×

Vállalati titkárságok

     

Figyelem! Kérjük, az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2005. október 15.) vegye figyelembe!

Megjelent A Munkaadó Lapja 92. számában (2005. október 15.)
Miként a vállalatok, a vállalati titkárságok is átalakultak napjainkban. A klasszikus titkárnői feladatokat „el lehet felejteni”; aki e munkakörben helyt akar állni, nem nélkülözheti valamely idegen nyelv(ek) ismeretét, a számítógép kezelését, sőt, a szervezésben is rátermettséget kell tanúsítania.

Már a vállalati titkárság kifejezés is olyan, mintha a múltból jönne – fogalmazott Bauer András. A Budapesti Corvinus Egyetem Marketing Tanszékének vezetője ezzel arra utalt, hogy az egykor így nevezett posztok megszűnőben vannak, s helyüket egészen más szereppel felruházott szervezeti egységek veszik át. A titkárságok régen hatalmi központok voltak, ahol az egyszemélyi vezető maga köré gyűjtött alkalmazottai „trónoltak” – a korszerűen működő cégek számára teljesen ismeretlen módon.

Az évtizedes távlatokba vesző vállalatvezetési rendben az igazgató mindennek ura volt; egyedül, teljhatalommal döntött a cég számára fontos és kevésbé fontos kérdésekben egyaránt. S ahogy az első ember is kezében tartotta a gyár valamennyi ügyét, úgy a titkársága is a „nagy vegyes” elve alapján épült fel. Itt futottak össze az apró-cseprő ügyek, s mai szavakkal élve a PR és a belső kommunikáció is a vállalati titkárság gyakorta többfős csapatának teendőit gyarapította – persze a ma megszokottakhoz képest meglehetősen kezdetleges formában.

Aztán ahogy átalakult a vállalati vezetés szisztémája, úgy módosult a titkárság mibenléte is. A cégek irányításáért a legtöbb helyen egy csapat, a team felelős: a tagok közül ki a szakmai munkát, ki az értékesítést, ki a marketinget irányítja. A kép persze ennél is tagoltabb, hiszen minden cég a saját tevékenységéhez és struktúrájához igazítva határozza meg, hány ember és milyen munkakörben koordinálja a munkát. Ennek tükröződése a titkárság korszerűsödése is – magyarázta a tanszékvezető.

Napjaink titkársága nem más, mint egy igazi „tudásközpont”, voltaképpen customer service. Az apró-cseprő feladatokat átcsoportosították a cég különböző igazgatóságaira vagy osztályaira, megkeresve azokat a dolgozókat, akik a leggyorsabban és a leghatékonyabban el tudják végezni az adott munkát. Más és más a felelős az egyes témákért, a titkárságon „csupán” összefutnak a szálak. Persze ez sem kevés. Sőt, sok tekintetben a cég működésének lelke a korszerű vállalati titkárság.

Sokrétű munkamegosztás

Megváltozott az is, hányan és milyen kapcsolódásokkal látják el a titkársági teendőket. Egykor egy igazgatónak egy-két titkárnője volt, mondhatnánk úgy is, ahány igazgató, annyi titkárnő. Ma a nagy cégeknél munkamegosztással látják el feladataikat a titkárságvezető felügyelete alatt tevékenykedő alkalmazottak.

A közepes cégeknél más a helyzet, ezeknél sok esetben a személyi ügyeket is itt intézik, hiszen érthető okokból kevesebb alegységgel tevékenykednek. Alegkisebbeknél pedig az a jellemző, hogy amit lehet, a titkárnő végez el, hiszen ezzel is munkaerőt, s ezáltal bért lehet megtakarítani. A gazdasági társaságok jó részénél tetten érhető változás annak tudható be, hogy modernebb lett a világ, s egyre sokrétűbb lett a munkamegosztás.

A legfontosabb a határtalan rugalmasság és az óriási fegyelmezettség a titkárságon – foglalta össze a mai titkárnő nélkülözhetetlen tulajdonságait Báthory Balázs. A Wallis Ingatlan Rt. vezérigazgató-helyettese szerint a gyakorlatban e feloldhatatlan ellentmondásnak tűnő követelmény teljesítése a közös munka sikerének kulcsa. Ha a kettő közül valamelyik hiányzik, biztosan nehézkessé válik a vezetés és a titkárság kapcsolata.

