Az irodák felszereltsége óriási változáson ment át az elmúlt években, és ez alapvetően a számítástechnika forradalmának köszönhető. S noha tény, hogy bizonyos hagyományos eszközöket soha nem fog kiszorítani a technika, egyes irodatechnikai berendezések nélkül ma már a legkisebb vállalkozás sem létezhet.
Az iroda kialakításakor mindenek- előtt azt kell felmérni, milyen eszközöket igényel a vállalkozás jellege, mérete, valamint az üzleti céljai. Az igények helyes "belövése" sok későbbi, felesleges költségtől kíméli meg a tulajdonost, hiszen nem mindegy, milyen távon, mekkora irodaméretben gondolkodik. Aki bővíteni akarja tevékenységét viszonylag rövid időn belül, annak tudnia kell, hogy olyan eszközöket érdemes beszereznie, amelyek a későbbiekben fejleszthetők.
A hazai irodatechnikai piacon ma már óriási a választék, jelen vannak kínálatukkal a multinacionális cégek és sok névtelen is, ami nagy szóródást jelent mind a minőségben, mind az árban. A számítástechnika új ágazatnak számít Magyarországon, gyakorlatilag a rendszerváltás környékén indult fejlődésnek. A most piacon lévő forgalmazók nagy része ekkor kezdett, majd futott be látványos karriert. A gazdasági nyitással sorra megjelentek a külföldi gyártók márkaképviseletei is, ezzel teljessé vált a kínálat mind a termékeket, mind a szolgáltatásokat illetően.
Számítógépek beszerzése
A technikai eszközök közül – talán nem túlzás ezt állítani – az egyik legfontosabb a számítógép. Beszerzésekor a leghelyesebb, ha rendszerintegrátorhoz, vagyis számítógépesítéssel foglalkozó céghez, vállalkozóhoz fordulunk. Kisebb vállalkozások esetleg megpróbálják megtakarítani ezt a költséget és maguk vásárolják meg a PC-iket, az alapfeladatok ellátására alkalmas irodai programcsomaggal együtt.
A jellemző igények szerint szükség van egy titkárnői munkaállomásra és legalább a főnöknek is egy számítógépre. A kiválasztáskor nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a feladatok eltérők, és ehhez igazodniuk kell a berendezéseknek. A legnagyobb teljesítményű gépre ugyanis általában a titkárnőnek van szüksége, hiszen az ő feladata sokrétű. Neki egyidejűleg telefonálnia, faxolnia, adatokat kezelnie kell, s mindezt anélkül, hogy felállna a helyéről. Gépének alkalmasnak kell lennie arra, hogy egyszerre több programot is futtasson rajta. Mivel ő foglalkozik a legtöbbet a számítógéppel, célszerű, ha az átlagosnál nagyobb képernyőt használ.
A főnöki számítógéppel szembeni követelmények ettől kissé eltérnek. Neki elsősorban arra van szüksége, hogy adatokat fogadjon a gépén és azokat megjelenítse, ezért olyan szoftverrel kell rendelkeznie, amely sokféle adat feldolgozására alkalmas. A szakértők javaslata szerint egy vállalkozásnak Pentium processzornál kisebb teljesítményű gépet ma már nem szabad vásárolnia. Nem jellemző, hogy egy kezdő vállalkozás túl hamar hajtana végre gépcserét, ezért kalkulálnia kell azzal, hogy ha legalább három évig használni akarja, minimum 32-64 megabájt memóriával kell ellátni a gépet. A merevlemezre tárolás fajlagos beszerzési költsége 20-25 forint/megabájt, 4000 megabájt alatti merevlemezt lassan már nem is árulnak a kereskedők, és ez általában elegendő is egy átlagos irodai szoftverkészlet elhelyezésére.
Vásárláskor mindig felvetődik, hogy milyen márkájú gépet érdemes vásárolni. Azonos kiépítés esetén a szakemberek szerint a neves és névtelen gépek teljesítményében nincs különbség. Legfeljebb akkor, ha a gép meghibásodik, ami a névtelen gépeknél viszonylag hamar bekövetkezik, mégpedig jellemzően az üzembe helyezéstől számított fél éven belül. Érdemes tehát költeni a megbízhatóságra, amit a márkás gépek gyártói szinte minden esetben garantálnak.
