A HR-szakma számítógépesítése

Az eszköztár korszerűsödése természetesen annak tudható be, hogy az utóbbi tíz esztendőben merőben átalakultak a munkahelyek. A hagyományosan hierarchikus szervezetek helyett párhuzamos szintű struktúrák jöttek létre, ahol a dolgozók teamekben, innovatív csapatokban dolgoznak. Az úgynevezett belső rend tartalma átalakult, ekképpen a teljesítmény-központú szervezetben a fegyelem és a pontosság vált elsőrendű követelménnyé. Megváltoztak a munkavállaló motivációi is, s e körülmények – összességében – átformálták a szervezet teljes viszonyrendszerét.

Papírmunka nélkül

A korszerű HR-munka középpontjában a munkaerő elemzése és a vállalat személyzeti erőforrásainak stratégiai kezelése áll. A szakemberek kezébe az informatika most ehhez olyan programokat, rendszereket ad, amelyek segítségével – többek között – hatékonyan megtervezhetik a teljes vállalat nyilvántartását, bérezési-juttatási rendszerét, járulékkezelését és annak gazdasági terheit, mindezek átfogó költségelemzését és hatékonysági számításait. A modern programok segítségével a bérezési szisztéma, s ennek munkajogi vonzatai előre beépíthetők a számításokba, ami rengeteg rutinmunkától mentesítheti a HR-es munkatársakat.

Az új eszköz (összefoglaló nevén a HRMS – human resource management system – emberi erőforrás menedzsment rendszer) lehetővé teszi, hogy a vezetők és a dolgozók közvetítő igénybevétele nélkül – bár hozzáférési szintek szerint – önállóan kezeljék a számukra fontos információkat. A HRMS-nek köszönhetően a vezetők is saját számítógépükről követhetik nyomon az egyes dolgozók adatait, a különféle munkaügyi jelentéseket, a betöltendő állásokra pályázók anyagait és más, az erőforrás-szervezéshez nélkülözhetetlen információkat.

A vezetők naprakész tájékoztatása mellett fontos felismerés, hogy az alkalmazottakat is el kell látni a számukra szükséges személyzeti-munkaügyi információkkal, illetve az adatbankhoz hozzáférést kell adni a számukra. A legfejlettebb, úgynevezett ERM-szisztémák (employee relationship management – munkavállalóikapcsolat-menedzsment) alkalmazása kiküszöböli a személyzeti munkatárs adminisztrációs tevékenységét, papírkezelését, és egyszerűsíti magát az ügyintézést: megszüntetve az úgynevezett dolgozói sétálást is. A rendszernek ugyanakkor biztonsági, gazdálkodási, költségkezelési haszna is van, hiszen a munkavállaló aktív részvevője a cég munkahelyi szervezetének.

Biztonság és védelem

Miután a jelentkezők adatainak tárolása, feldolgozása elektronikus útra terelődik, már a rögzítésnél számolnak azzal, hogy az így keletkező adatbank, adatállomány a későbbi folyamatok számára feldolgozhatóvá váljék. Mert ha már létrejött ez a személyzetis adattár, akkor annak többcélú felhasználása is hasznosnak ígérkezik.

Ilyen felhasználási mód lehet a vállalat biztonsági rendszerében is alkalmazható beléptetőrendszer. Ma már létezik az a szoftver és a hozzá kapcsolódó hardver, amelynek segítségével a személyzeti adatbázisból közvetlenül előállítható a beléptetőkártya. E műanyag, bankkártya méretű, ahhoz hasonló mágnes- vagy csipkártya alkalmas arra, hogy az adatbázis számára folyamatosan rögzítse a dolgozó minden egyes, a vállalaton belül regisztrálható tevékenységét.

A belső biztonság igen fontos kérdés. Ez egyfelől a vállalati adatokra, adatbázisokra, másfelől pedig a cég falakon belüli, fizikai védettségére vonatkozik. És persze az sem kizárt, hogy a virtuális és a térbeli, fizikai biztonság összekapcsolódik. Egy vállalat vagyonát egyre inkább munkatársai szakértelme és az adathordozóin (IT-rendszerein) tárolt információk jelentik.

