Ajándékozni öröm, de a partnerkapcsolatok építésének fontos eszköze is egy-egy jól kitalált ajándék, amellyel – adott alkalommal – meglepjük üzletfeleinket vagy munkatársainkat. Az ajándékozás ősidők óta társa a kereskedelemnek, eszköz annak éreztetésére, hogy üzleti, hivatali kapcsolatainkban a közös haszonra való törekvés eredményessége emberi gesztusokkal is erősíthető. A cégek többsége a komolyabb üzleti tárgyalásokra is rendszeresen készül ajándékkal, a kapcsolatok építését és karbantartását szolgáló ajándékozás mégis az év végére koncentrálódik.
Minél nagyobb egy cég, annál jellemzőbb, hogy szóróajándékokat vásárol vagy készíttet. Ezek általában olyan használati tárgyak, amelyekre az irodai munkában szükség van, s ha sikerül igazán célszerű eszközt találni, akkor az ajándékozó remélheti, hogy az ő cégének logóját viselő irodai eszközé lesz a megtiszteltetés, hogy egész évre helyet kap a megajándékozott íróasztalán.
Azt azonban nem szabad elfelejteni, hogy a verseny nagy – az ajándékozás és főként a szóróajándékok osztogatása talán az egyetlen sikeres és törvényes piramisjáték, amelyben a megajándékozottak száma jelentősen meghaladja az ajándékozókét – vagyis az ötlet az egyetlen eszköz, amivel e téren sikert lehet elérni.
A szóróajándékok esetében is meg kell próbálni valami különlegeset, egyedit találni, amivel a mi ajándékaink (naptárunk, levélnehezékünk, tollaink, jegyzetfüzeteink, kulcstartóink stb.) funkcionalitásuk mellett képesek felhívni magukra a figyelmet.
Továbbajándékozás
Minden versenyben vannak gyengébb helyezettek is. A szóróajándékok másodlagos funkciója a továbbajándékozás, senkinek sincs szüksége több határidőnaplóra. A megajándékozott számára azonban ez a funkció sem lényegtelen. Munkahelyen nem érvényes a magánéletben többé-kevésbé figyelembe vett illemszabály, miszerint ajándékot nem illik ajándékba adni. Az üzleti ajándékozás sajátossága, hogy abból főként a cégek frontemberei veszik ki részüket, akik szívesen osztják meg a nekik érdektelen ajándékokat azokkal a cégen belüli munkatársakkal, akik nem találkoznak a partnerekkel. Ez apró figyelmesség főnök és beosztott, de egymással alá-fölé rendeltségi viszonyban nem állók között is. Egyben tekintélyt is ad, ha tudják valakiről, hogy sok helyről kap ajándékot.
Személyes vagy személytelen
Fontosabb partnereinket nem a legszerencsésebb egyszerűbb tárgyakkal, bárkinek adható ajándékkal meglepni. Annál már talán az is jobb, ha csupán üdvözlőlapot írunk nekik, lehetőleg saját kezűleg, de legalábbis saját kezű aláírással. Arra sem árt gondolni, hogy egyes helyeken, főként a közszolgálatban, az ajándék elfogadását kifejezetten tiltják, de legalábbis bejelentési kötelezettség jár vele bizonyos értékhatárok között. Legutóbb a Fővárosi Önkormányzatnál vezettek be ilyen rendelkezést.
Ha számunkra fontos egy kapcsolat, akkor azt leginkább azzal tudjuk kifejezni, ha személyre szabott, vagy legalább ezt az érzetet keltő ajándékot választunk. Az ilyen esetekben is felhasználható a szóróajándék, de csak kiegészítőként. Az ajándék értéke bizonyos szint felett már érdektelenné válik. Fontosabb, hogy a megajándékozott érzékelje: időt, fáradságot nem kímélve választottunk neki ajándékot.