A vállalkozások alapítóinak tudniuk kell, hogy a PC-s munkahelyek nem teszik automatikusan hatékonnyá a vállalkozást, csak abban az esetben, ha tudatosan és következetesen alakítják ki és építik be a tevékenységbe. A tapasztalatok azt mutatják, hogy 10 PC-s munkahelyhez már célszerű szerződtetni egy mellékállású üzemeltetőt, 20 számítógépes munkahely esetén pedig főállású rendszergazdát kell alkalmazni. Nagyobb cégek, 50-100 PC-s munkahelyek esetében önálló számítástechnikai csoport biztosíthatja csak, hogy biztonságos és folyamatos legyen az üzemeltetés.
Csatlakozás az internetre
Magyarországon egyelőre nincs gyakorlata a vállalati információs rendszer internetes alapra helyezésének. Egyelőre a cégek az internetet elsősorban információszerzésre használják, ami szintén egyre elengedhetetlenebb feltétele a piaci jelenlétnek. A vállalatok – nem hiábavalók az internetszolgáltatók hangzatos reklámjai – ma már elfogadják azt a gondolatot, hogy előbb vagy utóbb meg kell jelenniük a világhálón. Aki nincs rajta, versenyhátrányba kerül, ez egyes területeken már most is látható. A cégek weboldalait ugyanis sokan látogathatják, akikkel bővül a potenciális partnerek köre. Az internet egyre inkább a mindennapok része lesz, a szakértők szerint az internetes kereskedelem térhódítása dinamikus, mind a vállalatok közötti forgalomban, mind a lakosságiban, nem kell hozzá sok idő, hogy háttérbe szorítsa a hagyományos kereskedelmet.
Az internet használata az általános vállalati gyakorlatban egyelőre még csak az elektronikus levelezésre korlátozódik, hiszen ez a legkézenfekvőbb használati módja. Itt ugyanis nyilvánvaló, hogy a postai levelek kiváltásával mennyi időt és költséget lehet megtakarítani. Az internet-előfizetés jelenleg 2000 és 20 000 forint közötti összegbe kerül, bár ez szolgáltatónként változik, és igen korlátozott hozzáférést tesz lehetővé, ami legfeljebb magánszemélyek számára lehet alkalmas. A cégeknek ennél komolyabb, professzionális szolgáltatásra van szükségük, de már ezek is rendelkezésre állnak: kérhetnek telefonvonali, ISDN, bérelt vonali és műholdas összeköttetést is.
A telefon
A vállalkozás adminisztrációs ügyei szempontjából kétségtelenül alapvető fontosságú a számítógép, a piachoz vezető köldökzsinór azonban ma még a telefonvonal. A rendszerváltás után 10 évvel a cégalapítóknak szerencsére már nem kell azon törniük a fejüket, sikerül-e és milyen gyorsan telefonvonalat szerezniük irodájukba. A telekommunikáció az elmúlt években rohamosan fejlődött, ami nemcsak a mobilszolgáltatók megjelenését eredményezte, hanem a jelenleg még monopolhelyzetben lévő szolgáltató, a Matáv is óriási beruházásokba fogott. Ma már elmondható, hogy szerencsés feltételek mellett néhány napon, de legfeljebb néhány rövid héten belül vezetékes telefonhoz juthat az igénylő, ami bizony egy vállalkozás esetében egyenértékű azzal, hogy bekapcsolódhat az üzleti életbe.
