A projektkészítést is tanulni kell

Bár az utóbbi időben megsokasodott az uniós források elnyerését segítő felkészítő kurzusok száma, a tapasztalatok mégis azt jelzik, hogy a pályázók nem tudják, mivel jár a pályázatírási kultúraváltás – mondja Szedlárné Gáll Ibolya minősített tanácsadó, az Emberi Erőforrás-gazdálkodási Tanácsadók Országos Szövetségének (EETOSZ) elnöke. Sajnos, a megfelelő felkészültség hiánya miatt jó néhányan képtelenek hibátlan beadványokat készíteni. Ennek sok oka van, mások mellett gondot okoz, hogy az internetről letölthető formanyomtatványok, illetve az útmutatók helyenként pontatlanok, ráadásul terjedelmesek és körülményesek.

Előtérben a versenyképesség

A Nemzeti Fejlesztési Hivatalban arra hívják fel a figyelmet, hogy a projekt megtervezésére, illetve az előkészületekre kellő időt kell fordítani, s nem szabad a beadás előtt egy-két héttel "összecsapni" a pályázatot. Számítani kell arra is, hogy a beadványhoz mellékelendő dokumentumok (igazolások, tanulmányok, engedélyek) elkészítési, beszerzési ideje elhúzódhat. Márpedig a megfelelő igazolások hiányában még egy tökéletesen elkészített projekt sem juthat el a szerződéskötés fázisába. Ugyancsak fontos tudnivaló, hogy a Nemzeti Fejlesztési Hivatal keretében támogatott pályázatokat nem szükséges az Európai Bizottsággal – Brüsszelben – jóváhagyatni, ezzel kapcsolatban még mindig tapasztalható félreértés.

A magyar vállalkozások számára több mint harmincféle uniós pályázati lehetőség kínálkozik arra, hogy pénzforráshoz jussanak. A projektek – mások mellett – érinthetik a gazdaság, az emberierőforrás-fejlesztés, a népegészségügy, a szociálpolitika és a környezetvédelem különféle területeit, de szó lehet kutatás- és technológiafejlesztésről is. A kis- és középvállalkozások (kkv) elsősorban a gazdasági versenyképesség javítására pályázhatnak jó eséllyel, de képzési célú támogatásokat is kérhetnek az emberierőforrás-fejlesztési programok keretében.

Szedlárné Gáll Ibolya szerint a pályázás során különösen a kis- és középvállalkozások vannak kedvezőtlen helyzetben, mert nehezen áll össze több vállalkozás egy közös cél érdekében. Ráadásul heterogén szervezetekről van szó, mivel különféle termékeket gyártanak, s egymástól eltérő szolgáltatásokat kínálnak. Nehéz összeegyeztetni céljaikat, s közösen igényelni az EU-s forrásokat.

Tervezett költségek

Szerencsésebb helyzetben vannak a nagyobb vállalatok, amelyek konzorciumot alkotva nyújtják be pályázataikat. Ezt teszik a különféle civil szervezetek, egyetemek, önkormányzatok is. E társulások akár 100-400 millió forint összegű támogatás elnyerésére is esélyesek. Ezzel szemben a kisebb cégeknek a pályázat megírása is gondot okoz, ezért gyakran profi pályázatíróhoz kénytelenek fordulni, ami viszont nem olcsó mulatság. Arról nem is beszélve, hogy aránylag kevés az igazán felkészült pályázatíró, aki nemcsak a formanyomtatványt tölti ki helyesen, hanem naprakész, egyéb ismeretanyaggal is rendelkezik.

A pályázónak mindenképpen magas szintű számítástechnikai ismeretek birtokában kell lennie, mivel a beadványt on-line formában kell elkészíteni. Ugyanakkor elengedhetetlen az angol nyelv ismerete, miként szükség van olyan szakemberre is, aki a projekt megvalósításához szükséges költségeket megtervezi. Igazán jó uniós pályázatot csak képesítéssel lehet megírni, de Magyarországon jelenleg legfeljebb tíz olyan akkreditált képzés zajlik, amely valóban azt nyújtja, amire szükség van. A képzés 1-5 napig tarthat, az ára pedig 29 ezertől 147 ezer forintig terjedhet.

Csíkos Péter András, a Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara (BKIK) által március óta működtetett pályázati információs központ vezetője arra hívja fel a figyelmet, hogy a központ nemcsak pályázatírással, hanem tanácsadással is foglalkozik. A hozzájuk forduló ügyfeleknek megkeresik és ajánlják például azokat a pályázatokat, amelyek számukra sikerrel kecsegtetnek. De ha ez nem lehetséges, akkor a banki hiteligénylés lehetőségeiről adnak tanácsokat.

