Ügyfélszolgálatok, kirendeltségek, ügyfélfogadó helyek
A megyei igazgatóságok mindegyike – a kiemelt adózókkal foglalkozó igazgatóságon kívül – a székhelyén központi ügyfélszolgálatot üzemeltet, ahol az összes, az APEH által biztosított szolgáltatást igénybe vehetik az ügyfelek. Azért, hogy a személyes ügyintézés során ne kelljen mindenkinek a megyei székhelyre utaznia, kirendeltségi hálózat is működik, amely ma már több mint 70 települést érint. A kirendeltségekre jellemző, hogy mindennap működnek, az ott végzett tevékenységek szinte megegyeznek a központi ügyfélszolgálaton igénybe vehető szolgáltatásokkal, hiszen a kirendeltségek a központokkal közvetlen számítógépes kapcsolatban állnak. A rendszeresen nyitva tartó kirendeltségi hálózatot az elsősorban tájékoztatást nyújtó, beadványok átvételét biztosító ügyfélszolgálati helyek egészítik ki. Az ügyfélszolgálatok, kirendeltségek, ügyfélfogadó helyek nyitvatartási ideje az országban nem egységes, ezek felkeresése előtt érdemes telefonon érdeklődni, vagy az APEH internetes honlapján (www.apeh.hu) tájékozódni.
Az APEH szolgáltatásai
Az APEH által nyújtott szolgáltatások alapvetően két csoportra oszthatók. Vannak olyanok, amelyeket bárki, bárhol az országban igénybe vehet, függetlenül attól, hogy hol lakik, vagy hol van a székhelye, telephelye, és vannak olyanok, amelyeket csak az illetékes megyei igazgatóságnál lehet intézni.
Tájékoztatás
Adórendszerünk bonyolultsága miatt a legtöbbek által igénybe vett szolgáltatás a tájékoztatás. Az adózási szabályok állandó változása miatt az adózóknak folyamatosan információra van szükségük, legyen szó bejelentkezési, bevallási és egyéb adókötelezettségek teljesítéséről, a kiküldött folyószámla-kivonatokkal, egyéb értesítőlevelekkel kapcsolatos problémákról, a beadandó nyomtatványok kitöltéséről, vagy akár eljárási kérdésekről. Ezek a kérdések bárhol, bármelyik ügyfélszolgálaton, kirendeltségen, információs telefonvonalon feltehetők, függetlenül attól, hogy a kérdező melyik APEH-igazgatósághoz tartozik.
Adótanácsadás nem kérhető
Az adózás rendjéről szóló törvény az adótörvények megtartásához szükséges tájékoztatási kötelezettséget írja elő az adóhatóság számára. Tehát azt, hogy milyen mélységű tájékoztatást kell adni, nagyban befolyásolja, hogy milyen tájékozottság várható el a kérdező ügyféltől. Nyilvánvaló, hogy részletesebb magyarázatra van szüksége az "egyszerű" magánszemélynek, vagy egy kezdő vállalkozónak, mint egy adótanácsadónak vagy könyvelőnek. Amit az APEH a felvilágosítás során biztosan nem vállalhat, az az adótanácsadás, az adóelkerülésre vonatkozó tájékoztatás.
Szóbeli tájékoztatás
Az ügyfélszolgálatokon szóbeli tájékoztatás folyik, akár telefonon, akár személyesen érdeklődik az ügyfél. A szóbeli tájékoztatás során jellemzően nincs arra lehetőség, hogy a bonyolult, esetleg jogértelmezést is igénylő kérdésekre azonnal megszülessen a válasz. Ebben az esetben célszerű írásban megkérni a tájékoztatást. Érdemes ezt megtenni azért is, mert a nem egyértelmű adójogi helyzetek későbbi vizsgálatánál csak az írásban feltett kérdés és válasz igazolhatja, hogy az adózó úgy járt el, ahogy azt tőle elvárta a hatóság.
