Az irodák felszereltsége sokat változott az elmúlt évek során is. A számítógép megjelenése után szinte minden irodatehnikai berendezésben megjelentek a chipek, kezelésük bonyolultabbá vált. A kisebb vállalkozásoknál gyakran még kifizetődőbb lehet a hagyományos készülékek alkalmazása.
A legkisebb vállalkozás sem nélkülözhet bizonyos irodatechnikai berendezéseket. Ma már persze az sem mindegy, hogy az íróasztalnál milyen széken ül a főnök és a beosztott, hiszen kutatások bizonyítják, az ergonómiailag rosszul tervezett ülőalkalmatosságon az ember hamarabb elfárad, és ez kihat munkájának minőségére és intenzitására egyaránt. Persze még ennél is fontosabb, mivel dolgoznak a munkatársak.
Korunk irodistái
Az ezredforduló előestéjén muzeális rekvizítumokkal már nem tudnának mit kezdeni korunk irodistái. Braier Gábor, a Copy Doki irodatechnikai cég ügyvezető igazgatója szerint aki korszerű iroda berendezésében akar segíteni, annak legfontosabb teendője: fölmérni, hogy a vállalkozó milyen cég-, illetve irodaméretekben gondolkodik! Ettől függ ugyanis, milyen berendezéseket érdemes vásárolnia.
Ha valaki alaposan átgondolja cége fejlődésének, fejlesztésének irányát, sok fölösleges későbbi kiadástól óvja meg vállalkozását. Aki tudja például, hogy hamarosan terjeszkedni fog, annak nyilván olyan irodatechnikai fölszereléseket érdemes beszerezni, amelyek bővíthetők, akár rendszerré kapcsolhatók össze. Rendkívül jelentős költséget okozhat a nem kellően átgondolt gépesítés. Választás előtt célszerű alapos költségelemzést végezni.
Óriási az irodatechnikai választék, minden jelentős világcég jelen van a magyar piacon. A számítógépen kívül a legalapvetőbb és elengedhetetlen irodai tárgyak a faxok, a másolók és a telefonok.
Faxgépek
Új faxot már 40-45 ezer forintért (az árak mindenhol áfa nélkül értendők) lehet kapni. Ezek az egyszerűbb jószágok olyan kisvállalkozásoknak ajánlottak, ahol hetente néhány faxnál többet nem küldenek és fogadnak. Ezekhez kapcsolható külső üzenetrögzítő is. A hozzájuk alkalmazható hőpapírral üzemeltetésük nem drága. Egy 30 méteres tekercs ára (mostanság) 300 forint, s egy méterre nagyjából három A/4-es oldal fér el. Így kiszámítható, hogy egy hőpapírtekercsen 90-100 faxoldal fér el. Ilyen faxot persze csak úgy érdemes használni, ha az információkat nem akarjuk hosszabb távra elraktározni, mert a sorok a hőpapíron viszonylag gyorsan elhalványulnak. Az archiválás miatt esetleg le lehet másolni a faxot, de az újabb kiadást okozna.
Ennél olcsóbb, bár bonyolultabb megoldás a számítógéphez csatlakoztatható külső, illetve belső faxmodem. Ezek persze csak akkor működnek, ha a számítógép be van kapcsolva, és a kisebb vállalkozásoknál levő gépekre nem jellemző az éjjel-nappali működés.
Az érdeklődő a piacon rengeteg olyan faxtípus közül választhat, amelyben beépített üzenetrögzítő is van. Ezeket 55-60 ezer forinttól kínálják. Az ilyen berendezések már A4-es, normál papírral üzemelnek, és ezeket már nagyobb forgalmú cégeknek is érdemes megvenni. Egyebek mellett az is az előnyük, hogy lapmemóriával rendelkeznek, tehát azok az üzenetek sem mennek veszendőbe, amelyeket akkor küldenek, amikor éppen kifogyott a papír vagy a festék.
A számítástechnika persze már erre a területre is betört. A 90-100 ezer forinttól vásárolható berendezések többfunkciósak. Számítógéphez csatlakoztatva nem csupán faxként, hanem másolóként vagy szkennerként is használhatók. Ezenkívül a számítógépbe beírni kívánt anyag bevitele is megoldható, de nyomtató funkcióra is alkalmas.
A faxberendezések csúcsmodelljei lézerrel működnek. Ezek drágák, áruk általában 220 ezer forinttól kezdődik. A multifunkciós berendezéseknek kiváló a fölbontóképességük a tintasugaras vagy a hőátvitellel dolgozó faxokhoz képest. A lézeres gépekkel tökéletesen továbbíthatók fotók, műszaki rajzok, táblázatok.
Sokszorosítás
Bár ezek a faxok megfelelnek a másolás követelményeinek is, ahol óriási ez az igény, érdemes külön másológépet csatasorba állítani. Természetesen a választék itt is lenyűgöző. A hagyományos, úgynevezett táskagépek már 75-85 ezer forintos áron kaphatók, de lassúak, csak kis példányszámmal dolgozó vállalkozóknak érdemes megvenni. Emiatt üzemeltetésük viszonylag drága, az egy példányra jutó üzemköltség magas, hiszen a percenként három-öt oldalas termelés mellett egy oldal másolása tíz-tizenöt forintot is elérhet. A forgalmasabb cégeknél kifizetődőbb legalább festékutántöltős gépet beszerezni. Az ilyen berendezés percenként tíz-tizenkét példányt másol, a fajlagos üzemeltetési költség csökken, alig éri el oldalanként a két-három forintot. Az ilyen nagyobb tudású gépért a kereskedők legkevesebb 180-200 ezer forintot kérnek.
