A közbeszerzésekről szóló törvény múlt év szeptember 1-jén hatályba lépett módosításairól, a rendelkezések ismertetéséről, azok indokairól és céljairól sokat olvashattak és hallhattak a közbeszerzésekben érintett ajánlatkérők és ajánlattevők. Cikkünk a gyakorlatból merített esetek, példák kapcsán hívja fel a figyelmet néhány tipikus hibára, hiányosságra, hogy ezzel segítséget nyújtson a közbeszerzésekben különböző mértékben jártas "beszerzőknek".
Az önkormányzatok valamennyi fajtája számára kötelező a közbeszerzésekről szóló 1995. évi XL. törvény (a továbbiakban: Kbt. vagy törvény) alkalmazása, mert a Kbt. személyi hatálya rájuk is kiterjed. Ebben nincs semmi érdemi újdonság a törvény módosítása kapcsán, csupán az önkormányzati törvénynek megfelelően pontosítani kellett az önkormányzatok típusainak felsorolását. Így a törvény alanyi hatálya kiterjed például az országos és a helyi kisebbségi önkormányzati költségvetési szervekre is. Az önkormányzatok ugyanis egységesen az államháztartás alrendszeréhez tartoznak, így költségvetésből gazdálkodnak.
Az önkormányzatok teszik ki a közbeszerzési eljárásokat indító ajánlatkérők jelentős részét, így számukra igen fontos, hogy a napi feladatok megvalósítására irányuló közbeszerzések sikeresek legyenek, és a lehető legkevesebb zökkenővel járjanak. Cikkünkben a közbeszerzési eljárások teljes folyamatának végigkövetése helyett az előkészítésre és az eljárás megindítását célzó hirdetmény legfontosabb pontjaira helyeztük a hangsúlyt. Ez a – teljesség igénye nélkül – gyakorlati kérdéseket felvető és arra praktikus és szabályszerű megoldásokat ajánló írás elsősorban azok számára készült, akik napi munkájuk ellátása során kényszerűen szembesülnek egy-egy közbeszerzési eljárás lefolytatásának szükségességével. A közbeszerzési eljárások egyik kis szeletével kapcsolatban is igen sok gyakorlati tanács adható, és elképzelhető, hogy e cikk kapcsán még több kérdés merül fel az olvasókban.
Tudjuk, hogy a közbeszerzés sokszor nyűgnek tűnik az ajánlatkérők számára, és hogy a törvénynek igen rövid gyakorlati "élete" telt még csak el, azonban azzal is tisztában kell lennünk, hogy a Kbt. módosítása még korántsem fejeződött be. Az Európai Unióhoz történő csatlakozás megköveteli a jogharmonizációt ezen a területen is, és valljuk be, van még mit tennünk a közbeszerzések hatékony és eredményes szabályozása és alkalmazása terén.
Kell egy csapat...
A közbeszerzési eljárások hatékony és zökkenőmentes lefolytatásánál nagy előnyt jelent, ha kifejezetten erre szakosodott szakértői team végzi a közbeszerzést (valamint a szabadkézi vételi eljárást és a központosított közbeszerzésből történő beszerzést) az előkészítéstől a szerződés megkötéséig, sőt akár azt követően is, a teljesítések nyomon követéséig. A külön erre a feladatra létrehozott szervezeti egység a legalkalmasabb "beszerző", de némi odafigyeléssel, a törvény szabályainak pontos betartásával egy-egy ügyintéző is képes ellátni a szükséges feladatok egyes részeit vagy koordinálni az egész folyamatot.
Tervezzük a beszerzéseket!
A közbeszerzések egyik legfontosabb szakasza – optimális esetben – akkor indul el, amikor az adott év őszi időszakában elkezdődik a költségvetési tervezés. A költségvetési források nagyságának és az abból ellátandó feladatok körének meghatározásakor kell elkezdeni a beszerzések, így a közbeszerzések megtervezését is. Ez a két tervezési folyamat párhuzamosan végezhető, de természetesen csak a költségvetési törvény elfogadását követően rögzülnek a konkrét pénzügyi források. Ebből következően a forrás nagyságának ismeretében dőlhet el az elvégzendő feladat végrehajtását szolgáló (köz)beszerzési eljárás típusának kiválasztása is.
A részekre bontás tilalma
A Kbt. egyik legfontosabb szabálya a törvény megkerülését célzó, úgynevezett részekre bontás tilalma, amely egyébként szoros összefüggésben van az "azonos tárgyúság" fogalmával. A törvény megkerülését célzó, vagy arra alkalmas részekre bontás tehát röviden összefoglalva azt jelenti, hogy az azonos tárgyú beszerzések értékét az azonos költségvetési évben az adott költségvetési szerv egészét tekintve egybe kell számítani. Tehát ha egy önkormányzat több szervezeti egysége vagy részjogkörű, nem önállóan gazdálkodó költségvetési szerve különböző értékű – például – nyomdai szolgáltatásokat kíván igénybe venni az adott év eltérő időszakaiban, akkor kumulálni szükséges a tervezett nyomdai szolgáltatások ellenértékének becsült értékét. Így tehát könnyen előfordulhat, hogy – egyszerű példával élve – egy 5 millió, egy 2 millió és egy 3 millió forintos nyomdai szolgáltatás vállalkozói díja – az összeszámítás folytán – 10 millió forintot tesz ki. Ezért egy közbeszerzési eljárást célszerű és egyben szükségszerű kiírni a három beszerzésre, persze csak akkor, ha a nyomdai feladatok ellátására egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni.
