Kinnlevőségek kezelése

Sok cég küszködik a késedelmesen fizető kuncsaftokkal, megrendelőkkel. Emlékeztetők, figyelmeztető telefonok, sőt felszólítások ellenére hónapok telnek el, s az adós még mindig nem fizetett. Egy-két ilyen eset elegendő, hogy a kisebb cégek pénzügyi helyzete megrendüljön. Mire eszébe jut valakinek a mentő ötlet – a követelés behajtása külső segítséggel – lehet, hogy már késő.

A tapasztalat szerint egy év elteltével az adósság behajtásának esélye 20 százalékra csökken, érdemes tehát fontolóra venni, hogy milyen eszközöket alkalmazva kerülhető ki az adósságcsapda. Természetesen Magyarországon is van már lehetőség adminisztratív adósságbehajtásra. Itt most nem „erős" emberek erőszakos fellépésére gondolunk, hanem peren kívüli, pert megelőző egyezkedési kísérletre, ami a hitelező és az adós között zajlik le. Ráadásul, ha szakszerűen végzik, akkor mindez úgy történik, hogy a megbízó kapcsolata nem sérül az adósával, azaz később is lehetséges közöttük üzlet (sokszor előfordul, hogy a késedelmes fizető egyben a legnagyobb vevő is).

Ha emellett az adósságrendezés mellett dönt egy cég és erre a feladatra adósságbehajtót kér fel, akkor ez további előnyökkel is járhat. Például olcsóbb és hatékonyabb, mint ha maga futna kinnlevősége után. Európa egyik legnagyobb hitelkezelő és adósságbehajtó cége Magyarországon 1997-ben 4 milliárd forint kinnlevőséget kezelt, s az esetek 63 százalékában járt sikerrel, azaz behajtotta az adósságot. Éves szinten ez mintegy 25 ezer ügylet átlagosan 100 ezer forintos tőkeösszeggel. Ha az adós külföldi vagy külföldön tartózkodik, akkor sem reménytelen az ügy, hiszen a komolyabb adósságbehajtó cégeknek általában több külföldi irodája van.

A gyakorlat szerint...

A behajtási ügyletek időtartama változó, egy-egy ügylet átlagosan 3-4 hónapig tart. Ez ugyan hosszabbnak tűnik, mint a „holnap is jelentkezem az adósnál és akkor talán végre fizet" politikája, valójában azonban érdemes időben kapcsolni, mivel a tapasztalat azt mutatja, hogy míg az egy hónapos fizetési késedelem 95 százalékos biztonsággal hajtható be, addig három hónap után már csak 70 százalék az esély. Az idő az adós legfőbb védelmezője, egyértelműen neki dolgozik.

A gyakorlatban, egy cégen belül mindig vannak rövid távú, 30 napon belüli követelések. Idővel azonban túlsúlyba kerülhetnek például a kiemelt ügyfelekkel szembeni kinnlevőségek, felszaporodhatnak a számlakifogások miatti tételek, esetenként pedig az információáramlás, illetve adminisztratív hiányosságokra visszavezethető bevételkiesések is megjelenhetnek. A 30 napon túli követelések köre persze már szűkebb, de ahogy' telik az idő, egyes ügyfelek úgy próbálják kitolni a határidőt, s esetenként már azon is érdemes elgondolkodni, akar-e egyáltalán fizetni a kliens. Ha az új kinnlevőségek gyorsabban szaporodnak, mint amilyen gyorsan a régieket be lehet hajtani, akkor bajok vannak. Ezt elkerülendő, legalább két megoldáshoz lehet folyamodni. A cég vagy saját behajtási részleget tart fenn, amely figyeli a kinnlevőségeket, vagy – s egyre inkább terjed ez a megoldás is – harmadik felet bíz meg a nehezen kezelhető kinnlevőségek kezelésével, azaz bevon egy adósságbehajtót.

Profi csapat

Ez utóbbi megoldás a kinnlevőség kezelésére – amellett, hogy valódi profikat von be az adósság rendezésébe – számos előnyt kínálhat. A specialista bekapcsolása „outsourcing", azaz feladatkihelyezési eszköz is egyben, ami a cégnél humán- és infrastrukturális kapacitásokat szabadít fel. Nem kell persze rögtön leépíteni a saját behajtási részleget, hiszen a követelésbehajtó cég számos ügyben szerepelhet partnerszervezetként, amikor együttműködik a saját behajtási részleggel. Így közreműködhet például a belső ügyfélszolgálati és behajtási folyamatok adminisztratív szűrőjeként bizonyos jogi lépések megtétele előtt.

