Jó ügyviteli szoftver alkalmazása sok segítséget nyújthat az eredményesebb gazdálkodáshoz, a döntések megalapozásához. Ez a cikk azokhoz a felhasználókhoz szól, akiknek még nincs saját használatú ügyviteli rendszerük, avagy a meglevővel elégedetlenek, netán külső könyvelővel állnak kapcsolatban, de nem tartják elégségesnek az adatszolgáltatást, esetleg a 2000. évváltásból adódó problémák miatt kénytelenek új szoftvert beszerezni.
Elsősorban a kis- és középvállalkozások szempontjából vizsgáltuk meg a számítástechnikával és az ügyviteli rendszerekkel kapcsolatos kérdéseket és megoldásokat, hiszen a több százmilliós nyereséget produkáló nagyvállalatok már megengedhetik maguknak, hogy a rendkívül drága, időigényes és testre szabott fejlesztés mellett döntsenek, akár külső, akár belső erőforrások felhasználásával. A feltételezett számítógépes környezet DOS, illetve Windows alatt működő PC vagy PC-kből álló hálózat.
A 2000. évhez kötődő váltás kapcsán adódó problémák a dátumok év részének két pozíción történő tárolásából erednek.
Ezredévváltás
Egykoron helytakarékossági okokból az évet csak két számjeggyel ábrázolták, egy dátumot 6 pozíción tároltak, azaz például 99. 07. 27. a számítógépes adatbázisokban 990727 formában jelenik meg. Sajnos ezek a megszokások megfelelő szoftverszabványok híján – főleg az egyedi fejlesztésű alkalmazásokban – az 1990-es években is megmaradtak, és feltehetően nagyon sok felhasználói alkalmazást érintenek. További problémát okozhat a szökőévek helytelen számítása. Lehetnek olyan rendszerek, melyek a 2000. évet nem ismerik fel szökőévnek, így ezeknél 2000. február 28. után minden dátum eltolódik egy nappal. Ráadásul bizonyos dátumokhoz (990909, 000101) sajátos jelentést társítottak, mint például az adat archiválható", az adat törölhető" stb.
A problémák sokrétűsége miatt nem írható le olyan általános szabály, amelynek alapján az összes alkalmazás hibája kiszűrhető. Egyedileg kell megvizsgálni minden általunk használt terméket.
Komoly gondok származhatnak abból, ha a cégvezetők, számítógép-tulajdonosok ennek a kérdésnek nem tulajdonítanak elég nagy jelentőséget. Nem szabad az utolsó pillanatra hagyni annak felderítését, hogy az alkalmazott informatikai rendszer mennyire érintett a 2000. év problémakörében. Ha nincs a cégnél avatott számítógépes szakember, akkor külső segítséget kell kérni, lehetőleg bizonyítottan hozzáértő szakembertől vagy szakcégtől.
A 2000. évvel kapcsolatos problémakör két részre bontható. Egyrészt lehetséges, hogy maga a számítógép nem képes végrehajtani az évváltást, másrészt a felhasználói programok nem tudják megfelelően kezelni a 2000. év dátumait. Tehát mind a gépeket, mind pedig a használt szoftvereket le kell tesztelni. (Ha a számítógép, illetve a számítógépes program a 2000. évváltással kapcsolatos problémákat jól kezeli, akkor azt mondjuk, hogy a 2000. év kompatibilis.)
A számítógép (hardver)
A hardverproblémák általában a PC-k BIOS-ával (Basic Input/Output System) hozhatók kapcsolatba. Az alaplapon levő BIOS tartalmazza az úgynevezett rendszerórát és a számítógép bekapcsolásakor elvégzi az indításhoz szükséges alapadatok betöltését. A BIOS a PC úgynevezett valós idejű órájától két számjegyű év formátumban kapja a dátum- és időadatokat, majd kiegészíti ezeket az évszázadnak megfelelő számjegyekkel.
