Folyamatszervezés – stratégiába ágyazottan
A vállalatirányítási rendszerek – vagyis az a nagyobb család, amelynek a bérszámfejtő, a könyvelő és az egyéb ügyviteli programok is a részét képezik – feladata alapvetően a vállalat tevékenységeinek adminisztrálása, a papírmunkák lecsökkentése, optimalizálása, egyes folyamatok (kereskedelem, gyártás) vezérlése, lehetőleg központosítva, hierarchikusan megvalósítva a teendőket. A vállalatirányítási rendszereket általában egy átfogó stratégia keretében vezetik be, s az üzleti folyamatok átszervezésének (BPR, Business Process Re-engineering) nevezik. Ez annyit jelent, hogy a cégek, főleg a multinacionális vállalatok elértek egy olyan szintet, ahol a vállalati entrópia (rendezetlenség) már tarthatatlan volt, a cég teljes átszervezést igényelt, és ezen átszervezés egyik lépése a megfelelő számítástechnikai infrastruktúra, illetve ügyviteli szoftver kiválasztása.
Gyenge pontok, új igények
A korábbi, nem integrált – azaz nem a teljes adminisztratív és irányítási feladatkört felölelő – ügyviteli szoftvereknek számítástechnikai szempontból volt néhány közös gyenge pontjuk. Ilyen volt mindenekelőtt az alkalmazások sziget jellege. Vagyis külön szoftverek gondoskodtak a pénzügyek, a gyártás, a kereskedelem (logisztika) stb. adminisztrálásáról. A rendszerek általában nem kapcsolódtak össze hálózattá, az adatforgalom off-line volt, vagy esetleg a programok on-line módon, de bonyolult interfészeken keresztül kommunikáltak egymással.
Az "ősinek" tekintett ügyviteli programok nagyon merevek voltak, nehezen lehetett bennük/rajtuk lényeges változtatásokat végrehajtani. A hardverek és a szoftverek összehangolása nehézkes volt, arról nem is beszélve, hogy egy programot csak a hozzávaló hardver- és szoftverkörnyezetben lehetett használni, ami nem bizonyult költséghatékony megoldásnak.
A kilencvenes évek elejére a felhasználók mindinkább érdeklődni kezdtek a mai értelemben vett vezetői információs rendszer iránt. Ez egy olyan hierarchikus struktúra, ahol minden vezető beosztású felhasználó monitorozni tudja a felügyelete alá tartozó egység tevékenységét. A fölötte levő szinteken viszont az őáltala látott adatok rejtve maradnak, csak egy összefoglaló látható arról, hogyan is funkcionál az adott részleg.
Integrált rendszerek
Az integráltság egyúttal azt is jelenti, hogy a rendszer minél több vállalati funkciót – gyártás, kereskedelem, raktározás, szállítás, pénzügy, emberierőforrás-gazdálkodás, vezetői információk – lefed. A rendszer szerves része általában egy fejlesztő- és egy modellezőeszköz is, amelyek segítségével tetszőleges módosítások hajthatók végre. A külső megjelenésre jellemző az egységes felhasználói felület, amely számítástechnikailag kevésbé képzett munkatársakat is "betaníthatóvá" tesz.
Hazánkban a kisebb cégeknél egyelőre inkább csak az alapvető ügyviteli feladatok elektronikussá tétele hódít. A közép- és nagyvállalatok zöme azonban már valamilyen integrált ügyviteli vagy vállalatirányítási rendszert is használ.
Az integrált vállalatirányítási rendszer (ERP – Enterprise Resource Planning) tulajdonképpen próbálkozás a vállalat összes adminisztratív és irányítási műveletének integrált kezelésére. Az ERP összefogja, és egy nagy közös adatbázisban tárolja e tevékenységek adatait. Az ERP őseinek a hetvenes években létrejött rendszerek tekinthetők. Miközben a mai értelemben vett ERP csupán az utóbbi években lett népszerű, MPR (Material Requirements Planning – anyagszükséglet-tervezés), illetve MRP II (Manufacturing Resource Planning – gyártásierőforrás-tervezés) néven gyakorlatilag már körülbelül 25 éve működnek hasonló rendszerek.
A továbbfejlődés irányát Amerika példája mutatja, ahol egyre inkább az ERP-t felváltó, interneten keresztüli felhasználást biztosító e-ERP-t alkalmazzák, s az üzleti tranzakciók nagy része immár átkerült a világhálóra. A cégen belüli használat helyét pedig átvette a vállalatközi rendszerek igénybevétele és az elektronikus ügyfélkapcsolat-menedzsment (CRM), amit a közeljövőben várhatóan a szolgáltatásifolyamat-optimalizálás (SPO) követ.
