Etikett az üzleti világban

A tárgyalási kultúra tekintetében jelentős eltérések tapasztalhatók. Szakértők szerint a felkészülést érdemes széles körben értelmezni, nevezetesen: a külföldi tárgyalás előtt nemcsak az üzleti és a jogi viszonyokat kell tanulmányozni, de az adott ország kultúráját, történelmét és szokásait is. Ez akár a siker kulcsa is lehet.

Megjelenés, referenciák

Külföldön – főként a világ távolabbi országaiban - figyelembe kell venni a fogadó ország vallását is. Ennek már a találkozó előkészítéskor szerepe van, hiszen például a muzulmán hívők pénteken nem dolgoznak – mondja Tonk Emil szakértő. Ezen államokban péntekre ne szorgalmazzunk üzleti találkozót – teszi hozzá.

Bernáth Lajos, a Develor tanácsadó cég nemzetközi igazgatója úgy véli: ahhoz, hogy a tárgyalás sikeres legyen, néhány alapvető követelménynek eleget kell tenni. Ilyen a pontos érkezés, a megjelenés, a referenciák bemutatása. Sok helyütt kitüntetett szerepe van a névjegy átadásának. Ugyanakkor Európán belül is több különböző világ létezik egymás mellett. Más gyökerű az orosz-szláv világ, sajátosak a mediterrán államok, és mindezektől eltérőek a skandináv-angolszász szokások. Ezekhez igazodni kell.

Természetesen ha a közép-európai térségbe megyünk tárgyalni, akkor is tanulmányozni kell az adott országról elérhető információkat, hiszen a földrajzi közelség nem jelenti a kultúrák és a szokások azonosságát. Erre még akkor is szükség van, ha ezen államok egyre inkább igazodnak a nyugat-európai üzleti elvárásokhoz, gyakorlathoz.

A Develor szakembere kifejtette: markánsan eltérőek például egy román és egy cseh tárgyalópartner szokásai, noha a pontosságról azonosan gondolkodnak. Míg azonban a cseh üzletemberek viselkedésében inkább a német stílus köszön vissza, a románokat a "találjuk meg a kiskapukat" mentalitás jellemzi. Nem szabad azonban elfeledni, hogy Romániában – a szocializmus évtizedei után – az üzleti élet most forrong, most jelennek meg százával-ezrével a nyugati vállalatok, s most zajlik az üzletikultúra-váltás. Minden kedvező előrelépés ellenére azonban lassú ügyintézésre kell számítani.

Mediterrán stílus

A tapasztalatok szerint még ma is más az adott szó súlya a kelet-közép-európai államok most formálódó üzleti világában, mint például az EU fejlett országaiban vagy az USA-ban. De az is látható, hogy előbbiek egyre inkább átveszik az EU-ban elfogadott szokásokat. Aki például üzletasszonyként megy tárgyalni, ugyanolyan helyzetben van, mint férfi kollégái.

A szerbeknél, de például az oroszoknál is hosszú tárgyalásokra és elnyúló üzleti ebédekre, vacsorákra lehet számítani. Ott ugyanis ezen eseményeknek nagy fontosságot tulajdonítanak. A szláv világban az ajándékot nem várják el, de elfogadják. Szerencsés – s ez tulajdonképpen mindenütt igaz –, ha a magyar nemzeti sajátosságokra emlékeztető ajándékot viszünk.

A mediterrán országokban szintén tapasztalhatók – számunkra – furcsaságok. Az olaszoknál például az a mondás, hogy "az idő pénz", nem állja meg a helyét, hiszen kevésbé pontosak, mint Európa északibb felén. Igaz, mára e tekintetben jelentős a különbség az északi és a déli tartományok között, lévén az előbbi, fejlett iparral rendelkező országrészekben nagymértékben átvették az "amerikai stílust". Ennek ellenére a pontosság értelmezésében érdekes kettősség figyelhető meg Olaszországban, jelesül: míg a tárgyalóféltől ezt elvárják, önmaguktól nem követelik meg.

Az itáliai üzleti életet jól ismerők azt mondják, túl gyors döntést nem lehet várni, ami talán a bürokráciával függ össze. Ugyanakkor érdekessége az olasz tárgyalási stílusnak - amit Magyarországon neveletlenségnek tartunk –, hogy egyszerre beszélnek, illetve egymás szavába vágnak. Sok más országhoz hasonlóan az olaszok is elvárják, hogy az üzleti kártya elegáns legyen. Arra azonban figyelni kell, hogy úgynevezett társadalmi eseményeken – például kiállítás megnyitóján, színházi előadáson – nem illik névjegykártyát cserélni, s nem illik munkáról, üzletről beszélni. Ilyenkor még a vallás és a politika is kerülendő téma.

Célratörő tárgyalások

Az európai üzleti élet egyik meghatározója Németország, ahol az olaszokétól eltérő szokásokra kell felkészülni. Az üzleti tárgyalások résztvevőinek sokkal konzervatívabban kell öltözködniük; a viselkedésben nem szeretik a meghökkentő dolgokat, s nem kedvelik, ha bókolnak nekik.

