A mindennapos működésük, munkájuk során informatikai megoldásokat alkalmazó cégek életében az irodai mellett az egyik legalapvetőbb programváltozat az ügyviteli szoftver. Ebből számos változat elérhető a hazai kereskedelemben is, a kifejezetten kisméretű vállalkozásoknak fejlesztett magyar megoldásoktól egészen a szintén honi tervezéssel készült nagyobb cégméretekre szabott verziókig; míg az igazán minden területet átfogó, a komplett működés-ellenőrzést lehetővé tevő vállalatirányítási rendszereket jellemzően a legnagyobb társaságok alkalmazzák.
Alapvető szükséglet
Az ügyviteli programok használatának elhatározásakor nemcsak a cég működését, a racionalizálandó területeket kell alaposan áttekinteni, hanem a későbbi költségeket is jó, ha előre megpróbálja megbecsülni a felelős vezető. A pénzügyi kalkulációk idején számba kell venni, hány felhasználóra készül a rendszer, illetve milyen területeket kívánnak lefedni most és a későbbi fejlesztések során, tehát milyen modulokra lesz szüksége a bevezetést fontolgató vállalatnak. Az így kapott adatok alapján a beruházás gazdasági felelőse – némi szakmai segítséggel – már meg tudja becsülni, hogy 200 ezer vagy esetleg 2 millió forintra lesz majd szükségük a kivitelezés során. Juhász Zsolt, a rEVOLUTION Software üzletág-igazgatója saját tapasztalataikról szólva megemlítette, hogy a hozzájuk forduló cégek átlagosan mintegy félmillió forintot költenek ügyviteli szoftverre.
Eltérő kategóriák, hasonló igények
Az ügyviteli szoftverrendszereket tekintve három alapvető kategóriát lehet megkülönböztetni. A legkisebb változatnak – amelyet gyakran csak SOHO-megoldásként (Small Office Home Office) emlegetnek – a gyakran dobozos, azaz a számítástechnikai termékeket árusító boltokban a polcról minden további nélkül leemelhető megoldásokat tekintik. Ezeket a programokat jellemzően 1-5 felhasználóra tervezik, szolgáltatásaikban kifogástalan tartalmat kínálnak vásárlóiknak. Az áruk 8-50 ezer forint között változik, és ezzel a befektetéssel más funkciók mellett a cég működéséhez kötődő számlázó, pénzügyi elemzéseket készítő, vagy éppen útnyilvántartó, esetleg partnerkezelési feladatok is megoldottnak tekinthetőek.
Mindezek mellett további előnynek tekinthető, hogy egy-egy ilyen dobozos programot – a kicsomagolást, illetve a telepítést követően néhány órán belül – gyakorlatilag bármely felhasználó képes kezelni. A "tömegprogramokkal" szemben elvárás, és a többség meg is felel ennek, hogy a különböző munkafázisok során alkalmazott programfelületek rendkívül egyszerűen értelmezhetőek legyenek; ebből adódóan használatuk nem igényel különösebb előtanulmányokat.
Érdemes megemlíteni, hogy e kategória termékei – talán éppen e jellemzőjük miatt – a legkevésbé "időtállónak" tekinthetők a vásárlók hűsége szempontjából. Mivel beszerzésük és telepítésük nem jelent igazán nagy anyagi és időbeni ráfordítást, sokan viszonylag könnyen lecserélik az addig használt változatot egy másikra abban az esetben, ha bármiféle probléma merül fel a korábbi megoldás használata kapcsán.
A kulcsszó: integráció
A következő kategória az integrált ügyviteli rendszerek piacához köthető. Ezen a területen – az előzőhöz hasonlóan – szintén nem jellemző még a nagy külföldi szoftverfejlesztők jelenléte. A vásárlások értéke ebben a szegmensben jellemzően 100 ezer forinttól 1,5-2 millió forintig terjedhet, az egyes rendszerekhez kötődő felhasználók átlagos száma pedig 5-10 között mozog. Ezek a programok szintén segítséget nyújtanak az adott cég adminisztrációs tevékenységének kezelésében: nyilvántartanak, számláznak, rendszerezik a pénzmozgással járó folyamatokat, segítenek a könyvelésben, de akár az üzleti ajánlatok elkészítésében is támogatják a felhasználókat.
Figyelemre méltó tapasztalat, hogy e szoftverkategória termékeinek használói sok esetben minden cégműködéssel összefüggő funkciót szeretnének a rendszerben tudni, ehhez azonban a legtöbb esetben nem állnak rendelkezésre a törekvés megvalósításához nélkülözhetetlen emberi és pénzügyi erőforrások.