Ellenkező esetben a szabadkézi vétellel történő beszerzés szabályai [126/ 1996 (VII. 24.) Korm. rendelet a központi költségvetési szervek szabadkézi vétellel történő beszerzéseinek szabályairól] szerint kell eljárnia az ajánlatkérőnek. A részekre bontás tilalma egyben azt is jelenti, hogy ha egy adott beszerzési tárgy közbeszerzési eljárás során beszerzett mennyisége például nem elegendő a tervezett időszakra, akkor a közbeszerzési értékhatárt el nem érő újabb beszerzésre is közbeszerzést kell kiírnia az ajánlatkérőnek, különben súlyosan megsérti a törvény rendelkezéseit.
Hirdetmény
A Kbt. értékhatárainál alacsonyabb értékű beszerzések figyelésére is alkalmas egyébként a törvény 4. §-ának (7) bekezdése alapján megvalósuló adatszolgáltatás, mely szerint a törvény 10. számú mellékletének kitöltésével hirdetményt kell közzétenni azokról a szerződésekről, amelyek értéke a szerződéskötéskor eléri vagy meghaladja a közbeszerzési értékhatár felét. Ezt a rendelkezést az időszakonként visszatérő, egy évnél hoszszabb vagy határozatlan ideig tartó beszerzések tárgyában kötött szerződések esetén kell alkalmazni.
Nyilvántartás
A törvény fent ismertetett szabályainak betartása akkor lehetséges maradéktalanul, ha az ajánlatkérő pontos nyilvántartást vezet az intézmény tervezett (köz)beszerzéseiről, a megkötendő szerződésekről. Egy erre alkalmas szoftver kifejlesztésével problémamentessé tehető a közbeszerzési eljárások tervezése, lefolytatása, és ellenőrizhetővé válik az egész folyamat.
Azonos tárgyúság
Igen nagy gondot okoz az azonos tárgyúság meghatározása, pedig az előzőekből következően ezen alapul a helyes beszerzési eljárási típus kiválasztása. A Kbt. 5. §-ának (2) bekezdése csak annyi eligazítást ad, hogy azon árubeszerzések vagy építési beruházások vagy szolgáltatások értékét kell – egy költségvetési éven belül – egybeszámítani, amelyek "rendeltetése azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással összefügg". E meghatározást tartalommal kitölteni csak maga az adott ajánlatkérő képes, számba véve működésének tipikus elemeit, a feladatai ellátásához általában szükséges árukat, szolgáltatásokat, valamint építési beruházásokat. Az azonos tárgyú beszerzések meghatározása tehát az ajánlatkérőkre vár. Minden ajánlatkérő szervezetnek magának kell kialakítania azokat az elveket, amelyek segítségével kiválogathatja az építési beruházás, az árubeszerzés és a szolgáltatások tárgykörén belül az azonos tárgyúnak ítélt beszerzéseket.
Helyi szabályzat
Az azonos tárgyú beszerzések meghatározására célszerű helyi szabályzatot kialakítani. A szabályzatban természetesen egyéb eljárásjogi és hatásköri kérdéseket is kívánatos rendezni. Abból a megfontolásból is érdemes összegyűjteni és csoportosítani az azonos tárgyú (köz)beszerzéseket, hogy lehetőség legyen akár arra is, hogy ne csak egy költségvetési év beszerzési igényeit elégítsük ki egy közbeszerzési eljárás során. Egy keretszerződéssel ugyanis akár két-három évre is biztosíthatjuk a kívánt árut vagy szolgáltatást az ajánlatkérő szervezet részére. A több évre történő közbeszerzéshez természetesen egyéb körülmények fennállására és más, a törvényben felsorolt feltételek teljesülésére is szükség van. Ezek egyik legfontosabbika a gondos tervezés a beszerzés mennyisége, ismétlődő jellege és a pénzügyi forrás biztosítása tekintetében.
Előzetes tájékoztató
Szintén az előzetes tervezést szolgálja a Kbt. azon új rendelkezése, mely szerint az ajánlatkérők előre közzétehetik a Közbeszerzési Értesítőben az adott évre tervezett közbeszerzéseiket. Az előzetes tájékoztató (Kbt. 1. számú melléklete) megjelentetésének előnyeit az ajánlatkérők és az ajánlattevők is élvezhetik, hiszen az ajánlatkérő ilyen esetben rövidebb ajánlattételi határidőt írhat elő (40 nap helyett 25 nap, illetve részvételi jelentkezés esetén 25 nap helyett 15 nap), tehát gyorsabban lefolytathatja az eljárást. Az ajánlattevők pedig időben felkészülhetnek a közbeszerzés tárgyának megfelelő tevékenységük tervezésére, szervezésére, bővítésére stb.
Becsült érték
Szintén a beszerzési eljárás típusának meghatározója a beszerzés értékének helyes megállapítása. A törvény módosítása bevezette a "becsült érték" fogalmát, ami megfelel annak a logikának, hogy a (köz)beszerzés indításakor nem lehet az ajánlatkérő számára ismert a tényleges szerződéses érték. Hiszen éppen azért versenyezteti az ajánlattevőket, hogy minél jobb minőségű, igényét minden tekintetben kielégítő és kedvező árú terméket, szolgáltatást tudjon beszerezni a lehető legkedvezőbb egyéb (pl. garanciális) feltételekkel. Az ajánlatkérő csak a rendelkezésére álló pénzügyi forrás maximális nagyságát tudja. A becsült érték kalkulálása tehát előzetes piackutatást igényel, vagyis meg kell próbálnia előre felmérni az érintett körben a piacot, a keresleti-kínálati viszonyokat, az árakat befolyásoló egyéb tényezőket. A piac sikertelen felmérése veszélyezteti a közbeszerzési eljárás eredményességét (forrástúllépés), illetve a túl alacsonyra becsült ellenszolgáltatás esetén esetleg szabadkézi vétellel történő beszerzést indít közbeszerzési eljárás helyett, ami nemcsak törvénysértő, hanem időpazarló cselekmény is, hiszen elölről kell kezdeni az egész beszerző folyamatot.
A közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény
Az alapos előkészítés után hozzákezdhetünk a közbeszerzési eljárás hirdetményének összeállításához. A Kbt. fogalommeghatározása szerint [10. § p) pontja] hirdetménynek nevezzük az ajánlati és részvételi felhívásokon kívül az eljárások eredményéről szóló és az egyéb közléseket tartalmazó tájékoztatókat is. A közbeszerzési eljárás indításához azonban természetesen az ajánlati és a részvételi felhívások tartalmát kell a lehető legpontosabban meghatározni, így most csak ezekkel foglalkozunk, sőt ezen belül is az ajánlati felhívások optimális tartalmának kialakításával.
E hirdetmények elkészítése első megközelítésre nem tűnik nehéz feladatnak, hiszen a hirdetmények többségének szükségszerű tartalmát a Kbt. mellékletei kötelező formába öntve meghatározzák. A kevéssé hozzáértő beszerzőnek az az érzése támadhat, hogy egyszerűen csak ki kell tölteni a különböző pontokat. Azt már azonban előre leszögezhetjük, hogy a közbeszerzés sikere elsősorban – bármilyen fajtájú eljárásról legyen is szó – a kifogástalan tartalommal elkészített hirdetményen múlik. Ezért tárgyaljuk meg részletesebben a "jó hirdetmények" egyes elemeit.
A legfontosabb dolgunk a közbeszerzés tárgyának (és mennyiségének) egzakt, egyértelmű és megfelelően részletezett meghatározása. Úgy kell fogalmaznunk, hogy minden lehetséges ajánlattevő megfelelő ajánlatot tehessen, tehát egyenlő esélyük legyen ajánlataik elkészítéséhez. A versenyből ugyanis nem zárhatunk ki senkit indokolatlanul, és nem hozhatunk a többi ajánlattevővel szemben hátrányosabb vagy éppen előnyösebb helyzetbe. A közbeszerzés tárgyának pontos megfogalmazása segít eldönteni azt is, hogy például építési beruházásról van-e szó az adott feladat elvégeztetése érdekében, vagy szolgáltatás igénybevételéről. Ez nemcsak az eltérő értékhatárok miatt döntő fontosságú, hanem azért is, mert a törvény eltérő szabályokat állapít meg az építési beruházások tekintetében.
A közbeszerzési eljárás igen formalizált, kógens szabályok betartásán alapuló versenyeztetési eljárás, melynek célja – az alapelvek maradéktalan betartásával – a közpénzek hatékony, átlátható, ellenőrizhető, költségtakarékos felhasználása a kitűzött feladatok ellátása érdekében. A versenyeztetésnek biztosítania kell a széles körű nyilvánosságot, és elő kell segítenie a korrupciógyanús esetek visszaszorítását. A jó hirdetményeknek tehát mindezen követelményeknek is meg kell felelniük.
KIINDULÁSI ALAP A NYÍLT ELJÁRÁS
A következőkben – az egyszerűség kedvéért – a nyílt eljárás, mint alapvetően preferált eljárási fajta ajánlati felhívásának egyes fontosabb pontjait elemezzük ki sorrendben haladva, illetve néhány egyszerű tanáccsal kívánunk segítséget nyújtani a kevésbé gyakorlott ajánlatkérőknek.
A beszerzés tárgya és mennyisége
Kezdjük a Kbt. 2. számú melléklete szerinti ajánlati felhívás 3. a) pontjához fűzött magyarázattal!
A Kbt. módosított 33. §-ának (2) bekezdése megoldást kínál azokra az esetekre, amikor a közbeszerzés tárgyának mennyiségi meghatározásánál lehetőséget biztosít a legalacsonyabb vagy a legmagasabb mérték meghatározására úgy, hogy az attól való eltérés százalékos mértékét is közölni szükséges. Gyakran megesik, hogy előre nem tudjuk pontosan, hogy – a legelső példánál maradva – hány oldalas kiadványt kívánunk kinyomtatni vagy hány példányt kérünk belőle. Ezzel meg lehet oldani a közbeszerzési eljárás során megkötött szerződés módosítási kényszerének problémáját, hiszen a módosításra a törvény csak igen szűk körben és indokolt esetben ad módot (Kbt. 73-75. §-ai). Amennyiben ilyen módon határozzuk meg a közbeszerzés menynyiségét, úgy lehetővé kell tenni a többváltozatú ajánlattételt, a mennyiségtől függően. A mennyiség módosítására azonban csak a szerződéskötés során van lehetőség, tehát a szerződés aláírásáig el kell eldönteni a konkrét mennyiséget!