Régebbi BIOS-oknál előfordulhat, hogy ez a kiegészítés rosszul működik majd 2000-ben, azaz amikor 00-t kap a valós idejű órától, nem 20-at, hanem 19-et tesz elé, így az operációs rendszer 1900-as évszámot fog látni. Bizonyos operációs rendszerek az 1900-at nem fogadják el, és visszaállítják a dátumot az általuk alapdátumnak tekintett időpontra, például 1980-ra.
Létezhetnek olyan BIOS-ok is, amelyek egyáltalán nem engedélyezik a 99-ről 00-ra való évváltást, így ezek használhatatlanokká válnak. A BIOS-ok várható hibás működésének valószínűsége arányos a számítógép korával, azaz minél régebbi, annál valószínűbb, hogy nem tudja helyesen kezelni a 2000. év dátumait. Ettől függetlenül tanácsos az újabb gépeket is letesztelni. Az ismertetett hardverhibák kiküszöböléséhez BIOS-, illetve alaplapcsere szükséges.
Ha mód van rá, célszerű a teszteléshez informatikai szakember segítségét kérni. Ne kísérletezzünk a dátum állítgatásával éles", használatban levő környezetben, mert beláthatatlan következményekkel járhat! Ha a hardver rosszul kezeli az évváltást, akkor az egyébként jól megírt alkalmazások is hibásan működhetnek, ugyanis sok program használja a számítógép által generált rendszerdátumot.
Felhasználói programok (szoftverek)
A számítógépen futó programok közé nemcsak az úgynevezett felhasználói rendszerek tartoznak, hanem az operációs rendszerek, valamint a különböző segéd- (sűrítő, archiváló stb.) programok is. A Microsoft információi szerint az MS-DOS és a Windows alapú operációs rendszerek 2000. évi kompatibilisek. Természetesen, ha valahol eltérő operációs rendszer fut a számítógépen, akkor a gyártótól, illetve a forgalmazótól kell megszerezni a megfelelő információkat. Itt most a szoftverek közül elsősorban az ügyviteli rendszereket érintő problémákkal foglalkozunk, de megállapításaink érvényesek lehetnek minden olyan számítógépes alkalmazásra, ahol dátumokat tárolnak és használnak.
Ha a számítógép és az operációs rendszer 2000. évi kompatibilis, akkor már csak az alkalmazott felhasználói programokat kell megvizsgálni. Probléma azoknál az alkalmazásoknál lehet, amelyek a dátumok év részét két pozíción – például 99.07.22 formában – kérik be. Ilyenkor két alapvető eset állhat elő:
– a program a 2000. évet egyáltalán nem tudja kezelni. Ez a fajta hiba egyszerűen megállapítható, ugyanis ilyenkor a program a 00-t érvénytelen évnek, és például 00.01.03-at érvénytelen dátumnak fogja tekinteni, és el sem fogadja. Sajnos ez a hiba nem csak a jövő év problémája. Minden olyan esetben, ahol szükség lehet előre dátumozásra, a program használhatatlan lesz. Például ilyen számlázási rendszerrel december végén nem lehet kiállítani januári fizetési határidejű számlákat.
– a másik esetben az alkalmazás elfogadja a 00-val kezdődő dátumokat. Ez a veszélyesebb, mert nem tudhatjuk, hogy milyen – esetleg komoly – következményekkel járhat attól függően, hogy a program készítője milyen megoldásokat alkalmazott a fejlesztés során. Felborulhatnak az időrendi sorrendek, mert a rendszerek a 00.01.01-et és az összes 2000. évi dátumot kisebbnek fogják tekinteni, mint a 99.12.31-et. Hibás lehet minden olyan eljárás, ahol a dátumokkal számol a program. Például egy 2000-ben számított, 1999-ben lejárt fizetési határidejű, kiegyenlítetlen számlára a rendszer negatív késedelmi kamatot számíthat. Ilyen és ehhez hasonló hibák tömegesen jelentkezhetnek. Persze nem állítható egyértelműen, hogy minden olyan alkalmazás, amelyik két pozíción kéri be, illetve tárolja az évszámot, hibásan fog működni. Ha például egy 1990-ben írt program minden dátumműveletnél figyelembe veszi az évet, úgy számol és rendez, hogy ha az év egyenlő vagy nagyobb, mint 90, akkor elé tesz 19-et, egyébként pedig 20-at, akkor ez az alkalmazás 2089-ig jól fog működni.
