Egyre többet hallani arról, hogy a számítógépesített bérszámfejtés alapja a pontos munkaidő-nyilvántartás. Programok és rendszerek kapcsolata ez, amely egy modulokból építkező integrált ügyviteli rendszerben összegződik. Magyarországon ez utóbbi rendszer elterjedése eléggé a kezdeteknél tart, de az elmúlt fél évben határozott lendületet vett.
Szakemberek szerint általában a "bérmodul" elterjedtsége megfelelő, de a munkaidő mérésére hivatott másik modul alkalmazása csak mostanában kezd tömegessé válni. Dinamikusan nő azon vállalkozások száma (s köztük is elsősorban a kis- és középvállalkozásoké), amelyek a vállalaton belüli teljes munkaerőmozgást is megnyugtató módon kezelő rendszereket igényelnek.
Ma azonban még kevés cég szállítja az integrált rendszert komplett szolgáltatóként.
Papíralapú nyilvántartás
A munkaidő-nyilvántartás a gazdálkodó szervezeteknél jogszabályban előírt kötelezettség, s a munkaügyi hatóságok ellenőrzik is annak betartását. A múlt évben szerzett tapasztalataik azonban nem éppen megnyugtatóak. Egy szabályozás ugyanis nem írhatja elő tételesen, hol, milyen eszközökkel történjen a munkaidő nyilvántartása. A múlt év végétől számos helyen bevezették (ismét) a jelenléti íveket. "Még uralkodik a papír" – summázható a kérdéssel foglalkozó szakemberek egy csoportjának véleménye. Ez a helyzet pedig egészében rontja a nyilvántartási tevékenység hatékonyságát, áttekinthetőségét.
A korszerű – főként elektronikus – nyilvántartási rendszerek még nem nyertek széles körben polgárjogot Magyarországon. Ahol bevezették és a tapasztalatok nem voltak kedvezőtlenek, ott az ilyen rendszerek már a bérszámfejtő rendszerekhez is megfelelő, elsősorban gyorsan és jól kezelhető alapadatokkal szolgáltak. Mi több, ha a két rendszer jól együttműködik – mondta az egyik szakvállalat, a Nexon Kft. illetékese –, akkor szinte teljesen feleslegessé válik a foglalkoztatottakkal kapcsolatos papírmunka.
Ha nem tökéletes...
A papírmentes nyilvántartás azonban számos problémát is felvet, nem véletlen, hogy a megkérdezett cégek között volt olyan nagyvállalat, amelyik szerint nem vált be a papírmentes megoldás. Azt elismerik, hogy nem a rendszer technikai hibájából adódóan volt gondjuk, hanem szervezési nehézségek okán, a más-más gyártótól származó programok nem illeszkedtek.
A Borsodi Sörgyár Rt. személyzeti vezetője elmondta, hogy hiába tudja megkülönböztetni egy beléptetőrendszer a különböző elszámolási rendszerben (óra-, heti- vagy havibéres) foglalkoztatottakat, s idomul a rugalmas foglalkoztatás követelményeihez, olyan problémát például esetükben nem volt képes "kezelni", mint amilyen a belépés és a tényleges munkatevékenység kezdete közötti "időrés". Adott esetekben specifikusabbnak kellene lennie, például munkaterületekhez, épületekhez kellene inkább rendelni, holott a nagyvállalkozásoknál általában arra hivatott, hogy az annak területére belépőt és az ott eltöltött időt regisztrálja. Ha ez egyetlen nagy egység, és a belépés és a munkakezdés között nincs valamilyen okból nagyobb átmeneti idő, mint ami például egy átöltözéshez vagy szerszám felvételéhez kell, akkor jobban hasznosítható.
Egyes vélemények szerint a ledolgozott munkaórák követésére és nyilvántartására kitalált, automatizált vagy elektronikus rendszereket a cégek sok esetben félve alkalmazzák. Egyrészt mert számukra drága, másrészt – ez kevéssé vitatható vélemény – a kisebb létszámmal, például 25 főnél kevesebbel dolgozó vállalkozásoknak aligha lehet ezekre szükségük. Kivéve az olyan eseteket, amikor biztonságtechnikai megfontolások kerülnek előtérbe. Ezek azonban nem az idő nyilvántartásának elsődleges szempontját elégítik ki.
Célszerű megjegyezni, hogy a fejlett beléptetőrendszerekbe bármi beprogramozható. Mi több, a nyilvántartó rendszer úgynevezett leolvasója bárhova telepíthető, azaz egy munkafolyamat elejéhez is, azaz nem csak a vállalat kapujához. Programlehetőségei korlátlanok, igaz, egy fejlett beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszer ára esetleg olyan nagy, hogy a cég nem tud, vagy nem akar rá áldozni.
A magyar cégek félelme, rossz tapasztalata nagyrészt a múltban gyökeredzik – véli az integrált bérügyviteli, beléptető- és munkaidő-nyilvántartó, valamint humánerőforrás-gazdálkodási rendszerre specializálódott Nexon Kft. képviselője. Egy korszerű, integrált rendszer használata nemcsak beruházást igényel, hanem olyan munkaszervezést, gazdálkodási fegyelmet is megkövetel a cégektől, ami korábban nem jellemezte a vállalkozásokat. Kimutatható, hogy ahol áttértek az új rendszer következetes használatára, ott a versenyképességi és termelékenységi mutatók is javultak.