Választási szempontok
Ha egy cég rászánja magát valamelyik ügyviteli vagy irányítási folyamat számítógépesítésére, a döntéshozók azonnal szembetalálják magukat egy problémával – nevezetesen a szóba jöhető megoldások zavarba ejtően széles választékával. A választás legfontosabb szempontja – Magyarországról lévén szó – természetesen az ár, e tekintetben azonban nincs mit tanácsolni: magától értetődő, hogy mindenki a maximális hasznosság/minimális ár összefüggés jegyében gondolkodik. A fizetnivalókon kívül azonban még jó néhány fontos momentumra figyelni kell.
Az első mindjárt a méret: korántsem mindegy ugyanis, hogy a szóban forgó alkalmazást mekkora vállalatnak szánjuk. Az amúgy sem túlságosan pontosan körülírt kis, közepes és nagyvállalati kategóriákkal ebben az üzletágban nem sokra megyünk, de azért vannak bizonyos, támpontként használható sarokszámok. A könyvelőprogramok világában például a kis cég annyit jelent, hogy az a könyvelés egy munkahelyen zajlik, legfeljebb 50 bejövő és ugyanennyi kimenő számla, illetve 30 pénztártétel és 30 banktétel kezelésére van szükség havonta.
A közepes cégeknél legfeljebb két munkahellyel kell számolni, a tételek száma pedig egy nagyságrenddel nagyobb. A legnagyobb – és legdrágább – kategóriában az adott program akár 10 céget és 3 munkahelyet is képes kezelni, cégenként 200 ki- és bejövő számlával, illetve 100 pénztár- és banktétellel. Ez a méretezés korántsem csak játék a szavakkal, illetve a számokkal, hiszen alapvetően a méretkategóriától függ, hogy a programért mennyit kell fizetni. A két szélső kategória árai között 50-100 százalék a különbség.
Járulékos költségek
Egy rendszer bevezetésekor nagyon fontos szempont a járulékos költségek feltérképezése is, nagy meglepetéseket okozhat ugyanis, ha valaki csak a licencdíjak összehasonlítása alapján válogat. Csak olyan cég termékével érdemes foglalkozni, amelyik jogszabálykövetést is vállal, s ebben már jelentős (ár)különbségek mutatkoznak a szolgáltatók között. Van, amelyik ezt ingyenesen teszi, de a többség rendszeres díj fejében vállalja a frissítéseket.
A legfontosabb kérdés természetesen az, hogy pontosan mire szeretnénk használni a programot. Az ügyvitel gépesítésének legkézzelfoghatóbb előnye, hogy – bármelyik munkafolyamatról legyen is szó – az adatok gyors és gazdaságos feldolgozását teszi lehetővé, nagy adatmennyiségekben is gyors kereshetőséget ér el, valamint mindig naprakész információkat szolgáltat. A törvények munkaügyi, adózási és könyvvezetési előírásainak való megfelelés ugyancsak alapvető követelmény minden számítógépes ügyviteli rendszerrel szemben.
A kis- és középvállalkozások körében elsősorban a legalapvetőbb ügyviteli programok terjedtek el. Manapság már több tucat cég foglalkozik elsősorban kis- és középvállalatok számviteli feladatainak elektronikus platformra helyezésével, és e területen nagy sikerrel veszik fel a küzdelmet a multinacionális ellenfelekkel is. A néhány éve még szinte csak DOS-os programokat felvonultató cégek kínálata mára alaposan kibővült, a piac minden résztvevője megjelent grafikus kezelőfelülettel ellátott Windows operációs rendszerre fejlesztett alkalmazásával. Ennek azonban számos hátulütője is lehet. Ha a felhasználói interfész megtervezése nem kellő szakértelemmel történt, jelentősen megnövekedhet az adatbevitel ideje, az elavultnak számító, de rendkívül hatékony DOS-os megoldásokhoz képest. Ráadásul ugrásszerűen megnőtt az alkalmazások hardverigénye is.
Rendszerépítés, rendszerfejlesztés
Néhány évvel ezelőtt még reális alternatívaként vetődhetett fel a saját vállalatirányítási rendszer elkészíttetése, mára azonban a sokoldalú modul-, illetve az egy-egy tevékenységkört teljesen lefedő csomagszoftverek szinte kizárólagos piaci szereplővé léptek elő. Ennek oka leginkább a saját programozók és egyéb technikai támogatást végzők magas bérköltségében keresendő. Hasonlóan fontos szempont az informatikai részleg gazdasági szakértelmének hiánya, ami megakadályozza egy valóban hatékony üzletmenet kialakítását.
Egyszerű kezelhetőség
Ilyen körülmények között a hazai felhasználóknál – függetlenül attól, hogy hány szoftvert használnak – az egyszerűség, vagyis az egyetlen (célszerűen webes) felhasználói felület iránt jelentkezik elsősorban igény. Erről kívánnak elérni minden alkalmazást, és a további alkalmazások közötti csatolással sem kívánnak foglalkozni, így ennek a háttérben, számukra láthatatlanul kell megtörténnie.
