Az integrált vállalatirányítási rendszer kifejezés sokak számára misztikus csengésű, pedig ezek a programok nagyon egyszerű elven működnek. Példa erre, hogy mind több kisebb és közepes méretű cég is megtervezteti és alkalmazza a gyártást, a kereskedelmet, valamint az adminisztrációt könnyítő számítástechnikai rendszert.
A vállalatirányítási rendszerek legfontosabb ismérve, hogy a cégen belüli adatokat csak egyszer rögzítik, mégpedig ott, ahol a legtöbb hozzájuk kapcsolódó információ áll rendelkezésre. Az adatokat azután egyetlen adatbázisban tárolják, amihez minden alkalmazott a jogosultságának megfelelő mértékben férhet hozzá, mindenki annyit lát, amennyit a vezetőség elegendőnek ítél. A korlátozások általában fel sem tűnnek, hiszen például egy raktáros a munkájához elengedhetetlen információkat mindig eléri, más után normális esetben meg úgysem kutakodik.
Az egyszeri adatrögzítés előnyeit jól példázza, hogy a beérkező, leszámlázott áru a könyvelésben, a raktárkészletben és még egy sor szükséges állományban automatikusan megjelenik. Így azonkívül, hogy energiát és időt spórolunk, elütések, elírások vagy félreértések is ritkábban fordulnak elő.
Rész és egész
Magyarországon a '90-es évek elején jelentek meg az első vállalatirányítási rendszerek, majd az azóta eltelt, csaknem egy évtizedben térhódításuk töretlenül folytatódott. Kezdetben a cégek megelégedtek házi komputervirtuózaik alkotásaival, amelyek egy-egy területen, például a pénzügy vagy a raktárkészlet-nyilvántartás terén sokáig jól működtek.
A probléma akkor kezdődött, amikor időszerűvé vált ezeknek az elavult, régi programozási nyelveken készült szoftvereknek a fejlesztése és hálózati integrálása. Ezzel a feladattal minden fejlődő cég szembesült, hiszen ahogy' a gyerekek a ruháikat, úgy növik ki a vállalatok is integrált rendszereiket. A programok készítői – sokszor leírásokat sem hagyva hátra – jórészt eltűntek, így a szoftverekkel nemigen lehetett mit kezdeni. Azonban ahol mégis sikerült a helyenként összekapcsolt PC-ket rendszerekké, úgynevezett szigetekké szervezni, ott sem beszélhetünk még integrált vállalatirányításról.
A vállalatirányítási rendszer ugyanis olyan, egymástól különálló részekből – modulokból – álló program, amelynek részei külön is életképesek, ám ha összekapcsoljuk őket, egységet alkotnak. A modulokat úgy lehet elképzelni, mint a vállalat munkájának egy-egy szeletét bemutató, alakító informatikai megoldást. Külön modul irányíthatja például a raktárkészlet-gazdálkodást, a pénzügyet vagy a számvitelt, ám ezek az egységek összedolgoznak. Így a raktárkészletből eladott termék azonnal számlázható, az ezért kapott ellenérték pedig a bevételi oldalon jelenik meg. A rendszer fejlettségét, használhatóságát leginkább éppen ez, azaz integráltságának nívója jellemzi.
Az alkalmazandó rendszer kiválasztásánál mindenképp érdemes a háttérszolgáltatások színvonalát és körét is figyelembe venni. Ezeket a programokat ugyanis nem lehet magukra hagyni, állandó felügyeletet, fejlesztést, testre szabást igényelnek. Ezért sok múlik a fejlesztők, illetve a forgalmazók folyamatos munkáján – közvetlen telefonos segítség, helyszíni kiszállás, adatmentések –, valamint hogy ezeket mennyiért és milyen formában – általány vagy eseti megrendelés – nyújtják.
