A személyügyi szoftverek, illetve a személyügyi informatika fogalma többrétegű: az úgynevezett funkcionális réteg (sokak számára ez az egyetlen lehetséges értelmezés) a szűken vett bér- és munkaügyi adminisztratív feladatok számítógépre vitelét jelenti, az outsourcing típusú értelmezés az előbbi megoldás kihelyezett változata. A túlsó véglet pedig az összes HR-feladatkör – ideértve a szervezetfejlesztést és a toborzást is – informatikai támogatása, vagy inkább kiszolgálása. Molnár György, az IBM Business Services HR-specialistája szerint a szemlélet mindinkább az utóbbi értelmezés felé tolódik el – erre utal például, hogy a 100 legnagyobb magyarországi vállalatnak legalább a 75 százaléka használ már valamilyen integrált HR-rendszert.
Alkalmazásszolgáltatás
Akik még nem rendelkeznek ilyesmivel – s ez a megállapítás a vállalati rangsor alsóbb szféráira is igaz – racionális okokból szintén igényelnék már egy hasonló rendszer bevezetését, ám úgy érzik, hogy a beszerzést egyelőre nem tudnák finanszírozni. Őket vették, vagy inkább veszik célba az ASP (Application Service Provision – alkalmazásszolgáltatás biztosítása) szolgáltatók. A vállalati ügyfélkör számára az ASP-szolgáltatók az interneten keresztül teszik elérhetővé a vállalatirányítási, döntéstámogatási és irodai alkalmazásokat, amelyekért havonta felhasználónként fizetik a bérleti díjat. Ilyenkor sem hardver-, sem szoftver-, sem pedig rendszerbevezetési költségek nem terhelik a megrendelőt, ráadásul folyamatos rendszertámogatási és upgrade-szolgáltatási költségek sincsenek. Ezen üzleti törekvések mögött az az egyszerű filozófia húzódik meg, hogy az ügyfélnek tulajdonképpen nem számítógépekre és programokra van szüksége, hanem megoldásokra, függetlenül attól, hogy az ahhoz kellő hardver- és szoftverállomány hol van (és kié). Elegendő tehát az informatikai hátteret a szükséges mértékben és időre, azaz on demand "bérbe venni", nem kell több nagyságrenddel nagyobb forrásokat lekötni.
Ocskay Szilárd, az egyik humánügyviteli szolgáltató, a Nexon Kft. ügyvezetője szerint a tevékenységek teljes kiszervezése és a munkaügyet teljes egészében belső hatáskörbe soroló filozófia között az arany középút a célravezető. Bizonyos cégméret felett nem gazdaságos önálló szervezetet, munkakört fenntartani a toborzási feladatokra, ugyanakkor az sem engedhető meg, hogy a munkatárs-kiválasztást a vállalat ugyanúgy kezelje, mint a külső vállalkozóra bízott takarítást vagy ebédszállítást. A látszólag ellentmondásos szempontok között nem könnyű megtalálni az egyensúlyt. A Nexon Kft. és a Karrier Online szakmai portál az idén januárban együttműködési megállapodást írt alá, amelynek keretében havi díjas, bérleti konstrukcióban nyújtanak integrált toborzási és (intranetes) HR-portál szolgáltatási megoldást. A kombinált szolgáltatás – az előbbi paradoxont áthidalandó – biztosítja a folyamatos kommunikációt a szolgáltatást igénybe vevő HR-adminisztráció és a HR-szolgáltató között, gyors és pontos információkkal látja el az álláshirdető vállalatok menedzsereit és a pályázókat. Emellett egyfajta önkiszolgáló, azaz a dolgozók számára is nyitott rendszert valósít meg, amelyben a munkavállalók részt vesznek saját adataik kezelésében. A rendszer legnagyobb előnye azonban mégiscsak az, hogy jelentősen csökkenti a toborzás hirdetési, valamint adminisztrációs folyamatának idejét és költségeit, és a HR-technológiai beruházásaira fordított összegeket is.
Mire képes az informatika?