A Matáv monopóliuma a tervek szerint 2001-ben megszűnik, erre a szolgáltatónak jó előre fel kell készülnie, ha meg akar maradni a piacon – tekintélyét a mobilszolgáltatók már eddig is jócskán megtépázták. A társaság ezért maga is rendszeresen akciókkal és kedvezményes szolgáltatásokkal áll elő, ezek között helyet kapnak a kifejezetten vállalkozóknak szánt csomagok is. Említésre érdemesek a vállalati magánhálózatok működését szolgáló menedzselt bérelt vonalak. Külön csomagot ajánlanak a kisebb alkalmazotti körrel – öt főnél kevesebb dolgozóval – működő cégeknek, és külön az öt embernél nagyobb, 1-3 pénztárgépet is üzemeltető vállalkozásoknak. Gondoltak a több telephellyel működő cégek közötti kommunikáció megteremtésére is, amelyre külön csomagot dolgoztak ki.
Alternatív szolgáltatók
A piacon ugyan még egyeduralkodó a Matáv, ám a versenytársak ugrásra készen várják a liberalizációt. Olyan cégek mindenesetre már működnek a piacon, amelyek speciálisan a vállalati kommunikációra szakosodtak. Ezek csak az alkalmas pillanatot várják, hogy kiléphessenek a lakossági piacra is. Vannak továbbá olyan cégek, amelyek profiljuk következtében rendelkeznek saját, folyamatosan fejlesztett kommunikációs rendszerrel, amelynek felesleges kapacitásait előbb-utóbb szeretnék kihasználni a szabadpiacon is. Ilyen a MÁV és a Magyar Villamos Művek Rt., az utóbbi már azon is gondolkodik, hogy részt vegyen egy telekommunikációs cég alapításában.
A hazai telekommunikációban minőségi ugrást jelentett, amikor a rendszerváltás utáni években megjelentek a mobilszolgáltató cégek. Jelenleg 450, valamint 900 és 1800 megahertzen folyik mobilszolgáltatás, négy cég verseng a piacon. A hordozható telefonok térhódítása természetesen a korábbi hiánygazdálkodásra adott gyors reagálás volt. A gazdasági szféra lehetőségeit mérhetetlenül kitágította, hogy bárki azonnal telefonvonalhoz juthatott, elérhetővé vált, noha korábban éveket kellett várni erre. Az elmúlt időszakban több mint egymillióra nőtt a mobil-előfizetők száma. Magyarországon a mobiltelefonok aránya a lakosság számához viszonyítva magas, ha összehasonlítjuk a nyugat-európai átlaggal. A piac azonban tovább bővül, miután nemrégiben belépett a legújabb szolgáltató, amely egyben újabb minőséget is jelentett a mobiltelefóniában. Ez már olyan piaci kihívást jelent, amelyben a résztvevők csak a szolgáltatás színvonalának emelésével hódíthatnak új előfizetőket, illetve úgy tarthatják meg a régieket, hogy speciális csomagokat dolgoznak ki számukra. Az árverseny tehát elindult.
A szolgáltatók igyekszenek kiszolgálni a vállalkozók speciális igényeit, amit az is indokol, hogy az előfizetők között nagy a cégek aránya. Sok vállalat tartja ugyanis fontosnak, hogy mozgó munkatársait bármikor elérje, ugyanakkor a mobiltelefon az utóbbi időben a menedzserlét attribútumává is vált. Sok nagyvállalat vezetői juttatásai között szerepel a gépkocsi és egyéb munkaeszköz mellett a mobiltelefon.
A szolgáltatók részben általános kedvezményeket nyújtanak, amelyek a csúcsidőn kívüli beszélgetést honorálják – ennek célja részint a vonalak terheltségének csökkentése. Ennél speciálisabb a 10 készüléknél többet üzemeltetőknek szóló díjcsomag, amely kifejezetten a vállalkozásoknak jelent kedvezményt. Más társaság azzal próbálkozik, hogy szervezeteknek, szakmáknak ad kedvezményt.
A magyar piacon a készülékgyártók valamennyi újdonsága a világpremierrel egy időben megjelenik. A készülékek egyre intelligensebbek, képesek kapcsolatot teremteni a számítógéppel, internet-hozzáférésre is alkalmasak. Ma már csak olyan készülékkel lehet versenyben maradni a piacon, amely képes azokra a funkciókra, amelyek egy üzletember számára nélkülözhetetlenek: egyebek között hívásátirányításra, konferenciabeszélgetésre, üzenetküldésre. Méretük egyre csökken, ugyanakkor élettartamuk növekszik, esztétikai megjelenésük pedig igazodik a felhasználóhoz.