Egy magára valamit is adó cég titkárságára ma csak az kerülhet, aki a lehető legszélesebb informatikai ismeretekkel rendelkezik – emelte ki az elvárt készségek és képességek közül elsőként a kommunikáció egyik kulcseszközévé vált internet és a számítógép profi használatának szükségességét a cégvezető. Ez napjainkban csupán a cégek töredékénél nem nélkülözhetetlen elvárás, ezenkívül azonban meglehetősen sok tényezőtől függ, hogy mit követelnek meg a titkársági alkalmazottól, s mi számít pótolható tudásnak.

Titkárok és titkárnők

Ahány ház, annyi szokás – fogalmazott Báthory Balázs –, és annyi igény is. A fiatalabb menedzsereknek vélhetően eszükbe sem jut, hogy megkérdezzék, tud-e gyorsírni a felvételre jelentkező potenciális munkavállaló. A klasszikus titkárnői feladatok egyikét-másikát a vezető olykor maga is elvégzi, például megírja a levelet, amit azután a titkárságon legfeljebb kijavít az alkalmazott.

A kis és közepes cégek titkárságain számos adminisztratív feladatot is el kell végezi, a többi között itt gondoskodnak az iktatásról, az eszközbeszerzésről. A nem túl nagy létszámú cégeknél akár a fénymásolás is a titkárság helyiségeiben történik, miként a vezető hivatalos útjának megszervezése is.

Nagyvállalatoknál más a helyzet, hiszen ott erre külön osztályokat üzemeltetnek, nyilvánvalóan a cég méretétől és a tevékenységi körétől függő létszámmal. A tagoltabb szervezetű munkáltatóknál a titkárságnak sokkal inkább az a dolga, hogy kapcsolatot tartson ezen osztályokkal vagy csoportokkal.

Különbséget kell azonban tenni a titkár és a titkárnő között. Az előbbi voltaképpen asszisztens - függetlenül attól, hogy férfi vagy nő az illető. Titulusát sokkal inkább az határozza meg, hogy mindenképpen felsőfokú végzettséggel rendelkezik, s alaposan ismeri a vállalatnál mindennapos témák szakmai hátterét is. Nyilvánvalóan a titkárnőnél sem hátrány, ha főiskolát vagy egyetemet végzett, ez azonban nem követelmény. Az viszont igen, hogy több nyelven beszéljen, s meg tudja értetni magát a cég külföldi üzleti partnereivel vagy ügyfeleivel. Mindenképpen jó, ha az illető tud angolul, ám hogy azonkívül milyen nyelven kell kommunikálnia, az a cég nemzetközi kapcsolataitól függ.

Tárgyi feltételek

Akad persze olyan munkáltató is, amely nem követeli meg két vagy három nyelv ismeretét, azonban az angol az interneten való tájékozódás és információgyűjtés szempontjából is hasznos lehet. Utóbbihoz persze szükséges a számítógépes programok ismerete is. A szövegszerkesztőn kívül az Excel kezelésének ismerete semmiképpen sem hiányozhat a titkárnő „tudástárából”. Ugyanakkor egy konferenciákra, workshopokra gyakorta meghívott vállalati vezető számára legalább ennyire fontos, hogy prezentációját titkárnője is el tudja készíteni. Kezelni kell a főnök naptárát, amelynek – bárhonnan elérve – ugyanazokat az adatokat kell tartalmaznia. A legtöbb esetben egyébként a bizalmi beosztott fogadja a főnök e-mailjeit is.

A tárgyi feltételek is módosultak az idők folyamán – sorolja egy másik cégvezető. A múlt ködébe vész a telex, amelyre ma már alig-alig emlékszünk. Napjaink titkárságán korszerű számítógép szolgáltatja az információkat, természetesen nyomtatóval kiegészítve, s nem hiányozhat a fénymásoló sem. Jó, ha korszerű telefonközpont is van, ennél többre azonban nincs szükség. A titkárságon ugyanis a gépek inkább segédeszközök. Tény azonban: lényegesen hamarabb kell reagálni egy-egy új hírre, információra. A beosztottakban fel sem vetődhet, hogy majd másnapra halasztják feladataikat, azokat a lehető legrövidebb időn belül el kell végezniük. S eközben persze fel kell venni a telefont, át kell venni a cég első emberének üzeneteit, s amit lehet, saját hatáskörben kell elintézni.