Formai hibák

A központ vezetője szerint a pályázatok legalább 50 százaléka formai okok miatt hibás. Csíkos Péter András ugyanakkor úgy látja: a kiírások helyenként nem igazán jók, félreérthetőek és pontatlanok. Ráadásul nem mindig azon célokat támogatják, amelyek pedig arra érdemesek lennének. Ezért – mondja a központ vezetője – mind a kamaráknak, mind az egyéb szakmai érdek-képviseleti szervezeteknek azért kellene "lobbizniuk", hogy olyan kiírások szülessenek, amelyek valóban a vállalkozók tömegeinek szólnak.

A központ szolgáltatása iránt aránylag nagy az érdeklődés, naponta többen is felkeresik az irodát. Az érdeklődők között vannak kamarai tagok, de szívesen fogadják a kamarai tagsággal nem rendelkező vállalkozókat is. A pályázat megírása jóval kevesebbe kerül, mintha a piacon fellelhető más pályázatíróval készíttetnék el a beadványt. Utóbbiak a pályázati összeg akár 10-20 százalékát is elkérhetik, ami Csíkos András Péter szerint horribilis összeg – "kész sarlatánság" -, s gyakorlatilag nem finanszírozható a pályázatból. A központ munkatársai a kamarai tagoknak kedvezményesen, a nem tagoknak pedig általában a pályázati összeg 3 százalékáért készítik el az anyagot. A tarifa azonban sok mindentől függ, például attól, hogy a pályázat megírásakor mennyit kell költeni külső szakértőkre.

A Nemzeti Fejlesztési Hivatalban arra hívták fel a figyelmet, hogy a pályázatokat az egyes közreműködő szervezetekhez kell benyújtani. A felhívások és az ezekhez kapcsolódó útmutatók a közreműködő szervezetek és az irányító hatóságok honlapjairól tölthetők le. (www.gkm.hu; www.rop.hu; www.hefop.hu).

A kis- és középvállalkozások egyebek mellett a következő témákban pályázhatnak:

– műszaki-technikai háttér fejlesztése;

– korszerű menedzsmentrendszerek és technikák támogatása;

– együttműködő vállalkozások közös célú beruházásainak segítése;

– vállalati innováció támogatása;

– üzleti partnerek közötti e-kapcsolat fejlesztése;

– szélessávú internet-infrastruktúra kiépítése;

– turisztikai fogadóképesség javítása; turisztikai vonzerők fejlesztése.

A támogatás mértéke általában az elszámolható költségek 50 százaléka, de bizonyos esetekben lehet ennél kevesebb vagy több is (például használt eszközök beszerzése esetén 30 százalék, általános képzéskor 60 százalék). A támogatási összegek pályázati kiírásonként és a projekt jellegétől függően változnak.

Segítség nélkül

A kis- és középvállalkozásoktól jellemzően nem várják el, hogy háttértanulmányokat készítsenek. Általában a pályázat külső segítség nélkül is elkészíthető, bár alapos munkát és odafigyelést igényel. A munka megkezdése előtt érdemes az összes útmutatót gondosan áttanulmányozni. Fontos, hogy a pályázat megvalósítása hozzájáruljon a megfogalmazott célok eléréséhez.

A projektek gyakorlatilag az üzleti terven alapulnak, s a pályázat is akkor készíthető el a legegyszerűbben, ha a vállalkozó előbb üzleti tervet készít. Fontos, hogy az aspiráns a saját tevékenysége tényleges továbbfejlesztését szolgáló életképes tervet készítsen, és ezt hangolja össze a támogatási program céljaival. Azok a projektek, amelyek elkészítői a működésükhöz szeretnének többletforrást szerezni – miközben a célokat és a valódi fejlesztési szükségleteket figyelmen kívül hagyják – nem lehetnek sikeresek.

A támogatási program és a pályázat céljainak bemutatása a beadvány fontos elemét alkotja. Ez tükrözi a kiíró számára, hogy a pályázat a program céljainak megvalósításához hogyan járul hozzá. A projekt megvalósításába adott esetben partnereket is kötelező vagy célszerű bevonni: velük már a tervezés fázisában egyeztetni kell, akárcsak a projekt által érintett társadalmi csoportok képviselőivel. Utóbbi azonban inkább a nagyobb projektek esetében lényeges, ilyenkor ugyanis az egyeztetés nemcsak előfeltétel, hanem megkönnyíti a projekt elfogadottságát, végrehajtását is.

A projekt tervezése során érdemes gondosan tanulmányozni a mellékelt értékelési szempontokat – adott esetben az értékelési táblázatot -, amelyek információt adnak a mérlegelés hangsúlyos elemeiről.

A beadvány tartalmi részének megtervezése mellett hasonlóan jelentős figyelmet igényel a projektmenedzsment, illetve pénzügyek megtervezése is, tapasztalatok szerint ugyanis az elfogadott programok a projektmenedzsment hiányos előkészítettsége miatt buknak meg a legnagyobb arányban. Fontos szempont tehát a megvalósítást szavatoló humán erőforrás számbavétele, a megfelelő tartalékidőket is figyelembe vevő reális ütemezés, valamint a cash-flow gondos megtervezése és a kifizetések várható időpontjainak figyelembevétele. Szintén lényeges szempont a megalapozott becsléseken alapuló, számszakilag korrekt pénzügyi terv; a projektdokumentáció és a könyvelés pontos vezetése, illetve a felelősségi körök és a munkamegosztás világos tisztázása.