A könnyű kezelhetőség fontos és racionális rendszerszervező elem, a döntésekben azonban emellett irracionális tényezők is szerephez jutnak. Maga a rendszerválasztás összességében sokkal inkább divat-, mint célszerűségfüggő. Az ügyfél szemében a szoftverek ismertségével és népszerűségével összefüggő referenciaszám komoly meggyőzőerő, részben ennek is köszönhető egyes megoldások (mindenekelőtt az SAP-szoftverek) hegemóniája.
Elterjedt vélemény, hogy valójában nem is rendszert, hanem szállítót választ a felhasználó, vagyis idehaza a cégek hitelképessége, tudása és emberanyaga a döntő (vagy a személyes ismeretség, mint kevéssé racionális, de mégis domináns szempont). Valós igény továbbá a nemzetközi társaságoknak a magukkal hozott kultúrához, valamint a már kipróbált és bevált rendszerekhez való kötődése.
Alapos előkészítés
Projekttanácsadók tapasztalatai szerint maguk a pőre igények alig térnek el – mindenki funkcionális, egyszerűen kezelhető, gyorsan bevezethető és megtanulható rendszert akar –, csak a kielégítésükhöz rendelkezésre álló pénzforrás különbözik vállalatonként. Kis cégeknél gyakori, hogy a "fő felhasználó", vagyis a főkönyvelő választ, egy nagyvállalat esetében azonban – mint minden, jelentős pénzfelhasználást igénylő lépésnél – a cégvezető mondja ki a végső szót.
A rendszerépítés gyakorlatáról szólva mindenekelőtt meg kell jegyezni: a legritkább eset, hogy ebbe a felhasználó érdemben beleszól. Ő csak az igényeket közli, meg legfeljebb azt a költségkeretet, amit ezen igények kielégítésére lehet fordítani. A tényleges bevezetést egy – általában több hónapig tartó – előkészítő időszak előzi meg, amikor megtörténik a cég, illetve a számítógépesítendő munkafolyamat átvilágítása, az igények feltérképezése, az erőforrások (humán, anyagi, időbeli) számbavétele. Egy jól előkészített projekt – amennyiben az igények egyértelműek és megvalósíthatóak – általában 2-5 hónap alatt lezajlik.
Az átlagos felhasználó ma háromfajta információszolgáltatást vár el rendszerétől, s kiválasztásakor is ezeket tartja szem előtt. Az állam felé irányuló beszámolási kötelezettség (mérlegbeszámoló, áfaanalitika) támogatását, a vállalati tevékenység folyamatossága érdekében a topmenedzseri információs szint (rendelésszintek, állományok, gyártási kapacitás stb.) kiszolgálását, valamint – többnyire a tulajdonosoknak – a mérlegbeszámolótól eltérő információ előállítását. Ezen túl elvárják a rendszertől, hogy minden munkafolyamat – számítógépesítése szintjéig – beépüljön a vállalati folyamatokba.
Speciális igények
Újabban az adatcserék és a kommunikáció, a beszállítói és a vevői kapcsolatok közegeként erőteljesen megjelent az internet. A nagykereskedők például ma már elvárják, hogy a weboldalon leadott rendeléseik a rendszeren keresztülfutva automatikusan generáljanak számlát. Ezért ma már a piacképesség érdekében a kis- és középvállalkozói réteg számára hazai fejlesztésű szoftvereket kínálók is rákényszerülnek a webes felületen keresztüli elérést célzó fejlesztésekre.
A továbbfejlesztés elsősorban a törvényi változások követését és az alkalmazott ERP-vel, illetve egyéb belső vállalati programrendszerekkel való kommunikáció biztosítását szolgálja, másrészt a rendszer funkcionalitásának bővítését, valamint a technológiai fejlődés követését jelenti.
A standard modulok mellett gyakran kérik az ügyfelek, hogy olyan speciális, a tevékenységük végzését támogató célrendszert is beépítsenek számukra, mint amilyenek például a lízingfinanszírozási és bérleti hitelügyleteket kezelő, a gabonakereskedelmi, a bolthálózati elszámoltatási vagy éppen a fuvarokmány-elszámoltatási rendszerek. A rendszerfejlesztés új iránya a specializáció, bizonyos piaci szegmensek magas szintű kiszolgálása, alaptevékenység-specifikus rendszerek fejlesztése, integrálása, és az adott piaci szegmenst jól ismerő, magas szintű szakkonzultáció által támogatott széles körű szolgáltatás. Megnőtt az olyan funkciók iránti igény, mint a kontrolling, a pénzkezelési eljárások, a treasury és a cash management.
Felhasználóbarát megoldások
Noha a felhasználói igények jelentősen elmozdultak a felhasználóbarát munkafelület irányába, de a belső üzleti funkcionalitás iránti elvárások – ideértve az erősödő integráltság követelményét – változatlanul fontosak maradnak. A felhasználóbarát felület fontossága a felhasználó feladatkörének szofisztikáltságától függ, vagyis egy egyszerű tranzakciót végző felhasználónál alacsonyabbak az igények, és a rutinszerű használat is hamarabb betanulható, a bonyolult és sokoldalú műveleteket végzőknek azonban fontos, hogy a rendszer intuitív és felhasználóbarát legyen.