A titkárságnak ma mindenekelőtt koordinációs feladatot kell ellátnia a vezetés és a beosztottak között – szögezte le Kandikó József. A Modern Üzleti Tudományok Főiskolájának főigazgatója kifejtette: a titkárság nélkülözhetetlen szerepet tölt be egy cég működésének megszervezésében, ilyen szempontból tehát egyedi és pótolhatatlan. Egy korszerűen működő vállalkozás már nem is mérlegeli, hogy személyi titkárságot hívjon-e életre, hiszen a mai kor – és a munkakövetelmények – egyértelműen a nem személyi titkárságok szükségességét vetik fel – fogalmazott a szakember, megerősítve a cégvezetők szavait.

Koordinációs teendők

El kell felejteni, hogy a titkárnő feladata a kávéfőzés vagy a gyorsírás, s bár egy nemzetközi vállalat és egy felsőoktatási intézmény titkársága biztosan eltér egymástól, a főigazgató saját példáját említve elmondta: ő maga írja leveleit, s ezt elvárhatónak tartja más vezetőktől is. Kandikó József, aki a Magyar Marketing Szövetség alapító elnöke is, úgy véli, hogy az idegennyelv-tudás bizonyosan elengedhetetlen napjaink vállalati titkárságán; az alkalmazottnak legalább angolul meg kell tudnia értetni magát a külföldi partnerekkel.

Az utóbbi másfél évtizedben folyamatosan és dinamikusan erősödött a titkárság presztízse, s ezzel együtt az itteni alkalmazottak megbecsültsége és jövedelme is. A titkárnő sok helyütt osztályvezetői fizetésben részesül. Mindez elsősorban azzal magyarázható, hogy számos tekintetben a cégvezető helyett intézkedik – magától értetődően kisebb kérdésekben –, gondozza a külső és belső, sőt olykor a személyes kapcsolatokat is. Egy jó beosztottnak tudnia kell, kinek adható meg az igazgató mobilszáma és kinek nem, s neki kell gondoskodnia arról is, hogy a fontos telefonokat mindenképpen elintézze a vállalat első embere, a halaszthatatlan ügyek ne merüljenek feledésbe.

Többféle modell

A főigazgató úgy véli, nincs egyetlen jó megoldás, a vállalat szervezeti és működési szabályzatától függően sokféle modell képzelhető el a titkárságok feladatait illetően. A PR- vagy a személyzeti ügyek gördülékenyen végezhetők a titkárságon – ha ebben állapodtak meg az írásbeli szabályzat készítői. Egy biztos, a titkárság mindenképpen kulcsszerepet tölt be a cég működésében.

Nem vitatható az sem, hogy a magyarországi titkárságok alkalmazottai nem minden téren tudják felvenni a versenyt a nyugat-európai vállalatoknál dolgozó kollégáikkal – ismerte el a főigazgató, hozzátéve, hogy mindenekelőtt az idegennyelv-ismeretet illetően érzékelhető lemaradás. Nem könnyű ugyanis magas nyelvi és kifejezőkészséggel rendelkező hölgyeket és urakat találni, akik más tekintetben szintén megfelelnek a követelményeknek. Persze a változás látható, s egyre magasabb felkészültségűek a titkárságok munkavállalói.

Van még mit javítani a hatékonyságon is. Annál is inkább, mert nem csupán a belső, hanem a főhatóságokkal és más hivatalos szervekkel kialakított kapcsolatokért is felelős a titkárságvezető.

Egyvalami azonban valamennyi vállalat esetében igaz, jelesül: a titkárságnak a töretlen bizalomra kell épülnie. Ez minden más szempontnál fontosabb – tette hozzá a marketingszakember, kiemelve a szimpátia nélkülözhetetlenségét is. Ha a bizalomra százszázalékosan szükség van, úgy a szimpátiának 99 százalékosnak kell lennie. Ha mindez nincs meg a cégvezető és a titkársági dolgozók között, akkor nem szabad együtt dolgozniuk.