Támogatási szerződés

A pályázat elkészítésekor önrészt is biztosítani kell, melynek hiánya esetén például banki hitel szükséges. Ennek törlesztését, a kölcsönök díját, kamatát szintén figyelembe kell venni a pénzügyek tervezésekor még akkor is, ha az ilyen jellegű díjak nem elszámolható kiadások, de ettől még a pályázót terhelik. Fontos felhívni a figyelmet arra is, hogy január elsejétől új közbeszerzési törvény van érvényben, amelynek rendelkezései az uniós támogatást igénybe vevő vállalkozásokra is alkalmazandóak. A közbeszerzési törvény a korábbihoz képest jelentősen bonyolultabb, értékhatártól függően sokféle eljárástípust tartalmaz, tehát a procedúra alapos előkészítést igényel. A közbeszerzés az ütemezésben is rendkívül fontos tényező.

A támogatási szerződés letölthető a pályázati felhívást tartalmazó honlapról, érdemes tehát áttanulmányozni, hogy a forrás igénylője várhatóan tudja-e majd teljesíteni a feltételeket. A szerződés többek között tartalmazza a biztosítékokat, a projekt számszerűsített céljait és a költség ütemezését – a beadott formanyomtatvány alapján. Mivel ezek a számszerűsített célok a projekt előrehaladásának, illetve teljesülésének mérőeszközei, fontos, hogy megalapozott számításokon alapuljanak.

Szedlárné Gáll Ibolya szerint Magyarországon a szemlélettel van gond, mivel a vállalkozók sokszor csupán pénzt akarnak szerezni, s ehhez keresnek pályázatot. Az EU országaiban ugyanakkor fordított a helyzet: előbb születik meg az ötlet – például az üzlet speciális fejlesztésére -, s csak utána keresnek ehhez pályázati lehetőséget. A jelentkezőnek arra is figyelnie kell, hogy ne vállaljon többet, mint amennyit bír. A túlvállalást könnyen észreveszi a zsűri. Érdemes megszívlelni a tanácsot, hogy a projektteam vezetője szakmailag kompetens személy legyen.

Kifizetési "menetrend"

A Nemzeti Fejlesztési Hivatal szakemberei szerint a pályázat elkészítésének ára jelentős mértékben függ a projekttől. Kis- és középvállalkozások esetében a formanyomtatvány és a mellékletek öszszeállításához, valamint az egyéb ügyintézéshez szükséges munkabért, valamint az eljárási díjakat kell kifizetni. Amennyiben a pályázó valamilyen kapcsolódó tanulmányt nem saját maga készít el, akkor ennek is van költségvonzata. Bizonyos időráfordítással, az útmutatók segítségével a kisebb projektek nagyobb költség nélkül elkészíthetők. A pályázatok bonyolultságát nem szabad alábecsülni, de misztifikálni sem érdemes az ezzel kapcsolatos nehézségeket. Néhány tanácsadó irreálisan magas díjat kér a pályázat eredményétől függetlenül – ez pedig inkább csak újabb teher a pályázónak, és nem igazi segítség.

Szedlárné úgy véli, hogy a pályázatírásban, a projekt kidolgozásában a felkészült tanácsadók jelentős segítséget nyújthatnak a pályázónak. Különösen azok, akik egy-egy szakterület kiváló ismerői, s multikulturális tudással rendelkeznek. A piacon lévő cégek a pályázat megírásáért többnyire a pályázati öszszeg 10-30 százalékát szokták elkérni, ami igen borsos ár.

A projektek lebonyolításával és ellenőrzésével kapcsolatban érdemes megjegyezni, hogy az a projekttervben, illetve a támogatási szerződésben leírtak szerint zajlik. Az úgynevezett előrehaladási jelentést háromhavonta kell benyújtani, kivéve ha a projekt időtartama nem haladja meg a hat hónapot (ekkor csak egy jelentést kell beadni). A kifizetési kérelmeket – amelyeket minden esetben teljeskörűen ellenőriznek az erre jogosult szervek – az előrehaladási jelentéssel együtt kell beküldeni.

A kifizetések jóváhagyása az erre vonatkozó kérelemben szereplő számlák, vagy egyéb dokumentumok és a szakmai előrehaladást bemutató jelentés alapján zajlik. A közreműködő szervezet ez utóbbi, illetve a projektet lezáró jelentésben foglaltak alapján helyszíni látogatást szervezhet az ellenőrzésre. A vizsgálódásra – a pályázatban leírt célok áttekintésére – a támogatási szerződés megkötését megelőzően is sor kerülhet. Utóbbi eset általában a nagyobb összegű vagy a nem világos információt tartalmazó projekteknél szokott előfordulni.