Virtuális támadások

A munkatársak megtartására, képzésére és ösztönzésére a legtöbb cégen belül már külön szervezeti egységek működnek, az információs vagyon védelme és kezelése azonban még kevés helyen élvez hasonló prioritást. Mindez úgy függ össze a munkaügyi, személyzeti problémával, hogy a cégen belüli személyek jelenléte egyben biztonsági kockázatot is jelent. Az ezzel foglalkozó informatikai szakemberek szerint az IT-technológia nagyszerűsége, sokoldalúsága elkábítja a felhasználókat, akik teljesen megfeledkeznek arról, hogy az adatokat, információkat védeni is kell.

Pedig az informatikai rendszereket érő támadások évente megduplázódnak, s az ilyen rendszertámadások az esetek mintegy 64 százalékában pénzügyi veszteséget is okoznak. Igen nagy veszélyt jelentenek például az internetes vírusok és a hackerek, s miután a behatolások eszközei folyamatosan fejlődnek, ezekkel megpróbálnak lépést tartani a biztonsági rendszerek is. Igen fontos követelmény, hogy a személyzeti programok adatbázisa összekapcsolódjék az adatvédelem, valamint az épületvédelem eszközeivel. Ezzel ugyanis akár egy komplex védelmi hálózatot hozhatunk létre, amely sokoldalúan óvja a rendszerünket és segíti a kockázatkezelést is.

Biztonsági kockázatok

Ami az épületek védelmét illeti, a legtöbb létesítményt éjjel elektronikus behatolásjelző rendszer, esetleg vagyonőr felügyeli. Viszont az intézmények – meglepő módon – nappal sokkal védtelenebbek, ezért kiemelten fontos az épületbe érkezők regisztrálása. Ezt megoldják például az esztétikus kártyaolvasók, amelyek elegáns formái mögött a high-tech vívmányai rejtőznek, szupergyors hardverrel és szolgáltatásokban gazdag szoftverekkel. E rendszerekben az ellenőrzési pontokon csak a megfelelő jogosultsággal rendelkezők tudnak átlépni, sőt: a belépés engedélyezése időhöz is köthető.

A beléptetés kártyaolvasással és/vagy PIN-kód beírásával egyaránt történhet, de a kiemelten védett helyeken lehetőség van biometrikus azonosításra (például arckép, ujjlenyomat) is. A rendszer minden tranzakciót naplóz, amelyek később listázhatók, illetve a regisztráció alapján statisztikák, kimutatások is készíthetők. A szoftvereknek se szeri, se száma: a lényeg, hogy a biztonság legyen megfelelő. Éppen ezért az Unix- vagy Linux-alapúakat részesítsük előnyben, vagy ha lehet, platformfüggetlen eszközöket válasszunk a saját biztonságunk érdekében.

A személy- és épületvédelem egy magasabb foka a jogosultság szerint védett területek kialakítása. A legtöbb rendszerben azonban a jogosultság ma már időben és térben rugalmasan változtatható. A beléptető – amely riasztórendszerként is üzemel – megadja a felhasználók pontos tartózkodási helyét, illetve az egyes zónákban tartózkodók listáját. Ugyanakkor további szolgáltatások egész sora kapcsolható az alaptevékenységhez: például a zónában tartózkodók számától függően a világítás, a szellőzés és a fűtés automatikus működtetése, amivel az épületfelügyelet is megoldódik. Nem mellékes, hogy az események korlátlan ideig tárolhatók a számítógépen, illetve utólag tetszőleges szempont szerint rendezhetők és vizsgálhatók.

Beléptetőrendszer

E rendszer a személyzeti nyilvántartással is összefügg, hiszen a munkaidő-nyilvántartó programmal nyomon lehet követni a hiányzásokat, a hosszú ebédszüneteket, a túlórákat, illetve – általánosan – a különböző jogcímen, épületen belül vagy kívül eltöltött időket is. Így tehát a személyzet adatbázisa végül a biztonsági szolgáltatások forrásává, illetve végtermékévé is válhat.