| A biztonság, az internet és a vírusok |
|---|
|
Informatikusok szerint a cégek a számítógépeiket vagy már csatlakoztatták az internetre, vagy előbb-utóbb csatlakoztatni fogják. A hálózat előnyeiről már publikációk sokasága jelent meg, veszélyeiről azonban kevesebbet olvashatunk. A NET a vírusok számára az alattomosság és rombolóképesség új dimenzióit nyitotta meg. Ártatlan levelezés közben – mit sem sejtve – érkezhetnek vírusok, amelyek gyanútlanul is továbbadhatók. A szörfözés azzal a veszéllyel jár, hogy közben mások – speciális programokkal – hozzáférhetnek a keresgélő merevlemezéhez, ellophatják jelszavát, bankszámlaszámát, adatait. Sajnos a felhasználók többsége nem veszi komolyan sem az internettel, sem pedig a vírusokkal kapcsolatos figyelmeztetéseket, csak akkor, amikor már késő. Pedig valamelyes pluszráfordítással elkerülhető az esetleges katasztrófa. (Természetesen közben sem szabad megfeledkezni arról, hogy vírus más módon is felkerülhet a számítógépre.)
Mi hát a megoldás? Hiszen nem zárkózhatunk el a világ elől! Abszolút biztonság nem létezik, de érdemes minimálisra csökkenteni a fertőzés veszélyét. A legjobb megoldás, ha van egy teljesen különálló gép az internetezés és az egyéb kívülről jövő információk számára. Ezen a gépen semmilyen számunkra fontos adatot nem szabad tárolni, és természetesen legyen rajta vírusfigyelő! A vírusirtó programok felismerik a készítésük időpontjában ismert vírusok jelentős részét. (Az újabb vírusok ellen persze csak az újabb verzióik tudnak majd védekezni.) A fentieken kívül nagyon lényeges, hogy az ügyviteli rendszer adatait, illetve egyéb fontos dolgokat rendszeresen és megfelelő módon mentsék. Sajnos a felhasználók egy része a mentést is felesleges macerának tekinti, amivel a szoftverkészítők akarják nehezíteni az életét, hiszen évek alatt hozzászokott, hogy nincs semmi komoly probléma, megvannak az adatai, mindig minden a megszokott módon működik. Pedig a merevlemez vírusok nélkül is tönkremehet, és előbb-utóbb tönkre is megy. Egyszerűen Murphy törvénye érvényesül: Ami el tud romlani, az el is romlik." – A javítás, mint az alábbi példa mutatja, sokba kerülhet. |
Programvásárlás
Új ügyviteli rendszer beszerzésekor érdemes alaposan megfontolni és körüljárni a kérdéskört, mert hosszú távon időt, pénzt, energiát és rengeteg bosszúságot lehet megspórolni. A fejlett országokban bevált módszer, hogy külső szakértők bevonásával átvilágítják a vállalat működését, a meglevő ügyviteli és információs rendszereket, feltárják a hiányosságokat, és javaslatot tesznek hatékonyabb, az eredményes gazdálkodást elősegítő működési modellre.
Amennyiben lehetőség van gazdaságszervező és informatikai szakemberek bevonására, úgy célszerű a számítástechnikai fejlesztés előtt felmérni az igényeket és megtervezni a fejlesztést. Érdemes a szoftver beszerzésekor is tanácsadókat alkalmazni!
A tervezés és az igények
Olcsó, könnyen kezelhető, minden igényt kielégítő, hibátlanul működő rendszer nem létezik, és egyetlen szoftverkészítő sem vállal garanciát arra, hogy az általa eladott program minden igénynek megfelel. Meg kell keresni a leginkább használhatót!