Faxkészülékek
A számítástechnikai eszközök között van még egy berendezés, amely nélkül egy vállalkozás információcseréje nehezen menne, ez pedig a faxgép. Ezt még egy kisvállalkozás is kénytelen megvásárolni, bár kétségtelen, hogy a berendezés sorsát hosszú távon megpecsételi a számítógép. Az egyszerűbb faxok általában megfelelnek egy olyan, kisebb méretű cég számára, amelynél az iratforgalom nem haladja meg a heti néhány oldalt. Az ilyen készülékek üzemeltetése nem túl drága, viszont a minősége is ennek megfelelő. Ezeket a gépeket, amelyek már 50 ezer forint körüli összegért megvásárolhatók, olyan helyen érdemes alkalmazni, ahol nincs különösebb jelentősége az iratok tárolásának, őrzésének.
A piacon azonban jelen vannak a legkülönfélébb típusú és árfekvésű faxok is. Többségükben beépített üzenetrögzítő van, ami jó szolgálatot tesz az egy-két személyes vállalkozásoknak. A jobb minőségű gépek sajátja, hogy lapmemóriájuk van, tehát képesek a faxüzenet megőrzésére és későbbi időpontban kimásolására akkor is, ha az üzenet pillanatában kifogyott a papír. Többségük másolásra is alkalmas, bár nem célszerű rendszeresen erre használni, hiszen ez akadályozza fő feladata folyamatos elvégzésében. Az ilyen gépek már megfelelnek egy korszerűbb iroda követelményeinek is.
Az irodagépek világában az utóbbi években végbement fejlesztéseknek köszönhetően megjelentek az úgynevezett multifunkciós berendezések. Ez olyan gépeket jelent, amelyek képesek ellátni a fax, a fénymásoló, a szkenner és a nyomtató feladatait, mégpedig magas színvonalon. Ilyen berendezéseket már valamennyi nagy irodagépgyártó készít. Ezek a termékek elsősorban a kis irodák számára készülnek, amit részben az magyaráz, hogy nekik van szükségük hely- és költségtakarékos megoldásokra.
Az irodatechnikai berendezések fejlődésében nagy lépést jelent, hogy a gyártók az analóg technikáról fokozatosan áttérnek a digitálisra. A digitális alkalmazások szinte beláthatatlan lehetőségeket rejtenek, tekintettel arra, hogy a szkenner, a nyomtató, a fénymásoló és a számítógép összeházasításával a dokumentummal csodákat lehet művelni. A digitális multifunkcionális gépek egy lépésben képesek megvalósítani azt, amit korábban csak több berendezéssel lehetett. Az internet térhódítása miatt a gyártók arra törekszenek, hogy a gépek internetkompatibilisek is legyenek.
A nagy papírforgalmat lebonyolító cégeknél megoldásra vár az iratok megsemmisítésének problémája, hiszen még az olyan iratokat sem szerencsés illetéktelen kezekbe juttatni, amelyek nem jelentenek kifejezetten vállalati titkot. Ma már tömegterméknek számító, olcsó iratmegsemmisítőket is lehet vásárolni, amelyek apró darabokra szabdalják a selejt és az elavult dokumentumokat. Az egyéni iratmegsemmisítés így még megoldható, ám vannak olyan cégek, ahol esetleg komplett irattárat számolnak fel, vagy nagy mennyiségű titkos irat keletkezik, amelyet rendszeresen meg kell semmisíteni. Erre a feladatra leghelyesebb, ha szolgáltató céget keresnek, amelyek nagy teljesítményű papírmegsemisítő gépekkel rendelkeznek, és az elvégzett feladatról tanúsítványt és titoktartási nyilatkozatot adnak ki.