A kisebb vállalkozások jellemzően folyamatorientált szoftvereket keresnek, tehát az egyszerű kezelhetőséget tartják elsődleges vezérelvnek az ügyviteli szoftver egyes elemei kapcsán. Ennek megfelelően számukra fontos szempont az egyértelmű felhasználói felület, a könynyen értelmezhető menüsorok: ha a felhasználók elindítanak egy menüpontot, feltűnik egy ablak, ahol egy helyen mindent el lehet intézni. A nagy cégeknél alkalmazott vállalatirányítási rendszerekben mindez szét van darabolva, azok a megoldások más, sokkalta összetettebb felületet kínálnak felhasználóiknak. Gyakori, hogy egy folyamat több részletét is más-más személyek kezelik, ez pedig nyilvánvalóan szemben áll a kisebb vállalkozások esetén tapasztalható azon alapvető törekvéssel: egy felhasználó mind több funkciót saját maga lásson el.
A nagyobb cégeknél általánosan alkalmazott vállalatirányítási rendszerek használatakor a különböző ügyviteli folyamatok rendszeres felügyelete okán különös szerepe van az elemzéseknek. Az egyes munkavégzési területekhez, fázisokhoz kapcsolódó folyamatok kezelése azért oszlik meg gyakorta több felhasználó között, mert ily módon az adatgyűjtés is többszintűvé válik, s jól nyomon követhetőek a vállalat működéséhez kötődő történések – ami pedig a cég egészének szempontjából nélkülözhetetlen. Mindezt végiggondolva egyértelműnek tűnik: ahhoz, hogy egy ilyen komplex rendszer hosszú távon fennakadás nélkül működjön, mind az emberi, mind pedig a pénzügyi vonatkozásokat tekintve komoly erőforrásokra van szükség.
A tanuláson nem érdemes spórolni
Addig, amíg a SOHO-megoldások használatához nincs szükség különösebb előtanulmányokra, az integrált ügyviteli rendszerek esetén szinte kikerülhetetlenné válik a képzés, a bevezetési időszakhoz kötődő tanulás. Ez utóbbi programok használatának szerves része az oktatás. A tapasztalatok egyértelműen azt igazolják, sem időt, sem pénzt nem takarít meg az, aki nem tart igényt erre. A legjobb szoftvertől is elfordulhat az a cég, amelyik nincs felkészítve annak használatára. Ha nem tudják a felhasználók, milyen feladatot mely funkció segítségével és hogyan vihetnek végig a program alkalmazásával, előbb-utóbb nem csupán bosszúság, de komoly lemaradások is jelentkezhetnek a munkavégzés kapcsán. A pénzügyi ráfordítás mellett egyértelműen szükség van tehát kellő időre és energiára ahhoz, hogy az adott ügyviteli rendszer igazán optimálisan szolgálhassa az adott vállalkozás érdekeit.
A kisebb cégek informatikai sajátosságairól szólva érdemes megjegyezni azt is: sok esetben nem működnek kellőképpen szabályozottan az egyes folyamatok, ebből pedig az következhet, hogy nehézkessé válik az ügyviteli szoftverek testreszabása. Abban az esetben, ha például nem lehet konkrétan megfogalmazni az adott cégnél működő kedvezményrendszer egyes elemeit, nem lehet mindezt szoftveresen modellezni sem. Ilyenkor kerülnek nehéz helyzetbe a program bevezetésében segédkezők, hiszen nem egyszerű feladat olyan igényeknek megfelelni, amelyeknek modellezésre szánt részleteivel maga a megrendelő sincsen kellőképpen tisztában. Ebben a szituációban időnként felmerülhet: egy-egy ügyviteli rendszerintegrációtól tulajdonképpen az üzleti folyamatok bizonyos fokú újradefiniálását is várják a megrendelők a szoftver szállítójától. E megközelítés helyett érdemes szem előtt tartani azt, hogy az üzleti folyamatokat ugyan nem tudja rendszerezni az ügyviteli szoftver bevezetését végző cég, abban viszont segíthet, hogy a meglévő, már kialakult és jól működő üzemelési rendre alapozva egyértelmű, informatikai szempontból is jól kezelhető rendszert hozzanak létre.
