Az új szabály hatálybalépése
Az új jogi szabályozás szerint a foglalkoztatónak korábban az illetékes megyei egészségbiztosítási szervhez tett bejelentése kerül át az APEH-hoz, mégpedig 2007. január 1-jével. Ez azt jelenti, hogy ettől az időponttól kezdve a megyei egészségbiztosító pénztárak már semmilyen foglalkoztatotti bejelentést nem fogadnak. Elvileg az új típusú bejelentési kötelezettség kizárólag a 2007. január 1-jén vagy ezt követően foglalkoztatottá váló biztosítottak tekintetében áll fenn, a változásbejelentési kötelezettség pedig a 2007. január 1. előtt az illetékes egészségbiztosítási pénztár felé bejelentett biztosítotti jogviszonyokban 2007. január 1-jét követően bekövetkezett változásokra terjed ki.
A gyakorlatban előfordul, hogy a foglalkoztató a bejelentési, változásbejelentési kötelezettségének korábban nem tett eleget, és ezt most – a bejelentésre vonatkozó határidőn túl – szeretné megtenni. Miután ebben az adózó nem akadályozható meg – legfeljebb a határidő csúszása miatt mulasztási bírság vethető ki rá -, ezért ettől az évtől kezdve minden, biztosítottakkal kapcsolatos bejelentést, változtatást az APEH-nál kell intézni.
Fontos hangsúlyozni, hogy az állami adóhatóság csak az egészségbiztosítási igazgatási szerv "adatbegyűjtési" feladatát vette át. Tehát a bejelentés megtételével, annak ellenőrzésével kapcsolatos feladatok és információk a megyei egészségbiztosítási pénztáraknál találhatók.
A korábbi EMMA-val kapcsolatos bejelentések, javítások sem tartoznak az APEH feladatkörébe, így az ezzel kapcsolatos pótbejelentésre, hibajavításra már nincs lehetőség.
Említettük, hogy az APEH-hoz az ebben az évben keletkező biztosítotti jogviszonyok adatait, illetve az ekkortól változó adatokat kell bejelenteni. Ebből a szabályból az is következik, hogy az állami adóhatósághoz nem kerülnek át a korábbi években tett bejelentések, változásbejelentések, a "múltra" vonatkozó adatok kizárólag az egészségbiztosítási igazgatási szervnél találhatók meg. Így például, ha valaki a korábbi években helyezkedett el, és a jövőben nyugdíjba vonulásáig a biztosítotti állapotában semmilyen változás nem történik, akkor rá vonatkozó adat az APEH-nál soha nem fog megjelenni.
Bejelentési határidők
A biztosítás kezdetének bejelentése
A biztosítás kezdetére vonatkozó adatokat a biztosítási jogviszony első napját megelőzően, de legkésőbb a biztosítási jogviszony első napján, a foglalkoztatás megkezdése előtt kell bejelenteni. Álláskeresési támogatás esetén a támogatást megállapító határozat jogerőre emelkedését követően 10 nap áll rendelkezésre, illetőleg, ha a biztosítás elbírálására utólag kerül sor, akkor legkésőbb a biztosítási kötelezettség megállapítását követő napon kell a bejelentést teljesíteni.
A biztosítási jogviszony megszűnésének bejelentése
A jogviszony megszűnését, a szünetelés kezdetét és befejezését a biztosítás megszűnését követően folyósított ellátás kezdő és befejező időpontját közvetlenül követő 8 napon belül kell bejelenteni az állami adóhatóság felé.
Változásbejelentés
A bejelentett adatokban bekövetkezett változásról – a változásbejelentés általános szabályai szerint – a változást követő 15 napon belül kell értesíteni az APEH-ot.
Mindenkit érintő szabály, hogy megszűnt az a lehetőség, hogy az egészségbiztosítási igazgatási szerv, vagy esetleg az APEH regionális igazgatóságának vezetője a bejelentési kötelezettség teljesítésére vonatkozó törvényi szabályozástól eltérő időpontokat engedélyezzen.
