Ügyviteli szervezés

Szinte természetes, hogy a magyar szabályozóknak főleg a magyar készítésű programok felelnek meg a leginkább, hiszen az "aktualitás" az egyik legfontosabb felhasználói szempont (noha az egyes modulok használhatósága sem mellékes). Persze az is tény, hogy a multinacionális fejlesztők és a hazai szakemberek között létrejött az együttműködés, s ne feledjük: ahogy közeledünk az Európai Unióhoz, úgy kell Magyarországnak is egyre jobban igazodnia a nemzetközi pénzügyi normákhoz.

Hasonló felépítés

Az ügyviteli szoftverek legfontosabb sajátossága, hogy – lényegüket tekintve – alig térnek el a vállalatirányítási szoftverektől. Noha a különbséget jól érzékelik a gazdasági szakemberek, ennek ellenére elmondható: a két szoftvertípus felépítési szemlélete lényegében hasonló. Annál is inkább, hiszen minden vállalkozás a pénzmozgást, a bérek kiszámítását, folyósítását próbálja "automatizálni", s csak ezután következik a számlázás, a raktár- és készletnyilvántartás és így tovább; végül a vállalatirányítási rendszerek "bevetése". Ám a megfelelően felépített szoftverkörnyezet csak akkor segíti a cég alaptevékenységét, ha az egyes modulokat ugyanarra a logikára építették, illetve azok adaptálás nélkül is képesek kommunikálni egymással.

Az ügyviteli programok több fejlődési szakaszon jutottak át a mai, modulokból építkező rendszerekig. Négy-öt évvel ezelőtt elsősorban olyan vállalatirányítási szoftverekre mutatkozott igény, amelyeknek éves üzemeltetési költsége jellemzően 200 ezer forint volt (például a Cobra, a Revolution, a Kontír 2000 vagy a KulcsSoft által piacra vezetett termékek). Az akkori nagy rendszerek csak hasonlítottak az integrált szoftverekre, s éves szinten 1-1,5 millió forintos kiadást jelentettek az üzemeltetőknek. (Ezek dBase vagy FoxBase adatbázis-kezelőre épültek, így ma már nem nevezhetők korszerűnek.) A moduláris felépítésű szoftvercsomagok (például a LibraCom és az Exact korábbi verziói) az 500 millió feletti bevételt produkáló nagyvállalatoknak jelentettek megoldást, s ma is e körben a legnagyobb a fejlesztési igény.

Az integrált vállalatirányítási rendszerek (Enterprise Resource Planning – ERP) már SQL-adatbázisokra (Structured Query Language, azaz "relációs adatbázisok lekérdezőnyelve") épülnek, ilyen például az Oracle, az MS SQL-adatbázison alapuló Scala, i-Scala, az Infosys, az Infosys2, a Libra 4GA vagy az Exact új, SQL-alapú terméke. A legfelső kategóriát pedig az SAP R/3, az Oracle Financials, a J. D. Edwards vagy a Baan rendszerei képviselik – ám a nagyvállalatoknak már 50 millió forint feletti vételárral kell számolniuk.

A szakemberek szerint, ha nem veszik meg, csak bérlik a szoftvert, ma már évente legalább 1,5 millió forintos üzemeltelési költséget kell kalkulálniuk a moduláris rendszerek felhasználóinak. A valódi, ténylegesen integrált programcsomagokért azonban 5-10 millió forintos üzemeltetési ár is tervezhető, amiért viszont valós idejű (real-time), aktuális adatszolgáltatást kapunk. A magyarországi viszonylatban igazán nagy méretű vállalatoknál (ahol több mint 50 helyről viszik fel az üzletviteli szempontból fontos adatokat) ezt a licenccsomagot 15 millió forint alatt nem kaphatja meg a felhasználó. A klasszikus vállalatirányítási rendszerek működtetéséhez már megvalósíthatósági tanulmányt kell készíteni, s olyan szolgáltatásokért is fizetni kell, mint az előzetes oktatás, az IT-rendszer védelme, a szoftverkövetés stb.

