Munkahelyek kialakítása

Az iroda szó kapcsán nagyon sok dologról szólhatunk: az irattartóktól éppúgy, mint a helyiség tulajdoni helyzetéről, az ott dolgozók egészségéről vagy a számítógépek rendszeréről. Szűkebben értelmezve – miként ebben a cikkben is – az iroda elsősorban szellemi tevékenység végzésére alkalmas munkahelyet jelent, amelynek feltételrendszerét a benne lévő bútorok, térelválasztók, a világítás, a burkolat milyensége, a felületek nagysága határozza meg, kiegészülve a munkavégzéshez szükséges más kellékekkel.

Az iroda nem csupán azt jelenti, hogy irodabútorokat rakunk egy szobába. Az iroda megfelelő kialakítása és berendezése ugyanis nem kis részben szavatolhatja a dolgozók nagyobb munkateljesítményét és egészségük megőrzését is. Mára már a magyar emberierőforrás-menedzsment túl van ennek az alapvető összefüggésnek a felismerésén. A számítógépesítés és az információtechnológia azonban további szempontokat vet fel.

A hatékonyság primátusa

Amikor irodára, mint épületen belüli térbeli egységre gondolunk, fogalmak egész sora juthat eszünkbe: kényelem, nyugalom, életünk leghosszabb ideig elfoglalt tere a hálószobánk után, világítás, kellemes levegő, biztonság, rend, tisztaság, hangulat, egyszerű mozgás, elegancia stb. Természetesen nem egy vállalat humán- vagy beruházási kérdésekben illetékes fejlesztőjének a dolga, hogy e számos szempont alapján elképzelje munkatársai irodáját. De bizonyos szempontokat ismernie kell. Mindenekelőtt azt, hogy törekszik-e a cége önálló arculat kialakítására, hogy milyen a szervezettség rendszere, milyen a fejlesztési eszközök helyzete, szűkösek-e, vagy sem. Ezeket megfontolni már az ő feladata.

S vannak globális szempontok is. A vállalatok egyre inkább szolgáltatóként lépnek fel, a tennivalók egyre nagyobb része olyan szellemi, zömmel informatikai munka, amely nemcsak irodai jellegű feladatokat, hanem alkotó- és csapattevékenységet is involvál.

Mi az egészben a legfontosabb? Hogy az irodában végzett tevékenység a lehető leghatékonyabb legyen mind a munkaadó, mind pedig a munkát végző szempontjából. Ezt a hatékonyságmegfelelést, a mérhető teljesítményeknek való megfelelés mellett, elsősorban ergonómiai vizsgálatok hivatottak tisztázni.

Egy munkahely akkor működik a leghatékonyabban – állapították meg a BME Ergonómiai és Pszichológiai Tanszékének kutatói –, ha egészséges körülmények között ad teret az egyéni és társas munkának, figyelembe veszi és tükrözi a szervezeti kapcsolatokat, lehetővé teszi a pihenőidő kulturált eltöltését(!), pozitívan befolyásolja a munkahelyi légkört.

Mindez felveti az előrelátás, a tervezés szükségességét. Szakemberek szerint ehhez előtanulmányok szükségesek. Például érdemes tanulmányozni egy olyan munkahelyet, ahol a cégünknél (eddig vagy ezen túl) végzett tevékenységhez hasonló folyik. Ilyen lehet az ügyfélfogadás, a kiscsoportos megbeszélések gyakorlata, a számítógép rendszeres alkalmazása, esetleg a szövegszerkesztés, s a telefonhasználat is jellemző. Az egyes tevékenységek időigényét is fel kell mérni.

Az irodakialakítás a megfelelő alkalom a cégnél az irodában folyó tevékenységek rendszerének újragondolására, átalakítására, racionalizálására. Nem csupán funkcionális változtatásokról lehet szó, hanem – ehhez rendelve – szervezeti átalakításról is. Az iroda jellegét a fő munkatevékenységek, azok gyakorisága és nem utolsósorban a dolgozói állomány összetétele határozza meg.

Fontos szempont, hogy az elektronikus munka átrendezi a munkahelyi kapcsolatokat, a kommunikáció más formát ölt, mint korábban, s az is egyre gyakoribb, hogy a munkahely a vállalaton kívülre kerül.

Elfogadható mértékek

Mindez átgondolásra készteti a "térigényt", a helyiségeket ennek megfelelően kell megtervezni. Magyarán a létszám, a feladatok és a térigény együtt határozzák meg az iroda alapterületét. Fordítva nem működik a dolog, azaz ne próbáljuk meg egy adott nagyságú helyiségben leültetni az elvárt létszámot.