Figyelem! Kérjük, az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2005. október 15.) vegye figyelembe!

dr. Horváth István
tanszékvezető, habilitált egyetemi docens, ügyvéd
ELTE ÁJK
dr. Bérces Kamilla
munkajogász
 
Dr. Petrovics Zoltán
egyetemi adjunktus
ELTE ÁJK és NKE
dr. Kártyás Gábor
habilitált egyetemi docens
PPKE JAK
dr. Takács Gábor
ügyvezető
Opus Simplex
dr. Monzák-Magyar Éva
munkajogász
 

Olvasócentrikus tartalom

„Az olvasó kérdez, a szerkesztő válaszol” évszázados műfaját mi kizárólagossá tettük. A honlapon fellelhető tartalmat a Google-hoz hasonló egyszerűen használható keresőrendszerrel láttunk el.

8680 oldalnyi terjedelem

A honlap mögött több mint 8680 A4-es oldalnyi munkaügyi „okosság” van. 2008 óta 5154 olvasói kérdésre 5154 választ adtak szakértőink.

Sokoldalú keresőrendszer

8680 oldalnyi terjedelmet csak „okos” keresővel lehet feltárni. Szerkesztőink a jellemző tartalom alapján címkézik a cikkeket – e láthatatlan címkék is segítik olvasóinkat a megfelelő tartalom megtalálásában.

7 napos válaszadási garancia

Még a 8680 oldalnyi terjedelem sem garancia arra, hogy egy egyedi munkaügyi problémára választ találjanak előfizetőink – viszont a honlap főoldalán feltett kérdéseikre 7 napon belül választ adnak szerkesztőink e-mailben.

Nem csak munkaügy – adózás és társadalombiztosítás is

Szerzőink a válaszadásnál a munkaügyi vonatkozásokon túl kitérnek a kérdések adózási vonatkozásaira is (ha vannak), azért, mert meggyőződésünk, hogy ezzel is az előfizetőink pénzügyi eredményességét szolgáljuk.

Szerkesztőink vezető munkaügyi szakemberek

17 éve főszerkesztője a lapnak dr. Horváth István, aki kiemelkedő képességű szerkesztői-szerzői csapattal küzdött meg eddig a 5154 olvasói kérdéssel.

Munkakör elnevezésének módosítása

Egyik ügyfelünk munkavállalóinak munkaköre változik az alábbiak szerint: „Market Head HU”-ból „Market Head HU, SK, CZ” lesz, illetve „Senior Key Account Manager”-ből „Key...

Tovább a teljes cikkhez

Több munkakör betöltése egy munkaviszonyban

Mire kell figyelni, ha egy munkavállaló ugyanannál a munkáltatónál több munkakört tölt be, különösen a munkaszerződés és munkaköri leírás tartalmának meghatározása során?...

Tovább a teljes cikkhez

„GYES-ről” visszatérő köztisztviselő felmentése

A közös hivatalunknál dolgozik egy köztisztviselő, aki jelenleg GYES-en van. 2018. október 29. napjától lett kinevezve határozatlan időre a közös hivatalnál köztisztviselői...

Tovább a teljes cikkhez

Szabadság felmentési időre

Az egyik alkalmazottunk, aki közalkalmazotti jogviszonyban van, 2025. 03. 31-ig lenne nálunk állományban, mivel utána a nők 40 éves kedvezményes nyugdíjával menne nyugdíjba. A...

Tovább a teljes cikkhez

Vasárnapi pótlékra való jogosultság

Terembérbeadással foglalkozó kft. a hét minden napján 8–22-ig tartó időpontokban ad ki termeket külső vállalkozóknak az általuk szervezett eseményekre, illetve részben saját...

Tovább a teljes cikkhez

Alpolgármester tiszteletdíja – társadalmi megbízatás esetén

A társadalmi megbízatású alpolgármester tiszteletdíját miként kell megállapítani, ha a polgármestert főállásúként választották meg? A Mötv. 80. §-ának (2) bekezdése alapján a...

Tovább a teljes cikkhez

Iskolakezdési támogatás – pedagógus szülőnek

A 401/2023. Korm. rendelet szerinti iskolakezdési támogatással [106. §] kapcsolatosan kérdezném, hogy ez mérlegelés alapján jár-e a munkavállalónak, vagy a kérésére kötelező-e...