Elérhető árak

Ebben a szektorban azonban a fejlesztők a jövőben majd "lefelé nyitnak", s a nagyvállalatok irányítására alkalmas rendszerek (így a mySAP, a Kulcsr@kész vagy az e-Start) árai elérhetők lesznek az 5-8 millió forintos éves költséget elviselő vállalkozások körében is. Várhatóan azonban a kisvállalatok igényei iránt is érzékeny fejlesztők maradnak majd talpon. A legkisebbeket kiszolgáló vállalatirányítási programok piaca ugyanis fellendülőben van azáltal, hogy a 2003-tól érvényes számviteli törvény minden vállalkozásnak kötelezően előírja a kettős könyvvitelt (tehát a legkisebb vállalkozások bevétel-kiadás oldalát is bejegyzett könyvelő[cég]nél kell vezetni, bár az egyszerűsített vállalkozói adó terve némileg árnyalja ezt a képet).

Működési struktúrák

A mai kínálat már a legkisebbeknél is az integrált rendszereket helyezi előtérbe. A lényeg megértése végett érdemes végigkövetni néhány ismertebb program működését. Ezek szerint a hazai munkavállalók több mint húsz százalékának a Berenc elnevezésű programcsomag segítségével számolják ki a bérét.

Ez a rendszer azt a ma már szinte természetes elvet tartja fontosnak, hogy a humánügyvitel területén jelenleg külön alkalmazott elemeket – bérszámfejtés, munkaidő-nyilvántartás, humánerőforrás-gazdálkodás – egységként kell megközelíteni. Az egyes elemek ettől még továbbra is alkalmazhatók önmagukban, ugyanakkor egy integrált megoldás lényegesen hatékonyabb és minőségileg jobb szolgáltatást nyújthat. A fejlesztőcég egyébként jó ideje vezető helyen áll a hazai készítésű szoftverek piacán, több mint 2000 vállalat egymillió munkavállalójának bérét számfejtik programjaikkal, piaci részesedésük pedig több mint 30 százalékos.

Ma már azonban az irányítás új területeit kell bevonni a programcsomag működésébe – ilyen speciális terület például a humánügyvitel, amely itthon viszonylag új igény. Érdemes tehát áttekinteni olyan elterjedt programcsomagokat, amelyek a bővülő igényeket is képesek kiszolgálni.

Ezek mindegyike a modulos felépítést követi. Az egyik a VISUAL APOLLÓ programcsalád, amely a XXI. század technikájával készülő, a magyar fejlesztők 14 éves szakmai tapasztalatára s közel 1500 felhasználó értékes tanácsára alapozó rendszer. Integráltan látja el a közép- és a nagyvállalkozások ügyviteli feladatait. A modulárisan felépített ügyviteli csomag középpontjában a felhasználó áll: ezért hangsúlyos az esztétikus megjelenés, a könnyű kezelhetőség s az automatizmusok sora. Ugyanakkor más rendszerekhez (banki, MS Office) történő kapcsolódás természetes szoftverkörnyezetet kínál. Az öt nyelven (magyar, angol, német, francia, olasz) beszélő VISUAL APOLLÓ a vezetés, a marketingmunka s a kontrollingfeladatok ellátását is támogatja. Főbb moduljai: I. FIBU pénzügy és könyvelés; II. Bank & Adó modul; III. Forint- és devizaházipénztár-rendszerek; IV. Tárgyieszköz-nyilvántartás; V. STORE anyag-, áru- és készletgazdálkodás; VI. CASSA kiskereskedelmi modul; VII. Vezetői informatikai rendszer; VIII. Dokumentumarchiválás.

Tudatos fejlesztés

Egy másik lelkes, fiatal csapat a kis- és középvállalkozások számára kínált – kezdetben, még 1990-ben – juniPROF néven integrált ügyviteli rendszert. A közel 200 partnernél szerzett bevezetési és alkalmazási tapasztalattal, számos szakértő közreműködésével 1998-ra elkészült a "nagy testvér", a flexPROF vállalati információs rendszer. A jelenleg forgalmazott verziója Linuxra készült. Ez azonban nem a divat miatt történt, hanem alapos mérlegelés, tudatos fejlesztési stratégia eredményeként – állítják a cégnél. A Linuxon a szerverközpontú flexPROF-alkalmazással – többnyire a már meglévő géppark felhasználásával – egy kliens-szerver architektúrájú rendszer biztonságát tudják nyújtani, csakhogy kedvezőbb áron. A flexPROF VIR a Linux-szerveren fut, amelyre a DOS-, Windows- vagy Linux-kliensek terminálként jelentkeznek be. Ez a kialakítás lehetővé teszi, hogy a flexPROF biztonságosan beilleszthető legyen a meglévő informatikai környezetbe, ami nagyban segíti a zökkenőmentes bevezetést.