A számítástechnikai eszközök megjelenésének időszakában lábra kapott az az illúzió, hogy nem kell hozzá hosszú idő, és véget ér a toll és a papír időszaka, az irodai munka során csakis számítógépen folyik majd az információcsere és az adatközlés. Ez igaznak is bizonyult egyes tevékenységek esetében, ám a papír- és irodaszer-forgalom folyamatos növekedése nem támasztja alá ezt a vélekedést. Sőt inkább úgy tűnik, a hagyományos mellett új szerephez is jutnak az irodaszerek, hozzájárulnak a cégek arculatának, imázsának közvetítéséhez.
Az egy főre jutó papír- és írószerfogyasztás nemhogy csökkenne, hanem inkább nő a kilencvenes évek eleje óta, igaz, kismértékben, ám a tendencia tartósnak tűnik. Ez nyilván annak köszönhető, hogy a gazdasági szervezetek száma folyamatosan növekszik a magyar gazdaságban, egyre több cég nyitja meg irodáját. Az éves magyarországi irodaszer- és irodapapír-forgalom eléri a 100-150 milliárd forintot.
A papírmentes iroda még messze van
A hazai papír- és írószerpiacot a kilencvenes évek, vagyis a gazdasági rendszerváltás előtti időszakban két nagykereskedő cég, az Ápisz és a PIÉRT egyeduralma jellemezte. Ezek a cégek országos kiskereskedelmi hálózattal rendelkeztek. Ez a hiánygazdaság időszaka volt, ami megmutatkozott a forgalmazott termékek minőségében is. Importtermékeket szinte nem is lehetett találni a boltokban, esetleg a kelet-európai országokból érkezett árut, az igényesebbek pedig legfeljebb nyugat-európai bevásárlásaik során juthattak hozzá jó minőségű irodaszerekhez, papíráruhoz.
A gazdasági rendszerváltás, a privatizáció drasztikusan átszabta mind a gyártók, mind a forgalmazók piacát. Az egykori egyeduralkodó óriás, a Papíripari Vállalat privatizációja korán megkezdődött, szinte az elsők között hirdette meg gyáregységeit eladásra. Sorra külföldi tulajdonosok kezébe került a szentendrei, a budafoki, a kiskunhalasi, a lábatlani papírgyár, osztrák és görög befektetők jelentek meg az ágazatban. A gyárak termelése részben átalakult, s noha a szerkezetváltás nem ment zökkenőmentesen, mára valamennyi cég stabilizálódott. Jellemzően termelésük jelentős része, akár fele is exportra megy, de azért fő ellátói maradtak a hazai cégeknek irodapapírból, borítékból, egyéb papírtermékből. Az új tulajdonosok fejlesztéseket hajtottak végre, ekképpen biztosítva a nyugati piacon való megjelenéshez szükséges minőségi követelményeket.
A versenyt alapvetően az import liberalizációja hozta el, amelynek révén valódi kínálati piac keletkezett. Megjelentek a külföldi gyártók magyarországi képviseletei, s velük számos olyan termék, amely addig ismeretlen volt nálunk. Az irodatermékeket illetően elsősorban Ausztriával, Németországgal, Franciaországgal, Olaszországgal bonyolódik le nagyobb forgalom, ez egyben azt jelenti, hogy igen magas minőségi követelményekkel kell szembenézniük a magyar gyártóknak, ha fel akarják venni a versenyt. A papírtermékek esetében a skandináv országok a legnagyobb partnerek, különösen Finnország, Svédország exportja jelentős.
Irodaszer-kereskedelem
A magyar irodaszer-kereskedelem a gazdasági rendszerváltás után zűrzavaros időszakot élt át. A kiskereskedelem virágzásnak indult, hiszen akkor úgy tűnt, ez olyan terület, ahol különösebb szakképzettség nélkül, csekély kezdőtőkével is el lehet indulni. A kiskereskedők azt gondolták, hogy radírt és ceruzát mindenki tud árulni, sokan vegyeskereskedésük kínálatát bővítették ezekkel a termékekkel. Az is vonzó volt, hogy ez az árukészlet nem romlandó, a befektetés előbb-utóbb megtérül, és nem jelentett túl nagy feladatot az sem, hogy a kereskedő megszerezze a bolt nyitásához szükséges engedélyeket. A várakozások némileg beigazolódtak, legalábbis erre lehet következtetni abból, hogy gomba módra szaporodtak a kiskereskedelmi boltok, ám lehetőségeik természetszerűleg korlátozottak voltak.