Részajánlat
Az ajánlati felhívás 3. c) pontjában a részajánlattétel lehetőségét kell meghatároznunk. A részajánlat lehetőségének biztosítása nehezíti az ajánlatkérő munkáját, hiszen adott esetben eltérő értékelési szempontokat is meg kell határozni a legkedvezőbb ajánlat kiválasztása érdekében. A részajánlattétel szempontjait szintén egzakt módon szükséges megjelölni, különben nem lesznek öszszehasonlíthatók az ajánlatok. Ilyenkor nem árt egy kicsit az ajánlattevők fejével gondolkodni. Összetett beszerzési tárgy (áruk és esetleg többféle szolgáltatás) esetén arra is gondolnia kell a beszerzőnek, hogy több ajánlattevő lehet nyertes az adott részbeszerzés tekintetében, akiknek viszont együtt kell dolgozniuk, a munkát koordináltan, egymásra utalva, meghatározott sorrendben kell majd elvégezniük. Ez sokszor vezethet érdekellentéthez, vitához, és az ajánlatkérő kezében nincs megfelelő eszköz a kényszerházasság megfelelő működtetésére és fenntartására. Megoldás lehet, ha egy ilyen elkerülhetetlen esetben a közös (konzorciumi) ajánlattételt preferáljuk, és esetleg a gazdasági társaság kötelező létrehozását is előírhatjuk számukra, ha a közbeszerzés tárgyának fontossága, bonyolultsága, valamint magas értéke ezt indokolja. Ilyen esetben ugyanis csak egy szerződő féllel áll kapcsolatban az ajánlatkérő, ami megkönnyíti a teljesítés során történő együttműködést. Fontos szabály, hogy a közbeszerzés tárgyának részeit nem lehet kizárólag a mennyiség alapján meghatározni, és ily módon több nyertes ajánlattevőt hirdetni. A részajánlattétel lehetőségét egyébként főként akkor érdemes megengedni az ajánlattevőknek, ha például az ország több, egymástól messze eső területén kell egy bizonyos szolgáltatást teljesíteni vagy árut szállítani.
Dokumentáció
A következő témakörünk a dokumentáció, melyet az ajánlati felhívás 5. pontja tárgyal. Alapvető, hogy bonyolult közbeszerzési tárgy esetén külön erre a célra készített dokumentumban írjuk le részletesen az ajánlatokkal szembeni valamennyi releváns elvárásunkat mind tartalmi, mind formai tekintetben. Persze az is elképzelhető, hogy nem készül külön dokumentáció, mert a szükséges pluszinformációkat az ajánlati felhívásban is meg tudjuk adni. Erre a legalkalmasabb hely az ajánlati felhívás 3. és 4., valamint a 16. "Egyéb információk" című pontja.
A dokumentáció készítésekor törekedjünk a pontos, szabatos megfogalmazásra, valamint arra, hogy annak minden eleme adekvát legyen az ajánlati felhívás adataival. Ellentmondás nem lehet, mert az megtévesztheti az ajánlattevőket, és a törvény szabályaiba is ütközik. Az is előfordulhat – főként építési beruházásnál –, hogy a dokumentáción kívül még konzultációt vagy helyszíni bejárást is kell tartanunk. Az azonos tartalmú információközlés itt is kötelező, sőt az elhangzottakról minden ajánlattevőt azonos módon tájékoztatni is kell. Az ajánlati felhívás tartalmához képest módosítani egyetlen feltételt sem lehet. Amennyiben erre mégis szükség lenne, úgy arra a törvény – szigorú szabályok betartásával – lehetőséget biztosít. Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy a részletes szerződési feltételeket is a dokumentáció részévé tegyük!
A dokumentáció ellenértéke
A dokumentáció ellenértékét nem határozhatja meg az ajánlatkérő oly módon, hogy azzal esetleg némely kis- vagy középvállalkozással rendelkező ajánlattevőt hátrányos helyzetbe hozzon, tehát ne kérjünk borsos árat a szükséges információkért. Az ellenérték tekintetében a törvény 37. § (3) bekezdése ad eligazítást.
Az ajánlatkérő és az ajánlattevők helyzetét is megkönnyítjük, ha a dokumentáció árát a házipénztárba fizettetjük be, vagy postai csekket bocsátunk a rendelkezésükre. A befizetésről mindig adjunk elismervényt, hogy azt csatolni lehessen a benyújtandó ajánlathoz.
Hozzáférhetőség
A dokumentációnak az ajánlati felhívás megjelenésének napjától rendelkezésre kell állnia a potenciális ajánlattevők számára, mégpedig legalább 15 napig. Ajánlatos azonban hosszabb időpontot megjelölni, valamint ügyelni arra, hogy a dokumentáció hozzáférésének helyét úgy válasszuk meg, hogy az könnyen megtalálható legyen. Célszerű, ha az ajánlatkérő az intézmény bejáratának közelében írásos eligazítással segíti az ajánlatkérőket a dokumentáció átvételének helyéről.
Kiegészítő tájékoztatás
Az ajánlattételi határidő alatt az ajánlatkérőnek – ilyen irányú írásban benyújtott igényük jelzésekor – további, kiegészítő információkat is adnia kell az ajánlattevők részére. Ilyen esetben – a határidők betartása mellett – ügyeljünk arra is, hogy minden olyan szakember az ajánlatkérő rendelkezésére álljon, aki szakmai és jogi kérdésekben is járatos. A kiegészítő tájékoztatás tartalmát minden ajánlattevő számára azonos tartalommal és azonos módon hozzáférhetővé kell tenni a feltett kérdéssel együtt, hogy minden ajánlattevő számára biztosítani tudjuk az esélyegyenlőséget és a verseny tisztaságát. A gyorsaság érdekében járható út az ajánlattevők telefaxon történő informálása, de ajánlatos tértivevényes levél formájában is megismételni a kérdéseket és az arra adott válaszokat.
Az ajánlatok benyújtásának időpontja és helye
Az ajánlattételi határidőt az ajánlati felhívás 6. a) pontjában adhatjuk meg. Érdemes a délutáni napszak valamely óráját (például 14.00 óra) megjelölni, mert elképzelhető, hogy távolabbi településről is érkeznek ajánlattevők, akiknek elegendő időt ajánlatos biztosítani az ajánlatok benyújtására kiválasztott helyszín eléréséhez. Komolyabb tender esetén egyébként is jellemző a rutinos ajánlattevőkre, hogy a legutolsó pillanatban véglegesítik az ajánlatuk valamely lényegi elemét, így az ajánlat végleges formáját csak az utolsó napon nyeri el. Egy délelőtt például juthat még idő az ajánlati csomag bekötésére is.