Az ügyviteli szoftverek kapcsán harmadik kategóriaként említhető a nagyvállalati felhasználók piaca. Ebben az esetben már igazán komoly, sok összetevős vállalatirányítási rendszerekről beszélhetünk, nagy nemzetközi szoftverfejlesztői háttérrel. Ezek a rendszerek a legkülönbözőbb elemzésektől kezdve a könyveléssel kapcsolatos funkciókig számos vállalati folyamatot támogatnak, és szükség esetén több száz felhasználót képesek egyidejűleg kiszolgálni.
Középpontban az ügyfél
A cégek növekedésével, az ügyfélkör bővülésével egyre nagyobb az igény a megfelelő ügyfélkapcsolati és feladatkezelő rendszerek iránt. Ezek a megoldások, túl azon, hogy kezelik a csoportszintű ügyfélkapcsolatokat, lehetőséget biztosítanak a kereskedelmi folyamatok követésére is – hangsúlyozta Juhász Zsolt. A Customer Relationship Management (CRM) megoldások alapvetően azon vállalkozásoknak nyújthatnak hatékony segítséget, amelyek nagy ügyfélkörrel dolgoznak. Segíthetnek olyan esetekben, amikor több munkatárs áll kapcsolatban az üzleti partnerekkel, amikor szeretnék kiküszöbölni a munkatársak szabadságolása, betegsége esetén felmerülő információáramlási zavarokat, amikor a jelenleginél pontosabban szeretnék látni a várható bevételeket, és amikor szeretnék naprakészen követni az értékesítők, munkatársak feladatait, eredményességét, szeretnék pontosan, tervezetten látni az elkövetkezendő hetek teendőit, illetve várható eseményeit.
A CRM-szoftverek mindazon eszközöket biztosítják, amelyek a napi üzletmenettel kapcsolatos ügyfél-információk összegyűjtéséhez, rendszerezéséhez, tárolásához és elemzéséhez szükségesek. Mindezek kapcsán az áttekinthetőség, valamint az ügyfelek megtartása a fő törekvés. A partnerkapcsolatok kezelése, a körlevelezés, az értékesítés támogatása, illetve a többszintű csoportosítási és kategorizálási lehetőség csupán néhány a szoftvertípus általánosan említhető funkciói közül. Hazai fejlesztésű, alapvető funkcionalitással rendelkező CRM-szoftvert már 40-50 ezer forintért is meg lehet vásárolni, vannak azonban olyan – nemzetközi fejlesztők által piacra dobott – változatok, amelyek beszerzése milliós, tízmilliós kiadást jelenthet a megrendelőnek.
E szoftvertípus nagyobb arányú elterjedését, használatát a tapasztalatok szerint leginkább az akadályozza, hogy a hazai vállalkozások informatikai fejlesztéseiket s üzleti törekvéseiket tekintve még nem elég nyitottak. Sokszor hallani azt – a CRM-megoldás iránt egyébként érdeklődő cégektől is –, hogy e megoldás bevezetése egyszerűen személyi problémákon akad fenn. Ugyanis az ügyfélkapcsolati szoftverek jellegzetes sajátossága, hogy viszonylag nagy adminisztrációt igényelnek. A program nyilvánvalóan csak azokkal az adatokkal képes dolgozni, amelyeket rögzítettek benne, ezért van szükség például arra, hogy egy-egy ügyféllel folytatott telefonbeszélgetés vázlatát rögzítse az adott munkatárs. Ezeket tárolva, majd a kellő időben – a szoftver segítségével – használva, értékelve sok esetben percek alatt oldhatóak meg olyan problémák, amelyek e nyilvántartás nélkül kivitelezhetetlenné váltak volna.
Csomagok és testreszabott megoldások
A humánerőforrás-gazdálkodás, a munkaügyi feladatok, a pénzügyi, illetve egyéb elemzések, az útnyilvántartás mind-mind olyan területek, amelyek korszerű kezelése megoldható az ügyviteli szoftverek segítségével. E programok minden vállalkozásméret képviselőinek hasznos segítségei lehetnek a mindennapokban, hiszen az igényeknek megfelelően támogatják a számlázást, a könyvelést, kezelik a legkülönbözőbb nyilvántartásokat, sőt támogatják a vevői ajánlatok megrendelését és kezelését úgyszintén.
Abban az esetben, ha egy-egy ügyviteli rendszert több elemből – azaz több gyártó több termékéből – állítanak össze, rendkívül fontos szerepe van az integrációnak. E tekintetben az elmúlt évek folyamatos fejlődésének örömteli eredménye, hogy az egyes szoftveres felületek mind szabványosabbak, így napjainkban nem jelent már különösebb problémát a legtöbb program jól működő egységgé történő "illesztése".