A bejelentésre kötelezettek
A biztosítotti bejelentést a kincstári körbe, valamint a helyi önkormányzatok nettó finanszírozása, továbbá a központosított illetményszámfejtésről szóló külön jogszabály hatálya alá tartozó munkáltatóknak és kifizetőknek az államháztartási törvény és a végrehajtására kiadott rendeletekben meghatározottak szerint kell teljesíteni.
A 217/1998 (XII. 30.) kormányrendelet tavaly év végi módosítása alapján a biztosítotti bejelentést főszabály szerint a munkáltatók, kifizetők saját maguk teljesítik, ez alól a helyi önkormányzatok nettó finanszírozása hatálya alá tartozó, a központosított illetményszámfejtés rendszerét igénylő helyi önkormányzat, többcélú kistérségi társulás és a felügyeletük alá tartozó költségvetési szervek kivételek. Esetükben ugyanis a bejelentési feladatokat a Magyar Államkincstár látja el, ehhez az említett költségvetési szerveknek adatszolgáltatást kell teljesíteniük az Államkincstárnak.
Bejelentendő adatok, adatátadás
A bejelentési kötelezettséget a munkáltatónak és a kifizetőnek kell teljesítenie, ideértve a kiegészítő tevékenységet folytatónak nem minősülő egyéni vállalkozót és a biztosított mezőgazdasági őstermelőt is. A bejelentendő adatok kiterjednek egyrészt a bejelentő azonosító adataira (adószám, adóazonosító szám, név, elnevezés, székhely), valamint a biztosítottra vonatkozó adatokra, így a magánszemély személyi adataira, állampolgárságára, adóazonosító jelére, a biztosítási jogviszony kezdetére, kódjára, megszűnésére, a biztosítás szünetelésének időtartamára, a heti munkaidőre, a munkakörre, FEOR-számra, valamint – magán-nyugdíjpénztári tagság esetén – a pénztár nevére, azonosítójára.
Ezeket az adatokat az APEH-nak soron kívül fel kell dolgoznia, és haladéktalanul továbbítania kell elektronikus dokumentum formájában az egészségbiztosítás nyilvántartása részére. Az állami adóhatóság a bejelentett adatok közül a bejelentő azonosítására szolgáló adatokat, a biztosított személyi adatait, a biztosítási jogviszony kezdetét, kódját, megszűnését, a biztosítás szünetelésének időtartamát, a heti munkaidőt és a FEOR-számot a munkaügyi hatóságnak is haladéktalanul továbbítja. Az egészségbiztosítási és a munkaügyi nyilvántartás felé a haladéktalan továbbítás egyszerre, on-line módon, folyamatos adattovábbítással valósul meg. Ebből következik, hogy ha valaki korábban az egyik szervhez teljesítette a bejelentést, a másikhoz azonban nem, akkor nincs arra lehetőség, hogy most a hiányzót pótolja.
Ahhoz, hogy az adatkapcsolat korrekt legyen, az adózás rendjéről szóló törvény – átmeneti jelleggel – a bejelentendő adatok között a taj-számot is előírja. Ennek az az oka, hogy a biztosított adatait az ezt kezelő szervek taj-szám alapján tartották nyilván, az adóazonosító számot nem használják. Az adatkezelési szabályok betartása érdekében azonban a taj-számot az APEH továbbra sem kezeli, nem tartja nyilván, pusztán az adatkapcsolat kialakításához használhatja fel.
Elektronikus és papír alapú bejelentés
A foglalkoztatottak bejelentésére, változásbejelentésére az adóhatóság a 07T1041. számú adatlapot rendszeresítette. A bejelentést főszabály szerint elektronikusan kell megtenni az ügyfélkapun keresztül, de lehetőség van a papír alapú benyújtásra is. Ez akkor fordulhat elő például, ha az adózó az első munkavállalóját foglalkoztatja, vagy maga a cég most alakul, és a tagok bejelentésére kerül sor.
