Az irodákról nyerhető kép rendkívül színes, általánosítani nem lehet. Miközben a nagyvárosokban sorra épülnek a hivalkodó üvegpaloták, nem egy kisvállalkozó adminisztrációjának a családi ebédlő a színhelye. Országszerte él a múlt és fel-feltűnik a jövő. Az egyik Budapest környéki árnyékolástechnikai kisüzem például a 60-as évekbeli, ütött-kopott épületekben gyártja világszínvonalú termékeit, s a csarnokoknak megfelelőek az irodák is. Frankfurti kirendeltségének helyiségei azonban már minden igényt kielégítenek.
Adminisztráció a konyhaasztalon
Kiss Zoltán, a Miskolci Ipartestület ügyvezetője a 80-as évek elejétől, még a KIOSZ-időkből ismeri a város és Borsod-Abaúj-Zemplén megye iparosainak az életét, így megbízható rátekintése van a mintegy tízezernyi "mikrovállalkozóra". Rájuk bizonyosan nem jellemző az irodák kultusza – mondja.
Persze különbséget lehet és kell tenni a különböző csoportok között. Egy könyvelő – például – nyilvánvalóan irodában dolgozik – ki modernebb, ki kevésbé korszerű feltételek között -, a fodrásznak viszont nem az iroda a legfőbb gondja. Atermékgyártóknál is fellelhetők a különbségek. Azok például, akik több alkalmazottat foglalkoztatnak, már nem a műhely sarkában vagy a konyhaasztalon bonyolítják le a szükséges adminisztrációt.
A Miskolci Ipartestület a város centrumában szolgáltatóházat, közismert nevén IPOSZ-házat működtet, s az összesen mintegy kétezer négyzetméteren számos mikrovállalkozó bérel helyiséget az érdekképviselettől. A bérlők a legkülönbözőbb módon rendezték, rendezik be azokat. Van, amely nem hagy nyomot a látogatóban, a másik pedig olyan, hogy az ember a legszívesebben ott élné le az életét. Egyvalamiben azonban közösek: csaknem mindegyikben megtalálható a számítógép, többnyire a fő helyen, és a legtöbbjük igénybe veszi a ház által kínált szélessávú internetet is.
Ez nem véletlen, az ipartestület ugyanis számos más program mellett rendszeresen szervez bentlakásos vagy kihelyezett számítógépes tanfolyamokat: és nemcsak az utóbbi évtizedekben vállalkozóvá vált fiatalabbaknak vagy középkorúaknak, hanem az effajta dolgoktól gyakran idegenkedő idősebbeknek is. Mert ők sem szabadulhatnak a mindegyre növekvő adminisztrációs terhektől, amelyekkel mindenkinek meg kell birkózni.
A szabályokat követve
Tapasztalatok szerint az észak-magyarországi iparosok, vállalkozók a beruházásaik során elsődlegesen a termelést közvetlenül szolgáló helyiségek, termelőeszközök fejlesztését helyezik előtérbe, az irodák csak ezután következnek. Az összkép azonban vegyes.
Van olyan kisüzem, ahol a munkások nagyon korszerű szerszámgépeken, szinte patika tisztaságú körülmények között készítik – bedolgozva egy külföldi gyárnak – a kamionalkatrészeket, és ezzel összhangban van az iroda arculata is. Ellenpélda is akad, ám nem a tőke- és anyaghiánnyal küszködő idősebb "vidéki" kisiparosok köréből, hanem az elesettnek éppen nem mondható olasz vállalkozó személyében, aki csak az alkalmazottai és az érdekképviselet nyomására hajlott arra, hogy megfelelő fűtéssel és világítással lássa el az irodát.
Miskolcon a vállalkozók jobbára a maguk gyakorlati tapasztalataira alapozva és az iparos társaiknál látottakat követve-utánozva alakítják ki, rendezik be a helyiségeket, kulcsrakész tervező- és berendezőcégek egyelőre nem nagyon ostromolják a miskolciakat. Azonban a számítógépek elhelyezésénél a cégtulajdonosok és az alkalmazottak törekszenek az előírások, a "képernyős rendelet" betartására, és ma már a munkavédelmi kockázatelemzésekből sem igen maradnak ki az irodák.