Specifikus tartalom
Abban az esetben, ha az adott cégnél komplett vállalatirányítási rendszer működik, szinte minden, az előbbiekben tárgyalt részterület lefedettnek tekinthető. Az esetek döntő többségében azonban még így is van egy-két olyan munkafázis, amelyet nem lehet kezelni az egyébként minden szempontból jól működő szabványszoftverrel. Ennek egyik oka lehet az országspecifikus tartalom, tehát vannak olyan programelemek, amelyek – a vonatkozó helyi szabályoknak, szabványoknak megfelelően – országonként eltérő tartalommal kell hogy működjenek. Idesorolhatóak például a bérszámfejtő szoftverek. Ezek részletekbe menő fejlesztésével a vállalatirányítási rendszerek gyártói nem foglalkoznak, hiszen nem csupán praktikusan egyszerűbb, de költséghatékonyabb is, ha ezt a területet meghagyják az egyes országokban működő kisebb-nagyobb szoftverfejlesztőknek.
A cégek tehát, azzal együtt, hogy jellemzően igyekeznek mindent "csomagban" vásárolni, óhatatlanul kerülhetnek olyan helyzetbe, hogy egy-egy programrést egy alaprendszeren kívüli elemmel kell pótolniuk. Ebben az esetben legtöbbször két alapvető lehetőség közül választhatnak.
Az egyszerűbb megoldás az, ha a hiányosság pótlása érdekében egy kisebb fejlesztőtől egy szintén dobozos, azaz bárki által megvásárolható, szériában gyártott szoftvert szereznek be. Ha ez nem vezet eredményre, akkor megbízást adhatnak az általuk választott programozással foglalkozó cégnek arra, hogy saját, egyedi igényeiket alapul véve fejlesszenek számukra szoftvert, hogy az informatikai háttér teljessé válhasson. Mindenképpen nagy előnyt jelent ebben az esetben, ha a vállalatnál már szabványos integrációs felület áll rendelkezésre az alkalmazások összekötésére – összegezte a tapasztalatokat Ertner Iván Péter, az Alerant Rt. szoftvertechnológusa.
Mire jó az egyedi?
Egyedi szoftvert bármely informatikai részterület ellátására ki lehet fejleszteni. A kérdés csak az: milyen probléma megoldása kapcsán érdemes ezt a megoldást választani. Bár nem kétséges, hogy az egyedi igények alapján kialakított programok megrendelése és beszerzése nagyobb kiadást jelent az adott cégnek, vannak olyan helyzetek, amelyek csak így oldhatóak meg. Ilyen szituációról beszélhetünk például új, a szokványostól eltérő szolgáltatások bevezetése esetén. Ezek informatikai háttere egyértelműen csupán egyedi fejlesztésekkel biztosítható. Szabó Tamás, az Alerant Rt. ügyvezető igazgatója szerint a gyakorlati tapasztalatok azt mutatják: abban az esetben jellemző az egyedi programok iránti igény, ha ezek alkalmazásával az adott cég kisebb-nagyobb versenyelőnyre tesz, illetve tehet szert.
Érdemes megemlíteni, hogy az egyedi fejlesztésű szoftverek iránti kereslet a kilencvenes évek második felében, az infotechnológia robbanásszerű fejlődésével egy időben jelent meg igazán markánsan a piacon. Az interneten ekkor jelentek meg egyebek mellett olyan álláskeresésre, kulturális termékek jegyeladásaira, illetve kereskedésre specializált felületek, amelyekkel egészen addig nem foglalkozott senki – ebből adódóan ezek informatikai háttere sem volt adott.
És a másik oldal...
Az ipari területen működő, termelő cégekről ezzel szemben elmondható, hogy általában saját maguk alakulnak a megvásárolt programhoz. E szektor képviselői felmérik belső folyamataikat, megvizsgálják, hogyan lehet mindezt az informatikai rendszer háttértámogatásával igazán optimálisan működtetni.
Gyakran nehézkes lehet az ilyesfajta átállás, különösen, ha egy régi, jól megszokott szervezeti működési rendet kell felváltani az újjal. A hosszadalmas, elhúzódó, körülményesen zajló változások az optimálisnál nagyobb költségvonzattal járhatnak, ilyen helyzetben szintén kifizetődőbb lehet az egyedi szoftver alkalmazása. Ez utóbbi megoldás már említett fő előnye a testreszabottság, a flexibilitás, ennek megfelelően beszerzése ugyan nagyobb költséget jelent, de bevezetése kisebb traumával – így költséggel is – jár, mint amivel a szériaszoftverek esetén kell számolni a cégeknek.