Az ágazatban az jelentett áttörést, amikor megjelentek a különféle multinacionális vállalatok márkaképviseletei. Az évtized közepére kiderült: azok a vállalkozások jártak jól, amelyeknek sikerült velük kapcsolatot teremteni, esetleg a kizárólagos képviselet jogát megszerezni. Ekkorra az is kiderült, hogy ezen a területen sem lehet tőke nélkül boldogulni, és bizony a finanszírozási képesség alapvető a piacon maradás szempontjából. A legkisebb cégek vevőit mihamar elszippantották a nagyok, különösen azok, amelyek képesek voltak jó minőségű termékeket kínálni, hiszen ekkorra már kiderült: van igény a kiváló minőségű irodatermékre. A tőkeerőre különösen a nagybani vevők kiszolgálása miatt volt szükség, hiszen ezek többnyire megkövetelik a hosszabb fizetési határidőt. Mára ugyanis jószerével a vevő fizetőképessége határozza meg az üzletet, a kiélezett versenyben a kereskedők csak fizetési könnyítésekkel tudják magukhoz csalogatni a vevőket. A magyar piacon az a különös szituáció alakult ki, hogy a kis- és a nagykereskedelem között nem lehet éles határvonalat húzni. A közületi kiszolgálás mindenképpen átkerült a márkaképviseletek, a nagy, tőkeerős cégek kezébe. Ezeknek van módjuk arra is, hogy részt vegyenek a közbeszerzési és egyéb tendereken – a közbeszerzés önmagában évi 4-5 milliárd forintos piacot jelent az irodaszer-forgalmazóknak.
Minőségi papírtermékek
A kiskereskedelem sorsát megpecsételte a nagy multinacionális áruházláncok megjelenése is, amelyek általában külön írószerrészleggel rendelkeznek. Ezek széles választékát nyújtják a legkülönfélébb import és hazai termékeknek, mégpedig viszonylag kedvező áron. A kiskereskedelmi egységek ezzel legfeljebb olyan belvárosi területeken vehetik fel a harcot, ahol nincs a közelben óriásáruház. A hagyományos papír-írószer boltok azonban kénytelenek voltak feladni a harcot, így ma már kijelenthető: a lakossági kiskereskedelem jórészt áttevődött a nagy bevásárlóközpontokba.
A cégek számára a papíripari termékek közül a leggyakrabban használt termék a fénymásoló papír, a boríték, valamint a leporelló. Valamennyi terméket több hazai gyártó is előállítja, ami arra utal, hogy korántsem tartanak a papírtermék-fogyasztás visszaesésétől. Ezt támasztja alá az az adat is, hogy Magyarországon az irodai papír felhasználása az elmúlt évben elérte a 33 ezer tonnát, és várhatóan az idén tovább növekszik, 36-38 millió tonnára. A felhasználást fokozza, hogy a gyártók fejlesztéseinek eredményeként olyan minőségi másolópapírok készülhetnek már, amelyek kifogástalanul felhasználhatók a digitális nyomtatáshoz is. A számítógépes levelezés terjedése ellenére a borítékfelhasználás is folyamatosan bővül, éves szinten mintegy egymilliárd boríték fogy idehaza, s tekintettel arra, hogy ez csak töredéke a nyugati átlagnak, itt is növekedés várható. A leporellópiacon visszaesés tapasztalható a nyomatlan termékeknél, ezzel szemben folyamatosan nő az igény a cégek saját arculatához igazított, logóval ellátott, nyomott leporellók iránt.
Az irodai papírtermékek piacának folyamatos bővülése azt mutatja, hogy a papírmentes iroda illúzió marad, és a minőségi papírtermékek iránti igényt a modern irodatechnikai berendezések térhódítása nemhogy csökkentené, inkább folyamatosan növelni fogja.