Az alábbiakban a teljesség igénye nélkül felsorolunk néhány fontos szempontot, amelyeket az ügyviteli rendszer vásárlása előtt végig kell gondolni.
- A cég profilja. Tisztázni kell, hogy a cég tevékenységi, kapcsolati köre, egyéb működési sajátosságai mennyiben térnek el a szokásostól. Teljesen általános igényeket kielégítő termék bőven van a kínálati piacon. De például ha a cég különleges mód szerint adózik, akkor a programnak tudnia kell ezt kezelni.
- A cég mérete, várható fejlődése. Egy vállalkozás mérete alapvetően meghatározhatja az ügyviteli szoftverrel szemben támasztott követelményeket, az elképzelhető megoldásokat és a pénzügyi lehetőségeket. Kisebb társaságok feltehetően nem akarnak teljes ügyviteli rendszert vásárolni és üzemeltetni, sőt pár milliós árbevétel esetén különleges, a gazdálkodást segítő információkra sincs szükség, mert még könnyen átlátható az üzletmenet.
Vannak olyan szolgáltatók, akik (amelyek) nemcsak ügyviteli rendszert forgalmaznak és annak szoftveres felügyeletét látják el, hanem vállalják annak ügyviteli bevezetését és felügyeletét mindaddig, amíg azt a felhasználó igényli. A közepes, illetve nagyobb cégek már megengedhetik maguknak komolyabb számítógépes környezet, hálózat kialakítását, a saját ügyvitelük – esetleg szakértők bevonásával történő – megszervezését, valamint a megvásárolt ügyviteli rendszer működtetését saját erőből.
- Tapasztalatok. Helyes, ha a felhasználó – ha már volt ügyviteli rendszere – feljegyzi az ügyviteli szoftver működési rendellenességeit, illetve azokat az eseteket, amelyeket a rendszer egyáltalán nem vagy csak nehézkesen tudott megoldani.
- A meglevő (tervezett) számítógépes környezet. Ügyelni kell arra, hogy a szoftver a hálózatos környezetben is működőképes legyen. Az osztott felhasználói környezet ma már általános követelménynek számít. Probléma akkor adódhat, ha anyagi vagy egyéb okokból csak több különálló PC-n kívánják megoldani az adatbevitelt, de nem akarják ugyanazt a tételt többszörösen rögzíteni. Például az egyik gépen történik a számlázás, a másikon a pénzügyi nyilvántartás, a harmadikon pedig a főkönyvi könyvelés. Ilyenkor elvárható lenne, hogy az egyes rendszerek között az adatátadás mágneses adathordozón (például hajlékonylemezen) történjen. E követelménynek a piacon található szoftverek közül nem mindegyik képes megfelelni.
- Milyen feladatokat kell számítógéppel megoldani? Célszerű áttekinteni a gazdasági folyamatokat, és eldönteni, hogy – fontossági sorrendben – mely tevékenységeket kell számítógéppel megoldani!
- Milyen információkra van szükség? A szoftvervásárlás előtt alaposan át kell gondolni, hogy az általában minden rendszer által minimálisan nyújtott információkon kívül (áfalista, főkönyvi karton, főkönyvi kivonat stb.) milyen adatokat és szolgáltatásokat várunk el a programtól. Ha bármely okból lehetnek különleges, egyedi igények, azokat szintén figyelembe kell venni az ügyviteli rendszer beszerzése során. Például egy több telephellyel rendelkező cég vezetői telephelyenként szeretnék látni a gazdaságossági mutatókat, akkor a programnak képesnek kell lennie az ilyen jellegű gyűjtésre. Termelőcég számára fontos mind az előkalkulációs, mind az utókalkulációs kimutatás, jó, ha a szoftver tud ilyet készíteni.
- Megfelel-e a program a számviteli és egyéb törvények előírásainak? Saját biztonságunk érdekében ellenőrizzük, hogy a program teljesíti-e a kötelező állami előírásokat. Ha lehet, akkor kérjünk a gyártótól erre vonatkozó garanciát!