Hasznos lehet az egyedi megoldás mellett dönteni akkor is, ha pénzügyi, szervezeti szempontból biztosan jól működik az adott cég, ilyenkor nem feltétlenül érdemes "ráhúzni" egy csomagot, hiszen a már kialakult munkafolyamatok bizonyítottan eredményesek, hatékonyabb lehet a testreszabott változat alkalmazása.
Megoldható felügyelet
Az egyedi megoldások kapcsán felmerül persze a későbbi karbantartás kérdése. Fontos megjegyezni: a fejlesztők és a megrendelő együttműködésével az is megoldható, hogy a már elkészült és telepített program üzemeltetési feladatait, felügyeletét a cégen belüli dolgozók lássák el. Ilyenkor csupán az alkalmazott technológiával kapcsolatos változások "átvezetésekor" szükséges külsős segítséget kérni. Hangsúlyozni kell azonban, hogy az egyedi megoldások fejlesztésénél a megrendelőnek feltétlenül tudnia kell, mire is van tulajdonképpen szüksége, hiszen ha pontatlanul fogalmazza meg elvárásait, az elkészült program sem jelenthet majd kifogástalan segítséget számára.
Mindent egybevetve elmondható tehát, hogy mind a széria-, mind pedig a cégspecifikus programokat lehet kiválóan és kevéssé jól is használni. Elsőként minden esetben érdemes végiggondolni, mire is van pontosan szüksége az adott cégnek. Ezt követően hasznos lehet alaposan felmérni az informatikai fejlesztői piacon elérhető csomagalkalmazásokat: van-e olyan köztük, amely számára is előnyös választást jelenthet – és ami másoknál már esetleg bizonyított. Abban az esetben, ha talál megfelelőt ezek között, akkor nem feltétlenül érdemes az egyedi fejlesztésre koncentrálni.
Át kell persze gondolni, hogy a konkurenciával szemben mely területen lehet versenyelőnyhöz jutni, és ha van ilyen jól körülírható szegmens, erre koncentrálva még mindig hasznos lehet az egyedi program alkalmazása. Így egy jól működő nagyobb cég informatikai rendszere több különböző időben kifejlesztett szabvány- és egyedi szoftverből áll, amelyeknek azonban tudniuk kell együttműködni.
Az iroda szoftveresítése
A vállalati informatikának rendkívül fontos része, mondhatni alapköve az irodai szoftver. E tekintetben kétségkívül a Microsoft által kínált Office programcsomagok számítanak a legismertebbnek világszerte, évek óta vannak azonban különböző kezdeményezések, amelyek kisebb-nagyobb sikerű alternatívaként jelennek meg.
A Sun Microsystems a kilencvenes évek végén lépett erre a piacra, akkoriban ingyenesen kínálták irodai szoftverüket. Az azóta sok tekintetben továbbfejlesztett programjuknak a mai napig "szinte egyetlen hátránya", hogy egyelőre nem készült el annak magyar verziója.
Ezt a Sun-terméket eredetileg Staroffice néven – és teljesen ingyenesen – ismerhették meg a felhasználók, ennek az alapnak a fejlesztése két évvel ezelőtt azonban két irányban indult el. Az Open Office-vonal a nyílt forráskódú, azaz a különböző programozói közösségek által szabadon fejleszthető termékeket képviseli; ezen a megoldáson alapul például az egyre nagyobb népszerűségnek örvendő Magyar Office-meg-oldás. A másik irány termékeiért fizetni kell, az egész programcsomag beszerzése azonban még így is csupán 75 dolláros kiadást jelent a vásárlónak. E megoldásoknál komoly hangsúlyt kapott a fejlesztés során, hogy a microsoftos fájlformátumokat megfelelően, gond és fennakadás nélkül kezelhessék a programok. Ez semmiféleképpen nem elhanyagolható szempont, hiszen napjainkban a Microsoft irodai megoldásának alkalmazása tekinthető a legelterjedtebbnek világszerte.
Tavaly ősszel új szoftverrendszerrel jelent meg a piacon a Sun. A Sun Java System részeként a cég hat új, nyílt, alacsony költségű és biztonságos szoftverrendszerbe tömörítette eddigi szoftverkínálatát. Így jött létre például a vállalati infrastruktúrát kiszolgáló szoftverek azon konszolidált rendszere, amely az összes költséget, azaz a szoftverlicenc, a támogatás, az üzemeltetés, a konzultáció, valamint az elmaradhatatlan oktatás árát is figyelembe véve, alkalmazottanként – és éves szinten – megfizethető egy kisebb vállalat által is.