Ergonómiai szempontból igen fontos még a természetes világítás, az alacsony zajszint és a megfelelő klíma. A különböző típusú munkavégzésekhez a kedvező, illetve még elfogadható értékeket ma már szabvány rögzíti.

A gyakran használt munkaállomásokat az ablak mellé szokás helyezni. A természetes fényt általában több fokozatban kapcsolható általános és helyi világítással kell kiegészíteni.

A zaj elleni védekezés legkézenfekvőbb módja a fő zajforrások kitelepítése a helyiségből, a minimális feladat pedig a hangszigetelés, illetve a zajelnyelő anyagok, elemek használata.

A munkahely klimatikus viszonyait elsősorban a hőmérséklet, a légnedvesség és a légcsere befolyásolja. Ma már a hőmérséklet és a légnedvesség klímaberendezések segítségével megfelelően szabályozható. Nem minden esetben ellensúlyozzák a fénymásolók levegőt rontó hatását, ezért ezeket általában igyekeznek kivonni a munkavégzés főhelyéül szolgáló irodákból.

Térigény

Nagyon fontos az alkalmazottak könnyű megközelíthetősége, s hogy az iroda jól áttekinthető legyen, láthatóvá téve az egyes szervezeti egységek elhelyezkedését is.

Ugyanilyen fontos a helyiségek gyors elhagyásának lehetősége, például veszély esetén.

Ezzel előtérbe kerül a bútorok megfelelő elrendezése. Alapelvként kimondhatjuk, hogy ezek helyének kiválasztásakor elsődleges szempont, hogy az ott dolgozókat más ne zavarja meg mozgásával. Szempont lehet a mozgássérültek megfelelő közlekedésének biztosítása is.

Az irodán belül általában egyéni munkahelyeket alakítanak ki, ami nem minden esetben jelenti azt, hogy az adott irodai részt egyazon dolgozó használhatja csak, hanem arról van szó, hogy egy-egy tevékenység helyét kell kijelölni.

A térigényt így csak részben határozza meg az, ki használja az iroda ezen tevékenységre kijelölt részét. Legalább annyira fontos, hogy a munkához kötődő eszközöknek, anyagoknak legyen megfelelő helyük.

A számítógépes munkahelynél további ergonómiai követelmények is vannak. Úgy kell a bútort megválasztani, hogy a monitor felső széle essen szemmagasságba, a monitort úgy kell installálni, hogy fény ne tükröződjön rajta, a csuklónak legyen támasza, a könyök az asztallap síkjában legyen, a szék hátlapjának követnie kell a dolgozó törzsének mozgását, miközben a számítógép kábelei nem zavarhatják a mozgást.

Egyre határozottabban körvonalazódik a fejlett irodakultúra, kialakulnak a piac mezsgyéi, új szereplők jelennek meg egyre speciálisabb szolgáltatásokkal. Nem csupán bútorkereskedők és tervezőirodák bukkannak fel, hanem különleges tanácsadók, akik olyan kérdésekben képesek határozott szakvéleményt adni, mint az ergonómia, az esztétika, a megfelelő anyag alkalmazása stb.

Magyarországon nem csengett még le az irodaboom, ami azt is jelenti, hogy élénk mozgásban van az irodatervezés és a berendezések piaca is. Egyes vélemények szerint az irodai berendezések divatkövető cikkekké lettek, azaz vásárlásuk már sok esetben elszakad a gazdasági racionalitástól. Ugyanakkor az anyagi szempont felveti a piac két részre szakadását, ahol is az olcsó, használt cikkek versengenek a rafinált új termékekkel.

Hármas tagozódású piac

Képtelenül sok cég van az irodabútorok piacán – mondja az egyik piacvezető cég kereskedelmi vezetője, aki több mint egy évtizede figyeli a fejleményeket. Rendkívül gyorsan megjelentek a 90-es évek elején a nagy nyugat-európai gyártókat képviselő kisvállalkozások. Közülük azokat lehet komolyabbaknak tekinteni, amelyek több referenciával rendelkeznek, és általában nagyobb bemutatótermet is üzemeltetnek. Ezek ugyanis ezzel jelzik: nem alkalmi szereplői a piacnak.

A nyugat-európai, illetve amerikai irodabútor-ipar számos cége jelenhetett így meg termékével az elmúlt években Magyarországon, azaz mindaz kapható, ami ma a kínálat ezen szegmensében korszerűnek, trendszabónak mondható.

Ezekkel több magyar cég igyekezett felvenni a versenyt, melyek közül néhány, így a német tőkével működő soproni Falco, továbbá a Garzon, az Ipoly és a Balaton Bútorgyár érdemel említést. A magyar irodabútorok – kereskedői vélemény szerint – az úgynevezett operatív munkahelyek bútorai terén versenyképesek.

