Már a vállalati titkárság kifejezés is olyan, mintha a múltból jönne – fogalmazott Bauer András. A Budapesti Corvinus Egyetem Marketing Tanszékének vezetője ezzel arra utalt, hogy az egykor így nevezett posztok megszűnőben vannak, s helyüket egészen más szereppel felruházott szervezeti egységek veszik át. A titkárságok régen hatalmi központok voltak, ahol az egyszemélyi vezető maga köré gyűjtött alkalmazottai trónoltak – a korszerűen működő cégek számára teljesen ismeretlen módon.
Az évtizedes távlatokba vesző vállalatvezetési rendben az igazgató mindennek ura volt; egyedül, teljhatalommal döntött a cég számára fontos és kevésbé fontos kérdésekben egyaránt. S ahogy az első ember is kezében tartotta a gyár valamennyi ügyét, úgy a titkársága is a nagy vegyes elve alapján épült fel. Itt futottak össze az apró-cseprő ügyek, s mai szavakkal élve a PR és a belső kommunikáció is a vállalati titkárság gyakorta többfős csapatának teendőit gyarapította – persze a ma megszokottakhoz képest meglehetősen kezdetleges formában.
Aztán ahogy átalakult a vállalati vezetés szisztémája, úgy módosult a titkárság mibenléte is. A cégek irányításáért a legtöbb helyen egy csapat, a team felelős: a tagok közül ki a szakmai munkát, ki az értékesítést, ki a marketinget irányítja. A kép persze ennél is tagoltabb, hiszen minden cég a saját tevékenységéhez és struktúrájához igazítva határozza meg, hány ember és milyen munkakörben koordinálja a munkát. Ennek tükröződése a titkárság korszerűsödése is – magyarázta a tanszékvezető.
Napjaink titkársága nem más, mint egy igazi tudásközpont, voltaképpen customer service. Az apró-cseprő feladatokat átcsoportosították a cég különböző igazgatóságaira vagy osztályaira, megkeresve azokat a dolgozókat, akik a leggyorsabban és a leghatékonyabban el tudják végezni az adott munkát. Más és más a felelős az egyes témákért, a titkárságon csupán összefutnak a szálak. Persze ez sem kevés. Sőt, sok tekintetben a cég működésének lelke a korszerű vállalati titkárság.
Sokrétű munkamegosztás
Megváltozott az is, hányan és milyen kapcsolódásokkal látják el a titkársági teendőket. Egykor egy igazgatónak egy-két titkárnője volt, mondhatnánk úgy is, ahány igazgató, annyi titkárnő. Ma a nagy cégeknél munkamegosztással látják el feladataikat a titkárságvezető felügyelete alatt tevékenykedő alkalmazottak.
A közepes cégeknél más a helyzet, ezeknél sok esetben a személyi ügyeket is itt intézik, hiszen érthető okokból kevesebb alegységgel tevékenykednek. Alegkisebbeknél pedig az a jellemző, hogy amit lehet, a titkárnő végez el, hiszen ezzel is munkaerőt, s ezáltal bért lehet megtakarítani. A gazdasági társaságok jó részénél tetten érhető változás annak tudható be, hogy modernebb lett a világ, s egyre sokrétűbb lett a munkamegosztás.
A legfontosabb a határtalan rugalmasság és az óriási fegyelmezettség a titkárságon – foglalta össze a mai titkárnő nélkülözhetetlen tulajdonságait Báthory Balázs. A Wallis Ingatlan Rt. vezérigazgató-helyettese szerint a gyakorlatban e feloldhatatlan ellentmondásnak tűnő követelmény teljesítése a közös munka sikerének kulcsa. Ha a kettő közül valamelyik hiányzik, biztosan nehézkessé válik a vezetés és a titkárság kapcsolata.