Az integrált rendszereken belül a bevezetési sorrend élén az üzemvitelt, az úgynevezett backoffice-t támogató – pénzügyi, számviteli, kontrolling – modulok állnak. Ezek általában külső, törvényekkel vagy üzleti partnerekkel való megegyezésben szabályozott területek, mint amilyen a mérleg- és az eredménybeszámoló-készítés vagy a bankoknak történő adatszolgáltatás automatizálása, s csak ezek után gondolnak az ágazatfüggő modulok bevezetésére a felhasználók.
A termelővállalatoknál a következő lépés többnyire a készletgazdálkodás, az értékesítés, a kiszállítás támogatása, amit a komoly eszközigényű cégeknél a karbantartási, fenntartási modulok követnek, s a sort a kifejezetten ágazatspecifikus kiegészítések zárják.
A hazai piacon a fő üzleti tevékenységek kiegészítő folyamatainak ERP-rendszerbe való integrálása (karbantartás, projektvezetés, létesítménygazdálkodás stb.) a favorit, s akiknél ez még nem történt meg, ott ma már a fent említett, az üzletvitelhez kapcsolódó fő folyamatokat is szeretnék az ügyfelek integrált rendszerben tudni. Ezért a második-harmadik fordulós bevezetések az említettekre irányulnak.
Követési szerződés
Bár integrált rendszerekről beszélünk, ritka a vállalatok minden üzleti tevékenységét, folyamatát lefedő rendszer, ami külső gyártók termékeivel való integrációt feltételez. Leggyakoribb a – túlzott lokalizációs igényük miatt a hazai jogi környezethez kifejlesztett – bér- és humánpolitikai, új keletű kifejezéssel élve humánszakértői (munkaügy, humánerőforrás-gazdálkodás), valamint a számlázási szoftverek integrációja. A jogszabályok hazai változásainak ismeretében ezektől nagyfokú rugalmasságot vár el a felhasználó. Mivel a nagy ERP-rendszerek HR-moduljainak lokalizálása meglehetősen drága, ezeket a változatokat csak kevesen tudják megfizetni, így a hazai fejlesztők igyekeznek az ERP-rendszerekbe integrálható (például HR) alkalmazásokat fejleszteni.
Az okos szállítók tudják: sokkal olcsóbb megtartani, mint megszerezni egy ügyfelet, így az elégedettséget növelő szolgáltatást (követést, tanácsadást) kínálva igyekeznek az ügyfél érdeklődését a következő igény megjelenéséig fenntartani. Az éles indulást és a rutinszerű használatot követően, 6-12 hónap elteltével, az elégedett felhasználók esetében új igények keletkezhetnek, s ez az utógondozás egyik "melléktermékeként" újabb projekteket jelenthet. Az utógondozás leggyakrabban szoftverkövetést, többek között jogszabály szerinti hatályosítást jelent. Ezért csaknem minden cég ajánl a rendszerhez követési szerződést.
Az utógondozáshoz tartozik a partnerek tevékenységbővülésének, illetve módosulásának informatikával történő követése is. Ezért egy általános tevékenységnagyságot (például havi 5-10-20 óra) tartalmazó támogatási szerződés köttetik, amelyben a kereten kívüli, de előre látható munkák várható költsége is megjelenik.
Gyakori a rendszertechnika távoli ellenőrzését szolgáló, az adott alkalmazásra vonatkozó rendszerfelügyelet iránti igény, és a szerződésben meghatározott, a felhasználókkal való folyamatos kapcsolattartást szolgáló hotline. Mivel az archiválás idehaza még ritka, gyakori az adatbázis helyreállítására vonatkozó igény. Akárcsak a megfelelő hardverkonfiguráció miatti problémák utógondozása, amiért a felhasználók gyakran az amúgy persze sosem hibamentes programot okolják.
Terjedőben a HR-alkalmazások
Érdemes néhány gondolatot szentelni az önálló modulként, illetve rendszerelemként is egyre elterjedtebb HR-alkalmazásokról. A kilencvenes évek közepén a nemzetgazdaság élenjáróiként nyilvántartott cégek voltak az első HR-felhasználók, de ezek még többnyire az anyavállalat által használt ERP-rendszer HR-moduljához ragaszkodtak. Később, 1995 táján megjelentek a piacon az olyan, rendszerfüggetlen, szinte kizárólag angolszász nyelvterületről származó szoftverek, mint a már említett Best!HR. Az alkalmazások mögött javarészt a bérszoftverek fejlesztésében már bizonyított cégek állnak. Néhányuk a vevői igények alapján csupán egy-egy modulra – például a munkaerő-toborzás támogatására – koncentrált.