Funkcionálisan az alábbi fő területeket szolgálja ki: pénzügy (vevő, szállító, áfa, bank, pénztár, elektronikus banki kapcsolatok, devizakezelés, számlázás); számvitel (főkönyv, kontrolling); készletek; logisztikai rendszer (szállítói megrendelések, beszerzés, készletnyilvántartás, vevői megrendelések, kiszállítások lebonyolítása); értékesítés; munkalapok kezelése; szerviz; tárgyieszköz-nyilvántartás; munkaügy; bérszámfejtés; szja-elszámolás; szerződés-nyilvántartás; többféle számlázás és iktató. Modulonként építhető, tehát a fokozatos bevezetés is lehetséges.

Összesítő listák

Magyar fejlesztésként megemlíthető még a DolBER programrendszer is. Ez a csomag már eleve abból indul ki, hogy a humánpolitikát, a társadalombiztosítás kiszolgálását, valamint a bérrendszer üzemeltetését, a munkaügy és a munkaidő-kihasználás tennivalóit, valamint a statisztikai és a vezetői információs rendszert egységben kell megjeleníteni. Mindehhez olyan kezelési mód járul, amely bárhol – különösebb számítástechnikai ismeret és segítség nélkül – rövid idő alatt elsajátítható. A csomag – rendszer-telepítési paraméterezéstől függően – egyaránt alkalmazható a közalkalmazotti, illetve a köztisztviselői szférában, valamint azon körben, ahol a Munka Törvénykönyve szabályozása az irányadó. A programcsokor alkalmas több intézmény és cég (több adó- és tb-szám, több telephely) egyidejű, korrekt kezelésére. Alkalmazható vegyesen, akár úgy is, hogy a gazdálkodó szervezet dolgozóinak egy része közalkalmazott, a másik része pedig köztisztviselő vagy "munka törvénykönyves". Ebben az esetben a rendszer az adott területen a megfelelő törvényekkel, jogszabályokkal és kódszótárakkal, illetve algoritmusokkal működtethető.

Fontos része a programnak az általános lekérdező és összesítő is, amely olyan, a munkatársak által paraméterezhető program, amely a munkaügyi és bérezési folyamatokkal kapcsolatos külső és belső adatszolgáltatást, döntés-előkészítést, tervezést, elemzést hatékonyan segíti. A felhasználó igényei szerint tételes és összesítő listák készíthetők, amelyek segítségével a nyilvántartások jelentős része kiváltható. A listakészítés két fő részből áll. A teljes adatbázisra feltételek állíthatók be, amelyekkel a majdani listán szereplő dolgozók köre szűkíthető (például csak a nőkre korlátozható, akiknek 50 000 forint alatti az alapbérük, vagy csak azokra a vezetőkre vonatkoztatható, akik 5 éve a cégnél dolgoznak). Az adathalmaz szűkítésénél használhatóak a "tól-ig" intervallumok, a felsorolások, a kizárások vagy ezek kombinációi. Ha megvan a megcélzott adathalmaz, akkor beállítható, hogy a leválogatott kör mely adata(i) milyen sorrendben (oszlop szerint) jelenjen(ek) meg a listán.

Ugyanakkor a listázáskor meghatározhatók matematikai összefüggések is (például mit jelentene a cégnek egy 15 százalékos bérfejlesztés vagy egy olyan különleges jutalom, amikor a dolgozók a cégnél eltöltött évenként kapnának 500 forintot). A lehetőségek tárháza szinte kimeríthetetlen. A listák elkészíthetők képernyőre, papírra vagy fájlba is. De lehetőség nyílik adatátadásra is, például az Excel vagy a WinWord felé, tételes vagy összesített formában.