A németek elsősorban a feladatra koncentrálnak. A pontosság lényeges, már két-három perc késés is sértő lehet, főként akkor, ha magasabb rangú üzletember vendégei vagyunk. A németek a tárgyalásokon célratörők, elvárják, hogy partnereik az állításaikat adatokkal, tényekkel támasszák alá. Szeretik tudni, hogy partnereik hol helyezkednek el az adott cég hierarchiájában.

A kézfogás fontos; családi körben is szokás, hogy a szülők és a gyerekek kézfogással üdvözlik egymást. Ha német üzleti partnerhez megyünk, lehet ajándékot küldeni a feleség számára is – ezt megtiszteltetésnek veszik.

A racionalitás jellemzi az angolokat és a skandinávokat is, azonban előbbiek az üzleti ajándékot furcsállják, náluk ez nem szokás. Tonk Emil szerint a finnek – és általában a skandinávok – jó tárgyalófelek: felkészültek, pontosak, fegyelmezettek. Finnországban viszont ne lepődjön meg senki, ha az üzleti tárgyalás után a vacsorát szaunázással zárják.

Meglepetések az arab világban

Aki az arab világba készül, jó, ha alaposan felkészül - tanácsolják a szakemberek. Először is, ne lepődjünk meg, ha partnerünk késik, esetleg el sem jön a tárgyalásra. A vendég megvárakoztatása különösen akkor szokásos, ha nálunk magasabb beosztású személy vendégei vagyunk. Éppen ezért nem ajánlott egy napon egynél több üzleti megbeszélést szervezni. Azt sem árt tudni, hogy például Kairóban praktikus oka is van a késéseknek, ugyanis kaotikus a város közlekedése.

Arra is számítani kell, hogy többen lesznek jelen a tárgyaláson, mert szeretik a csoportos fellépést. Ritka, hogy kettesben tárgyaljunk valakivel. Tekintettel a várhatóan népesebb vendéglátókra, ügyelni kell az ajándékokra – ha viszünk – és a névjegykártyára. Mindkettőből legyen elegendő, hogy jusson mindenkinek. Ám az ajándék kiválasztásakor okvetlenül vegyük figyelembe a vallási szokásokat, különben nagyon kellemetlen helyzetbe kerülhetünk.

Az arab világban az is megszokott, hogy a tárgyalást más ügyek intézésével szakítják meg. Például tárgyalás közben bejön valaki, s a jelenlévők más ügyről folytatnak polémiát, esetleg a tárgyalás vezetője számlákat ír alá. Zavaró lehet az is, hogy az arab partner mindent jegyzetel. Jó taktika, ha mi is jegyzetelünk, ami jelzi, hogy figyelemmel kísérjük a tanácskozást, egyben fegyelmezi a partnert, hiszen jelezzük, hogy minden részletet regisztrálunk.

A döntések meghozatalakor az arabok szeretik húzni az időt, hogy jobb kondíciókat érjenek el. Ezért terveinket célszerű előre elküldeni. Tudni kell, hogy az arab üzletember viselkedése mögött – ami esetleg érdektelenségnek látszik - céltudatosság rejlik.

Jó tudni, hogy az arabok beszélgetés közben sokkal kisebb távolságra állnak partnerüktől, mint az Európában szokás. Sőt, az is előfordulhat, hogy az arab vendéglátó megfogja férfi üzletfelének a kezét. Ezen nem kell meglepődni, ez a barátság jele. Mivel az arab világban gyakorlatilag nincsenek üzletasszonyok, ezért az európai nőknek nagyon jól fel kell készülniük a tárgyalásra: nemcsak szakmailag, de lelkileg is. Rá kell hangolódniuk, hogy a Magyarországon megszokottnál is határozottabbnak, keményebbnek kell lenniük. Ha a partner megérzi a gyengeséget, akkor egy hölgy nagyon nehezen tud eredményt elérni.

Egyiptomban a nyugati üzletasszonyokat a helybeli üzletemberek kézfogással köszöntik, ám meg kell várni, amíg a férfi nyújt kezet. Szaúd-Arábiában szintén arra lehet számítani, hogy a helybeli férfi kezet nyújt a nyugati üzletasszonynak, ám ez nem mindenkire jellemző.

A hierarchia tisztelete

Bernáth Lajos Japánban szerzett tapasztalatairól – ahol mintegy fél évet dolgozott – elmondta: a távol-keleti szigetországban a hierarchia és a hierarchiában betöltött poszt abszolút tisztelete a jellemző. Olyannyira, hogy ez európai szemmel szélsőségesnek tűnhet. Például, ha magas rangú tárgyaló érkezik, akkor üdvözlő sorfallal köszöntik. Amikor Japánból megérkezett a Suzuki főnöke az esztergomi gyárba, s belépett az üzem 110 íróasztallal berendezett irodájába, akkor a japán alkalmazottak felállással köszöntötték.