Igaz, még a jövő zenéje, hogy a vidék kisiparosai mindannyian a kor igényei szerint foglalkozzanak az irodai munkahelyek szakszerű kialakításával, azonban már nem számít különcnek az IPOSZ-ház egyik hölgy dolgozója, aki napokig járta a várost, míg a neki megfelelő, állítható ülőlapú és háttámlájú guruló irodai székre rátalált.
Középpontban az ember
Dr. Plette Richárd, a Fodor József Országos Közegészségügyi Központ Országos Munkahigiénés és Foglalkozás-egészségügyi Intézetének munkalélektani osztályvezetője a Medicina kiadónál megjelent, A munkapszichológia gyakorlati kérdései című könyvében részletesen foglalkozik a modern irodák kialakításának követelményeivel. Megállapítja, hogy a korszerű irodatechnika meghatározó tényezője a számítógép és annak részegységei, illetve: napjaink irodai kialakításának középpontjában az ember áll.
Kutatások bizonyítják – állítja a szakember -, hogy ahol a munkafeltételek megteremtése során nem veszik figyelembe az egyén terhelhetőségét, ott hamar megjelennek az elfáradás, a stressz tünetei. A berendezéseknek – és ezzel együtt a munkafeladatok megszervezésének – azt kell szolgálniuk, hogy a dolgozó munkahelyi komfortja, megelégedettsége optimális legyen, hiszen így a legeredményesebb a munka, s a legkevesebb a megbetegedés, a telítettség miatt kieső idő és a hiba.
"Képernyős rendelet"
A szakember feladatai közé tartozik a "képernyős előírás", azaz az 50/1999. (XI.3.) EüM rendelet betartásának vizsgálata ergonómiai és munkalélektani szempontból.
E munka során a közelmúltban egy jó hírű, elismert nagyvállalatot keresett fel. Az igazgató büszkén mutatta, hogy az irodákban minden íróasztal az ablak előtt van elhelyezve – ahogy az a "nagy könyvben" meg van írva -; a helyiségekben legalább 500 lux a fényerősség, s a cégnél nagy gondot fordítanak munkatársaik egészségére, komfortérzetére, kényelmére.
Plette doktor, bár egy pillanatig sem vitatta a jó szándékot, mégsem tudta méltányolni az igyekezetet, ugyanis az irodákban számítógépek voltak elhelyezve, rossz fényviszonyok között. Közismert, hogy a képernyős munkahelyeken a szempanaszok legfőbb oka az erős kontraszt a külső – irodai – és a számítógépes fény között. Ilyenkor káprázik a szem – ami káros -, ezért a számítógépes helyiségben elégséges a gyengébb általános megvilágítás. Ha csak a monitorról dolgozunk, kevés fény is elég, hasonlóképpen a lakásunkhoz, amikor televíziót nézünk. A legtöbbször azonban a számítógép használata közben a gép mellett papírokat, táblázatokat is nézünk, olvasunk, ezek viszont megkívánják az erősebb helyi fényt, az íróasztallámpát is.
Egy másik alkalommal egy fényes, szó szerint fényárban úszó multinacionális céget keresett fel a szakember, és kora este lévén az irodákban azt tapasztalta, hogy a munkatársak a mennyezeti lámpákat lekapcsolták és az operátorok kizárólag a helyi fényforrás mellett dolgoztak. Ők sem kaptak csillagos ötöst, mert hiányzott a háttérvilágítás.
A kisebb vállalatoknál is inkább az a jellemző, hogy igyekeznek erős megvilágítást használni – mondja Plette doktor. Hibáznak ott is, ahol az ablakhoz húzzák a számítógépasztalt, hogy annak háttal ülve, a monitorra essen a fény. Ez a tükröződés árt a szemnek, miként a szembefény is. Mindebből az következik, hogy egészségügyi, ergonómiai szempontból leghelyesebb a számítógépet a természetes fénytől viszonylag távol, az ablakra merőlegesen elhelyezni. Lényeg, hogy elkerüljük a szem káprázását és a tükröződést is.
Európai ajánlás
A képernyős rendelet az Európai Gazdasági Közösség ajánlásain alapszik, és messzemenően figyelembe veszi a legfrissebb ergonómiai kutatások eredményeit. Számba veszi az eszközt, a környezetet és az emberre gyakorolt hatásokat, különös tekintettel mentális, fizikális és pszichés hatásaira. Fontos szempont az ember szeme és a képernyő síkja közötti távolság meghatározása. Ahhoz, hogy a szem – a korszerű monitoroknak köszönhetően – a jelenleg szokásos 50-70 centiméter távolságból tudja -megerőltetés nélkül – olvasni a képernyőn megjelenő jeleket, állítani kell a monitor és a szem távolságán a szék mozgatásával, gurításával, ezenkívül a szem esetleges hibáit korrigáló szemüvegre vagy szemüvegekre lehet szükség.