Az ajánlati felhívás 6. b) pontja alapján az ajánlatok benyújtásának címét – a Kbt. módosításának köszönhetően – teljes pontossággal kell megadnia az ajánlatkérőnek, megjelölve az emelet és a szoba számát is. Szintén ajánlatos, ha ezt az információt is külön közzétesszük hasonló módon, mint a dokumentáció megvásárlásának helyét. Célszerű tehát, ha a portán vagy a recepción is pontos felvilágosítást tudnak adni a kiírt tender beadási helyéről, mert ez segíti az ajánlattevőket az ajánlattételi határidő betartásában.
Mint tudjuk, a késve benyújtott ajánlatot nem fogadhatja el az ajánlatkérő, ki kell zárnia az eljárás további szakaszából az elkésett ajánlattevőt. Ezért sok vitát, döntőbizottsági eljárást meg lehet előzni a gondos szervezéssel. Írjuk ki az ajánlatok benyújtására kijelölt helyiség ajtajára is, hogy ott lehet benyújtani a meghirdetett közbeszerzésre elkészített ajánlatokat a megadott határidőig. Jó megoldás, ha a helyiségben elhelyezünk például egy rádiót, amely bemondja a pontos időt. Ennek elhangzását követően becsukjuk az ajtót, így egyértelműen megállapítható az esetleges ajánlattevői késés.
Az ajánlatok benyújtásának körülményeivel kapcsolatban figyelmet érdemelnek még a következők: mindig olyan helyet válasszunk, ahol az ajánlatkérő munkatársai kellő információval rendelkeznek a folyamatban lévő közbeszerzési eljárásról, a benyújtás napját megelőzően is mindig tartózkodik valaki a helyiségben a hivatalos munkaidő alatt, hogy át tudja venni a korábban leadni kívánt ajánlatokat. A benyújtott ajánlatokról adjunk átvételi elismervényt, amely tartalmazza a pontos helyet, időpontot, az ajánlattevő nevét és az ajánlat átadójának (az ajánlattevő képviselőjének vagy meghatalmazottjának) nevét. Az egyik példányt adjuk az ajánlattevő képviselőjének/meghatalmazottjának, a másikat pedig tartsuk meg magunknak. A dokumentáltság ugyanis igen fontos a közbeszerzési eljárásoknál.
Az ajánlatok felbontásának helye
Az ajánlattételi határidő és az ajánlatok felbontásának időpontja egybeesik, helye [ajánlati felhívás 7. b) pontja] azonban különbözhet egymástól. Célszerű azonban, ha ugyanabban a helyiségben bonyolítjuk le a bontást is, hiszen nem kell az ajánlatokat átszállítani, és az időpontot is tartani tudjuk. Az ajánlatok felbontásának helyéül megfelelő nagyságú, kényelmes helyiséget válaszszunk, hogy mindenki helyet tudjon foglalni, és jól követhesse az eseményeket. A bontásnál, főként ha a közbeszerzés nagysága, bonyolultsága vagy egyéb körülmény indokolja, vegyük igénybe közjegyző közreműködését. Szintén a dokumentáltságot és az események reprodukálását biztosíthatjuk, ha a bontáson elhangzottakat felvesszük magnetofonra vagy diktafonra, és még kézzel írott jegyzőkönyvet is készítünk. Mindig adjunk közre jelenléti ívet is.
Ajánlati biztosíték
A következő kérdéskör az ajánlati felhívás 8. pontja, amely az ajánlati biztosítékról és rendelkezésre bocsátásának feltételeiről szól. A módosított Kbt. két módját teszi lehetővé a biztosítékadásnak, a bankszámlára történő befizetést és a bankgaranciát. Én a magam részéről, ha ajánlattevő lennék, inkább a banki befizetést vagy átutalást választanám, mert gyorsabb és olcsóbb. A bankgarancia igen költséges megoldás, és időbe telik annak megszerzése is. Az ajánlatkérő jól teszi, ha a bankgarancia elfogadott szövegének lényegét közli az ajánlati felhívásban vagy a dokumentációban, illetve hivatkozik a Ptk. szerinti megfogalmazásra. Csak az ilyen tartalmú bankgarancia fogadható el biztosítékként.
Még csak véletlenül se kérjen az ajánlatkérő fedezetigazolást vagy egyéb – az ajánlattevő bankszámlájával, folyószámlájával kapcsolatos – banki adatközlést. Ezeket ugyanis nem veheti figyelembe mint ajánlati biztosítékot, mert nem is tudják annak funkcióját betölteni. A hazai tulajdonú bankok már általában megfelelő tartalmú bankgaranciákat állítanak ki, azonban a külföldieknél megeshet, hogy a kiadott bankgarancia szövege nem tartalmazza pontosan a Ptk. 249. §-ában foglaltakat. Amennyiben az ajánlattevő a bankszámlára történő befizetést választotta, a biztosíték összegének az ajánlatkérő bankszámlájára kell érkeznie az ajánlattételi határidőig, és ezt igazolni is kell az ajánlatban. A bankgaranciát pedig csatolni kell eredetiben az ajánlathoz. Fontos, hogy az ajánlati biztosíték összegét úgy állapítsa meg az ajánlatkérő, hogy az ne legyen eltúlzott a beszerzés tárgyának értékéhez képest, és ne sértse a versenyben az ajánlattevők esélyegyenlőségét.