Egy magára valamit is adó cég titkárságára ma csak az kerülhet, aki a lehető legszélesebb informatikai ismeretekkel rendelkezik – emelte ki az elvárt készségek és képességek közül elsőként a kommunikáció egyik kulcseszközévé vált internet és a számítógép profi használatának szükségességét a cégvezető. Ez napjainkban csupán a cégek töredékénél nem nélkülözhetetlen elvárás, ezenkívül azonban meglehetősen sok tényezőtől függ, hogy mit követelnek meg a titkársági alkalmazottól, s mi számít pótolható tudásnak.
Titkárok és titkárnők
Ahány ház, annyi szokás – fogalmazott Báthory Balázs –, és annyi igény is. A fiatalabb menedzsereknek vélhetően eszükbe sem jut, hogy megkérdezzék, tud-e gyorsírni a felvételre jelentkező potenciális munkavállaló. A klasszikus titkárnői feladatok egyikét-másikát a vezető olykor maga is elvégzi, például megírja a levelet, amit azután a titkárságon legfeljebb kijavít az alkalmazott.
A kis és közepes cégek titkárságain számos adminisztratív feladatot is el kell végezi, a többi között itt gondoskodnak az iktatásról, az eszközbeszerzésről. A nem túl nagy létszámú cégeknél akár a fénymásolás is a titkárság helyiségeiben történik, miként a vezető hivatalos útjának megszervezése is.
Nagyvállalatoknál más a helyzet, hiszen ott erre külön osztályokat üzemeltetnek, nyilvánvalóan a cég méretétől és a tevékenységi körétől függő létszámmal. A tagoltabb szervezetű munkáltatóknál a titkárságnak sokkal inkább az a dolga, hogy kapcsolatot tartson ezen osztályokkal vagy csoportokkal.
Különbséget kell azonban tenni a titkár és a titkárnő között. Az előbbi voltaképpen asszisztens - függetlenül attól, hogy férfi vagy nő az illető. Titulusát sokkal inkább az határozza meg, hogy mindenképpen felsőfokú végzettséggel rendelkezik, s alaposan ismeri a vállalatnál mindennapos témák szakmai hátterét is. Nyilvánvalóan a titkárnőnél sem hátrány, ha főiskolát vagy egyetemet végzett, ez azonban nem követelmény. Az viszont igen, hogy több nyelven beszéljen, s meg tudja értetni magát a cég külföldi üzleti partnereivel vagy ügyfeleivel. Mindenképpen jó, ha az illető tud angolul, ám hogy azonkívül milyen nyelven kell kommunikálnia, az a cég nemzetközi kapcsolataitól függ.
Tárgyi feltételek
Akad persze olyan munkáltató is, amely nem követeli meg két vagy három nyelv ismeretét, azonban az angol az interneten való tájékozódás és információgyűjtés szempontjából is hasznos lehet. Utóbbihoz persze szükséges a számítógépes programok ismerete is. A szövegszerkesztőn kívül az Excel kezelésének ismerete semmiképpen sem hiányozhat a titkárnő tudástárából. Ugyanakkor egy konferenciákra, workshopokra gyakorta meghívott vállalati vezető számára legalább ennyire fontos, hogy prezentációját titkárnője is el tudja készíteni. Kezelni kell a főnök naptárát, amelynek – bárhonnan elérve – ugyanazokat az adatokat kell tartalmaznia. A legtöbb esetben egyébként a bizalmi beosztott fogadja a főnök e-mailjeit is.
A tárgyi feltételek is módosultak az idők folyamán – sorolja egy másik cégvezető. A múlt ködébe vész a telex, amelyre ma már alig-alig emlékszünk. Napjaink titkárságán korszerű számítógép szolgáltatja az információkat, természetesen nyomtatóval kiegészítve, s nem hiányozhat a fénymásoló sem. Jó, ha korszerű telefonközpont is van, ennél többre azonban nincs szükség. A titkárságon ugyanis a gépek inkább segédeszközök. Tény azonban: lényegesen hamarabb kell reagálni egy-egy új hírre, információra. A beosztottakban fel sem vetődhet, hogy majd másnapra halasztják feladataikat, azokat a lehető legrövidebb időn belül el kell végezniük. S eközben persze fel kell venni a telefont, át kell venni a cég első emberének üzeneteit, s amit lehet, saját hatáskörben kell elintézni.