Tovább a teljes cikkhez

Költségtérítés munkába járáshoz és hazautazáshoz

Pedagógus munkavállaló lakóhelye „A”, tartózkodási helye „B”, munkahelye „C” településen van. Hétfőtől péntekig saját gépjárművel történő napi munkába járást...

Tovább a teljes cikkhez

Munkaszüneti nap díjazása készenléti jellegű munkakörben

A cégünk készenléti jellegű munkakört alkalmaz (biztonsági őrök). Órabéresek, munkaszerződésük szerint az alapbérük a törvény által megengedett bérpótlékokat tartalmazza. Ha a...

Tovább a teljes cikkhez

Szabadság felmentési időre

Az egyik alkalmazottunk, aki közalkalmazotti jogviszonyban van, 2025. 03. 31-ig lenne nálunk állományban, mivel utána a nők 40 éves kedvezményes nyugdíjával menne nyugdíjba. A...

Tovább a teljes cikkhez

Vasárnapi pótlékra való jogosultság

Terembérbeadással foglalkozó kft. a hét minden napján 8–22-ig tartó időpontokban ad ki termeket külső vállalkozóknak az általuk szervezett eseményekre, illetve részben saját...

Tovább a teljes cikkhez

Alpolgármester tiszteletdíja – társadalmi megbízatás esetén

A társadalmi megbízatású alpolgármester tiszteletdíját miként kell megállapítani, ha a polgármestert főállásúként választották meg? A Mötv. 80. §-ának (2) bekezdése alapján a...

Tovább a teljes cikkhez

Iskolakezdési támogatás – pedagógus szülőnek

A 401/2023. Korm. rendelet szerinti iskolakezdési támogatással [106. §] kapcsolatosan kérdezném, hogy ez mérlegelés alapján jár-e a munkavállalónak, vagy a kérésére kötelező-e...

Tovább a teljes cikkhez

Költségtérítés munkába járáshoz és hazautazáshoz

Pedagógus munkavállaló lakóhelye „A”, tartózkodási helye „B”, munkahelye „C” településen van. Hétfőtől péntekig saját gépjárművel történő napi munkába járást...

Tovább a teljes cikkhez

Munkaszüneti nap díjazása készenléti jellegű munkakörben

A cégünk készenléti jellegű munkakört alkalmaz (biztonsági őrök). Órabéresek, munkaszerződésük szerint az alapbérük a törvény által megengedett bérpótlékokat tartalmazza. Ha a...

Tovább a teljes cikkhez

Kötelező béremelés fizetés nélküli szabadságot követően

Több ügyfelünk fordult hozzánk azzal a kérdéssel, hogy sok esetben a munkába fizetés nélküli szabadság után visszatérő kismama ugyan jelzi visszatérési szándékát, de egyben be is...

Tovább a teljes cikkhez

Helyettesítési díj – négyen egy helyett

A gazdálkodási osztályon dolgozó pénzügyes munkakört ellátó köztisztviselő kollégánk szülési szabadságát tölti 2024. szeptember 9-től. E naptól a Kttv. 52. §-ának (1)...

Tovább a teljes cikkhez

Nyelvpótlék – jogosultság és összegek

1. A köztisztviselőnknek van egy angol középfokú írásbeli (2019. január 10-én szerezte) és egy angol középfokú szóbeli nyelvvizsgája (2019. augusztus 14-én szerezte). A Kttv....

Tovább a teljes cikkhez

Online változat

Nyomtatott változat

Egyedi adathordozó

7 napon belüli válaszadás

Plusz kreditpontok díjmentesen

Tematikus videók

Céginformáció (feketelista.hu)

Online változat

A Munkaügyi Levelek jelen online változata (előfizetés) két alapfunkciót lát el: a főoldalon található kereső segítségével kereshetővé teszi a honlap 2008 óta megjelent teljes tartalmát; az ugyanott található kérdezőmező segítségével pedig kérdés intézhető a szerkesztőséghez. Az online változat tartalma 2-3 hetente bővül a nyomtatott lapként megjelenő – azzal teljesen egyező – tartalommal. Az online változatban is kizárólagosan az olvasó kérdez – a szerkesztőség válaszol szerkezetben találhatók a cikkek, jelenleg összesen 5154 cikk (kérdés-válasz). A Munkaügyi Levelek előfizetői (igénylés esetén) egyedi adathordozón is megkapják a lap teljes tartalmát a tárgyévet követő első negyedévben.

