Szoftver- és hardverpiac

z információtechnológia (IT) eszközeivel megoldandó feladatok a kezdetektől léteztek a vállalatoknál. Az adatok tervszerű begyűjtését, feldolgozását, a döntés-előkészítés felgyorsítását a technika fejlődésével párhuzamosan a vállalatvezetés megváltozott szemlélete is erősítette. Alkalmazkodni kívánnak a megváltozott piaci viszonyokhoz, gyorsabban, hamarabb lépni, mint a versenytársak, ehhez viszont a jó döntéshez szükséges adatok birtokában kell lenniük. Megfelelő háttérrel ebben lehet segítségükre a vállalati információs rendszer. A döntések meghozatalára képes vezetők, a megfelelően rendszerezett információk és a jól összeválogatott IT-eszközök együtt alkalmasak arra, hogy a vállalkozás üzletmenetét alapvetően megváltoztassák, modernizálják.

A vállalati információs rendszerek története alig néhány évtizedes, de a mai lehetőségei alapján elmondható, hogy a cégek működését alapjaiban módosította. A kezdetekben az adatfeldolgozás folyamatát segítette, majd a vezetők számára nyújtott információkat, később már a vállalati döntéseket forradalmasította, míg manapság a stratégiai döntések meghozatalához nyújt hatékony segítséget. Közben részelemei szintén alapjaiban formálták át a vállalati részlegek munkafolyamatait, a termelésszervezéstől az irodaautomatizáláson át a humán, illetve a munkaügyi területekig, de az ügyfélkapcsolat rendszere is teljesen új alapokon áll.

Az informatikai fejlesztések nagy körültekintést, alapos megfontolást igényelnek. Amikor a vállalatvezetésben megérik a döntés, hogy a termelési, értékesítési, szolgáltatási, irodai stb. folyamatokat az informatika eszközeivel modernizálni szeretné, még nagyon messze áll attól, hogy ezek meg is valósuljanak. Az előkészítés időszaka és módszerei meghatározóak lesznek a későbbieket tekintve. Az átállásban mindenkinek részt kell vennie, nem lehet – a döntést kivéve – csak néhány ember, vezető ügye. Ahhoz túl drágák ezek a megoldások, hogy később ismerethiány vagy ellenállás miatt kihasználatlanul álljanak. Legrosszabb esetben nemhogy javulást eredményezne, de a szervezet teljes bénulását okozhatja az IT-rendszerek hibás, hozzá nem értő működtetése.

Minden pénzbe kerül

A bevezetést hosszas tervezés, felmérés, modellezés előzi meg, s az így kialakított munkamenet a későbbi próbák, majd az "éles" gyakorlat során válik véglegessé. Ama ismert üzleti megoldások szinte minden vállalati feladat támogatására képesek. A gyártási folyamatok éppúgy könnyebbé tehetők az informatika eszközeivel, mint a beszállítói ütemezés, vagy bármilyen termeléssel kapcsolatos tervezés. Ma az úgynevezett integrált erőforrás-tervező információs rendszereknek (ERP) van nagy keletjük, különösen, hogy a nagyvállalatokra kitalált rendszerek mellett megjelentek a közepes és kis cégek által is jól használható változatok. Ezek közé tartoznak a jól ismert márkanevű termékek, mint az SAP, Infosys, Baan, Scala, illetve a kis cégeknek is ajánlható Axapta, Exact, de rajtuk kívül több tucat ERP-rendszert kínálnak a fejlesztő cégek. Az ERP-rendszerek sajátossága, hogy bennük a vállalat szinte minden munkafolyamatának informatizálására található a megoldás gyártástervezéstől az értékesítésig, illetve a pénzügyi rendezésig, azaz integrálja a folyamatokat és az információkat, közös vállalati adatbázis jön létre.