Nyomtatványok, csekkek kiadása
Az adó befizetésére szolgáló, adónemenként különböző csekkek beszerzésére is az ügyfélszolgálatokon, kirendeltségeken, ügyfélszolgálati helyeken van lehetőség. A csekk-kiadás azonban nem korlátlan, ugyanis jogszabály határozza meg, hogy mely adózóknak kell átutalással teljesíteniük adókötelezettségüket (ők nem használhatnak csekket), és kik azok – jellemzően a magánszemélyek, ideértve az egyéni vállalkozókat is, ha nem áfaelszámolók –, akik csekken is fizethetnek.
Megszemélyesítés
A csekkeket a kiadás előtt meg kell személyesíteni, azaz az adózó adóazonosítóját, adószámát az ügyfélszolgálati munkatársnak fel kell tüntetnie. Erre azért van szükség, hogy a befizetett adó biztosan a befizető adózó adófolyószámlájára kerüljön, esetleges azonosítatlanság miatt ne legyen szükség hosszas tisztázásra. Ahhoz, hogy az azonosító a csekkre rákerüljön, az igénylőnek közölnie kell az adószámot, adóazonosítót. Ennek ismerete nélkül csekk nem adható ki. Mivel a csekk megszemélyesítése országos számítógépes rendszerrel működik, ezért az bármely APEH-igazgatóságon igényelhető.
Ingyenes nyomtatványok
Csekély számban ugyan, de vannak olyan nyomtatványok, amelyeket az APEH ingyen ad az ügyfelek számára. Ilyen az adóazonosító igénylésére szolgáló nyomtatvány, vagy az ingatlan értékesítésekor az eladó adóazonosítójáról, természetes azonosítóiról kitöltendő adatlap, néhány kérelemnyomtatvány, illetve az éves személyijövedelemadó-bevallási garnitúra. Az ingyenes nyomtatványok, ideértve az szja-bevallási nyomtatványt is, országosan egységesen használhatók, bárhol beszerezhetők, azonban a jövedelemadó-bevallási egységcsomagban lévő megcímzett borítékot csak az illetékes igazgatóság tudja odaadni.
Bevallások, beadványok, folyószámla-kivonat
Az APEH mára már több mint 110 különféle nyomtatványt rendszeresített az adókötelezettségek, bevallások, adatszolgáltatások teljesítéséhez. Az adatszolgáltató lapok, a bevallások és a nyilvántartási nyomtatványok is beadhatók az ügyfélszolgálatokon, kirendeltségeken, ügyfélszolgálati helyeken. A személyes benyújtásnak nemcsak az az előnye, hogy megspórolható a postaköltség, hanem az is, hogy az átvételkor az ügyfélszolgálati munkatársak kötelező formai vizsgálatnak is alávetik a nyomtatványokat. Ez pedig kettős haszonnal jár: egyrészt segítséget jelent az adóhatóságnak a feldolgozás során, másrészt csökken az utólagos javítások, a pótlások mennyisége, és ritkábban kell az ügyfeleket személyesen beidézni. Hangsúlyozni kell, hogy csak formai vizsgálatról lehet szó az átvétel során, a nyomtatványok tartalmi adataiért, a helyes számolásért az adózó felelős. A megyei ügyfélszolgálatok elsősorban a hozzájuk tartozó adózók bevallásait, adatszolgáltatásait, különböző kérelmeit veszik át. Egyébként ez az adózók érdeke is, ugyanis mire a "nem jó helyen" leadott nyomtatvány, kérelem az illetékes igazgatósághoz kerül, sok idő eltelhet, amely késlelteti az ügyintézést.
Az úgynevezett "egyablakos" rendszer bevezetésével ugyan csökkent az adózók bejelentkezésével kapcsolatos kötelezettség, de nem szűnt meg. A kitöltött nyilvántartási nyomtatványok személyes leadása azzal az előnnyel jár, hogy a bejelentett adatokat a munkatársak azonnal rögzítik, az ügyfél azonnal megkapja az adóhatóság által nyilvántartott adatok visszaigazolását.
A bejelentés, változásbejelentés jelenleg csak az adózó illetékessége szerinti igazgatóság ügyfélszolgálatán intézhető. Igaz ez a folyószámla-kivonatok kiadására is. Ha az ügyfélnek soron kívül van szüksége folyószámla-kivonatára, akkor ezt az illetékes igazgatóság ügyfélszolgálatán, kirendeltségén illeték lerovása mellett beszerezheti.