Az üzletember arra hívta fel a figyelmet, hogy a névjegykártyának kitüntetett fontossága van a japánok szemében. Elegáns tartóból illik elővenni, s célszerű betartani az átadás rituáléját. A japánok két kézzel nyújtják át kártyájukat, amit a másik fél két kézzel vesz át, elolvas, nézegeti, s láthatóan nagy becsben tartva teszi el. Nem illik a névjegykártya hátuljára semmit sem ráírni, mert a japánok számára a névjegykártya személyiségük fontos tartozéka.

Számítsunk arra, hogy a japán partnerrel folytatott tárgyalások nagyobb része társasági csevegéssel telik el. Vagy egyáltalán nem ott születik döntés, vagy csak a legvégén. A magas szintű vezetők esetében a tárgyalás inkább kapcsolatépítést jelent. Azt sem lehet elvárni, hogy egy újonnan felvetett témára érdemben reagáljanak. Ez annak ellenére így van, hogy a japánok a tárgyalásaikat nagyon alaposan előkészítik, s nagyon felkészültek.

A japánok számára a nevetés nem az örömöt fejezi ki; ez sokkal inkább a zavar, a tanácstalanság vagy a meghökkenés jele. A mosoly viszont jelenthet örömöt, de annak ellenkezőjét is. A japánok nem alkalmazzák a szemkontaktust, így ezt ajánlott elkerülni.

Az üzletasszonyok számára Japán "egy másik világ" – mondta Bernáth Lajos –, aminek kulturális oka van. A felkelő nap országában a nők a munka világában a második vonalban helyezkednek el, az emancipáció nem jellemző. Japán női vezető például a Suzukinál hosszú évekig nem volt, talán ma sincs. A nők jellemzően asszisztensekként dolgoznak. Az értekezleten beviszik a teát, s – hasonlóan a gésák sok évszázados hagyományaihoz – amikor kiszolgálják az urakat, szemben a társasággal kihátrálnak az ajtón. S mielőtt kimennek, meghajolnak. Félő, hogy a női tárgyalópartnert a japán üzleti világban nem vagy nehezen fogadják el egyenrangúnak – állítják a szakemberek.

Kína: hosszan ismerkednek

Magyarországról nézve Kína titokzatos világ. A kínai tárgyalásra készülve tisztában kell lenni néhány alapvető ismerettel - tanácsolja Holch Gábor üzletember-tanácsadó, aki hosszú évek óta él a távoli országban. Az egyik, hogy a kínai kultúra – ami az üzleti viselkedésben is visszatükröződik – zárt, és több ezer éves múltra tekint vissza. A kínai üzletemberektől nem várható el tehát ugyanaz a rugalmasság, mint például az Amerikában tanult indiaiaktól vagy braziloktól, bár utóbbiak szokásai, kultúrája is jelentősen eltér a magyartól.

Holch Gábor szerint okvetlenül rá kell hangolódnunk a kínai tárgyalóféllel való találkozás előtt arra, hogy sok lesz a számunkra feleslegesnek tűnő "ciráda", s arra is, hogy csak lépésről lépésre, lassanként lehet a kitűzött üzleti cél felé haladni. A tárgyaláson először – ottani szokás szerint – általános kérdésekről illik csevegni. Ennek oka, hogy Kína sok ezer évig zárt ország volt, idegennel nem kötöttek üzletet. Fontosnak tartják tehát, hogy megismerjék annak az embernek a családját, lakóhelyét, kedvelt szokásait, akivel üzletet akarnak kötni. Ezért sok udvariassági kört tesznek, ami egyébként az ismerkedésen kívül azért sem felesleges, mert a kapcsolatépítést szolgálja – vélekedik a Kínában élő üzletember.

Japánhoz hasonlóan Kínában is nagy a névjegykártya kultusza. A névkártyát – mint minden fontos ajándékot – két kézzel illik átadni, s két kézzel kell átvenni. Nem illik azonnal eltenni – tanulmányozni kell –, s ugyancsak rossz néven veszik, ha bármit ráírunk a hátuljára. Jóllehet a multinacionális nagyvállalatoknál tevékenykedő kínaiak már ismerik és átvették az üzleti tárgyalások nyugati gyakorlatát, ám a kisebb cégeknél és főként az állami vállalatoknál nagyon erősek a hagyományok. Érdemes tehát tájékozódni a cégről is, hiszen ez segít a felkészülésben.

Kínában az üzleti találkozót üzleti vacsora követi, ahol azonban kevés szó esik az üzletről. Érdemes tudni, hogy Kínában tabutéma a politika, ezt mindenképpen kerülni kell. Célszerű olyan kínai tolmácsot keresni, aki nem csak a nyelvet, de a szokásokat is ismeri, hiszen ezzel kellemetlen meglepetésektől kímélhetjük meg magunkat.