A HR-szervezetek ma már a munkatársak adatainak kezelésén túl a vállalati céloknak megfelelő képességekkel és tudással bíró kollégák, akik a vezetők kiválasztásával, beillesztésével, teljesítménymenedzselésével, karrierfejlesztésével, oktatásával egyaránt foglalkoznak. E funkcióiban is gazdagabbá vált tevékenységi kör támogatására csak a kilencvenes évek információtechnológiája vált alkalmassá. A korábbi személyzeti és a jelenlegi HR-rendszerek között a legfőbb különbség a nagy tömegű nyilvántartott adat gyors mozgatása, lekérdezése tekintetében, a jogosultságok és biztonsági szempontok egyidejű figyelembevételében, illetve az adatok decentralizált hozzáférésében és kezelésében van.
Helyi szokásjog
A humánerőforrás-kezelő rendszereknek elsősorban a velük mintegy 95 százalékban közös adatbázisú bér- és munkaügyi alkalmazásokkal, illetve a beléptetőrendszerekkel kell szorosan integrálódniuk. Az ERP-k HR-moduljai bármilyen jók is, rendszerfüggők, s így a piac jelentős része számára nem elérhetők. E kör számára készülnek az önálló HR-rendszerek.
A bér- és munkaügyi alkalmazásokat keresők is hasonló dilemma elé kerülhetnek. Ez esetben a lokalizáció a folyamatosan változó törvényi és egyéb szabályozások, jelentési kötelezettségek s a rendkívül erős helyi szokásjog miatt még kényesebb kérdés. Ma már sok ERP bérmodulját honosították, azaz hozzáigazították a hazai elvárásokhoz.
A hazai vállalatok nagy része még nem mérte fel, így nem is tudja, mennyibe kerül belülről működtetni az informatikát, ezért az egyik lehetséges alternatívát, az outsourcingot nincs mivel összevetni. Először számolniuk kell, hogy aztán eldönthessék, megéri-e nekik, ha valaki jelenlegi költségeik fejében, esetleg olcsóbban is, magasabb színvonalon – az üzemeltetés terhét is levéve vállukról – nyújtaná a szolgáltatást.
A kisebb cégeket, amelyeknek sok esetben anyagi megfontolásból célszerűbb lenne, már az outsourcing gondolata is megviseli. A professzionális outsourcingvállalatok nagyobb biztonsági garanciái ellenére is úgy érzik, csak saját berkeiken belül gazdáik az információknak. A valódi ok valószínű, ennél is egyszerűbb: azért ragaszkodnak az információközelséghez, mert náluk ma még gyakori az információmanipuláció.
A nagyvállalatok egy része azonban már rájött, hogy az információkat szigorú módszerrel házon belül tartani sokkal magasabb költség mellett is csak alacsonyabb biztonsággal sikerülhet. Az outsourcingcégek viszont erre optimalizáltan felszereltek, jobban értenek hozzá, és a havidíjban számolt költség is kecsegtetőbb.
Új piaci irányok
Míg a rendszerbevezetésben eddig idehaza érintett Top 100-as nagyságrendű cégek a nem kis beruházással járó ERP-rendszerek tekintetében elsősorban minőségi váltásra készülnek, a szállítók figyelme, mintegy új piacként, a közép- és kisvállalati szegmens felé irányul. Ez utóbbi igényét azonban teljesen más feltételrendszerrel – költség, bevezetési idő, funkcionalitás, finanszírozás – lehet kiszolgálni. A minőség és funkcionalitás teljessége azonban a nagy-, közép- és kisvállalatok esetében egyaránt elengedhetetlen.
A szoftverházak által kidolgozott gyors bevezetési modelleket, eljárásokat többnyire csak a nagy- és középvállalatok képesek finanszírozni, lévén a rendszerek informatikai támogatása, üzemeltetése hosszú távon jelentős költségterhet ró a vállalatra, amelynek a fő tevékenységétől idegen feladatok ellátása miatt is meg kell osztania erőforrásait.
Az egyik lehetséges megoldást már említettük: ez az IT különböző szintjeinek – az ERP-rendszerek működtetését is beleértve – külső szervezetbe való kihelyezése, az informatikai outsourcing. A másik alternatíva az alkalmazásszolgáltatás (ASP), amely – mivel sem a termék, sem a kiszolgáló informatikai háttér megvásárlását nem igényli – elvileg kedvező lehetőség lenne, ám a bizalmatlanság általános légkörében mégis lassan terjed.
Minőségi kifogások
A potenciális felhasználók számához és méretéhez képest óriási kínálattal találják szembe magukat az ügyfelek. A szállítóknál tevékenykedő – az üzlet és a rendszer területén egyaránt otthonosan mozgó – tanácsadók, illetve az ERP-rendszerekhez kapcsolódó vezetési tanácsadásban jártas cégek száma azonban már sokkal szerényebb.