A beléptetőrendszer egyik alapeszköze a kontroller, amely a tárolt jogosultság és az időadatok alapján aktiválja az elektromos zárakat. A kontrollerhez proximity-, csipkártyás és mágneskártyás eszközök illesztésére alkalmas olvasómodul tartozik; ebben a műfajban ma már a legkorszerűbbnek az érintésmentes (proximity) kártyákat kezelő olvasómodul nevezhető. Ez utóbbi két antennát is képes kezelni. E kettőt az ajtó két oldalára szerelve a kontroller meg tudja különböztetni a kifelé és a befelé haladást. Ugyanakkor a kontrollereket egy speciális kommunikációs csatornára is fel lehet fűzni. Az összegyűlt naplóadatokat ezen a hálózaton keresztül lehet lekérdezni, és a jogosultságokat megváltoztatni.

A teljes rendszer akkor lesz kifogástalan, ha on-line módon is képes működni. Ekkor a rendszerhez alközpontként csatlakozó PC-n a programnak állandóan működnie kell. Speciális operációs rendszerrel megoldható, hogy az alközpont egyéb feladatokat is ellásson. Például vezényli a jogosultságokat, extra szolgáltatásokat végez, így ürességjelzést ad, supervisori jogosultságokat követ, listázza a bent levőket, továbbá követi és naplózza mozgásukat az épületen belül. Mint ahogyan elvégzi a kártya letiltását és engedélyezését is.

A hálózatos beléptetőrendszer már hab a tortán, ugyanis a munkaügyi, személyzeti szolgáltatások egy belső hálózattal együtt vezérelve komplex biztonságot, teljes védelmet jelentenek. Itt a szolgáltatásokat egy fájlszerver nyújtja. A szerveren helyezkednek el a beléptető- és a munkaidő-nyilvántartó rendszer adatbázisai, továbbá azok a programok is, amelyekkel a beléptető és a munkaidő-nyilvántartó rendszer adatbázisát olvasni vagy módosítani lehet.

Ilyen program például a főközponti és a diszpécserprogram is. Ez utóbbi jelzi, ha valahol tűz ütött ki, vagy ha valahol erőszakos behatolás történt. A diszpécserprogram felügyelőjének nyugtázó válaszát a program naplózza is. Ezzel a programmal például meg lehet keresni, hogy egy adott személy melyik szobában tartózkodik.

Megtakarított forintok

A proximitykártyával gyorsan és kényelmesen azonosíthatók a dolgozók, a bejáratok nagyobb terhelést tudnak elviselni. Kevesebb belépőkapu kialakítására van szükség, ami csökkenti a munkaidő-nyilvántartó rendszer kiépítésének költségeit. A rugalmas időbeosztású dolgozók – a munkaidő-nyilvántartó terminál kijelzőjén – folyamatosan nyomon követhetik munkaidő-egyenlegüket. A hiányzásra, a túlórára stb. vonatkozó adatokat a közvetlen munkahelyi vezetők felül tudják bírálni.

Áramszünet vagy az alközponti számítógép lekapcsolása esetén a kontrollerek azonnal észreveszik, hogy az alközpont eltűnt "felettük", és automatikusan off-line működési módba lépnek mindaddig, amíg az alközpont újra fel nem éled, és meg nem szólítja őket. Ekkor az alközpont egyik legelső teendője az, hogy az off-line módban a kontrollereken felgyülemlett eseményeket magához kéri és eltárolja. Eközben azonban a kontrollerek a napló felküldésével párhuzamosan már újra on-line módon viselkednek.

A hálózat és a védelem legteljesebb kihasználását persze azok a szoftverek nyújtják, amelyek a teljes vállalati rendszert kezelni tudják, s a fizikai védelmet ily módon összekapcsolják az adatvédelemmel is. Az azonosítás, a hozzáférés és a fenyegetettség központosított kezelése egyszerűsíti az adminisztrációt, csökkenti a költségeket és a kockázatot.

Két hónapja mutatták be az iparág első olyan biztonságtechnikai megoldását, amely hatékonyan integrálja az azonosítás-, a hozzáférés- és a fenyegetettségkezelés szakterületeit. A biztonságtechnikai feladatok menedzselésének ez a rendszere a megoldások és a kapcsolódó technológiák integrálására épül. Ezekhez társul az úgynevezett Security Command Center, amellyel egyetlen vezérlőpultról/portálról irányítható valamennyi biztonsági művelet az egész vállalatnál.