Gyors megtérülés
Az egyik legismertebb amerikai szakvállalat, a Ceridian a munkabeli jelenlét időtartamának korszerű nyilvántartására specializálódott. Tucatnyi érvet tud felhozni a modern, automatizált munkaidő-nyilvántartás alkalmazása mellett.
Elsősorban is – szögezik le szakemberei – a kézi nyilvántartások magukban hordozzák a hibák lehetőségét (beírási, időzítési, kódválasztási stb. hiba). Ezeket a gépi rendszer kizárja.
Kiküszöböli az átfedéseket, a redundanciát, hogy egyes részlegek a nyilvántartásokat kizárólag a maguk szempontjából készítsék, óhatatlanul lehetőséget adva arra is, hogy ugyanazon személy esetleg két nyilvántartásban is szerepeljen.
Tehermentesítik a betegnyilvántartást, amelyek a HR (munkaügyi) osztályok embereinek adnak sok többletmunkát.
A számítógépes nyilvántartás eleve kiküszöböli a papírmunkát. Egyszerűvé és gyorssá teszi az adatok át- (tovább-) vitelét.
A bérszámfejtőknek nem kell elveszniük a jelenléti ívek elemezgetésében, vagyis hihetetlenül megnő a hatékonyság az adott részlegben.
Ha a jelenlét és az időnyilvántartás számítógépen van, akkor egyszerű az egész cégre, egy részlegére vagy egyetlen emberre összesíteni, és ezzel széles lehetősége nyílik a költségarányos teljesítményértékelésnek, a cég intézkedhet az üzletmenet javításáról.
A nyilvántartásból maguk az alkalmazottak is könnyen kontrollálni tudják mennyit (és mennyiért) dolgoztak, nem kell a HR vagy a bérszámfejtés hosszas munkáját kivárni a "végeredmény" megismeréséhez.
Ha mindezen előnyöket számszerűsíti a cég gazdasági szakembere, akkor hamar kiderülhet, hogy a nyilvántartási rendszer beruházási költsége nem a távoli jövőben, hanem rövid távon megtérül.
Fontos az együttműködés
Elég nyilvánvalónak látszik tehát az amerikai tapasztalatok alapján, hogy az időnyilvántartásnak és a bérkezelésnek, bérfizetésnek – amellett, hogy külön szigetekként működnek – szoros és fontos a kapcsolódása, integráltsága.
Természetesen egy ilyen, már eleve integrált rendszer üzembe állítása az ideális, de az eddigi gyakorlat szerint a tipikus az, hogy a korábban önálló alrendszereket próbálják később integrálni. Általában a bérszámfejtés oldaláról indulnak, ehhez jön később a nyilvántartás rendszere, de gyakori eset, hogy csak később, vagy akkor sem kapcsolják őket össze. Ez vélhetően visszavezethető arra a tényre, hogy nem egyszerre, tervezetten és integráltan telepítették a két rendszert, s emiatt nem kompatibilisak.
A bérszámfejtésbe be kell vinni azokat az adatokat – akár más nyilvántartásból –, amelyek alapján a modul programja kiszámolja a havi- és óradíjas, továbbá a teljesítménybéres, részmunkaidős alkalmi munkások bérét. Ha számítógépes adatbanki bázissal is rendelkezik a cég, az egésznek a bérlistával kell kapcsolatot találnia.
A komplett ügyviteli rendszerek erre keresik és többségükben meg is találják a megoldást. A bérszámfejtő rendszerrel összekapcsolható a humánerőforrás-gazdálkodást kezelő rész, illetve a beléptetőrendszer, s további modulok is ráaggathatók, mint például a pénzügyi.
Intelligens megoldások
Ezek az intelligens megoldások még rengeteg lehetőséget rejtenek. Egy ügyviteli szakember szerint – természetesen megfelelő jogszabályi és technikai módosítások mellett – akár egy olyan kártyarendszer is elképzelhető, ahol a dolgozó a rajta nyilvántartott munkaidejének függvényében, de tetszőleges gyakorisággal pénzfelvevő automatából elégíti ki aktuális bér- vagy táppénzigényét.
Az is látható, hogy ma már magyar cégek is rendelkeznek olyan rendszerekkel, amelyek a fentiekben leírt funkciókat szállítani tudják, sőt az a tapasztalat, hogy a nagy nemzetközi vállalatok ilyen jellegű megoldásainál alkalmazhatóbban, hiszen a nyugati modulok éppen a hazai sajátosságokat, jogszabályokat nem képesek értelmezni, magyarításuk pedig nem mindig sikeres. A hazai fejlesztők nemzetközi mércével mérve is versenyképesek, a következő lépcsőfok, hogy az integrált rendszerek alkalmazásában is közelítsük meg a fejlett világot.
| A főnök szeme... |
|---|
| Horváth Tünde, a Nestlé Hungária Kft. számítástechnikai szakembere szerint társaságának adminisztratív központjában, ahol mintegy kétszáz ember dolgozik, több mint két évvel ezelőtt alakították ki a beléptetőrendszert. Folyamatos fejlesztésen esett át, hiszen újabb és újabb vezetői kívánalmak merültek fel. A rendszert sikerrel kapcsolták a bérszámfejtéshez, s az utóbbi hónapokban minden követelménynek megfelelően és tökéletesen működik, bevezetése jó döntés volt. Megjegyzi: ez a rendszer arra is képes, hogy a felsőbb vezetők számára jelezze: adott percben ki hol tartózkodik, s így azt is, hogy késett-e, vagy az indokoltnál korábban hagyta-e abba valaki a munkáját. |