Érdemes megjegyezni, hogy e teljesen integrált megoldásra egy időben jelennek meg a frissítések, az új szoftververziók – ez pedig jelentősen egyszerűsíti és kiszámíthatóvá teszi a céges szoftverrendszerek működését. A Sun irodai megoldása szintén biztonságos, vírusokra rezisztens, és ami ugyancsak fontos: jól integrálható más rendszerekkel. Ez a szoftver – a megszokott funkciók mellett – egy internetes böngészőt, egy levelező- és egy naptárprogramot, multimédia-lejátszót, sőt a pdf-fájlok olvasását, kezelését lehetővé tevő Acrobat Readert is tartalmaz – mondta Szkurka János, a Sun Microsystems Kft. marketingigazgatója.
Feltétlenül érdemes megjegyezni, hogy a friss piackutatások rávilágítottak arra: a legnagyobb vállalatok vezetői közül is igen sokan komolyan érdeklődnek az imént említetthez hasonló alternatív asztali rendszerek iránt. Tulajdonképpen nem kérdéses, miért, hiszen az új irodai programok ma már képesek azt a fajta megjelenést, könnyen értelmezhető és praktikusan alkalmazható felhasználói felületet biztosítani, amelyet eddig jóformán csak a legnagyobb gyártó termékeiről lehetett elmondani.
A fokozódó érdeklődés ráadásul azért is örvendetes, mert – mint ahogyan az más piacok kapcsán ugyanígy elmondható – e tekintetben sem szerencsés, ha csupán egyetlen gyártó termékcsaládja jelenti a választás szabadságát.
Teendők a csatlakozásig
Egyre sürgetőbbé válik, hogy a vállalatok ne csak folyamataikban, hanem az azokat kiszolgáló ügyviteli rendszereikben is előre megtervezzék, teszteljék azokat az új elemeket, amelyek nemsokára kötelező előírásként jelennek majd meg számukra az Európai Unióba való csatlakozással egyidejűleg. A London Logic Budapest Kft. uniós tagállambeli ügyfeleinél felgyülemlett tapasztalatok alapján foglalt öszsze néhány ilyen feladatot Gulyás Gergely tanácsadó. Valószínű, hogy az eddig csak hazai környezetben használt számviteli-ügyviteli rendszerben számos módosítást kell végrehajtani, hogy az uniós adószámmal regisztrált vevőt a megfelelően minősített előírások szerint ki tudja szolgálni.
A számlaformátum
A jelenleg kötelező magyar számlaformátum már most is több adatot tartalmaz, mint az uniós előírás, ezért várhatóan nem lesz nehéz követni a szabályozást. A számlának az egységáron és az összesített áfaterhen felül tartalmaznia kell az adóalap áfakulcsonkénti felbontását. Kötelező elem még a vevő EU-s adószáma, valamint az esetlegesen áfamentességet biztosító paragrafus feltüntetése. A számlázáshoz használt pénznem tetszőleges, de a fizetendő áfát euróban, vagy az adott állam hivatalos pénznemében fel kell tüntetni.
Nem kell viszont a számlán tételenként részletezni a szolgáltatás vagy termék árának áfatartalmát, valamint a fizetés módját, továbbá a fizetési határidőt sem kell feltüntetni. Nem kell a számlát aláírással hitelesíteni (ez természetesen nem vonatkozik az elektronikus számlára és aláírásra), illetve a számlát nem feltétlenül a szállítónak kell kiállítania (kiállíthatja például a vevő, vagy egy független harmadik személy is), a szállító felelőssége csak a kiállítás tényére vonatkozik.
Az egyes országok számlaformátummal szemben támasztott előírásai eltérhetnek a fenti EU-s szabályozástól, de csak az ennél szigorúbb szabályozás felé.
Áfaszabályok
Az áfakulcsok országról országra változnak ugyan, de a szokásos kategóriák új elemekkel is bővülnek:
– országon belül egy normál kulcs (ami az EU-s előírások szerint minimum 15 százalék kell hogy legyen), illetve két kedvezményes kulcs lehetséges (melyeket az EU ajánlása minimum 5 százalékban határozott meg);
– az export-import csak az EU-n kívüli országok esetében marad érvényben, vagyis EU-s tagországok közötti kereskedelemben a "közösségen belüli értékesítés, illetve beszerzés" megnevezés lesz használatos, ami adózási szempontból is külön kategóriát jelent majd.