Téves nézet az, hogy kis vagy közepes cégek megfelelő informatikai rendszer nélkül is versenyképesek tudnak maradni. A vállalatirányítási rendszer már régóta nem luxus, ráadásul bevezetése sem kíván túl nagy befektetést. Ráadásul az integrált rendszerek gyakorlatilag ágazattól függetlenül hasznosak, legyen szó termelő, kereskedelmi vagy számviteli szolgáltatásokra szakosodott cégről, mindenhol gyors megtérülést eredményeznek.
Hálózatba kötve
A Cobra Conto számviteli és pénzügyi programcsomag is kis- és középvállalatok számára készült megoldás. A szoftver – mint mindegyik – moduláris felépítésű, mégis egységes adminisztrációs rendszer, moduljai külön is működtethetők. A szoftverrel a gép elvégzi a számlázási, pénzügyi nyilvántartási, analitikus és főkönyvi könyvelési, anyag- és készlet-nyilvántartási feladatokat. Ezenkívül mérleget készít – akár a cég külföldi tulajdonosa által megkövetelt formában is –, segítséget nyújt a mérlegelemzéshez, valamint ellátja a bérszámfejtői teendőket is. Természetesen a rendszer széles skálán képes megadni a vezetőség számára a stratégiai döntésekhez nélkülözhetetlen pénzügyi és számviteli információkat, mégpedig akár grafikus, jól elemezhető formában is. A Cobra Conto, mint az ilyen jellegű szoftverek majdnem mindegyike, hálózati alkalmazásokra is – Novell, MS Windows NT stb. – is használható.
A kis- és középvállalatok, amelyek szűkös jövedelmükből csak nehezen tudják kigazdálkodni a rendszerek költségeit, az egyes modulokat külön-külön is megvásárolhatják, bár mint mindenhol, itt is kifizetődőbb nagy tételben vásárolni. Az árat ezenkívül az úgynevezett főkönyvi tételszám befolyásolja még jelentősen, amit jól mutat, hogy az ezer tételt kezelni képes modul alapára 29 ezer forint, míg a korlátlan tételszámmal is megbirkózóért 129 ezer forintot kell fizetni. A Progen rendszerét éppen a forráshiány okán akár bérelni is lehet, majd egy idő után jelképes egyhavi törlesztőrészlet áráért meg is lehet vásárolni.
Az érdeklődők egyébként a programokat könnyen kipróbálhatják, mert a demóverziót a legtöbb fejlesztő elérhetővé teszi vagy CD-n, vagy Interneten keresztül.
Középkategória
Az integrált rendszerek alkalmazhatósága függ a feldolgozási kapacitástól, valamint a konkurencia nagyságától. Az előbbi azt mutatja, a rendszer hány bizonylat feldolgozására képes éves szinten, míg a konkurencia ezúttal az adatbázishoz egy időben hozzáférők száma. A sok embert foglalkoztató, illetve a nagy forgalmat lebonyolító cégek számára az előbb bemutatott szoftver már szűkösnek bizonyulna. A Cobra Conto például 50-100 ezer bizonylatot tud évente biztonsággal kezelni, ami kategóriájában meglehetősen nagy szám, ám kis konkurenciája miatt alkalmazási lehetőségei kötöttek.
A Jobshop termelésirányítási program sem sorolható még az igazán nagyok közé, ennek ellenére a legnagyobb, eddig kiépített hálózata 100 terminálos Novell rendszer. Az ilyen nagyságrendű rendszereket körülbelül 1-10 milliárd forintos termelési értékű vállalatok tudják optimálisan hasznosítani.
A rendszer lehetővé teszi az üzleti tárgyalások, a megrendelések irányítását annak beérkezésétől és a gyártást megelőző tervezéstől kezdve egészen a feladási értékesítésekig és a számlák kinyomtatásáig. Segítségével könnyen felügyelhető a termelés, ideértve az ütemezést, az anyagok irányítását, a költségek ellenőrzését. A tervektől való bárminemű eltérést a program azonnal jelzi, és egyben megmutatja a tényleges költségeket. Ezenkívül a folyamatok ellenőrzésével, az anyagok visszakeresésével a minőség is állandóan garantálható, ami a manapság már alapkövetelménynek számító ISO minőségtanúsítás megszerzésénél is előny.