- Ügyvitelszervezéssel egybe akarjuk-e kapcsolni? A legjobb felhasználói program sem képes a hatékony gazdálkodást elősegítő információkat szolgáltatni, ha például a cég számlarendje nem megfelelő. Ezért ha lehet, még a szoftver megvásárlása előtt érdemes áttekinteni a meglevő ügyviteli módszereket.
- Megbízható? A megbízhatóság alapvető követelmény a rendszerrel szemben. Itt nemcsak a megfelelő eredményadatok szolgáltatása a fontos, hanem az is, hogy a program már az adatbevitel során olyan számszaki és egyéb ellenőrzéseket végezzen, olyan figyelmeztető üzeneteket küldjön, amelyek minimálisra csökkentik a rögzítési hibák előfordulását. Például a könyvelési rendszerek többsége eleve biztosítja a számszaki egyezőséget, de már jóval kevesebb az olyan alkalmazás, ahol bizonylat, illetve bizonylatcsomag-szintű ellenőrzések végezhetők, és amelyek a kontírozáshoz is komolyabb segítséget adnak.
- Teljeskörűség. A programrendszer lehetőleg minden olyan funkciót lásson el, amire szükségünk van. Egy szolgáltatótól vásároljuk meg az összes modult, mert így biztosított az egyes részek közötti kommunikáció.
- Mentés, archiválás. Mentés alkalmával a használatban levő rendszer adatait rendszeresen átmásolják másik adathordozóra. A mentési funkció rendkívül fontos, mert a számítógép merevlemeze bármikor meghibásodhat, megsérülhetnek az adatok, és ha nincs biztonsági másolat, elveszhet több hónap vagy év munkája.
Az archiválás egy már lezárt év adatainak különálló elmentése. Az elmentéssel egy időben az élő, használatban levő rendszerből az archivált adatok törlődnek. Az archiválásnak különösen akkor van jelentősége, ha évente nagyon sok adat keletkezik a rendszerben, ami sok helyet foglal el és lassítja a munkát.
- Komfortosság. A rendszer alapvető jellemzőin kívül lényeges elem, hogy könnyen, kényelmesen kezelhető, áttekinthető legyen. Néhány szempont, amire érdemes ügyelni: a képernyőn megjelenő információk lehetőleg annyira segítsék a munkát, hogy a felhasználói dokumentáció nézegetése nélkül is el lehessen igazodni. Az adatmezők kitöltéséhez legyen megfelelő segítség. Például ha több száz vagy ezer tétel közül kell választani (cikktörzs, partnerek stb.), ott legyen név szerinti keresési lehetőség is. A hibaüzenetek a megfelelő helyen és a megfelelő információt hordozva jelenjenek meg. Nem jó megoldás például, ha egy dátum típusú adatmező hibás kitöltésekor a program nem üzen semmit, csak nem enged továbblépni. Vagy például teljes képernyős rögzítés (bizonylat könyvelése) után a Hibás adatok" helyett a hiba konkrét helyére és jellegére utaló üzenet az elfogadható.
- Követés. A rendszerkövetés esetén az alkalmazás készítője vállalja, hogy a programokon a törvények változása miatti módosításokat átvezeti, és ezt a felhasználó rendelkezésére bocsátja. Erre forgalmazóktól függően különböző konstrukciók lehetségesek (ingyen, kedvezményes áron stb.). Nem érdemes olyan programot venni, amelynek forgalmazója nem garantálja a rendszerkövetést, mert az alkalmazás néhány éven belül használhatatlanná válhat!
- Támogatás. A rendszertámogatás (support) azt jelenti, hogy a gyártó a vásárlás után is segítséget nyújt a program használatához vagy telefonon, vagy személyes közreműködés útján. Az alkalmazás bevezetésének szakaszában feltétlenül célszerű igénybe venni ezt a segítséget.