Új igények

Érdemes az ügyviteli rendszerek hardverigényéről is néhány szót ejteni, hiszen az sem mellékes, hogy a cégnek újabb pénzeket kell mobilizálnia, vagy e nélkül is végrehajthatja a szoftverfejlesztést. Az ügyviteli rendszerek általában – a hazai fejlesztések feltétlenül – PC kompatibilis számítógépeken üzemeltethetők: önálló számítógépen vagy hálózati üzemmódban is. Ebben persze némi korlátokat jelent, hogy mekkora vállalati kör igényét kívánják a szoftverrel ellátni. 300-400 dolgozóig elegendő a szóló számítógép, amelynek a minimális konfigurációja: Intel Pentium 166 MMX processzoros 8 Mbyte memóriával, 1,44 Mbyte-os floppy drive. A rendszer helyigénye mintegy 200 Mbyte-os Winchester-kapacitás, mono vagy színes VGA-monitor, EPSON FX-1170, HP LASERJET, HP DESKJET vagy ezekkel kompatibilis nyomtató. 400 dolgozó felett viszont már számítógépes hálózat üzemeltetése ajánlatos: 300-600 dolgozónként egy darab fent részletezett Pentium 166 MMX processzoros PC kategóriájú munkaállomásokkal. A rendszerek többnyire DOS, Windows9x, Windows NT, Windows 2000 és LINUX klienseken, Novell, Windows NT, Windows 2000 és Linux szerveralapú hálózatokon futnak.

Hogyan történik a rendszerek üzemeltetése, fenntartása? A rendszermódosításokat, frissítéseket általában automatikusan megkapják a szoftvertulajdonosok. Ilyenkor a módosítások teljes mértékben adminisztráltak, így nem lehetséges, hogy egy "upgrade" kimaradjon. Ma már általában a legfrissebb verziók az internetről is letölthetők. A magára valamit is adó fejlesztőcégnél ügyfélszolgálati csoport működik, amely elérhető telefonon, faxon, levélben és az interneten is.

Az ügyfélszolgálatok alapvetően három nagy témakörben nyújtanak segítséget.

– Konzultációs lehetőség: szakmai konzultáció (jogszabályok magyarázata, értelmezése), a programok működésével kapcsolatos kérdések megválaszolása, s új feladatok rendszerrel történő elvégzése.

– Hibaelhárítás: esetleges program-, gép- (rendszer-), illetve kezelési hibákból eredő problémák elhárítása.

– Modemes kapcsolat: az ügyfélszolgálatok ma már gyakran modemes kapcsolatot tartanak az ügyfelekkel. A modem közvetlen összeköttetést teremt az ügyfelek, illetve az ügyfélszolgálat számítógépei között. Ez az "új technika" rendkívül biztonságos és gyors problémamegoldást tesz lehetővé. Segítségével percek alatt elkészíthetők az egyedi listák, riportok, jelentések és új bérezési formák, módosíthatók a nyomtatványok, illetve kijavíthatók a hibák. A szervizszolgálat természetes velejárója, hogy amennyiben a fenti módszerekkel a felmerült problémákat nem lehetne megoldani, úgy az ügyfélszolgálati munkatárs rövid időn belül megjelenik a helyszínen.

Szolgáltatás bérletben

Az ügyviteli szoftverek értékesítésének egyik fejlődési iránya az outsourcing. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatók a megfelelő informatikai szakértelemmel rendelkező vállalkozásoknak adják ki a bérügyviteli tennivalókat. Vagyis a konkrét munkavégzést kihelyezik, viszont ezzel együtt a szolgáltatás – elektronikus úton – beépül a cég humánügyviteli rendszerébe. Az így kihelyezett feladatok komoly munkamegtakarítást jelentenek a megrendelőnek azáltal, hogy a különböző hivatalok számára kötelező adatküldést is magára vállalja a szolgáltató.

A munkáltatóknak az ügyviteli szoftverek fejlesztéséhez, illetve üzemeltetéséhez – hogy képesek legyenek a jogszabályi környezet állandó követésére – tartós, megbízható partnerre van szükségük. Így a megbízó megszabadulhat a szabályozók rendszeres változása miatt évente 15-18 alkalommal átdolgozandó ügyviteli szoftverek helyi frissítésének terheitől, s nem kell bajlódnia az új verziók telepítésével sem.

Az ügyviteli rendszerek – amint azt a bevezetőnkben már jeleztük – a vállalatok működtetésének minimumát nyújtják, s egyben figyelmeztetnek, hogy a fejlesztés irányát időben ki kell jelölni. Hiszen a cél – általában – a teljes irányítási-vezetési rendszer kifejlesztése.