Közös ajánlattétel
Az ajánlati felhívás 10. pontját már korábban érintettem, ezért most csak annyi kiegészítést tennék, hogy a "közös ajánlattevő" kifejezés nem egyenlő a fővállalkozó és alvállalkozó között fennálló viszonnyal. Az eltérés főként a felelősségi kérdésekben rejlik. A közös ajánlattétel lényegében egy konzorciumot feltételez, ami laza személyegyesülés, nem jogi, mint inkább közgazdasági kategória. Létrehozásához szükségeltetik egy, a tagok között létrejött konzorciumi szerződés, megállapodás. Ezt a szerződést csatoltassuk az ajánlattevőkkel ajánlatukhoz. Konzorciumi ajánlat nyertessége esetén ajánlatos a gazdasági társaság létrehozását megkövetelni a tagoktól. Természetesen a körülményeket mindig mérlegelni szükséges, hiszen néhány tízmilliós közbeszerzés esetében nem célszerű az ajánlattevőket a gazdasági társaság létrehozásával járó pluszköltségekbe verni.
Igazolások, nyilatkozatok
Az ajánlati felhívás 11. pontjával kapcsolatosan külön cikket lehetne írni, azonban most csak néhány dologra hívnám fel a figyelmet. Lényeges, hogy a kért igazolásokat és nyilatkozatokat a 10 százalékot meghaladó mértékben bevonni kívánt alvállalkozók tekintetében kell csatolni az ajánlathoz, ellentétben a Kbt. módosítása előtti 15 százalékhoz. Fontos változás, hogy az önkormányzatok mint ajánlatkérők eldönthetik, hogy az ajánlattevőktől bekérik-e az ajánlatkérő székhelye szerinti önkormányzati adóhatóság által nyilvántartott adófizetési kötelezettség teljesítését igazoló dokumentumo(ka)t. Javasolom, hogy az önkormányzatok éljenek ezzel a törvény biztosította lehetőséggel!
A Kbt. 44. és 46. §-ai egyértelművé teszik, hogy a megjelölt igazolásokat és nyilatkozatokat nemcsak a fővállalkozónak, hanem az alvállalkozóknak is mellékelniük kell ajánlataikhoz, ezek hiánya ugyanis a közbeszerzési eljárásból történő kizáráshoz vezethet. Közös ajánlattétel esetén pedig minden ajánlattevőnek teljesítenie kell a kiírt feltételeket.
Alkalmatlanság
Szintén új eleme a Kbt.-nek a szerződés teljesítésére való alkalmatlanság fogalmának bevezetése. Az alkalmatlanságot ugyan nem határozza meg kifejezetten a törvény, de az nyilvánvaló, hogy ha egy ajánlattevő alkalmatlannak minősül, akkor nem vehet részt az eljárás további szakaszában, tehát ki kell zárni. Az alkalmatlanság megállapításához vezető körülményeket azonban csak a törvény 44. §-a (1) és (2) bekezdésében foglaltakkal összefüggő, és ténylegesen – az ajánlati felhívásban – megjelölt körülmények, feltételek közül lehet kiválasztani. Csak egy példával élve: ez a lehetőség, illetve kötelezettség jó alkalom arra, hogy az ajánlattevők referenciáit, a közbeszerzés tárgyához hasonló tevékenységeiket értékeljük. Ugyanis – a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőbizottságának helyes gyakorlata szerint – a referenciát nem tehetjük az értékelési részszempontok közé, hiszen az nem az ajánlatokat, hanem az ajánlattevőket minősíti.
Ajánlati kötöttség
Az ajánlati kötöttséget a 12. pontban kell meghatározni, amely 30 napnál, építési beruházás esetén 60 napnál nem lehet rövidebb. Az ajánlati kötöttség intézményének egyéb oldalait, illetve vonatkozásait is érdemes megvilágítani.
Igen fontos következményei vannak ugyanis a Kbt. 26. § (2) bekezdésében említett azon rendelkezésnek, mely szerint az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban és a dokumentációban foglalt valamennyi formai és tartalmi feltételhez, míg az ajánlattevő az ajánlata minden eleméhez kötve van. E szabályból következik, hogy pontosan meghatározott esetekben és módokon van lehetősége az ajánlatkérőnek a saját maga által kiírt feltételei módosítására. Amennyiben e szabályoktól eltérően végzi eljárási cselekményeit, vagy eltérő tartalommal köti meg a nyertessel a szerződést, súlyos jogszabálysértést követ el. Ugyanígy nem módosíthatja az ajánlattevő sem – az ajánlattételi határidő lejártát követően – ajánlatának tartalmát. Ajánlati kötöttség tehát – ilyen értelemben – nemcsak az ajánlattevőt terheli, hanem az ajánlatkérőt is. (Az ajánlati kötöttség szabályaitól eltérni csak a tárgyalásos eljárás során lehet. Ennek az eljárási fajtának ugyanis éppen az a sajátossága, hogy az ajánlatkérő a tárgyalások során, alkufolyamat eredményeképpen tudja kiválasztani a számára legkedvezőbb ajánlatot. Amennyiben az ajánlattevők nem térhetnének el eredeti ajánlatuk egyes elemeitől, nem lenne értelme tárgyalásokat folytatni a jobb feltételek elérése érdekében. Természetesen az utolsó tárgyalás alkalmával kialakult megegyezés tartalmához a felek már az eredményhirdetést követően szintén kötve vannak, így rögzülnek a megkötendő szerződés feltételei.)