A termékekkel szembeni minőségi kifogások mellett – az elemzők szerint – a bevezetési eljárás fogyatékosságainak is tulajdonítható az alkalmazók körében tapasztalható meglehetősen nagyfokú kiábrándultság és csalódottság.
A korlátozott méretű hazai piac esetében erre egyrészt egyfajta – a rendszerek, valamint a bevezetésükkel foglalkozó szállítók és tanácsadók körében hoszszú távon lezajló – szelekció jelenthet megoldást, másrészt az, ha a bevezetésben együttműködők között is megvalósul a technológiában érvényesülő szerepmegosztás.
Fejlesztők és megoldások
A piacon 1989 óta jelen lévő Nexon Kft. először a bérügyvitel területére szakosodott, bérszámfejtő, munkaügyi, valamint az ezekhez kapcsolódó szolgáltatásokkal. Ez a tevékenység azóta jelentősen kibővült, elsősorban a szorosan a humánerőforrás-gazdálkodással, illetve a munkaidő-nyilvántartó programokkal és szolgáltatásokkal. Saját szoftverek segítségével immár a cégek bérszámfejtését is vállalják. A bérügyvitel területén saját állításuk szerint piacvezetők, a magyar munkavállalói kör egynegyedét a Nexon rendszereinek igénybevételével számfejtik, ez több mint egymillió munkavállalót jelent. Saját tevékenységben körülbelül húszezer ember bérszámfejtését végzik el.
A Nexon – a saját fejlesztésű alkalmazásai közül kiemelkedő BÉRENC-en kívül – a Best!HR nevű, amerikai-német kooperációban kifejlesztett erőforrás-gazdálkodási szoftver honosításával és értékesítésével is foglalkozik.
A szintén már a nyolcvanas évek vége óta a szakmában lévő SzámAdó Közös Vállalat SzámAdó nevű szoftvere nagy vállalatirányítási rendszer, amely a mélyen integrált, nem modulárisan felépített rendszerek közé tartozik.
Kínálati paletta
A program általános rendeltetésű, vagyis ugyanazt a programot használhatják a legkülönb felhasználók, például egy marcipánüzem, egy autóalkatrész-kereskedő és egy áruházlánc. Az egyedi jellemzőkhöz való alkalmazkodást a paraméterbeállítási lehetőségek segítik.
A felhasználók palettája széles, a programot a kisvállalkozásoktól a nagy- és középvállalatok kategóriájáig a hazai gazdaság szinte minden szektorában használják. Ennek megfelelően az árak is sokfélék: a skála egyik végén az ingyenesen letölthető számlázó helyezkedik el, de van fizetős könyvelőmodul néhány tízezer forintért, a komplett kisvállalkozói csomag ára pedig százezres nagyságrendű.
A Kulcs-Soft Kft. a kis- és középvállalatokat jelölte meg célcsoportként. A cég kettős könyvviteli, valamint pénztárkezelői programja szervesen illeszkedik a már régebben piacon lévő készletnyilvántartó és számlázóprogramokhoz. Az ügyfelek leginkább a könnyű kezelhetőséget szokták kiemelni előnyként, amihez fontos támogatást nyújtanak az alkalmazásokhoz adott részletes kézikönyvek is.
Segítség a vásárlónak
A rEvolution Software ügyfélkörét a nagyobb információszükségletű kis- és középvállalatok alkotják. A rEvolution 12 éve jelent meg az ügyviteli piacon, már akkor windowsos rendszerrel, ami kuriózumnak számított, hiszen az operációs rendszer akkor még csak a 3.1-es verziónál tartott. Azóta is ezen a platformon fejlesztenek. A cég mára több mint 50 fős vállalattá nőtte ki magát, teljesen elkülönülnek a különböző területek: a fejlesztés, az értékesítés, a bevezetés és a paraméterezés mind külön divízió.
Jelen pillanatban három piaci szegmensben vannak ügyviteli megoldásaik. A SOHO-piacra egyfelhasználós alkalmazást kínálnak, a sokezres szériában eladott szoftverrel ezen a területen ők a piacvezetők. Az integrált rendszerek körében két termékkel is jelen vannak. A régebbi megoldás, az Iroda++ integrált kereskedelmi és számviteli rendszer kifejezetten a kis- és középvállalati piacra készült. Az Iroda++ alappillérre építkező Zenit korszerűbb, robusztusabb háttérrel bír, az MS SQL-es adatmotorját használja, így sokkal nagyobb adatmennyiség kezelésére alkalmas: akár többmilliós tételszámot is képes kezelni, ellentétben a kisebbik rendszer néhány százezres korlátjával. Több telephelyen lévő ügyfelek kiszolgálására is alkalmas, így elvben akár a nagyvállalati szektorban is használható. A rEvolution CRM-rendszerek (Customer Relationship Management – ügyfélkapcsolat-menedzsment) területen is jelen van a Goldmine elnevezésű programmal.
