nem értékesít(het)ik, arról viszont nem kapunk információt, hogy akkor hogyan is teljesítsük a törvény szerinti kötelezettségünket annak ellenére, hogy az új nyomtatványok bevezetésére egy év türelmi idő állt rendelkezésre.
Gépi számla és új nyomtatvány
Gondot jelent emellett az is, hogy az adózók – érthetően – gyakran együtt kezelik a gépi számlázásra, illetve az új számlanyomtatványokra vonatkozó kötelezettségeket, holott azok a fentiekből láthatóan nem azonosak.
Gyakorlati problémák
Több termék értékesítése
Az új – már forgalomban lévő – számlanyomtatványokkal kapcsolatban megjegyezzük, hogy azok a kibocsátók, akik egy vevő (megrendelő) részére egyszerre számos, eltérő áfakulcsos terméket értékesítenek (igazán csak őket érinti az új előírás), egyidejűleg több számla kiállítására kényszerülnek, ugyanis a nyomtatványra mindössze négy árucikk, szolgáltatás vezethető fel.
Kötelező aláírás
Az új számlanyomtatványokon található egy-egy rovat a kibocsátó, valamint a megrendelő (a szolgáltatást igénybe vevő) aláírására. A gyakorlatban azonban – elsősorban átutalásos fizetési mód esetében – gyakran előfordul, hogy a termékértékesítésről, illetve szolgáltatásról kiállított számlát a kibocsátó postai úton küldi el a megrendelőnek, illetve az igénybevevőnek. Kérdés, hogy az adóhatóság az ellenőrzéskor elfogadja-e az aláírást úgymond helyettesítő ajánlottküldemény-feladóvevényt, illetve az átvevő, avagy meghatalmazottja által aláírt, a számla kézbesítését igazoló tértivevényt?
(A pénzügyminisztérium – lapzártánkkor még csak szóbeli közlése szerint – a számlakitöltési rend szigorítását június 30-ig elhalasztotta.)