A képernyő különösen igénybe veszi a szemet, megköveteli ugyanis a hosszú ideig tartó koncentrálást, és ha nem sikerül a lehető legkedvezőbb pozíciót megtalálni, akkor jelentkezik a szem fáradása, kiszáradása és számos más panasz. Gyakori, hogy a számítógéppel dolgozók a drága kombinált szemüveg híján kényszerűségből egyszerre hármat is a kezük ügyében tartanak, egy rövidlátót, amellyel a beírandó szöveget olvassák a papírról, egy képernyőst, illetve egy távollátást és a térben való eligazodást szolgálót.
Gyakori viták tárgya, hogy a munkáltató e "bő választékból" adott esetben melyiket fizesse ki munkavállalója számára a rendelet előírásainak megfelelően, hiszen végeredményben mindhárom nélkülözhetetlen a képernyős munkához. Aproblémát sokszor úgy szokták áthidalni, hogy e célra egy nagyobb pénzösszeget utalnak ki és a munkavállalókra bízzák a továbbiakat.
A számítógép használatával kapcsolatban egy másik nagy csoportba a mozgásszervi panaszok tartoznak; ezek eredői leginkább a székek milyenségével és használatával hozhatók összefüggésbe. Az osztályvezető úgy véli: bízvást állítható, hogy a gurulós, az ülőlapot és a háttámlát több irányban egyaránt állítható irodai szék a XX. század második felének az egyik legjobb találmánya. Az első példányok a 60-as években jelentek meg Magyarországon és a számítógépekkel egy időben terjedtek el.
A számítógépasztalok általában 72 centiméter magasak, s ennek is jelentősége van. Ezekre helyezve a korszerű, 8-10 centiméteres saját talppal rendelkező monitorokat, megközelítően szemmagasságba kerül a képernyő, a fej természetes, "komfortos" helyzetet foglal el és így megelőzhetők a nyaki panaszok. Kezdetben számos ergonómiai probléma adódott abból, hogy a régi gépíróasztalokra, illetve a számítógépekre állították rá a monitorokat, s így a dolgozónak munka közben felfelé kellett tekintenie.
Ergonómiai kategóriák
Mischinger Gábor, a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem ergonómia és pszichológia tanszékének laborvezető mérnöke szerint ma az országban – függetlenül a cégek méretétől és tevékenységétől – a nagyon rossz és használhatatlan munkahelytől a tökéletesig minden megtalálható. A tanszék oktatói egyrészt hivatalból, másrészt informálisan sok irodába eljutnak, és tapasztalataik azt bizonyítják, hogy az átlagszínvonal meglehetősen alacsony.
Vannak cégek, amelyek tartós partneri kapcsolatot építettek ki a Műegyetemmel, például a Paksi Atomerőmű, a Matáv Rt., néhány más telefonszolgáltató, áramszolgáltató, a British American Tobacco, illetve több kis- és középvállalkozás: ezek igénylik és alkalmazzák az ergonómia legújabb vívmányait.
Az ergonómusok egy munkahely környezeti jellemzőit – függetlenül üzemi vagy irodai jellegétől – öt kategóriába sorolják. Ezek a munkatevékenység, a munkaeszközök (ergonómiai) minősége, a munkahely elrendezése, a fizikai, valamint a szociális környezet. Természetesen fontos szempontnak tekintik, hogy egy adott munkahelynek kik a használói, kik fordulnak meg ott, mert az ergonómia egyik alaptörvénye az emberi különbözőségek figyelembevétele.
Mischinger Gábor szerint az irodai munka meglehetősen sokrétű, ezért meg kell határozni a konkrét tevékenységeket, és azokhoz kell hozzárendelni az eszközöket. Utóbbiak kínálata rendkívül gazdag, azonban áruk és minőségűk nagyon eltérő, beszerzésük tehát nem lehet véletlenszerű, s nem nélkülözhet bizonyos szakismeretet. Nem árt, ha az, akit a feladattal megbíznak, bizonyos kompetenciákkal rendelkezik.