Aki számítógépes kapcsolatra is áhítozik, 15 ezer forint felárért még fejlettebb berendezéshez juthat. Az igazi nagymenő, számítógép-kompatíbilis másolók egy gigabájtos memóriával vannak ellátva. Ezekbe az intelligens masinákba roppant hosszú anyagok is betáplálhatók, s a másoló egész nap képes dolgozni az anyaggal. Magától értetődően alkalmas nyomtatásra, és kétoldalas szorterrel, valamint összekapcsolási funkcióval is fölfegyverezték. Kisebb sorozatokat, 20-30 példányos nyomdakész nyomtatványokat is elő lehet velük állítani. Segítségükkel például a nagyvállalatok igazgatótanácsának tagjai szép kiállítású kiadványból értesülhetnek az üzletmenetről. Igaz, meg is kérik egy ilyen másoló árát, hiszen a legolcsóbb is 1 300 000 forintért kerülhet új tulajdonosához. Ennél alapfölszerelés az úgynevezett RADF duplex.
Opciósan rendelhető hozzá 460 ezer forintért fűzős szorter, míg a sima szorter mindössze 240 ezer forint. Mindenféle extrákkal, számítógépes kapcsolási lehetőséggel kétmillióért kapható. Percenként 32 oldalt másol, s az egy oldalra jutó fajlagos költség csupán 1,80-2 forint. Hálózatra kapcsolva, miközben a memóriájába táplált anyagot másolja, a rácsatlakoztatott számítógépek utasítására egyéb szövegeket is kinyomtat.
A külső kapcsolat
A korszerű iroda azonnal megbénulna telefonok nélkül. Talán éppen a telefonpiacon a legélesebb a verseny. Egyszerűbb analóg készülékeket már háromezer forintért kínálnak. Az olcsóbb készülékek is többféle szolgáltatást nyújtanak. Memóriájuk, típustól függően, három, tizenkét vagy akár harminchat telefonszámot képes megjegyezni, tárolni. Alkalmasak a hívásismétlésre, foglalt szám újra hívására, és kijelző segíti az elfoglalt vállalkozót. Az ilyen telefonok 15 ezer forinttól vásárolhatók.
A digitalizáció ezen a piacon is föltartóztathatatlan. A vezeték nélküli digitális készülékek rendkívül széles körű szolgáltatást kínálnak. Kvázi központként vagy hálózatként is működtethetők, egytől hét kézibeszélőig egy vonalra összekapcsolhatók. Más hangon jelzi a belső, illetve a külső hívást. S a GSM mobiltelefonokhoz hasonlóan kijelzi a hívó számát, méri a beszélgetés idejét, képes a hívásátirányításra. A kézibeszélő több alapkészülékkel összekapcsolható. Az ilyen telefon tulajdonosa a munkahelyén és otthon is ugyanazt a telefont használhatja, s 300 méteres körzetben szabadon mozoghat, s vezetékes tarifával mobiltelefonálhat. Az ilyen kisokosokat 38 ezer forinttól árusítják.
A hagyományos kis telefonközpontok egy bejövő hívást négy vagy hat, két, illetve három bejövő hívást nyolc mellékállomásra továbbíthatnak. Az egyszerűbb központok modulokkal bővíthetők, de az alapberendezés 20-30 ezer forint. Korszerűbb, számítógép-kompatíbilis társaik költségelszámolást is készítenek, kigyűjthető, melyik mellákállomásról milyen számokat hívtak. A digitális technika lehetőséget teremt a kódos telefonálás bevezetésére, a mellékállomásoknál különféle tiltások alkalmazhatók, például nem lehet róluk vidéket vagy külföldet hívni. Az ilyen digitális központok 120-150 ezer forintért kelnek el. Tartozékoktól, kiegészítőktől függően ez az összeg tovább emelkedhet.
Iratmegsemmisítés
Az irodákban egyebek mellett selejt is előfordul, és sok dokumentum elavul. Ezért a jól fölszerelt cégeknél nem hiányozhat az iratmegsemmisítő sem. Az olcsóbb darabok 20 ezer forintba kerülnek. A nemkívánatos iratokat hosszú, vékony csíkokra szabdalják. Az óvatosabb vállalkozók vagy nagy biztonságra törekvő hivatalok nem sajnálják a 200-300 ezer forintot sem, és ezért olyan iratmegsemmisítőhöz juthatnak, amely a papírlapot 0,8 cm széles és három centiméter hosszú darabkákra vagdalja. A végtermék pedig újrahasznosítható.
Szerviz
A modern technika el is romolhat. A legkevesebb karbantartást a telefonkészülékek és a telefonközpontok igénylik. A tapasztalatok szerint ugyancsak ritkán van szükség a faxok javítására. Leginkább a másolókkal érdemes törődni. Főleg a nagyobb teljesítményű, folyamatosan üzemelő berendezéseket bizonyos kinyomtatott példányszám vagy üzemóra után vizsgálják át a szakemberek. A kisebb gépek havi karbantartása, szervizelése két-háromezer forintba kerül, ha nincs komolyabb meghibásodás. A nagy teljesítményű másolók esetleges alkatrészcseréje nem olcsó mulatság, de a kinyomtatott oldalakra vetítve, karbantartásuk mégis olcsóbb, mint a kisebb berendezéseké.