Nyomtatott változat

A Munkaügyi Leveleket a hatályos munkaügyi szabályozásnak megfelelő igény hívta életre. A 2-3 hetente ma is megjelenő nyomtatott változat tartalma kizárólagosan az olvasó kérdez – a szerkesztőség válaszol logikára épül fel. Tartalomjegyzékét az olvasói kérdések képezik, melyek rövid címmel vannak ellátva – így a lap tartalma akár egy perc alatt áttekinthető. A nyomtatott változat (előfizetés) tartalmával folyamatosan bővül az azzal tartalmilag egyező jelen online változat. A lap első száma 2008. május 19-én jelent meg, legfrissebb lapszáma az 269-ik lapszám, amely az 5154-ik cikkel zárul. A szerkesztőség tagjait lásd itt. A nyomtatott változat
címlapja itt 
Munkaügyi Levelek legfrissebb szám
látható.
A Munkaügyi Levelek előfizetői (igénylés esetén) egyedi adathordozón is megkapják a lap teljes tartalmát a tárgyévet követő első negyedévben.

Egyedi adathordozó

A Munkaügyi Levelek teljes tartalma megjelenik minden naptári évet követő első negyedévben, melyet a lap előfizetői az előfizetés jogán (igénylés esetén) kapnak meg egyedi adathordozón lévő alkalmazás formájában.
Az alkalmazás mindig a 2008. május 19-én megjelent első lapszámtól a legutolsó naptári év decemberéig bezárólag tartalmazza valamennyi cikket, amely ebben az időintervallumban megjelent. Az alkalmazás tartalma így mindig az utolsó hozzáfűzött naptári év tartalmával bővül. Az alkalmazás egyszerű keresővel van ellátva, amelynek segítségével ugyanúgy kereshető a Munkaügyi Levelek tartalma, mint annak online változatáé. .
Az alkalmazás futtatásához szükséges rendszerkövetelmények:
minimális hardverigény: optikai meghajtóval rendelkező számítógép, minimum 500 MB szabad tárhely, az operációs rendszer Windows 7 vagy annál magasabb verzió. Az alkalmazás indítása után csak a képernyőn megjelenő utasításokat kell követni.

7 napon belüli válaszadás

Előfizetőink számára nyújtott személyi szolgáltatás, amely során egyedi munkaügyi kérdéseikre, problémáikra 7 naptári napon belül e-mailben írásos választ kapnak szerkesztőinktől. A szolgáltatás igénybevételéhez lásd: Tudnivalók kérdezőknek.

Plusz kreditpontok díjmentesen

A könyvvizsgáló, adótanácsadó, adószakértő és mérlegképes könyvelő előfizetőink társhonlapunkon, a kotelezotovabbkepzes.hu-n díjmentesen szerezhetnek újabb kreditpontokat a honlap tananyagainak megtekintésével. A kotelezotovabbkepzes.hu használata előzetes regisztrációhoz kötött, amely a személyes e-mail-cím megadásával elvégezhető a https://kotelezotovabbkepzes.hu/ regisztracio/ oldalon a tananyagok megtekintése előtt.

Tematikus videók

Külföldi munkavállalók foglalkoztatása – a munkaerő-áramlással kapcsolatos legfontosabb adózási és társadalombiztosítási kérdések Megnézem

ÁRULKODÓ JELEK ADÓELLENŐRZÉSKOR
Az adóhatósági vizsgálatok gyakorlata
Megnézem

MIKOR, MIRE, MIÉRT ÉS MIT LÉP A NAV?
Eltérő adózói magatartásra eltérő NAV reagálás
Megnézem

Összes korábbi konferenciánk videón Megnézem

Céginformáció (feketelista.hu)

A feketelista.hu 10 közhiteles állami nyilvántartás összevonásával létrejött cégnyilvántartás, amely az adószám segítségével összekapcsolja és céghez köti az utolsó öt évben nyilvánosságra hozott különféle hatósági eljárásokat és törvénysértéseket.
Megnézem