Aki ismeri a hazai bíróságok gyakorlatát, az nyilván a kevésbé hosszadalmas peren kívüli egyezkedési kísérletet részesíti majd előnyben. Ebben pedig a követelésbehajtó a specialista, aki már számtalan esetben fejezett be sikerrel ilyen ügyeket.

Magyarországon ma az átlagos fizetési késedelem meghaladja a hatvan napot. Még a kimagaslóan jó értékesítési eredményekkel rendelkező cégek esetében is előfordul, hogy pénzügyi nehézségekkel néznek szembe, mert a tartozások kiegyenlítése nem tart lépést a forgóeszköz-finanszírozási igényekkel.

Minden nap számít

Ilyen helyzetben magától adódik a kérdés: mi az oka annak, hogy ez így alakult? Szakértők szerint mikrogazdasági szinten három alapvető tényező okozza a kinnlevőségek felhalmozódását:

1. A hitelező tartózkodik a peres eljárásoktól, mivel ezek elhúzódnak és bizonytalan kimenetelűek.
2. Nem szívesen kér hitelt, mert ezáltal csak tovább romlik eredményessége.
3. Az adósok oldaláról pedig gyakorlattá vált, hogy kifizetetlen adósságaikkal, azaz a szállítóikkal finanszíroztatják magukat, hiszen ez egyoldalú, ráadásul kamatmentes döntés.

Hogy elkerülhető legyen az adósságcsapda, már előzetesen érdemes tisztázni bizonyos alapelveket, azaz érdemes foglalkozni a hitelmenedzselési alapelvekkel. Ha ezekhez tartja magát egy vállalat, nem alakulhatnak ki nehezen kezelhető helyzetek.

Mint ismeretes, Magyarország nem tartozik azon országok közé, ahol könnyű külső forrásokhoz jutni. A kis- és középvállalatok többnyire csak rövid lejáratú hitelekhez jutnak, a magas kamatok és a hitel sokszorosára rúgó biztosítékok azonban még így is megrostálják az igénylőket. Mit lehet ebben a helyzetben cégvezetőként tenni? A vállalkozásnak belső forrásaira kell támaszkodnia, így létfontosságúvá válik a cash flow menedzsment és azon belül a hitelmenedzsment. Hiszen ha nincs készpénz, lehet a cég bármilyen nyereséges papíron, előbb-utóbb becsukhatja kapuit.

Alapelvek

Mit kell tehát tenni annak érdekében, hogy ezek a hangzatos elképzelések a gyakorlatban is működjenek? Elég lefektetni néhány alapelvet a hitelmenedzsmentre vonatkozólag. Amennyiben ezeket betartják, a késedelmes fizetések akár 70 százaléka is elkerülhető, ami több, például fejlesztésre fordítható belső forrásnak felel meg. Vegyük sorba őket:

1. Mindig érdemes utánajárni annak, hogy kivel üzletelünk.
2. Tudnunk kell, ügyfelünk megengedheti-e magának a szolgáltatásainkat (időként értékelni kell az ügyfeleket).
3. Egyértelmű hitellimiteket kell felállítani.
4. A szerződési feltételek legyenek jogilag tiszták, és tegyék lehetővé az előre nem látható események tisztázását is.
5. Az üzleti kapcsolat során minden okmányt megfelelően kell kezelni és iktatni.
6. A számlákat egyértelműen kell kitölteni a megfelelő adatok feltüntetésével (nem az ügyfél feladata, hogy kibogarássza).
7. A minőségi kifogásoknak azonnal utána kell járni.
8. A könyvelésnek követnie kell a fizetéseket.
9. Fizetési késedelem esetén a felszólításnak automatikusan kell mennie.
10. Ha a felszólítás nem éri el célját, érdemes profihoz fordulni (adósságbehajtással foglalkozó cég).
11. Írásban kell lefektetni a hitelpolitikai elveket (az alkalmazottaknak tisztában kell lenniük felelősségükkel).

Mint a fentiekből is kitűnik, érdemes figyelni a részletekre, hiszen nem mindegy, hogy mikor folynak be a kinnlevőségek. Az okos hitelmenedzsment sok pénzt takaríthat meg egy cégnek. Márpedig minden megtakarítás a piaci pozíció erősödéséhez vezet.