A munkaadó gyakran fizet költségtérítést különböző címeken a dolgozójának. Cikkünkben röviden összefoglaljuk az ilyen juttatásokhoz kapcsolódó általános adózási szabályokat.
A munkáltató által a dolgozónak kifizetett költségtérítés mértékét az adótörvények nem korlátozzák, az jellemzően a munkaadó "pénztárcájától" függ. A jog azonban határok közé szorítja a költségtérítéssel szembeállítható kiadásokat.
Személyes célú juttatások
Költségtérítést bármilyen ténylegesen felmerülő kiadásra fizethet a vállalkozás, azonban az adótörvények csak azokat fogadják el, amelyek kizárólag a bevétel elérése érdekében merülnek fel, és részben sem szolgálnak személyes célokat. A személyes célú juttatások ugyanis a magánszemély olyan bevételének számítanak, amelyet teljes egészében jövedelemnek kell tekinteni akkor is, ha a juttatást, illetőleg annak mértékét jogszabály határozza meg, és azt akár átalányban, akár számla alapján fizetik ki.
Adókötelezettség
Az adókötelezettséget az határozza meg, hogy a juttatást pénzbeli vagy természetbeni formában kapja-e a magánszemély. Ha ezeket a – költségtérítésnek nem minősülő juttatásokat – pénzben kapja a magánszemély, akkor a kapott összeg összevonandó jövedelemnek számít. Ha viszont természetbeni juttatásról van szó – akár úgy, hogy a kifizetőnek a magánszemély a nevére szóló számlát átadja –, akkor a 44 százalékos adót a kifizetőnek kell megfizetnie.
Bizonylatok alapján elszámolt költségek
Nem számít a magánszemély bevételének a munkavégzés során felmerülő olyan költségtérítés, amelyről a magánszemély közvetlenül a kifizetőnek köteles bizonylattal elszámolni, vagy ha a költséget a magánszemély előlegezi meg, és a kifizető ezt utólag, bizonylatok alapján megtéríti. Az ilyen költségtérítés folytán ugyanis a magánszemély nem juthat jövedelemhez, hiszen a költségtérítés csak a megbízónál ténylegesen felmerült költségeket fedezi.
Ezzel szemben minden olyan költségtérítés, amellyel a magánszemélynek nem kell elszámolnia a juttató felé, a magánszemély bevételének számít.
Jogszabályon alapuló költségtérítések
A költségtérítések egy része – amelyek mértékét kormányrendelet vagy annál magasabb szintű jogszabály határozza meg – igazolás nélkül elszámolható, másik részüket viszont névre szóló számlával kell bizonylatolni.
Igazolás nélkül elszámolható költségek
Jogszabályon alapul a költségtérítés, ha a vonatkozó jogszabály meghatározza a költségtérítésre jogosultak körét, valamint a költségtérítés feltételeit. A jogszabályon alapuló költségtérítés esetén a kifizetett összegből azt a részt, amelyet a jogszabályban meghatározott feltételek szerint – de legfeljebb az abban meghatározott mértékben – fizetnek ki, igazolás, azaz bizonylat nélkül lehet költségként levonni. Ha a kapott költségtérítés összege nem haladja meg a jogszabályi mértéket, akkor a magánszemélynek ilyen címen adóköteles jövedelme nem keletkezik.
Igazolás nélkül elszámolható költségnek számít:
- a bedolgozó részére e tevékenységével összefüggésben kifizetett évi munkabér, illetve munkadíj 30 százalékát meg nem haladó összeg, feltéve hogy a magánszemély e jogviszonyával összefüggésben más költséget nem számol el,
- az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről szóló 1990. évi LVI. törvény szerint megállapított költségtérítés összege,
- a belföldi napidíj [a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozó élelmezési költségtérítéséről szóló 23/1989. (III. 12.) MT rendelet, a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény, a köztisztviselők munkavégzéséről, munka- és pihenőidejéről, jutalmazásáról, valamint juttatásairól szóló 170/1992. (XII. 22.) Korm. rendelet és a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény szerint],
- a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet szerint meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma,
- a munkáltató által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az APEH által közzétett üzemanyagár, az üzemanyag-fogyasztási norma, valamint a 3 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg,
- a munkába járással kapcsolatos költségtérítésekről szóló 78/1993. (IV. 2.) Korm. rendelet szerint elszámolt kiadás,
- a járművezető gyakorlati szakoktatók saját jármű üzemeltetésének költségtérítéséről szóló 124/1994. (IX. 15.) Korm. rendelet szerint figyelembe vehető költségátalány.
Tételes költségelszámolás
Ha a kapott költségtérítés összege meghaladja a jogszabályban meghatározott mértéket, akkor a költségelszámolást illetően a magánszemély választhat: vagy a kapott összegből a jogszabályban meghatározott mértéket vonja le bizonylat nélkül, és az e feletti rész után a más forrásból származó jövedelmével összevontan adózik, vagy a kapott költségtérítés teljes összegével szemben tételes – bizonylatok alapján történő – költségelszámolást alkalmaz.
Ez utóbbi választásakor a kiadás igazolására az általános forgalmi adóról szóló törvényben meghatározott számla, egyszerűsített számla, illetőleg számlát helyettesítő okmány felel meg, abban az esetben, ha olyan termékről vagy szolgáltatásról van szó, amelynek az eladója, a szolgáltatás teljesítője bármely oknál fogva ezek adására kötelezett.
Költségnyilatkozat
Költségtérítés kifizetésekor a munkáltatónak, kifizetőnek ki kell töltetnie a költségnyilatkozatot a magánszeméllyel, s egy példányát meg kell őriznie. Ennek az adóelőleg alapjának megállapításakor van jelentősége. Ha a költségtérítés mértéke nem azonos a jogszabályban meghatározottal, akkor az igazolás nélkül elszámolható, vagy a magánszemély által nyilatkozott költséget meghaladó rész lesz az adóelőleg levonásának az alapja.
Különadó, egészségügyi hozzájárulás
Ha a kifizetőnek tett költségnyilatkozat szerint figyelembe vett kiadás nagyobb, mint az év végén ténylegesen felmerült költség, akkor 12 százalékos különadót kell fizetnie a magánszemélynek. A különadó alapja a nyilatkozat szerinti és a ténylegesen "produkált" költség különbözete, amely után a magánszemélynek 11 százalékos egészségügyi hozzájárulást is fizetnie kell. Nem kell a különadót megfizetni, ha a költségkülönbözet nem több 5 százaléknál.