A hirdetmény módosítása
Most nézzük meg közelebbről, mely esetekben és hogyan változtathat az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás megindítására szolgáló hirdetményei feltételein! Módosítani csak akkor érdemes, ha valóban lényeges és érdemi elemet kell megváltoztatnunk, mert ennek egyrészt szigorúan formalizált módja van, újabb költséget eredményez, másrészt az eljárás meghosszabbodásához vezet. Ne feledjük, hogy az ajánlati vagy részvételi felhívás leglényegtelenebbnek tűnő elemének legkisebb megváltoztatása is módosításnak minősül! Tehát nem lehet "mazsolázni" a feltételek között, és azt mondani, hogy ez lényegtelen momentum, mert nincs kihatással a beszerzendő áru vagy szolgáltatás minőségi, illetve mennyiségi paramétereire, ezért nem is számít módosításnak. Minden formai és tartalmi meghatározás változtatása módosításnak minősül, az ajánlatkérőnek tehát e körben nincs mérlegelési joga. Például ha kiderül, hogy valamely elháríthatatlan oknál fogva nem tudjuk a kiírásban megadott helyen fogadni vagy felbontani az ajánlatokat, akkor a Közbeszerzési Értesítőben kell közzétennünk a megváltozott helyiség pontos jellemzőit. Az idevonatkozó szabályokat a törvény 48. §-a tartalmazza.
Az ajánlati felhívásban, illetve a dokumentációban meghatározott módosított feltételekről az ajánlattételi határidő lejártáig új hirdetményt kell közzétenni, amelyben az ajánlattételi határidőt is meg kell hosszabbítani oly módon, hogy az ilyenkor sem lehet rövidebb a 47. § (1) bekezdésében foglaltaknál. Külön figyelmet kell fordítani arra, hogy ha az ajánlati felhívás valamely rendelkezését módosítjuk, akkor a dokumentáció megfelelő részét is módosítani szükséges, mert a két dokumentum – mint ahogy azt már fentebb említettem – nem tartalmazhat egymással ellentétes feltételeket. Ugyanígy ügyeljünk arra is, hogy ha a közbeszerzés tárgya indokolja, és konzultációt tartunk, akkor a konzultáció alkalmával sem szabad eltérő vagy nem illeszkedő tartalmú információt adni a jelen lévő ajánlattevőknek.
A Kbt. módosult szabályai viszont könnyítettek is az ajánlatkérők helyzetén akkor, amikor bevezették azt a rendelkezést, mely szerint – a hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás esetén – az ajánlattevőknek közvetlenül megküldött ajánlati felhívás feltételeinek módosítását nem kell közzétenniük a Közbeszerzési Értesítőben. Elegendő, ha csak azonos (írásos) módon és azonos időben közlik minden ajánlattevővel. Mivel a közvetlenül megküldött ajánlati felhívások tartalma nem válik mindenki számára nyilvánossá, így nem sértheti a nyilvánosság és az esélyegyenlőség elveit, ha csak az érintett kör kapja meg azonos módon a megváltozott információkat. A Kbt. számos egyéb rendelkezése szolgálja a közbeszerzési eljárások nyilvánosságát és így ellenőrizhetőségét, valamint a résztvevők egyenlő esélyeinek biztosítását, ezért ezzel az új szabállyal nem csorbulnak ezek az igen fontos alapelvek.
Adminisztrációs feladatok
Mint látható, az egész közbeszerzési eljárás igen sok adminisztrációval járhat, azonban a verseny tisztaságának és az esélyegyenlőség biztosításának bizonyítása meghatározó fontosságú lehet egy esetleges döntőbizottsági eljárás esetén. Ha minden eljárási cselekményt jól dokumentálunk, az már fél siker a jogorvoslati eljárásban. A közbeszerzési eljárások során az adminisztrációs feladatokat (jegyzőkönyvek, összegzések, levelek, értesítések elkészítése, a megfelelő helyre történő elküldése stb.) mindig időben végezzük el, mert a törvény szűk határidőket szab, és sokukhoz fontos jogkövetkezmények fűződnek. Egy esetleges mulasztással az ajánlatkérő tehát jogszabályt sérthet, amely megalapozhat egy elmarasztaló döntőbizottsági határozatot.
Bírálati szempontok
Az ajánlati felhívás 13. pontjában kell közölnünk a leendő ajánlattevőkkel, hogy milyen bírálati szempontok mérlegelése alapján értékeljük az általuk elkészített ajánlatokat, illetve azoknak az ajánlatkérő számára fontos elemeit. A törvény módosítása kapcsán újabb lehetőség nyílt a mind korrektebb, objektívebb bírálatra. A szubjektív elemeket természetesen százszázalékosan nem lehet kiszűrni, azonban a súlyozásos, pontozásos értékelési módszer bizonyíthatóan közelebb visz a valóban legkedvezőbb ajánlat kiválasztásához. Természetesen az értékelési szempontok meghatározására csak akkor van szükség, ha nem a legalacsonyabb ellenszolgáltatást tartalmazó ajánlatot kívánjuk nyertesnek nyilvánítani. Erre azonban igen ritkán kerül sor. Az értékelési részszempontok kiválasztásánál szintén ügyelnünk kell arra, hogy egyik ajánlattevőt se preferáljuk a többiekkel szemben azzal, hogy valamely részszempontot túlzott súlyszámmal látunk el, vagy olyan részszempontot határozunk meg, amely mögött olyan szakmai tartalom húzódik meg, melyet csak egy ajánlattevő tud teljesíteni. Az esélyegyenlőség biztosítása itt is elsődleges követelmény.
Többváltozatú ajánlatok
A 14. pont szerinti többváltozatú ajánlattétel kérdése az ajánlatkérő számára újabb, komoly megfontolásra késztető probléma a közbeszerzési eljárás lefolytatása során. Tisztában kell lenni azzal, hogy a több változatot tartalmazó ajánlatokat bonyolultabb összehasonlítani, s ez megnehezítheti és meghosszabbíthatja az ajánlatok bírálatára szánt időt is. Nagyon pontosan meg kell határozni, hogy mely feltételek, körülmények tekintetében lehet több változatot készíteni az adott ajánlaton belül.