"Közeledő" munkahelyek
Napjainkban közeledik egymáshoz az ipari és az irodai munkahely. A laborvezető mérnök szerint régen az úgynevezett leíró irodák kivételével a hivatalokban jószerével ismeretlen volt a teljesítménykövetelmény. Manapság, ha sokszor áttételesen is, mindinkább megkövetelik ezt és megvannak az ellenőrzés eszközei is. Az egyik telefontársaság tudakozójában például az operátoroknak átlagosan húsz másodperc alatt kell teljesíteniük az ügyfelek kéréseit, kell válaszolniuk a kérdésekre. És megfelelnek a szigorú követelménynek! Igaz, elöljáróik megteremtették hozzá a feltételeket.
Az egyetemi oktató szerint az eddigiekből talán az is érthető, hogy miért ellenzi a berendezett irodák bérlését. Napjaink felelős munkáltatója ugyanis az irodát saját profilja, saját tevékenysége szerint rendezi vagy rendezteti be. Akész "office" ugyanis a legtöbbször nem illeszkedik pontosan a végzett tevékenységhez, s nem veszi figyelembe például a számítógépes és a hagyományos papírmunka arányát, azt, hogy mekkora az ügyfélforgalom, vagy hogy mennyi időt töltenek a dolgozók a munkahelyen.
Az ergonómia követelményeinek megfelelő irodáknál fontos követelmény a berendezés és a munkaeszközök helyes elrendezése, s itt is számos, első látásra talán jelentéktelen apróságra kell ügyelni. Lényeges követelmény például, hogy a nagyobb erőkifejtést követelő, a körülményesebben és a gyakran használt eszközöket magunkhoz közel, karnyújtásnyira helyezzük el. Ne fajuljon tornamutatvánnyá az irodai tevékenység – hangsúlyozza a szakember. Arészletek jelentőségét jól bizonyítja a "képernyős rendelet", amely a számítógépre vonatkozóan csak általános javaslatokat ad, az értelmezés és a megvalósítás a munkáltató lelkiismeretességén múlik.
Klimatikus viszonyok
Az irodai világításra, a helyiség klímájára, a zajra vonatkozóan egyaránt léteznek előírások, szabványok. A világítás kapcsán a szakemberek tágabban értelmezve a vizuális környezetről szoktak beszélni, amelybe beletartozik a többi között a fal, a bútorok színe, illetve a színeknek a padlótól a menynyezet irányába történő "kivilágosodása".
Mischinger Gábor szerint külön szót érdemel a világítás, mert Magyarországon, a mi égövünk alatt nagy az évszakonkénti eltérés és a napi munkaidő alatt szinte óráról órára változik a természetes fény. A verőfényes reggeli, délelőtti napfénytől a decemberi, délután négy órai teljes sötétségig, illetve az 1500-2000 luxtól a 0-ig minden előfordul. Ezt a változatosságot mesterséges, általános és helyi világítással, valamint árnyékolással lehet és kell kompenzálni.
Az irodai dolgozók körében örök vitatéma a munkahely klímája, az emberek hőérzete ugyanis rendkívüli mértékben eltér egymástól. Az egyiknek melege van, a másik fázik. A légkondicionáló berendezés újabb alapot ad a vitákhoz. Alaborvezető mérnök találkozott olyan irodai dolgozóval a nyári kánikulában, aki a klimatizált irodában pulóverét a fejére csavarva dolgozott, mert az íróasztala éppen a légbefúvó alá esett.
Az irodáknak, mint tulajdonképpen minden munkahelynek, az emberek természetes szociális igényeit is ki kell elégíteniük. Az otthonos légkörnek – egy szál virágnak az asztalon, egy családi fotónak a naptár mellett, egy grafikának a falon – önmagán túlmutató jelentősége van. Lehetőséget kell teremteni a munkatársaknak rövid személyes beszélgetéseik lebonyolítására, egy kávé elfogyasztására, a rendszeres néhány perces kikapcsolódásra is – ez utóbbi különben a képernyős rendelet előírásai között is szerepel.
Több tényezőtől függ tehát – hangsúlyozza a szakember -, hogy adott munkahelyen miként alakul – immáron átvitt értelemben is – a mikroklíma, a munkahelyi légkör. Hiszen ez emberi vonatkozásain túl termelési, gazdasági tényező is.