A hazai vállalatok képviselői gyakran bizonytalanok abban, hogy hazai vagy külföldi fejlesztésű termelésirányítási rendszert érdemesebb-e telepíteni. Eddig a válasz bizonyos nagyság felett általában egyértelmű volt, hiszen a hazai fejlesztőcégek nemigen tudnak valóban komplex megoldást kínáló rendszert felmutatni. Erre a piacra próbálnak betörni azok a magyar cégek, amelyek szerződést kötnek külföldön már bevált integrált rendszer magyarországi bevezetésére. A magyar fél ennek köszönhetően hozzájut a teljes forrásnyelvi állományhoz, annak módosítási jogával együtt, így a rendszer magyar nyelvű honosítását követően a programot a hazai vállalati környezet elvárásaihoz lehet igazítani. Ezzel párhuzamosan további, teljesen magyar fejlesztésű modulokat is beépítenek a rendszerbe.
A nemzetközi rendszerek természetesen szintén hozzáigazíthatók a helyi viszonyokhoz, amit a helyi kirendeltségek, partnerek végeznek el. Nemzetköziségük azonban előny is lehet, hiszen a sok – a Baan rendszerénél például 14 nyelvű – programcsomag, a vele leképezhető több telephelyes struktúrák a multinacionális és külföldi országokkal aktívan kereskedő vállalatoknál is alkalmazatóvá teszik ezeket a termékeket.
Az integrált rendszerek bevezetése munka- és időigényes, akár a standard programcsomag bevezetését is több hónapos munka előzi meg. Ezért egyes fejlesztők megpróbálnak egy-egy iparágra koncentrálni, számukra úgynevezett referenciamodelleket kidolgozni, amivel ez az idő jelentősen lecsökkenthető. Ezt az úgynevezett Line Of Business megoldást választotta a Baan is, amikor a következő szakmai területekre koncentrált: gépgyártás, elektronikai ipar, autóipar és beszállítók, folytonos gépgyártás, építő- és összeszerelő ipar, papír- és csomagolóipar, fővállalkozások, valamint nyomdaipar.
Nagyok a csúcson
A legjelentősebb és legelterjedtebb vállalatirányítási rendszerek közé tartozik az SAP R/3, ami gyakorlatilag valóban bármilyen vállalat tevékenységére alkalmazható. Felhasználói szempontból nem elhanyagolható szempont, hogy a rendszer az egyik legnyíltabb a piacon, így minden jelentősebb platformon – Unix, Windows NT –, valamint az IBM AS/400-asán és nagygépein is használható.
Az R/3-t a kétmilliárd forintnál nagyobb forgalmú és legalább száz főt foglalkoztató vállalatoknál érdemes bevezetni. A megtérülés ideje természetesen vállalattípus és tevékenységi kör függvénye, de bevezetés előtt érdemes megvizsgálni, mely területek hatékonyabbá tétele a leghasznosabb számunkra. A legtöbb helyen a jobb átláthatóság és a valós idejű vezetői kontrolling révén csökkennek leginkább a készletek, és leszorítható az anyagfelhasználás. Az adósok percrekész ellenőrzése, az üzleti folyamatok felgyorsulása és leegyszerűsödése szintén a hatékonyságot javíthatja. A Fővárosi Vízműveknél például a számításokban megállapított két-három éves megtérülési idő helyett a rendszer már egyévi működés után behozta az árát azzal, hogy a jobb ellenőrzés nyomán óriási mértékben csökkent az anyagfelhasználás. Multinacionális cégeknél, ahol a bevezetés költsége több ország között oszlik meg, az arányok még ennél is kedvezőbbek lehetnek. Így arra is akad példa, hogy mindössze néhány fős leányvállalat használja az R/3-at, mert más szoftverrel nem lenne megoldható a magyar és a külföldi előírásoknak egyaránt megfelelő, egyidejű adatrögzítés.