Az EU-n belüli kereskedelem egyébként az export-import ügyletekhez hasonlóan 0 százalékos áfát jelent az eladó szempontjából, a vevőnek pedig saját államában előírt áfát kell rendeznie, melyet azonnal vissza is igényel, hiszen az áru továbbadásával megint áfafizetési kötelezettsége keletkezik majd. Ha tehát egy EU-s tagállambeli cég szintén EU-s cégnek értékesít, 0 százalék áfát számít fel a tranzakció során, a vevő pedig a saját államában érvényes rendelkezések szerint bevallja, és azonnal vissza is igényli a beszerzésre felszámítandó áfát.
Fontos, hogy a 0 százalékos áfával bíró értékesítéshez a vállalatnak rendelkeznie kell a vevő EU-s adószámával, amelynek helyességéről is meg kell győződnie, s ezt az adószámot a számlán is fel kell tüntetni.
Amennyiben az eladó más EU-s tagállamban bizonyos értékhatár felett értékesít, be kell jelentkeznie az ottani adóhatóságnál, vagyis adószámot kell szereznie az adott országban. Ezután jogosulttá válik az adott ország törvényei szerinti számlakibocsátásra, és ezzel együtt a számlán az ottani hatályos áfa felszámolására. Ez természetesen adóbevallási kötelezettséget von maga után az adott országban. Az adóbevallás mellett minden egyszerűsítési törekvés ellenére további két bevallási formulát kell benyújtani minden olyan országban, ahol a vállalat regisztrált áfaszámmal rendelkezik.
Az adminisztráció átalakulása
Az alábbiakban részletezett mindkét bevallási formula az EU-s tagállamok közötti kereskedelmet hivatott követni.
Az "EC Sales List" az EU-tagállamokba történő eladásokat tartalmazza, vevők (illetve azok EU-s adószáma) szerint. Az "Intrastat" bevallás az EU-s tagállamokból származó, illetve az oda értékesített áruk (illetve azok vámtarifaszáma) szerint összegzi a tranzakciókat. Ezeket a bevallásokat akkor is el kell készíteni, ha a mozgások egyazon cég különböző országokban regisztrált adószámai között történnek, vagyis az áru a cégnél marad, de olyan országok között mozog, ahol a cég áfaszempontból regisztrálva van. Ezeket a bevallásokat sok helyen még az adóbevallásnál is szigorúbban veszik, tehát érdemes jó előre végiggondolni, hogy ezeket miként lehet minél könnyebben és minél pontosabban előállítani a pénzügyi rendszerből.
EC Sales List
Bár ezt az áfacélú bevallást a megadott, előre nyomtatott formátumon kell benyújtani, az ügyviteli rendszert képessé kell tenni arra, hogy a listát automatikusan létrehozza, csakúgy, mint az áfabevallást. A listának tulajdonképpen az Unión belüli eladásokat kell tartalmaznia, vevő szerinti bontásban. Fontos, hogy a vevők az EU-s adószámukkal szerepeljenek, tehát ezt a számot valahol a vevői törzsadatok között kell számon tartani a vállalatirányítási rendszerben. Az EU-s adószám mellett azt az országot is fel kell tüntetni a bevallásban, ahonnan a vevő származik. Amennyiben a vállalat sok ilyen vásárlóval tartja a kapcsolatot, célszerű az informatikai rendszerben az országkódot is a vevői törzsadatok között tárolni (legalábbis az uniós vevők esetében).
A fenti megállapítások az uniós országok többségében pillanatnyilag használatos bevallásokra igazak, a magyar formátumra értelemszerűen még várni kell, de feltehetőleg ez sem tér majd el jelentősen a többi EU-ban használttól.
Hasonló a helyzet a másik kötelező bevallás, az Intrastat esetében is. Ez egyre inkább statisztikai célú bevallás, amelyben mind a közösségen belüli beszerzéseket, mind az értékesítéseket szerepeltetni kell cikkenként, pontosabban vámtarifaszámonként. A vámtarifaszámot ezért szükséges a cikktörzs adatai között tárolni.
Mivel a listán szerepelnie kell a külkereskedelmi paritásnak is, ezért a pénzügyi-ügyviteli rendszernek ezt is tárolnia kell valamilyen formában: lehetőleg az egyes tranzakciókhoz kötve, de akár cikkhez vagy vevőhöz kapcsolva, attól függően, mi a jellemzőbb, vagy a pénzügyi rendszer mire képes.
Az eladott termékek mennyiségét is fel kell tüntetni a bevalláson, illetve egy, a tranzakció természetére utaló kódot is, amely országonként kötelezően előírt kategóriákat jelent. Ezekről hamarosan hivatalos kiadványok adnak majd tájékoztatást Magyarországon is.