Az ajánlatkérői, de főként az ajánlattevői oldalon esetlegesen felmerülő félreértések, eltérő értelmezések meggátolhatják az ajánlatok érdemi összehasonlítását, és így veszélyeztethetik az eljárás eredményességét. Több ajánlati változat igénye esetén esetleg az értékelési részszempontokat is eltérően kell meghatároznia az ajánlatkérőnek. Úgy gondolom, hogy egy – a közbeszerzési eljárások lebonyolításában – kevésbé gyakorlott ajánlatkérő ne kérjen többváltozatú vagy/és részajánlatot az ajánlattevőktől, ha fontosnak tartja az eljárás sikerét, és például az idő is korlátok közé szorítja.
Az ajánlatok értékelése
Az ajánlatok értékelésével megbízni kívánt bírálóbizottsági tagokat úgy célszerű kiválasztani, hogy a lehető legsokrétűbb – a beszerzés tárgyához illeszkedő – szakmai tudással rendelkezzenek. Fontos, hogy jogász tagja is legyen a bírálóbizottságnak, és az sem árt, ha legalább egy "külsős" szakember is helyet kap, hogy a részrehajlás lehetőségét a legcsekélyebb szintre csökkenthessük. A bírálóbizottsági tagokkal célszerű titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot is aláíratni, hogy bizonyítottan eleget tegyen az ajánlatkérő a Kbt. 31. §-ában megfogalmazott elvárásoknak.
A bírálóbizottság több ülést is tarthat, sőt mindaddig folytatnia kell munkáját, amíg megalapozott szakmai véleményük véglegessé nem válik. Amennyiben hiánypótlásra vagy egy-egy ajánlattevőtől további felvilágosításra van szükség, úgy mindenképpen többször kell a bírálóbizottságnak üléseznie. Az ajánlattevők sorrendjének megállapításához vagy az eljárás eredményére tett javaslatukhoz fűzzenek részletes indoklást, hiszen ezzel segítik az ajánlatkérő döntésre jogosult személyét.
Egyéb információk
Az ajánlati felhívás 16. pontjában lehet előírni minden olyan ajánlatkérői elvárást, feltételt, amely nem társítható egy ponthoz sem, de fontos információkat tartalmaz az ajánlatkérők számára ahhoz, hogy eldöntsék – megvásárolják-e például a pénzért beszerezhető dokumentációt.
Ajánlott meghatározni az ajánlatok formai követelményeit. Célszerű például annyi példányt kérni az ajánlatból, ahány bírálóbizottsági tag lesz. A közbeszerzések nagyságrendjét és komolyságát is le lehet mérni abból, hogy milyen formai kötöttséget ír elő az ajánlatkérő. Ezek a feltételek általában nem az ajánlatkérők szeszélyét bizonyítják, hanem tapasztalati tényekből kiindulva kötik ki például azt, hogy az ajánlatokat folyamatos sorszámozással ellátva, összefűzve és minden oldalát a cégjegyzésre jogosult cégszerű aláírásával ellátva nyújtsák be. Szokásos megjelöltetni az eredeti példányt is, és meghatározni, hogy a zárt borítékon milyen szöveg szerepeljen. Mindezen lényegtelennek tűnő formai feltételek maradéktalan teljesítése az egyes ajánlattevők komolyságát, megbízhatóságát és felelősségvállalását erősítik, illetve igazolják. Az ajánlat formai hibáinak többsége nem pótolható, így az ilyen ajánlatok kizárásra kerülnek az eljárásból, mert érvényteleníteni kell őket.
Az ajánlatkérő bírálati munkáját, valamint az ajánlatok nyilvános bontásakor felolvasandó adatok könnyebb fellelhetőségét, ismertetését segítik, ha előírjuk az ajánlattevők számára, hogy ajánlatuk első lapján röviden ismertessék ajánlatuk lényegi elemeit (ajánlattevő pontos neve, székhelye, ellenszolgáltatás mértéke, teljesítési határidő), valamint az általuk fontosnak ítélt egyéb adatokat.
Szintén gyorsíthatja a bírálati munkát, ha tartalomjegyzéket is kérünk, valamint előírjuk, hogy az ajánlat egyes elemei milyen sorrendben szerepeljenek (például először csatolják a kötelező igazolásokat és nyilatkozatokat, majd következzék a cégbemutatás, az alvállalkozók megjelölése, a referencialista, az ajánlati ár, a teljesítési határidő, a műszaki, szakmai tartalom részletesen, a minőségbiztosítást igazoló okirat, egyéb katalógus stb.).
A hirdetmény közzététele
A fenti tanácsok alapján elkészült ajánlati felhívást, hirdetményt tehát közzétételre megküldhetjük a Közbeszerzési Értesítő szerkesztőségébe, vagyis elindíthatjuk a közbeszerzési eljárást, ha igazolható, hogy a szerződés teljesítését biztosító költségvetési forrás (anyagi fedezet) a szükséges időpontban a rendelkezésünkre fog állni.
A Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre gyakran egy-két hetet is várnunk kell, ezért nem árt, ha időben eljuttatjuk legalább faxon. Ebben az esetben az esetleg szükséges javításokat telefonon is megbeszélhetjük. Külön figyeljünk arra, hogy a közzétételi díjat "ráhagyással" számítsuk, mert a nyomdai szedéskor nem mindig egyezik az oldalszám a számítógépen megírt szöveg terjedelmével. A közzétételi díj kiegészítése viszont csak hiánypótlással lehetséges, ami növeli a megjelenésig eltelt időt.
