Egységes társadalombiztosítási nyilvántartás
A törvényben meghatározott nyilvántartás tartalmazza a munkaadók és a biztosítottak által az 1997. évi LXXX. törvényben előírt kötelezettségeik teljesítésével szolgáltatott adatokat, amelyekből megállapítható a biztosított javára megfizetett, illetőleg a tőle levont járulék alapja, összege, a biztosítási jogviszony időtartama, valamint a biztosítottat megillető ellátások megállapításához szükséges adat.
Az adatokat az Országos Nyugdíj-biztosítási Főigazgatóság, az Országos Egészségbiztosítási Pénztár és azok igazgatási szervei, a PSZÁF, valamint a magánnyugdíjpénztárak kezelik, a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvénynek megfelelően.
Az igazgatási szervek által nyilvántartott adatok
Az igazgatási szervek a nyilvántartási rendszerben az alábbi személyes adatokat tarthatják nyilván és kezelhetik:
– személyi adatok (név, leánykori név, anyja neve, születési hely, születés éve, hónapja és napja),
– családi állapot, állampolgárság,
– lakóhely (tartózkodási hely),
– foglalkozás, munkahely, munkakör, tevékenység,
– a rokkantság fokára, az egészségi állapotra, továbbá az élettársra, az eltartott hozzátartozói minőségre vonatkozó olyan adatok, amelyek a társadalombiztosítási ellátás megállapításához szükségesek,
– jövedelemre vonatkozó adatok,
– társadalombiztosítási azonosító jel (a továbbiakban: taj-szám).
Adatszolgáltatás csak törvényi felhatalmazással
Az igazgatási szerv, valamint a társadalombiztosítási feladatokat ellátó foglalkoztatók és egyéb szervek nem társadalombiztosítási szerv és természetes személy részére csak törvény, illetve törvény felhatalmazása alapján – a felhasználás céljának és jogalapjának egyidejű megjelölése mellett –, jogszabályban meghatározott módon szolgáltathatnak adatot.
Bíróságok, ügyészségek adatszolgáltatási igénye
A bíróságok, az ügyészségek, a bűnüldözés és a büntetés-végrehajtás szervei, valamint a nemzetbiztonsági szolgálatok feladataik ellátása érdekében – a rájuk vonatkozó törvényekben meghatározott célok és feltételek teljesülése esetén – a taj-szám kivételével – jogosultak a nyilvántartásba felvett adatok teljes körének igénylésére.
Adatokat kérhetnek még például:
– a munkaügyi és szociális igazgatás szervei az ellátás megállapítása, folyósítása, munkaügyi ellenőrzés céljából, a Foglalkoztatási Hivatal Munkaügyi Nyilvántartó Központja az Egységes Munkaügyi Nyilvántartásban szereplő adatok ellenőrzése és szükség esetén pontosítása érdekében, továbbá
– az egészségügyi ellátást nyújtó szervek (személyek) az egészségügyi szolgáltatói feladataik ellátása érdekében.
Adatvédelem
A törvényben nem szabályozott esetben adatok továbbításának csak akkor van helye, ha ahhoz az érintett írásban hozzájárult.
A társadalombiztosítási nyilvántartásba az érintett betekinthet, a róla nyilvántartott adatairól felvilágosítást kérhet.
Az igazgatási szervek, továbbá a társadalombiztosítási feladatokat ellátó foglalkoztató, illetőleg egyéb szerv vezetője a polgárok személyes adatai védelméért való felelősségének körében köteles olyan technikai és szervezési intézkedéseket tenni, ellenőrzési rendszert kialakítani és adatvédelmi szabályzatot kiadni, amelyek az adatvédelmi követelmények teljesülését szolgálják.
15 napon belül
A munkaadó, valamint a foglalkoztatónak nem minősülő (foglalkoztatottat nem alkalmazó) egyéni vállalkozó köteles a társadalombiztosítás céljainak megfelelő, jogszabályban meghatározott nyilvántartás vezetésére és ezekről adatszolgáltatás teljesítésére. Az igazgatási szervek felhívására, megkeresésére az adatszolgáltatást 15 napon belül kell teljesíteni.