- DOS vagy Windows. Természetesen itt nem az operációs rendszer megválasztása kérdéses, hanem hogy az ügyviteli rendszer milyen környezetben lett kifejlesztve. Mindkét választásnak megvannak az előnyei és hátrányai. A windows-os programok képi megjelenése látványosabb, az egérrel szabadon kalandozhatunk a képernyőkön, nyomógombok és legördülő ablakok segíthetik a munkát. Bizonyos fejlesztések többféle adatbázis-kezelőt is támogatnak.
A DOS-os alkalmazások nagy előnye, hogy esetenként több mint tízéves fejlesztési tapasztalat van mögöttük, így feltehetően kiforrottabbak. Az adatfelvitel során a képernyőkön a Windows-zal ellentétben csak meghatározott logikai sorrendben haladhatunk, így jobban elkerülhetők az esetleges rögzítési hibák.
Bizonyos windows-os alkalmazások elkerülhetetlenné teszik az egér használatát, ami tömeges adatfelvitel (például sok számla kiállítása) esetén lassítja, illetve nehézkesebbé teszi a munkát. A DOS-os alkalmazás mellett ügyelni kell arra, hogy a szoftver gyártója vállalja-e, és mennyi ideig a program követését, s hogy a későbbiekben – ha mégis át akarunk térni Windows-ra – az milyen feltételekkel lehetséges.
A vásárlás
Akik a rendszerrel dolgozni fognak, mindenképpen legyenek jelen a bemutatón. A demóverzióban a szoftvergyártók mágneslemezen vagy CD-n rendelkezésre bocsátják a szoftvert, ami rendszerint a bevihető adatmennyiség korlátozásával a teljes rendszer minden funkcióját tudja. Így nyugodt körülmények között lehetőség van a szoftver tesztelésére. A rendszer igazi arcát persze csak nagyobb mennyiségű adat lekönyvelése, az évváltási funkciók (nyitás, zárás, archiválás) kipróbálása mutatja meg, de a demó legalább alapvető ismereteket ad. Ha a demó szimpatikus, a szállító cégtől lehet referenciát kérni.
Az árak általában néhány tízezer forinttól több százezerig terjednek, a mögöttük levő tartalom és szolgáltatás függvényében. Vigyázat! Könnyen előfordulhat, hogy hosszú távon az olcsóbb lesz a drágább! Ha egyáltalán lehetséges, akkor célszerű az alkalmazás és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások minősége alapján dönteni.
Kókai Éva-Mógor Sándor| Szakvélemény |
|---|
|
A ..................nyilvántartási számon átvett Quantum gyártmányú, FB TM 2110At típusú, ..............gyári számú eszközt megvizsgálta és annak állapotáról, valamint az adatmentés végrehajthatóságáról az alábbiakat állapítja meg
1. Az eszköz állapota: 1.1. A mechanika: jó, az elektronika: jó. Részletes szakvélemény: A készülék funkcionálisan jól működik. Az adatterület ellenőrzésekor megállapítható, hogy a drájv adminisztrációs területe erősen sérült. A PARTÍCIÓS TÁBLA felülíródott. A BOOT szektor megsemmisült. A FAT teljes területe hibás, rendszer által használhatatlan. A ROOT megsemmisült. Az adatterület eleje szintén sérült. A felülírt területek vizsgálata alapján gyanítható, hogy a rendszer összeomlását és az adatok vesztését vírus tevékenysége okozta. Az alkönyvtárak szerkezete jónak tűnik. Adatmentés esetén lehetséges, hogy szükségünk van néhány jellegzetes fájl nevére. Ez lehet a kiindulópontja az eredményes adatmentésnek. Az adminisztrációs terület újragenerálása után az adatterület még ép része már elérhetővé válik. Ekkor lehetséges a felhasználói állományok mentése, javítása. Az adatmentés hatékonysága jelentősen függ a mentendő állományok hosszától és töredezettségétől, valamint a felületen elfoglalt helyétől. A drive fizikailag nem hibás. 2. Az adatmentésre vonatkozó megállapítások: 2.1. A mentés nagy valószínűséggel nem lesz teljes, az adatmentés lefolytatását javasoljuk. Budapest, 1999. április ...... |