Ugyanakkor üzleti partnereink többsége nem várja el, hogy az ajándék a személyére szabott legyen, díjazza a meglepetést. A kiemelt kapcsolatoknak szánt naptárak vagy más, személyes használatra szolgáló tárgyak esetében udvarias gesztus az ajándékot kapó nevének feltüntetése az ajándéktárgyon is. Egyre gyakoribb a névre palackozott minőségi bor, ami nem túl költséges, de kellemes meglepetés. Egy részvénytársaság vezetője például névre szóló minta-törzsrészvényt is elhelyezett a közeli üzleti partnereinek szánt év végi ajándékcsomagban, más cégnél számozott érméket készíttettek e célra, és melléjük a tulajdonlást igazoló okmányt is adtak. Szerencsések azok a cégek, amelyek saját termékeikből tudnak adni valamit, s még nagyobb előny, ha ez olyan tárgy, amihez más módon – például üzletből vásárolva – a partner nem juthat hozzá
Az átadás
A személyre szóló ajándékoknál, hacsak a távolság ezt lehetetlenné nem teszi, a legcélszerűbb a kézbesítés. Az üzleti ajándékok esetében nemcsak hogy nem kívánatos, de kerülendő, hogy partnerünk lakására küldjük az ajándékot, hiszen a legtöbb ember erőteljesen szétválasztja magán- és hivatali életét. Figyelmes gesztus az is, ha olyan csomagolást választunk, amely külső szemlélő számára nem teszi egyértelművé annak tartalmát, viszont egyértelművé kell tenni, hogy a címzettnek szóló, személyes küldeményről van szó. Szerencsés, ha a cég olyan rendezvényt tud tartani, amelyen partnereit összegyűjtve, kellemes találkozó keretében folyhat le az ajándékozás. A partneri körtől függően dönthető el, hogy az összejövetel milyen jellegű legyen. Munkaidőben célszerű inkább állófogadást adni, ahol a meghívottak szabadabban viselkedhetnek. Este viszont a vacsora a megfelelőbb, aminek előnye lehet az is, hogy a meghívottak családtagjai is részt vehetnek, s ez bensőségesebb hangulat megteremtésére ad lehetőséget. Csupán a legnagyobb cégek tehetik, és némelyikük teszi is rendszeresen, hogy e találkozókat valamilyen koncerttel vagy más kulturális eseménnyel kapcsolja össze. Az általános gyakorlat szerint ilyenkor a rendezvény végén, távozáskor nyújtják át az ajándékot.
Anyagi vonzatok
Persze az ajándékozásnál sem szabad megfeledkezni a cég anyagi helyzetéről, és a megajándékozni kívánt partnerek anyagi helyzetét sem árt átgondolni. A szóróajándékok esetében a helyzet könnyebb, hiszen azoknál a személyesség is kevésbé érvényesül. Célszerű a cégen belül felmérni először az igényeket. Viszonylag egyszerűen végig lehet kérdezni a szóba jöhető munkatársakat, hogy ők hány partnerüknek szeretnének ajándékot küldeni. Az igényeket figyelembe véve, és természetesen, ha kell, felülbírálva lehet megrendelni az ajándéktárgyakat. Ott, ahol erre van pénz, nem árt korábban elkezdeni a készülődést, és a megrendelésnél arra is figyelemmel lenni, hogy a cég egy-egy üzleti tárgyalás során még az év közben is jó hasznát veheti a megmaradt év végi, karácsonyi ajándéktárgyaknak.
A személyesebb ajándékoknál egyedileg kell átgondolni
a helyzetet. Amennyiben csak a cég első emberei élnek a lehetőséggel, akkor ez nem okoz problémát, de ha a vállalkozás felépítése olyan – például nagyvállalatoknál -, akkor tanácsos külön keretet meghatározni a vezetőknek e célra. A beszerzésnél azonban itt is lehet központi segítséget adni, ami költség- és munkamegtakarítással is járhat.
Reprezentáció vagy reklám
Nem könnyű megítélni, hogy a cégek általában és összességében mennyit költenek ajándékozásra. Az adónyilvántartások adataiból mindössze annyi állapítható meg, hogy ma Magyarországon a kettős könyvvitelt vezető, több mint 100 ezer vállalkozás mintegy 10 százaléka kényszerül adóalapjának növelésére azért, mert árbevételének több mint 0,5 százalékát költötte reprezentációra. Az ajándékozásra fordított öszszegek pedig a reprezentációs költségek részét képezik. Az ilyen jellegű kiadások esetében a vásárolt termék áfa-tartalma nem igényelhető vissza. A túllépés igazán nem nevezhető soknak, mindössze 3 milliárd forint körül mozog.
Ugyanakkor a vállalkozások teljes éves árbevétele az idén talán a 20 ezer milliárd forintot is eléri, aminek alapján a költségként elszámolható reprezentáció értéke 100 milliárdos nagyságrendű.
Az ajándékozással mellesleg nem okozunk adózási problémát a megajándékozottnak, hiszen a személyijövedelemadó-törvény szerint az üzleti ajándékozás során kapott ajándék adómentes.
Az ajándékozásra fordított költségek természetesen mérsékelhetők akkor, ha a cég részben vagy egészben saját termékét tudja használni erre a célra. Az sem elképzelhetetlen, hogy az év végi ajándék (különösen a szóróajándék) költsége nem reprezentációs, hanem reklámkiadásként jelenik meg. Az adótörvények ugyanis pontosan meghatározzák az üzleti ajándék fogalmát, miközben hiányzik belőlük a reklám-, illetve a reklámcélú kiadások részletes leírása.