A nyilvántartásra és adatszolgáltatásra kötelezett szerv (szervezet), illetőleg természetes személy, amely (aki) a cégnyilvántartásról, a cégnyilvánosságról és a bírósági cégeljárásról szóló 1997. évi CXLV. törvény 1. §-ának (1) bekezdése alapján bejegyzésre nem kötelezett, vagy nem tartozik az egyéni vállalkozásról szóló 1990. évi V. törvény hatálya alá, a megalakulásától (létrejöttétől) számított 15 napon belül köteles a székhelye szerint illetékes nyugdíj-biztosítási és egészségbiztosítási igazgatási szervhez nyilvántartásba vétel céljából bejelenteni:
– a nevét (elnevezését), rövid cégnevét,
– címét, székhelyét, telephelyét,
– megalakulása, létrejötte napját, alapító okirata keltét,
– a képviseletre jogosultak nevét, lakóhelyét,
– jogelődjének nevét,
– az általa foglalkoztatottak számát,
– adóazonosító számát, bankszámlaszámát.
A foglalkoztatónak minősülő természetes személy a lakóhelye szerint illetékes nyugdíj-biztosítási és egészségbiztosítási igazgatási szervhez köteles bejelenteni nevét, címét és az általa foglalkoztatottak számát, a foglalkoztatás kezdetét követő 15 napon belül.
A bejelentési kötelezettséget az erre a célra rendszeresített formanyomtatványon kell teljesíteni, az adatváltozást 15 napon belül kell jelenteni.
Nyilvántartás egészségbiztosítási ellátásokhoz
A foglalkoztatók, az egyéni vállalkozók és egyéb szervek az egészségbiztosítás pénzbeli és baleseti ellátásainak megállapításához szükséges nyilvántartások vezetésére, valamint adatok bejelentésére kötelezhetők. A foglalkoztatók és egyéb szervek nem kezelhetnek egészségügyi adatot. A nyilvántartások vezetése, illetve az adatszolgáltatás az egészségbiztosítási igazgatási szervek által meghatározott esetben és módon mágneses adathordozón (mágneslemez, mágnesszalag stb.) is teljesíthető.
Az egészségbiztosítási szerv felhívására a társadalombiztosítási feladatok ellátásához szükséges adatokat tizenöt napon belül kell közölni.
Bejelentés a MEP-hez
A foglalkoztatónak kötelessége az illetékes egészségbiztosítási szervhez bejelentést tenni a személyi adatok és a taj-szám megjelölésével az általa foglalkoztatott biztosítási jogviszonyának kezdetéről, megszűnéséről, a biztosítás szünetelésének időtartamáról. A feladatot a "Bejelentés a biztosítottakról" című nyomtatványon kell teljesíteni.
Bejelentés mágneses adathordozón
A bejelentés a MEP által rendelkezésre bocsátott program használatával mágneses adathordozón is teljesíthető. A mágneses lemezhez csatolni kell az adathordozó papíralapú, kinyomtatott, aláírással, bélyegzővel hitelesített példányát is, amelynek másodpéldányán a MEP a bejelentés átvételét igazolja.
A bejelentés tartalma
A társadalombiztosítási kifizetőhellyel rendelkező foglalkoztató bejelentésének ki kell terjednie a biztosítás megszűnését követően folyósított táppénzre, terhességi gyermekágyi segélyre, a gyermekgondozási segélyre és a gyermekgondozási díjra is. A bejelentésnek tartalmazni kell, hogy a biztosított pénztártag-e. Ebben az esetben meg kell jelölni a pénztár nevét és azonosítóját.
A bejelentés határideje
A bejelentést az illetékes MEP-hez a biztosítás kezdetét, megszűnését, a szünetelés kezdetét, befejezését, a biztosítás megszűnését követően folyósított ellátás kezdő és befejező időpontját közvetlenül követő hónap 12. napjáig kell benyújtani.