A cégnél a könyvelés és a számlázás is a saját fejlesztésű ügyviteli rendszeren történik, ugyanúgy, mint az adatfeldolgozás, az ügyfelek kiszolgálása és a support (terméktámogatás). Így az ügyfelekkel kapcsolatban lévő munkatársak a saját tapasztalatukra építve tudnak segíteni a vásárlóknak.
Jelentős szereplője még a piacnak – többek között – a Human Systems Informatika Kft., amely szintén az Oracle, illetve az MSSQL szerver adatbázis-kezelőre támaszkodva nyújt átfogó humánpolitikai és humánügyviteli megoldásokat közepes és nagy cégeknek IHR nevű szoftverével, amely SAP és más vállalatirányítási rendszerekbe is integrálható.
"Magyarított" változat
A bővülő hazai piac egyre több külföldi szereplőt csábít ide, ők a saját szoftverük magyarított (vagyis magyar nyelvű, és a hazai jogszabályi környezethez igazított) változatát kínálják. A német EBS Software magyarországi leányvállalata a 'ntire Integrált Ügyviteli és Üzemgazdasági Rendszerrel lépett a piacra, s a cég közel 10 éves hazai tapasztalata alapján elsősorban a nagyon erős kontrollingmodullal emelkedik ki a mezőnyből. A másik mellettük szóló érv, hogy a szintén német SAP-nál olcsóbb és egyszerűbb kezelésű rendszert fejlesztettek ki. Az EBS rendszere annyira nyitott, hogy az alapfunkciók beállíthatóságán kívül szinte korlátlan paraméterezhetőség jellemzi, így minden felhasználó saját igényei szerint testreszabhatja.
A Scala 1993 óta van jelen a magyar piacon, messze megelőzve ezzel külföldi vetélytársait. Az anyacég 1978-ban alakult Svédországban, mára a budapesti központnak fontos szerepe van az egységes világcég regionális irányításában is. Integrált ügyviteli rendszereket forgalmaznak, e-business-megoldásuk is van, emellett jelentésszerkesztő információs rendszereket is kínálnak. Célcsoportjukba tartoznak a középvállalatok (természetesen ez a hazai szintre utal, hiszen egészen mást jelent ez a kifejezés például Nyugat-Európában). A cégnek mintegy 200 hazai ügyfele van, jellemzően multinacionális cégek magyarországi leányvállalatai, illetve hazai közép- és nagyvállalatok. A Scala-szoftverek erőssége, hogy az ügyfelek akár saját maguk is testreszabhatják az alkalmazást. A Scala rendszere erősen moduljellegű, az egyes modulok – például Scala Főkönyv, Kimenő számlakönyv, Bejövő számlakönyv – külön-külön, önállóan is működőképesek.
Tanácsadás és oktatás
Az ERP-piac globálisan dollármilliárdos nagyságrendű, a szereplői általában maguk is jelentős méretű, nemritkán multinacionális vállalatok. A piac domináns résztvevője, a német SAP AG R/3 nevű termékével Magyarországon is uralja a piacot. A Kulcsrakész nevű megoldásuk nagyvállalatok számára nyújt integrált – és a versenytársakhoz képest kevésbé testreszabott – vállalatirányítási rendszert.
Az SAP AG mára nem csupán Európa, de a világ egyik legnagyobb független szoftvergyártójává nőtte ki magát, amely több mint száz országban van már jelen. Az informatikai óriáscég 1989 óta működik a magyar piacon is, 1996-ban saját képviseleti irodája nyílt, ám az önálló leányvállalat, az SAP Hungary Kft. csak 1998. január 1-jén alakult meg. A komoly referenciákat magáénak tudó SAP a közvetlen szoftvereladás mellett tanácsadásból és oktatásból szerzi bevételét. A széles körben hangoztatott SAP-filozófia szerint a rendszer általánosan használható, nem egyedi igényeknek megfelelően fejlesztett, hanem olyan szabványosított megoldás, amely képes együtt fejlődni a vállalatokkal.
A kaliforniai Oracle Corporation (a világ legnagyobb adatbázis-szállítója) a hazai ERP-piac harmadik legnagyobb szereplője. Az Oracle Corporation 1993-ban alapította meg száz százalékban birtokolt magyarországi leányvállalatát, az Oracle Hungary Kft.-t. A társaság közvetlen értékesítéssel, oktatással, konzultációval és terméktámogatással is foglalkozik.
A vállalatirányítási szegmensben zászlóshajónak számító termékük, az Oracle Applications (alkalmazások) integrált, nyitott modulokat kínál a pénzügyi alkalmazások mellett humánpolitikai, logisztikai, valamint termelésirányítási területen.
Kiépített infrastruktúra
Természetesen az ERP-szektorban működnek magyar tulajdonú, külföldi háttér nélküli vállalkozások is. Ilyen például a Megatrend, amely 1986 óta foglalkozik vállalatirányítási rendszerekkel, s a magyarországi középvállalatok és a nagyvállalatok alsó harmada számít a fő vevőkörének.