A szakember szerint ugyanis az irodabútor-piac hármas tagozódású. Külön kell beszélni a felsővezetés részére készült bútorokról, egy második csoport a középvezetőknek szánt berendezés, míg a piac mennyiségben mindenképp, de vélhetően értékben is legnagyobb csoportja az operatív, azaz a mindenki más részére készülő bútoroké.

Tudni kell még, hogy a felsővezetői kereslet nemcsak alapbútorokra terjed ki, a hagyományos szék-asztal-szekrény-elválasztó-lámpa együttes mellett itt megjelennek egyebek között kanapék, ülőgarnitúrák, állólámpák, illetve művészeti alkotások is.

Az irodabútor iránti magyar kereslet tartós, a cégek egyre nagyobb száma azonban már-már zavarja is a piacot. Ennek ellenére nem jellemző, hogy az árszint nyomott lenne, de a szakemberek óvnak mindenféle ár-összehasonlítástól. A felsővezetőknek szánt bútorokat például nem lehet egy csoportba vonni árvizsgálat szempontjából a többivel. Jellemző lett a "hihetetlen exkluzivitás" – mondja Dulst Péter, a HIE illetékese.

Ergonómiai követelmények

Az utóbbival kapcsolatban első helyen a pénzintézeteket említi. Ezek irodabútorainak színvonalától élesen elüt a közbeszerzés hatálya alá tartozó gazdálkodók irodaberendezéseinek színvonala. A közbeszerzéseknél egyelőre az éves költségvetési keretszemlélet dominál, azaz minél olcsóbban szeretnék megúszni az irodákkal kapcsolatos kiadásokat (is).

Ez a szemlélet azonban megbosszulja magát, hiszen nem tartós bútorok beszerzésére kerül sor, s egy-két év múlva újabb pályázatot kell kiírni. Ám a beszerzési rendszer az utóbbi években "bebetonozódott", azaz gyakorlatilag ugyanazok a szállítók látják el a közintézményeket, és – sokszor – ugyanolyan alacsony minőségen, mint évekkel előtte.

A szakember szerint érthetetlen, hogy a közbeszerzéseknél nem gondolkodnak perspektívában, hiszen többet áldozva az irodára, olyan bútorokat kaphatnának, amelyekre többéves garanciát ad a gyártó és a forgalmazó.

Elmondható, hogy a minőség felé tolódik a piac. A forgalmazott bútorok zöme ugyanis az EU országaiból érkezik, ahol a gyártóknak az egyre szigorúbb ergonómiai követelményeknek kell már hosszú évek óta megfelelniük. Azt kell ugyanis kivédeniük, hogy munkahelyi megbetegedésekért a rossz irodabútort okolhassa bárki, s ennek folytán a bútorgyártó legyen kénytelen viselni a dolgozók gyógyítási költségeit.

Segít a tanácsadó

A nagyobb forgalmazók vevőik részére ingyenesen végzik el a szerelést, a szállítást és a bútorok javítását is. Ezt érdemes tudniuk a felhasználóknak, akik nem csupán a tenderek kapcsán, hanem közvetlenül is megkereshetik a gyártókat. Ugyanakkor tipikus, hogy a lakberendező, belsőépítész szakemberek hozzák a felhasználóhoz az irodabútoros partnert, terveiket ezek kínálati elemeinek felhasználásával szokták ugyanis elkészíteni. Végül ezen a piacon jelennek meg esetenként a generálkivitelező vállalkozások is, amelyek többnyire irodaházakat építő-üzemeltető cégeknek dolgoznak, de kisebb-nagyobb vállalatok is lehetnek ügyfeleik.

A fejlődő piacon megjelennek a szaklapok, amelyek igen sok szempontot világítanak meg az irodák kialakításához. Az irodai infrastruktúra vezető magyarországi szaklapja a havonta megjelenő "Office".

Mértékadó becslések sincsenek arról, hogy a több százezer magyarországi gazdálkodó szervezet közül mennyi fordulhatott irodaberendezési tanácsadóhoz. Sok szervezet az ilyesmit "önerőből" oldja meg, ami jelentheti az ergonómiai, munkalélektani és egyéb tényezők negligálását, de egyszerű pénzhiányt is.

A világ vezető tervező-berendező szolgáltatói CAD-ot, azaz számítógépes grafikát alkalmaznak szolgáltatásukhoz, tanácsadói munkájukhoz. Ezzel együtt ma még elhamarkodott lenne úgy ítélni, hogy a magyar berendezésszolgáltató piacon csak azok a cégek komolyak, amelyek alkalmazzák a CAD-ot. A hazai tervezők többsége egyelőre kézzel rajzol.