Szolgáltató cégek szoftverei

Más fajtájú informatikai támogatást várnak a szolgáltató cégek, amelyek alapvetően az ügyfelekkel kapcsolatos adatbázisaikban található adatokból indulnak ki. Külön kasztot képeznek az úgynevezett ügyviteli programok, amelyek segítségével egy-egy részfolyamatot magas szinten képesek működtetni a vállalatok. Hasonlóan külön programcsoportok készültek az ügyfélkapcsolatok kezelésére (CRM), valamint az üzletiintelligencia-alkalmazásokra. Ez utóbbi része a vezetői információs, valamint a döntéstámogató rendszer, amelyek alapját az úgynevezett adattárházak (data warehouse) jelentik. E döntéstámogató munkához többek között az SAS Institute, az Oracle, a Megatrend, az SAP kínál megoldásokat. Ezen a szinten már komoly vállalati erőforrások igényeltetnek, s általában csak nagy szolgáltatók, illetve államigazgatási cégek alkalmazzák, mint például a telekommunikáció cégei, vagy az APEH.

A vállalati információs rendszerek kiválasztása a tapasztalatok szerint az egyik legnehezebb feladvány a cégek számára. Ugyanis a döntés legtöbbször olyan vezető kezében van, aki nem szakértője a területnek, csupán bemutatók alapján, felszínesen ismeri a szoftver, illetve a hardver működését. Szakemberek ajánlása szerint legjobb, ha hozzáértő csapatot bíz meg a projekt levezénylésével, s magának csak néhány területen tart fenn döntési jogot. A hiányosan telepített, kellő támogatás nélkül üzemeltetett rendszerek hamar megbosszulják a rosszul értelmezett takarékosságot.

Erőforrás-kihelyezés

Mind gyakoribb jelenség, hogy egy-egy cég nem maga, hanem egy erre szakosodott céggel végeztet bizonyos, a vállalat alaptevékenységén kívüli feladatokat. Ezek közé tartozhat számos ügyviteli tevékenység, de akár a teljes informatikai rendszer működtetése is. Sok cég így a legkorszerűbb berendezéseket használhatja IT-feladataira, miközben nem kell megvásárolnia a drága berendezéseket, s nem is foglalkoztat ilyen végzettségű szakembereket, hiszen a szolgáltató vállalkozás elvégzi helyette. A döntést – mint e területen más esetben is – alapos mérlegelésnek kell megelőznie, hiszen az anyagi előnyökön kívül figyelembe kell venni, hogy bizalmi viszony, alapos egymásrautaltság alakul ki, amely vélhetően hosszabb időre szól.

Szoftverbevezetés oktatással

A vállalatvezetők takarékoskodásának egyik megnyilvánulása, hogy az integrált ügyviteli rendszereket a telepítést és beüzemelést követően úgymond "önerőből" kívánják működtetni. Az eredmény attól függ, hogy milyen a szakembergárda hozzáértése, illetve mennyire bonyolult a rendszer. A szakember által végzett bevezetés, az oktatás kispórolása a költségvetésből azonban a legtöbbször visszaüt, s nem várt károkat okoz a magabiztos felhasználónak. A Revolution Software legalábbis erre a következtetésre jutott az ügyfélkörében szerzett tapasztalatok alapján. Mint tanulmányukban összegzik: 2003-ban ügyfeleik csaknem fele (49 százalék) nem vásárolt semmilyen oktatást, feltételezhetően máshol sincs ez másképp. Bár ez az előző évekhez képest 10-15 százalékos javulás, mégis igen magas aránynak tekinthető. A licencköltség 15-25 százalékát kitevő oktatási költségért minden felhasználó maximális kiképzést kaphatna, s a rendszer hibamentesen üzemelhetne.

A tapasztalatok szerint a kezdeti beruházást elmulasztó cégek előbb-utóbb rákényszerülnek a "továbbképzésre". Az ügyviteli rendszerek számos funkcióját üzemeltetni kell, hogy az adatok bevitele, a számítások, az egymásra épülő feladatok elvégzése hibátlan legyen. Apénzügyi és a főkönyvi modul közötti egyszerű adateltérés okának kiderítése akár fél napot is igénybe vehet, az esetleges sorozatos rossz adatbevitel viszszafejtése pedig már napokba kerülhet. Bár tudvalevő, hogy az integrált rendszerek eladóinak érdeke az oktatás, a takarékos vállalkozások ennek ellenére biztonságuk érdekében nem tekinthetnek el tőle.