A nyomtatvány egy főlapból és a hozzá kapcsolódó 13. számú pótlapból áll, amelyen a biztosított magánszemélyekre vonatkozó adatok közölhetők. A főlap a bejelentő adatait tartalmazza, amelyhez legfeljebb 9999 darab pótlapot lehet kapcsolni. Ha a kifizetőnek ennél több biztosítottra vonatkozó bejelentési kötelezettsége van, akkor kénytelen új főlapot kitölteni. Amennyiben egy munkavállalóra több különböző időpontú adatot, változást kell bejelenteni, akkor több pótlapot kell kitölteni, ugyanis egy pótlapon csak egy hatálydátumhoz kapcsolódó adatok szerepelhetnek. Amikor egy már benyújtott nyomtatvány a feldolgozás során hibásnak bizonyul, akkor – az erről szóló értesítés alapján – a javítást is ezen a nyomtatványon kell teljesíteni. Nincs külön nyomtatvány sem a helyesbített adatok, sem a változások bejelentésére.
A bejelentőnyomtatvány javítása
A nyomtatvány hibajavítására akkor kerülhet sor, ha a feldolgozás során a hivatal veszi észre a tévedést. A szabályozás sajátosságából adódóan azonban a hiba javítása során is sajátos eljárást kell folytatni.
Ismeretes, hogy az adóhatóság a hozzá érkező adatok feldolgozásakor a bejelentések (bevallások) helyességét, összefüggési hibáit ellenőrzi és az adózó bevonásával javítja, javíttatja. Említettük azt is, hogy az APEH csak az új bejelentésekről, illetve az ezekben bekövetkező változásokról rendelkezik teljeskörűen adatokkal, a korábbi időszakra vonatkozó bejelentésekről pedig nem. Ezért előfordulhat, hogy ha az adózó most változásbejelentést teljesít, és a hiba a korábbi bejelentéssel függ össze, akkor ezt a feldolgozás során nem lehet kiszűrni. Vagy gondoljuk arra, hogy az APEH a taj-számot adatvédelmi okokból nem kezelheti, ezért a bejelentés során feltüntetett azonosító számok helyességét sem képes ellenőrizni. Ebből következik az a sajátságos helyzet, hogy egy bejelentés hibás voltáról az állami adóhatóság, az egészségbiztosítási igazgatási szerv, illetve a munkaügyi hatóság is értesítést küldhet. Szerencsére addig, amíg az APEH által felfedezett hibát nem javítják, a többi szerv nem jelezhet hibát, hiszen csak ellenőrzött és javított adatokat lehet továbbítani, így mindhárom hatóság egyszerre nem kérhet hibajavítást.
Ahhoz, hogy a javított adatokat kezelni lehessen, a nyomtatvány főlapján fel kell tüntetni a hibajavításra felszólító szerv levelének iktatószámát. Ha a főlap a hibás, akkor annak helyes kitöltése mellett újra meg kell adni a bejelenteni kívánt biztosítottakra vonatkozó adatokat is. Ezt követően mind a főlapot, mind a pótlapokat ismételten el kell juttatni az állami adóhatósághoz. A címzett akkor is az APEH, ha a hibát az egészségbiztosítási vagy a munkaügyi hatóság észlelte. Amennyiben valamelyik pótlap hibás, a főlapot ismételten ki kell tölteni, de kizárólag csak azokat a pótlapokat kell ismételten hozzákapcsolni, amelyek a hibás adatokat tartalmazták.
A bejelentés típusai
A bejelentésnek négy típusa fordulhat elő: a változás, a helyesbítés, a törlés és természetesen az új bejelentés. Ez utóbbit az új biztosítási jogviszony keletkezése esetén kell alkalmazni, ilyenkor a nyomtatványon csak a "B" oszlopban szerepelhetnek adatok. Amennyiben a helyesbítés, változtatás vagy törlés bejelentése 2007. január 1-je előtt bejelentett adatra vonatkozik, akkor ezt külön jelölni kell a nyomtatványon.
Változás
Változás a bejelentés típusa, ha a már korábban létrejött és bejelentett jogviszonyban következik be változás. Ezt a típust kell választani abban az esetben is, ha egyszerre több biztosítási jogviszonyban áll a magánszemély a kifizetővel, munkáltatóval, és valamelyik jogviszonyának megszűnését kívánják bejelenteni, vagy ha például a heti munkaórák száma változik meg.