A számítógép más szempontból is fontos. Ma nincs már olyan adminisztratív munkakör, amelyik ne igényelne számítógépes megerősítést. Mi több, a számítógép használata egyre széleskörűbb, s már most is elképzelhetőek olyan állások, amelyek teljesen nélkülözik a papírmunkát, magyarul minden feladat számítógéppel végezhető.

A gép és helye tehát felértékelődik, s a tervezés alapelemévé válik.

Nem véletlen, hogy az új, számítógépes munkahelyek ergonómiai követelményeivel kapcsolatban ma már nyugat-európai szabványok meghonosodásáról is beszélhetünk. Ez a szabványegyüttes lassan kötelező standarddá válik, 17 eleméből többet már Magyarországon is honosítottak. Egészségügyi minisztériumi rendelet jelent meg a tárgyban (EM 50/1999). Előírásai különösen olyan irodák esetében fontosak, amelyek kialakításakor az ergonómia még nem játszott érdemi szerepet.

A szakemberek szerint lényeges, hogyan választják meg a mesterséges és a természetes világítás arányát, a világítás eszközeit, azok szabályozási elemeit, s nem utolsósorban a székeket és a munkaasztalokat.

Nagyon fontos a monitor elhelyezése az adott környezeten belül, különösen a szem- és idegfárasztó tükröződéseket, a képernyő irányából érkező erős fényeket kell kiküszöbölni.

Arra is figyelni kell, hogy a munkahelyek többségében ma még együtt alkalmazzák a papírt és a számítógépet. Ez felveti annak szükségességét, hogy a képernyő fényleadása ne térjen el a papírról jövő fényétől, azaz ne legyen jelentős a kontrasztkülönbség. Ezt a megfelelő megvilágítással érhetjük el.

A számítógépes munkahely

A számítógépes munkahelyeknél fontos a háttérfény, praktikusan úgy kell ezeket megvilágítani, hogy a szem a természetes fényforrásokhoz közeli tartományokban dolgozhasson.

Essen még szó végezetül egy nagyon fontos általános alapelvről. Az irodában emberek dolgoznak, az ő véleményük az ergonómiai feltételekről gyakorlatilag mindenkiénél fontosabb, hiszen ők dolgoznak az adott munkahelyeken, ők fogják jól vagy rosszul érezni magukat, nagyobbrészt az ő teljesítményüktől függ a vállalat eredménye.

Ami az adminisztratív munkahelyek esetében szinte biztos: itt a munkát ülve szokás végezni. Ha pedig így van, akkor a legfontosabb az ülőalkalmatosság.

Közhely, de ha nem jó a szék, akkor a dolgozó gerincoszlopa pár év alatt tönkremehet, az pedig egyet jelent szervezete egészének súlyos egészségkárosodásával. A lényeg a csigolyák függőleges terhelése.

Irodatechnikai szakértők hajlanak arra a véleményre, hogy ha fontossági sorrendet kellene felállítani, mitől lehet jó egy iroda, akkor az első helyre a megfelelő világítást kellene tenni, ergonómiailag ez a legfontosabb kérdés. Nem azért, mert a látásunk a legbecsesebb, hanem mert a megvilágítás az, ami a folyamatosságot adja egy irodában, minden munkavégzéssel és pihenéssel töltött pillanatunkban jelen van. Továbbá kimutatták, hogy az emberi agyra a legnagyobb terhet éppen a hirtelen fényváltozások rakják.

Legyen világosság!

Nem elég csupán a fényerősséget egyetlen kritériumként felállítani, amikor irodák megvilágításáról beszélünk, hiszen a különböző tevékenységek fényigénye más és más lehet egyazon térben is.

A megoldás általában az úgynevezett kétkomponensű világítási rendszer. Azaz van egy általános vagy közvetlen megvilágítás, ami optimális esetben természetes fény. Kiegészítésképpen a mennyezeten célszerű elhelyezni fénycsöveket úgy, hogy az irodában lévő számítógépek monitorjain ne tükröződjön ez a fény sem, amiként nem szabad ilyet tapasztalni a közvetlen világítás mellett sem, azaz az asztali lámpák nem ronthatják a képernyők kontrasztját.

Nagyon fontos, hogy a megvilágítás kérdésében szakértői nyilatkozatot kapjon az iroda berendezője.

Fontos – húzta alá Radnóczi Ferenc, a Candela Világítástechnikai Kft. szakmérnöke –, hogy az adott világítási rendszeren belül azonos színhőmérsékletű fényforrásokat válasszunk, irodai munkára a meleg fehér és a semleges fehér színhőmérséklet használata célszerű. A meleg fehér megnyugtatóbb, a semleges fehér inkább aktivizál. Ma már olyan lámpát is gyártanak, amely a természetes világítást érzékelve ahhoz igazítja fényerejét. Természetesen ezek már a drága megoldások csoportjába tartoznak.