Adóazonosító jel igénylése
Az adózással kapcsolatos nyilvántartás azonosító kódja az adóazonosító jel, amelyet a magánszemély kérelmére az APEH képez az erre vonatkozó szabályok szerint. Az adóazonosító jel képzéséhez közölni kell az igénylő természetes azonosító adatait, azaz a nevét, születési helyét, lakóhelyét és anyja leánykori nevét. Nem magyar állampolgároknak az útlevél számát és az állampolgárságot is fel kell tüntetniük. Mindezeket az ingyenesen, bárhol beszerezhető 34. számú adatlapon kell közölni. (Az adatlap az APEH internetes honlapjáról is letölthető.)
Adóigazolvány
Az adóigazolvány első, valamint módosított (téves vagy megváltozott) adatokkal történő kiadása díjmentes. Amennyiben az új igazolvány kiadására eltulajdonítás, elvesztés, megsemmisülés vagy megrongálódás miatt van szükség, akkor a kiadásért általános tételű (jelenleg 2000 forint) eljárási illetéket kell illetékbélyegben leróni.
A kitöltött adatlapot benyújthatja személyesen maga a kérelmező, de meghatalmazottja is eljárhat. Fontos, hogy az eljárás során be kell mutatni a természetes azonosító adatokat tartalmazó okmányokat is, így a személyi igazolványt, a lakcímigazolványt, valamint a 14 év alatti gyermekek esetében a születési anyakönyvi kivonatot.
Ideiglenes igazolás
Az adóazonosító jel az adatlap rögzítését követő 2-3 napon belül elkészül, amelyről – az adóigazolvány elkészültéig – ideiglenes igazolást lehet kérni. Az ideiglenes igazolás 30 napig érvényes, ez alatt az idő alatt az adóigazolvány is elkészül, és az APEH megküldi a magánszemély lakcímére vagy postázási címére.
Illetékesség
Az adóazonosító jel képzése csak az illetékes megyei igazgatóság ügyfélszolgálatán, illetve kirendeltségein indítható. Az eljárásra magánszemély – ideértve az áfás magánszemélyt is – esetében az állandó, ennek hiányában ideiglenes lakóhelye, szokásos tartózkodási helye szerinti igazgatóság, egyéni vállalkozónál a vállalkozó székhelye, telephelye, több telephely esetén az elsőként bejelentett telephely szerinti igazgatóság, külföldi állampolgár esetén a magyarországi állandó, ennek hiányában ideiglenes lakóhelye, szokásos tartózkodási helye szerinti igazgatóság jogosult.
Ha a magánszemély tartózkodási helye ismeretlen, akkor az illetékességet az utolsó ismert hazai lakóhely határozza meg. Ennek hiányában az APEH Észak-budapesti Igazgatóságának ügyfélszolgálatait kell felkeresni. Kizárólag az APEH Észak-budapesti Igazgatóságának Általános Főosztálya járhat el a fegyveres erők és fegyveres testületek hivatásos és továbbszolgáló állományú tagjai, polgári alkalmazottai, illetve az APEH dolgozói esetében, valamint azon külföldi személyek tekintetében, akik Magyarországon sem székhellyel, sem telephellyel, sem állandó vagy ideiglenes lakóhellyel, illetve szokásos tartózkodási hellyel nem rendelkeznek.
Igazolások kiállítása
A tájékoztatás mellett a legnépszerűbb szolgáltatás az adó- és jövedelemigazolások kiadása. Az igazolások kiadására az erre vonatkozó kérelem beadásától számított 8 nap áll ugyan rendelkezésre, de az ügyfélszolgálatok megpróbálnak minél nagyobb számú igazolást azonnal elkészíteni. Mivel az eljárás során az adózó teljes adóügyi helyzetét vizsgálni kell, ezért ez a legidőigényesebb tevékenység, az igazolásokért kell a legtöbbet sorba állni.