Bérelt program

Az átfogó, a részegységek közti kapcsolatra épülő biztonsági rendszer alapvető követelmény a bonyolult felépítésű vállalatok üzemeltetésekor, mivel a hagyományos, elkülönített biztonsági eszközök hiányosságai veszélyt jelentenek, és súlyos következményekkel járnak.

Az integrált megoldást a Computer Associates (CA) eTrust Security Command Center produkálja, segítségével a rendszergazdák egyetlen vezérlési pontról felügyelhetik a teljes rendszert. A Security Command Center valamennyi vállalati szintű biztonságtechnikai funkció integrált, portál jellegű menedzselését és megjelenítését végzi. Ezen túl nyílt csatlakozófelületeket is szolgáltat, amelyeken keresztül a harmadik fél biztonságtechnikai termékeit – például behatolásészlelő rendszereket, tűzfalakat és hálózati berendezéseket – is illeszteni lehet.

A személyi és technikai eszköz- és adatvédelem megoldásainak birtoklása azonban sok vállalkozás számára megoldhatatlan terheket jelent. Az ő számukra "találták ki" az ASP-t (application service provision – alkalmazásszolgáltatást), amely jó ideje az egyik legtöbbet emlegetett informatikai varázsszó. Lényege, hogy az alkalmazott szoftvert a felhasználó nem vásárolja meg, hanem a szolgáltató gépén futó programot – a használat idejére – bérbe veszi. Mindez természetesen valamilyen hálózaton – például az interneten – keresztül történik.

Az ASP a HR-szakemberek számára elsősorban nem informatikai kérdés. Fő vonzereje, hogy alkalmazása esetén a használni kívánt szoftver egyszeri, a vállalatvezetés számára megemészthetetlen vételára helyett lényegesen mérsékeltebb havi díjat kell fizetni. (Az persze, hogy kinek kedvezőbb a vétel és kinek a bérlés, alapos mérlegelést igényel.) Amikor viszont már egy teljes rendszer, így a munka- és személyügy, a biztonságos adatvédelem, valamint a hálózat és fizikai védelem összekapcsolása van terítéken, a döntés más dimenzióba kerül, s az ár-érték arány jobban árnyalható.

Személyügy az interneten

A munka- és személyügy kérdése egészen más dimenzióba kerülhet, ha a vállalatnál létezik az internet. Mivel a vállalatoknál a HR-részleg végzi az adminisztratív munka jelentős részét, ezért igen fontos a korszerűsítése. Ráadásul a HR "internetesítése" a vállalat gyökeres átszervezése nélkül is megvalósítható. Ugyanakkor a tapasztalatok könnyen átvihetők az ügyfélszolgálat vagy az elektronikus beszerzés területére is.

A humán erőforrás szakembereinek idejét az adminisztráció mellett főleg a különféle telefonok megválaszolása köti le. A telefonhívások nagy száma ellenére lényegében ugyanazok a kérdések ismétlődnek. A bérekre, a nyugdíjellátásra, a szabadságra, táppénzre és a szociális juttatásokra vonatkozó kérdések túlnyomó többsége hatékonyabban és pontosabban válaszolható meg gépekkel, mint emberi közreműködéssel.

A megoldás egy olyan, speciális humánpolitikai website, ahol valamennyi dolgozó saját, jelszóval védett "fiókkal" rendelkezik. Ebben az alkalmazott maga végezheti adatainak frissítését, és a szükséges információk "betáplálása" után kiszámíthatja nyugdíját vagy táppénzét is. A Fordnál, ahol egy egyszerű, csupán a saját adatok frissítését biztosító HR-site-ot vezettek be, megdöbbenve tapasztalták, hogy a telefonos érdeklődések száma a korábbi hívások 20 százalékára apadt.

Gépesített elszámolás

Legalább ilyen hatékony a költségelszámolások "gépesítése". A Cisco Systems szakértője szerint egy hagyományos költségelszámolás feldolgozása mintegy 80 dollárba kerül. Ha mindez teljesen gépesítve történik, akkor mindössze 2-7 dollár! A számítógépre vitt adatok azonban még számos további előnyt kínálnak. Megfelelő program segítségével lehetőség van például arra, hogy a rendszer egy adott dolgozó költségeit összevesse a céges átlaggal. Így könnyen és gyorsan rá lehet kérdezni a "kilógó" tételekre.