Az OEP főigazgatója, illetőleg a MEP igazgatója meghatározott bejelentés teljesítésének határidejét meghosszabbíthatja, legfeljebb a tárgyhónapot követő hónap 20. napjáig.
A nyilvántartás elmulasztásának következménye
A foglalkoztató a tevékenységében személyesen közreműködő biztosított személyek adatait oly módon köteles nyilvántartásba venni, és erről a magánszemélynek igazolást adni, hogy abból a törvényben előírt adatok a munkavégzés (tevékenység) megkezdésétől megállapíthatók legyenek. A nyilvántartásba vétel elmulasztása miatt a foglalkoztatót az Art. szerint megállapítható mulasztási bírság – a nyilvántartásba nem vett személyenként – terheli.
Kötelezően nyilvántartott adatok
A munkaadó a biztosítottakról – az egyéni vállalkozó a biztosítással összefüggő adatairól – köteles a külön törvényben meghatározottak szerint olyan nyilvántartást vezetni, amely tartalmazza:
– a biztosított nevét és személyi adatait,
– társadalombiztosítási azonosító jelét,
– a magán-nyugdíjpénztári tagságára vonatkozó adatot,
– a foglalkoztató adatait,
– a biztosítási időre és a szolgálati időre vonatkozó adatokat,
– a biztosítottól levont járulékok alapját és összegét, továbbá a biztosított után fizetett tételes összegű egészségügyi hozzájárulást.
A nyilvántartott adatok bejelentése
A nyilvántartást a foglalkoztató minden év végén lezárja, archiválja, és arról a tárgyévet követő év április 30. napjáig az igazgatási szervhez adatszolgáltatást teljesít.
"Kölcsönadott" dolgozó nyilvántartása
A Munka Törvénykönyve harmadik részének XI. fejezete alapján foglalkoztatott munkavállalót a kölcsönbeadó köteles nyilvántartásba venni.
Ha megszűnik a munkaadó
A nyilvántartás adatairól a foglalkoztató megszűnésekor 30 napon belül, illetőleg – ha a biztosított vagy halála esetén hozzátartozója nyugdíjigényt terjesztett elő – soron kívül köteles teljesíteni az előírt adatszolgáltatást.
Igazolás a biztosított részére
A foglalkoztató a tárgyévet követő év január 31. napjáig köteles a nyilvántartás adataival egyező igazolást kiadni a biztosított részére a tárgyévben fennállt biztosítási idő "tól-ig" tartamáról levont járulékok (tagdíj) összegéről és az azok alapjául szolgáló jövedelmekről, a jövedelemigazoláshoz csatoltan. A biztosítással járó jogviszony év közben történő megszűnése esetén az igazolást soron kívül kell kiadni.
Az adatszolgáltatás módja
Az igazgatási szerv a foglalkoztatók rendelkezésére bocsátja a nyilvántartás vezetéséhez szükséges számítógépes programot és informatikai utasítást. Azon foglalkoztatók részére pedig, akik nem számítógépen vezetik a nyilvántartást, az igazgatási szerv kormányrendeletben meghatározott módon a szükséges nyomtatványokat közzéteszi.
Az adatok megőrzése
A nyilvántartás elektronikus vagy optikai adathordozón is megőrizhető, ha az alkalmazott módszer biztosítja a nyilvántartás összes adatainak késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetőleg kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Adatszolgáltatás a Nyugdíjbiztosítási Igazgatósághoz
A nyugdíj-biztosítási igazgatási szerv felhívására a nyugdíj-biztosítási feladatok ellátásához szükséges adatokat tizenöt napon belül kell közölni.
A munkaadó és egyéb szerv köteles a nyugdíj-biztosítási igazgatási szerv részére legalább évenkénti rendszerességgel közölni (átadni) a nyugdíjjogosultsághoz, illetőleg a nyugdíj-megállapításhoz szükséges szolgálatiidő-, kereseti (jövedelmi) és egyéb adatokat.