Sem a biztosítási jogviszony végét, sem a biztosítás szüneteltetésének kezdetét és végét nem lehet változásként bejelenteni. Változás esetén először a biztosított és az érintett jogviszony azonosításához szükséges rovatokat kell kitölteni, majd ezt követően a "B" oszlopban lehet megjelölni azokat az adatokat, amelyek megváltoztak. Így a nyilvántartásban változatlanul szerepelnek majd azok az adatok, amelyek mellett nem szerepel módosított adat, míg a "B" oszlopban feltüntetett adatok a megjelölt hatálydátummal fognak megváltozni. Fontos, hogy egy pótlapon egy magánszemélyre akkor jelölhető több változás, ha ezek hatálybalépésének dátuma megegyezik. Ha a változások több különböző hatállyal lépnek életbe, akkor ugyanarra a biztosítottra több pótlapot kell kitölteni.
Helyesbítés
Ha az adózó maga jön rá, hogy valamelyik korábbi bejelentése téves adatot tartalmazott, akkor a bejelentést helyesbítenie kell. Csak helyesbíteni lehet a biztosítási jogviszony végére, valamint a biztosítás szüneteltetésének kezdetére és végére vonatkozó adatokat. A kitöltés során figyelni kell arra, hogy a korábbi adatok oszlopban minden adatot szerepeltetni kell, míg a "B" oszlopban a módosított adatok mellett minden korábban bejelentett és nem helyesített adatot is fel kell tüntetni. A helyesbítés hatására ugyanis a tévesen bejelentett adatok felülíródnak a helyesbítésként bejelentett adatoknak megfelelően, míg a csak a korábbi adatok oszlopban feltüntetett adatok visszamenőleges hatállyal törlődnek a nyilvántartásból, hiszen nincs milyen adatra kijavítani.
Törlés
Amennyiben a bejelentett biztosítási jogviszony nem jött létre, akkor a bejelentés törlése típust kell alkalmazni. Ebben az esetben a korábbi adatok oszlopában kell feltüntetni a törölni kívánt jogviszony azonosításához szükséges adatokat, a "B" oszlopban nem szabad adatot szerepeltetni. Törlés jelölésekor az adott jogviszonyhoz tartozó valamennyi bejelentés visszamenőleg törlésre kerül, függetlenül attól, hogy az eredeti, változás vagy helyesbített bejelentéstípus volt.
Szankciók, bírság
A bejelentési kötelezettség elmulasztását az adózás rendjéről szóló törvény magánszemély – ideértve az egyéni vállalkozót is – esetében 100 ezer, más adózó esetében 200 ezer forint bírsággal engedi büntetni. Ennél szigorúbb a foglalkoztatót terhelő bejelentési kötelezettség elmulasztásának szankciója, ilyenkor ugyanis a már említett 100-200 ezer forintos tételt annyival lehet megszorozni, ahány magánszemélyre vonatkozóan mulasztott az adózó. Bírsággal sújtható az is, ha az adózó be nem jelentett alkalmazottat foglalkoztat, sőt a mulasztási bírság kiszabása mellett az adóköteles tevékenység célját szolgáló helyiséget le is lehet zárni, illetve a tevékenység gyakorlását meghatározott időtartamra fel is lehet függeszteni.
De nem pusztán a szankciók elkerülése érdekében kell a bejelentési kötelezettséget korrekt módon teljesíteni, hanem azért is, mert rövid időn belül a nyilvántartott adatok elérhetők lesznek az orvosok, gyógyszertárak számára, ahol a szolgáltatás teljesítése előtt kötelező lesz a biztosítási jogviszony meglétét vizsgálni. Amennyiben a magánszemélyre vonatkozóan nincsenek adatok bejelentve, akkor - meghatározott türelmi idő után – az orvosi ellátást ki kell fizetni, és nem lehet támogatással gyógyszert sem vásárolni.