Elsősorban gazdálkodástámogató informatikai rendszereket szállítanak, ezen belül a saját fejlesztésű szoftverrészt, az itthon meglehetősen erős piaci helyzetű Infosyst. Termékeik elsősorban ügyviteli rendszerek, de az ügyvitelbe már a termelésirányítás is beletartozik. Ugyanakkor teljes körű szolgáltatást adnak hozzá, például Oracle vagy saját fejlesztésű döntéstámogató rendszereket, illetve kiépített infrastruktúrát.
A vállalatirányítási rendszerek piacán a kisebb-nagyobb alkalmazásfejlesztő cégek mellett a szereplők egy további csoportjáról, a független rendszerintegrátorokról is érdemes szót ejteni. A szoftvercégek általában maguk is vállalják rendszereik bevezetését, de a (legalábbis a hazai) rendszerintegrátorok általában valamivel olcsóbbak, és az ügyfelek abban is bízhatnak, hogy függetlenségük folytán valóban a cég igényeinek leginkább megfelelő rendszerre tesznek javaslatot.
Mi mennyibe kerül?
vállalatirányítási rendszerek költségei részben a felhasználó cégméretétől függnek, részben pedig attól, hogy az illető felhasználó csak egy-egy részterület, vagy az összes adminisztratív és irányítási folyamat számítógépesítésére törekszik. Az árak ennek megfelelően a 0 forinttól a százmilliós nagyságrendig változhatnak.
Racionális ügymenet
Viszonyítási pontként érdemes egy konkrét példát említeni. A SzámAdó vállalati csomag megvásárlása – közepes méretű vállalatot feltételezve – a szoftver licencét, az átvilágítást, a megvalósíthatósági tanulmányt, illetve a bevezetéssel járó tanácsadás és betanítás díját is beleértve 800 ezer-1 millió forintba kerül havonta. Maga a bevezetés általában minimum 4-5 hónapig, maximum 1 évig tart, vagyis a végszámla nagyjából 4-8 millió forintot tesz ki.
Egy ilyen rendszer két-három kvalifikált munkatárs munkáját váltja ki – tehát csak a bér- és egyéb terheket számítva is néhány év alatt megtérül –, ugyanakkor a legnagyobb haszon nyilván nem a bérmegtakarítás, hanem a vállalati folyamatok áttekinthetőbbé válása, a megbízható jogszabálykövetés, a racionálisabb ügymenet, és a cégszerkezet – az előbbiekkel szinte törvényszerűen együtt járó – átalakulása, hatékonyabbá válása.
Nehéz olyan számítást végezni, amely nem a számítógépes ügyvitel egyértelmű előnyeit igazolja. A piac ennek megfelelően folyamatosan, évente legalább 10-15 százalékkal bővül. Az ennél gyorsabb fejlődést főleg az akadályozza, hogy a nagy – vagyis nemzetközi mércével mérve legalább közepes – vállalatok általában már rendelkeznek valamilyen vállalatirányítási rendszerrel, márpedig a nagy pénzt a nagy cégek és az új bevezetések hozzák. Piacot bővíteni tehát most leginkább a közepes és kis cégek irányába lehet, ami sok aprómunkával jár.
Igények és lehetőségek
A piac a lapunknak nyilatkozó szakértők szerint némileg kaotikus képet mutat. Kornis György, a SzámAdó kereskedelmi vezetője szerint gyakorlatilag mindenki szeretne valamilyen számítógépes ügyviteli megoldást, a többség igyekszik egyre feljebb – az integrált vállalatirányítási rendszerek felé – lépni, ez azonban nincs mindig szinkronban a felhasználók tényleges igényeivel, illetve anyagi erejével.
Szintén gyakran mutatkozik differencia a beszerzett – vagy beszerezni kívánt – rendszer, illetve a vállalkozók informatikai és ügyviteli felkészültsége között. A hiányos tudásra épülő elvárások oda vezetnek, hogy még a szakmai evidenciákat is nehéz elfogadtatni a megrendelőkkel, ami főleg a tanácsadók mindennapjait nehezíti meg.
További nehézséget okoz, hogy a vállalati felhasználók általános meggyőződése szerint a könyvelés, illetve az ügyvitel szükséges rossz, s ebből adódóan ki akar ilyesmiért fizetni, pláne milliókat? Még a középvállalati körben is inkább a kisvállalati mentalitás a jellemző, a kis cégek pedig gyakran akkor is a családi kassza mechanizmusa szerint működnek, ha egyébként 10-20 főnek is munkát adnak. A nagyobb középvállalatok már komolyabb, jobban megfogalmazott és reálisabb igényekkel állnak elő, de e körben is akad probléma, nevezetesen az úgynevezett szakmai sznobizmus, ami oda vezet, hogy akkor is inkább egy nagynevű külföldi szállító megoldását választják, ha ugyanazt, hasonló minőségben fele áron megkaphatnák egy hazai fejlesztőtől.