A titkárságnak ma mindenekelőtt koordinációs feladatot kell ellátnia a vezetés és a beosztottak között – szögezte le Kandikó József. A Modern Üzleti Tudományok Főiskolájának főigazgatója kifejtette: a titkárság nélkülözhetetlen szerepet tölt be egy cég működésének megszervezésében, ilyen szempontból tehát egyedi és pótolhatatlan. Egy korszerűen működő vállalkozás már nem is mérlegeli, hogy személyi titkárságot hívjon-e életre, hiszen a mai kor – és a munkakövetelmények – egyértelműen a nem személyi titkárságok szükségességét vetik fel – fogalmazott a szakember, megerősítve a cégvezetők szavait.
Koordinációs teendők
El kell felejteni, hogy a titkárnő feladata a kávéfőzés vagy a gyorsírás, s bár egy nemzetközi vállalat és egy felsőoktatási intézmény titkársága biztosan eltér egymástól, a főigazgató saját példáját említve elmondta: ő maga írja leveleit, s ezt elvárhatónak tartja más vezetőktől is. Kandikó József, aki a Magyar Marketing Szövetség alapító elnöke is, úgy véli, hogy az idegennyelv-tudás bizonyosan elengedhetetlen napjaink vállalati titkárságán; az alkalmazottnak legalább angolul meg kell tudnia értetni magát a külföldi partnerekkel.
Az utóbbi másfél évtizedben folyamatosan és dinamikusan erősödött a titkárság presztízse, s ezzel együtt az itteni alkalmazottak megbecsültsége és jövedelme is. A titkárnő sok helyütt osztályvezetői fizetésben részesül. Mindez elsősorban azzal magyarázható, hogy számos tekintetben a cégvezető helyett intézkedik – magától értetődően kisebb kérdésekben –, gondozza a külső és belső, sőt olykor a személyes kapcsolatokat is. Egy jó beosztottnak tudnia kell, kinek adható meg az igazgató mobilszáma és kinek nem, s neki kell gondoskodnia arról is, hogy a fontos telefonokat mindenképpen elintézze a vállalat első embere, a halaszthatatlan ügyek ne merüljenek feledésbe.
Többféle modell
A főigazgató úgy véli, nincs egyetlen jó megoldás, a vállalat szervezeti és működési szabályzatától függően sokféle modell képzelhető el a titkárságok feladatait illetően. A PR- vagy a személyzeti ügyek gördülékenyen végezhetők a titkárságon – ha ebben állapodtak meg az írásbeli szabályzat készítői. Egy biztos, a titkárság mindenképpen kulcsszerepet tölt be a cég működésében.
Nem vitatható az sem, hogy a magyarországi titkárságok alkalmazottai nem minden téren tudják felvenni a versenyt a nyugat-európai vállalatoknál dolgozó kollégáikkal – ismerte el a főigazgató, hozzátéve, hogy mindenekelőtt az idegennyelv-ismeretet illetően érzékelhető lemaradás. Nem könnyű ugyanis magas nyelvi és kifejezőkészséggel rendelkező hölgyeket és urakat találni, akik más tekintetben szintén megfelelnek a követelményeknek. Persze a változás látható, s egyre magasabb felkészültségűek a titkárságok munkavállalói.
Van még mit javítani a hatékonyságon is. Annál is inkább, mert nem csupán a belső, hanem a főhatóságokkal és más hivatalos szervekkel kialakított kapcsolatokért is felelős a titkárságvezető.
Egyvalami azonban valamennyi vállalat esetében igaz, jelesül: a titkárságnak a töretlen bizalomra kell épülnie. Ez minden más szempontnál fontosabb – tette hozzá a marketingszakember, kiemelve a szimpátia nélkülözhetetlenségét is. Ha a bizalomra százszázalékosan szükség van, úgy a szimpátiának 99 százalékosnak kell lennie. Ha mindez nincs meg a cégvezető és a titkársági dolgozók között, akkor nem szabad együtt dolgozniuk.