Az Intrastat bevallás kitöltése országról országra változó lehet. Általában jellemző, hogy a bevallást az előzőekben tárgyalt módon, előre nyomtatott űrlapon nyújtják be. Ezenkívül egyes országokban már lehetőség van a bevallás elektronikus formában való benyújtására, illetve arra is, hogy az interneten, on-line töltsék ki és juttassák el a megfelelő hivatalba.
A fentiekben azokat a szükséges változtatásokat részleteztük, amelyek kezelésére a csatlakozás időpontjára készen kell állnia egy korszerű vállalatirányítási rendszer pénzügyi alkalmazásának. A módosítások elvégzéséhez szükséges idő természetesen nagymértékben függ a vállalattól, az üzletágtól és a már meglevő beállításoktól. Természetesen az sem egyértelmű minden esetben, hogy az ügyviteli rendszer képes-e egyáltalán a szükséges adatok tárolására, a folyamatok ilyen jellegű követésére. Az Európában is széles körben használt szoftverek valószínűleg – kisebb-nagyobb módosításokkal – megbirkóznak majd a feladattal, de hazai, vagy még inkább saját fejlesztésű megoldások esetében komolyabb változtatásokra is számítani kell. Ezért nem árt a felkészülést időben megkezdeni.
Felkészülés az évkezdetreA vállalatoknak – személyügyi programjaik használata során – komoly feladatot jelent az adótörvény ez évi változásaiból adódó korrekciók figyelembevétele, illetve e módosítások "informatikai" átvezetése a HR-, bér- és munkaügyi, illetve egyéb szoftverekre. Az alábbiakban a személyügyi munkát érintő legfontosabb adóváltozásokat tekintjük át. A szakképzéssel kapcsolatban fontos tudnivaló, hogy változás történt az adóterhet nem viselő járandóságokat illetően. Ebbe a körbe tartozik a szakképzésben részt vevő személy esetében a szakképzési törvény szerinti kötelező minimumjuttatás (a minimálbér 15 százaléka, majd félévenként plusz 10 százalék); a tanulószerződés nélkül a szakmai gyakorlat idejére járó díjazás havi összegének a hónap első napján érvényes minimálbér 15 százalékát meg nem haladó része, illetve a hallgatói munkadíjnak a hónap első napján érvényes, a minimálbér összegét meg nem haladó része. Ugyancsak megjegyzendő, hogy az iskolai rendszerű képzés – de csak ez – munkáltató általi finanszírozása bevételnek minősül. Mint ismeretes, változott az adótábla. A személyi jövedelemadó legkisebb kulcsa 18 százalék, az ezt követő sávban, másfél millió forintig 26, illetve az e fölötti keresetek esetében 38 százalék. Az adójóváírás jogosultsági határa továbbra is 1 millió 350 ezer forint, illetve az összege fokozatosan csökken 1 millió 950 ezer forintig. Módosult az önkéntes kölcsönös biztosítópénztár kedvezménye. Idetartozik – mások mellett – a saját befizetés, az önkéntes kölcsönös nyugdíjpénztári befizetés 30 százaléka (maximum 100 ezer forint), illetve az önkéntes kölcsönös egészségpénztári és önsegélyező pénztári befizetés 30 százaléka (maximum 100 ezer forint). A vállalatok számára fontos tudnivaló továbbá, hogy változtak az adóelőleg-levonási szabályok is. Az ezekről szóló módosítást az szja-törvény 46-49. paragrafusai tartalmazzák. Az idei esztendő korrekciói közül különösen a természetbeni juttatások újbóli szabályozása számíthat a vállalatok érdeklődésére. A törvény részletesen, tizenkét pontban írja körül a lehetséges eseteket: pontosítva a juttatások körét. Fontos változás, hogy a reprezentáció és az üzleti ajándék adómentes értékhatára 2,5 millió forintról 10 millióra nőtt. Hasonlóképpen jelentős, a cégek széles körét érintő módosítás, miszerint az azonnal fogyasztható élelmiszerek vásárlására jogosító utalvány esetében az adómentesség értékhatára az eddigi 2000 forintról 3500-ra, míg melegétkeztetés esetén 4000 forintról 6000 forintra emelkedett. Az idei évben változtak a járulékokra vonatkozó szabályok is. Ezek szerint az egészségbiztosítási járulék 4, míg a nyugdíjjárulék a magán-nyugdíjpénztári tagok esetében 0,5, a tagdíj pedig 8 százalék. |