Határidő
Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését a foglalkoztató és egyéb szerv, valamint az egyéni vállalkozó a Nyugdíj-biztosítási Egyéni Nyilvántartó Lapon (NYENYI) a tárgyévet követő év április 30. napjáig teljesíti.
A bejelentések közvetlenül az illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatási szervnél vagy posta útján teljesíthetők. A nyilvántartások vezetésére, az adatszolgáltatásra, a törvényben előírt bejelentés teljesítésére, az igény érvényesítésére az Országos Nyugdíj-biztosítási Főigazgatóság számítógépes program használatát írhatja elő, illetőleg nyomtatványt rendszeresíthet.
Mentesülés a nyilvántartás alól
Az Országos Nyugdíj-biztosítási Főigazgatóság az előírt nyilvántartási, adatszolgáltatási és bejelentési kötelezettség, továbbá rendszeresített nyomtatvány használata alól mentesítést adhat. Az illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatási szerv a bejelentés módjára és a határidőkre egyes foglalkoztatókkal és egyéb szervekkel eltérő megállapodást köthet.
Nem kell nyilvántartó lapot kiállítani a saját jogú nyugdíjas – ide nem értve a rögzített nyugdíjjal rendelkező – foglalkoztatottról.
Adatszolgáltatás jogviszony megszűnése után
A biztosítás megszűnését követően táppénzben, baleseti táppénzben, terhességi-gyermekágyi segélyben, gyermekgondozási díjban részesülő személyről az ellátást megállapító és folyósító egészségbiztosítási pénztár (kirendeltség), a társadalombiztosítási kifizetőhelyet működtető foglalkoztató, a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága, illetve a központosított illetmény-számfejtési szervek állítják ki a nyilvántartó lapot, ha az ellátást megállapították és folyósították.
Adatszolgáltatás nem kifizetőhely esetén
A társadalombiztosítási (családtámogatási) kifizetőhelyet nem működtető foglalkoztató köteles a nyilvántartó lapon feltüntetni a megyei egészségbiztosítási pénztár, kirendeltség, illetve a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága által közölt adatok alapján a táppénz, a baleseti táppénz, a terhességi-gyermekágyi segély folyósításának időtartamát, valamint a gyermekgondozási díj és a gyermekgondozási segély folyósításának időtartamát, összegét és az abból levont nyugdíjjárulék összegét.
A NYENYI kezelése
A nyilvántartó lapot az adatszolgáltatásra kötelezettnek a tárgyév december 31. napjával minden biztosítottra vonatkozóan le kell zárni, és azt a biztosítottak születési dátuma szerint kell jegyzékbe rendezni.
A jegyzék adatai
A nyilvántartó lapokról két példányban kell a jegyzéket elkészíteni. A jegyzék az alábbi adatokat tartalmazza:
– sorszám,
– biztosított neve,
– biztosított anyja neve,
– születési dátum,
– taj-szám.
A jegyzéket a munkáltató cégszerű aláírással záradékolja.
A nyilvántartó lap soron kívüli lezárása
A nyilvántartó lapot soron kívül le kell zárni, és a területileg illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatóság (kirendeltség) részére meg kell küldeni, ha
– a biztosított a nyugdíj (a megváltozott munkaképességűeket megillető rendszeres pénzellátás) megállapítására igényt terjeszt elő,
– a biztosított jogán hozzátartozói, baleseti hozzátartozói igényt terjesztenek elő,
– a nyugdíjigényt elbíráló szerv azt kéri.
Ha a nyilvántartó lap kiállítására kötelezett foglalkoztató jogutód nélkül szűnik meg, az adatszolgáltatást a megszűnésig teljesíteni kell.
Bírság a nem megfelelő nyilvántartásért
Az igazgatási szervek szakellenőrzései a nyilvántartást, adatszolgáltatást vizsgálják. Mulasztás esetén, továbbá téves adatszolgáltatáskor – felelősség megállapítása során – bírságolási jogukkal élhetnek.