Az APEH az igazolások kéréséhez nyomtatványokat rendszeresített, ezek bárhol beszerezhetők, vagy az internetről is letölthetők. Használatuk ugyan nem kötelező, de az ügyintézés gyorsítása érdekében a nyomtatványban szereplő adattartalom közlése célszerű. Mivel az igazolás kiadását előíró jogszabályok a különböző hatóságoknál, szervezeteknél eltérő adatok igazolását írják elő, ezért fontos az igazolás céljának pontos megadása a kérelmen.
Az adóigazolás kiadása illetékköteles, amelynek mértéke jelenleg 2000 forint, az első példánnyal azonos tartalmú másolatok darabonként 500-500 forintba kerülnek. Ha az illetéktörvény szerint a kérelmezőt személyes illetékmentesség illeti meg, akkor erről az ügyfélnek írásban kell nyilatkoznia. (Az adóigazolás intézésekor érdemes az illetékbélyegről előre gondoskodni, mert nem mindegyik ügyfélszolgálat közelében található illetékbélyeg-árusító hely.) A jövedelem-, illetve illetőségigazolás kérése díjmentes.
Az igazolás iránti kérelem meghatalmazott útján is beadható. Meghatalmazott csak közokiratba, vagy bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazással kérheti az igazolások kiadását. A képviselet, a meghatalmazás jogszerűségét nagyon komolyan vizsgálják az ügyintézők, amely az adózó elemi érdeke is, hiszen csak így akadályozható meg, hogy az adótitoknak minősülő adatok illetéktelenek birtokába kerüljenek.
Az igazolások kiadására csak a kérelmező illetékessége szerinti igazgatóságok jogosultak. Az illetékesség szabályai megegyeznek az adóazonosító jelnél leírtakkal azzal, hogy nem magánszemély adózó esetében a székhely dönti el, hol intézhető az igazolás.
Adóigazolás
Az adóigazolás kiadásának sok feltétele van, rendezni kell az adóalanynak az esetleges adateltéréseket, hiánytalannak kell lenniük a bevallásainak, és természetesen minden egyéb kötelezettséget is rendezni kell. Fontos, hogy az adóigazoláson a bevallások hiányát, a fizetési könnyítéseket, a végrehajtás alól felfüggesztett tartozásokat és a behajthatatlanság miatt törölt tartozásokat is szerepeltetni kell. Érdemes figyelni arra, hogy a fizetési kötelezettségek teljesítését adónemenként vizsgálja az APEH, ezért az esetleges tényleges túlfizetések ellenére az igazolásban a hiányt mutató adónemek felsorolása szerepel az igazoláson. A folyószámla rendezése az adózó feladata, az adónemek közötti átvezetésekre az adózó kérelme nélkül az adóhivatalnak nincs lehetősége.
Jövedelem- és illetőségigazolás
A jövedelemigazolás kizárólag a magánszemélyek adóköteles jövedelmét, illetve a jövedelmet terhelő adófizetési kötelezettséget igazolja, ezért az csak lezárt adóévre adható ki. Az adatokat a személyijövedelemadó-bevallásból, pótló bevallásból, a bevallást helyettesítő munkáltatói elszámolás adataiból, valamint az önrevíziós nyomtatvány adataiból nyerik. Ha a bevallás munkáltatói elszámolással készült, akkor az erről szóló M29-es nyomtatványt célszerű a kérelmezőnek magával hoznia. Természetesen a jövedelmi adatokat befolyásolhatják az esetleges adóhatósági ellenőrzés megállapításai is.
Az illetőségigazolás jellemzően a magyarországi adóalanyiságot és tevékenységet, illetve az áfaalanyiságot igazolja magyar nyelven, vagy német, angol és magyar nyelvű igazolási mintákon. Hiteles fordítást mellékelve az adózó által a külföldi adóhatóságtól hozott nyomtatványon is kiadható a kért igazolás.
Az igazolás azonnali elkészítéséhez gyakran van szükség különböző hiányok pótlására, átvezetések elkészítésére. Ha az adózó nem személyesen jár el ügyében, akkor célszerű az adózás rendjéről szóló törvénynek megfelelően kiállított meghatalmazást, megbízást e tevékenységek elvégzésére is kiterjeszteni.