A nagy kapacitású vállalatirányítási rendszer költsége néhány tízmillió forintnál kezdődik, de a teljes logisztikára, azaz számvitelre, kontrollingra és emberierőforrás-gazdálkodásra kiterjedő projekt ára akár a százmillió forintot is elérheti. Ez a szükséges hardverkörnyezetet, szoftverlicenceket és a bevezetési tanácsadást is magában foglalja.
| Modulok és előnyök |
|---|
|
A vállalatirányítási rendszerek bemutatása talán a legegyszerűbb a beépített modulokon keresztül. Az egyes részek a vállalatok működésének egy-egy területét fedik le, míg közösen a vállalat egész tevékenységi körére kínálnak megoldást.
Termeléstervezés. Optimalizálja a termelési folyamatot: a termelőeszközöktől kiindulva a műszaki felszereléseken, energián és emberi erőforrásokon keresztül a raktári vagy szállítási berendezésekig az erőforrások könnyen kezelhetők. Az eljárás minden lépéséhez hozzárendelhetők a szükséges anyagok, így a kiegészítő és melléktermékek is jól megtervezhetők. A hatékony ütemtervezésnek köszönhetően a hiányzó készletek okozta korlátozások, a túl hosszú átfutási idők vagy elégtelen kapacitások kiküszöbölhetők. A rendszer nagyfokú integrációjának köszönhetően a cég termeléstervezői mindig hozzájutnak a legfrissebb értékesítési előrejelzésekre, vevői rendelésekre és raktárkészletre vonatkozó információkhoz. A modul fontos feladata a termeléssel kapcsolatos problémák és ezek okainak időben történő felismerése. Az R/3 ezen túlmenően MS-Excel és MS-Access integrációja révén a fejlődési irányok grafikus megjelenítésben is megtekinthető. Lehetőség van például az anyagfelhasználások, kapacitásterhelések és -kihasználások kiértékelésére, aminek segítségével javítható a termelés teljesítménye és a termékek minősége. Karbantartás. A modul segítségével az eszközök a műszaki helyek, berendezések, hozzátartozó szerelési egységek és alkatrészek szerint áttekinthető rendszerbe sorolhatók. A karbantartási jelentések lehetővé teszik az üzemen belüli kivételes helyzetek egyszerű rögzítését és feldolgozását, így a vezetőség azonnal megteheti a szükséges intézkedéseket. Ehhez minden információ – például a meghibásodás helye, a gép állapota – azonnal rendelkezésre áll a képernyőn. A jelentések kiértékelése hozzájárulhat ahhoz, hogy azonosíthassuk a jellemző hibaforrásokat, gyenge pontokat, így ha szükséges, akár beszállítót is válthatunk. Pénzügy és számvitel. Az integrált főkönyv segítségével akár a cég keretein már túlnyúló üzleti folyamatok esetén is hozzáférhetők a meghatározó forgalmi adatok. Lehetőség van főkönyvi és párhuzamos analitikus könyvelést végezni a könyvvezetés nemzetközi jogi követelményei szerint – IAS, GAAP, GOB stb. – különböző számlakeretekkel és pénznemekben. Anyaggazdálkodás. Feladata a beszerzés optimális lebonyolítása, a korrekt készletvezetés, az átgondolt raktárgazdálkodás, a gondos számlavezetés. A beszerzési igény helyét és pontos okát azonnal látni lehet, így lehetséges a folyamatos ellenőrzés. Ezen túl mód van arra is, hogy a beszerzési bizonylatok további feldolgozását csak engedélyezés után folytassák. Így az igény valódi megrendeléssé való átalakításához a megrendelő megkap minden szükséges információt a legjobb ajánlat kiválasztásához az ajánlatatkérésektől, magukon az ajánlatokon keresztül egészen a keretszerződésekig. Így minden megrendelésnél lehetőség van a beérkező ajánlatok, szállítók automatikus összehasonlítására. Emberi erőforrás. A cégek számára ma már elengedhetetlen az emberi erőforrásokkal való gondos gazdálkodás, a tervezéstől a karrierek hosszú távú menedzseléséig, a pályázatok kezelésén, a személyzeti nyilvántartáson át egészen a bérszámfejtésig. |