A rövid elméleti, jelentéstani bevezető után nézzük most, mire képes az informatika a személyügyekben, azaz milyen szolgáltatásokat nyújtanak a HR-gazdálkodási rendszerek.
Elsőként természetesen a klasszikus munkaügyről szólunk. Ide alapvetően a munkatársak törzsadatainak rögzítése és kezelése tartozik, lehetőség szerint egyszerűsítve és magas fokon automatizálva. A tárolt adatok rendezését, a sokoldalú lekérdezéseket a rendszer maximálisan támogatja, ilyenformán sem kézzelfogható aktákra, sem a papírok keresgélésére, böngészésére nincs szükség.
A következő szolgáltatási terület a bérszámfejtés, amiről annyit mindenképpen érdemes megjegyezni, hogy a munkaügyi funkciók közül elsőként került a számítógépek hatáskörébe. Egy korszerű mai rendszer egyszerű törzsadat-karbantartás és a fontos változók (például távollétek, kiküldetések) rögzítése mellett gyakorlatilag gombnyomásra, automatikusan elvégzi magát a bérszámfejtést, s ugyanilyen minimális energiabefektetés kell a belső, illetve a hatóságoknak, hivataloknak történő külső adatszolgáltatáshoz.
Egy komplex rendszer természetesen a szervezeti menedzsment (vagyis a szervezetistruktúra-fejlesztés, illetve a szervezetmodellezés) feladatait, a teljesítménymenedzsmentet (a személyre szabott elvárások és azok teljesülésének nyilvántartását), valamint a jövedelemmenedzsment teendőit (a teljesítmény, a jövedelmek és a költségkeretek összehangolását) is magára vállalja. Ezen túlmenően támogatja és egyszerűsíti a toborzást – mindenekelőtt a megüresedő pozíciók betöltését, az igények és az ajánlatok összevetését -, valamint az oktatási és képzési teendőket is.
A piac szereplői
A magyar "HR-szoftverpiac" nagy részén három nemzetközi cég osztozik. Közülük – 50 százalék fölötti részesedéssel – a legnagyobb az SAP, majd az Oracle következik. A harmadik hely az előzőeknél lényegesen kisebb PeopleSoft-é – ez utóbbi cég főként annak köszönheti a jelenlétét, hogy néhány amerikai nagyvállalat (például a Pfizer) itteni leánycégei a vállalati előírások miatt nálunk is a megszokott partner megszokott termékét kívánják használni. A nagyok megrendelői természetesen főképp a nagyvállalati körből kerülnek ki, ahol már egyetlen megrendelés is komoly bevételi forrást jelent. Például az SAP-becslések szerint valamivel több mint 50 rendszer bevezetésével érte el az egyértelmű piacvezető pozíciót.
A kis- és középvállalkozások – amennyiben egyáltalán érdeklődnek a személyügyi informatika iránt – elsősorban a nem integrált, önálló és jelentős részben magyar fejlesztésű személyügyi programcsomagokat igénylik. E téren az ismertebb szállítók közé tartozik a Human Systems Informatika Kft., a Nexon, a bér- és munkaügy területén aktív L-Soft, a tb-programoktól startoló VT-Soft (ez utóbbi Opus-Human néven a magyar jogszabályi környezethez maximálisan alkalmazkodó, integrált humánpolitikai rendszert is kifejlesztett a Daten-Kontor Trade Kft.-vel együttműködve).
A rendszerépítés fázisai
A HR-rendszerek bevezetése általában szerves fejlődés eredménye: vagy az integrált vállalatirányítás "terjed ki" erre a területre, vagy pedig ott kerül rá sor, ahol a bérszámfejtés, a munkaügyi nyilvántartás és a KSH-adatszolgáltatás számítógépesítése után rájönnek: ezen az úton még tovább is lehet menni. Természetesen előfordul, hogy a további funkciókat – mint az oktatásszervezés, toborzás, személyügyi költségtervezés, karriertervezés és -menedzselés – is számítógépes támogatással végezték már korábban is, ám ezek a funkciónként önálló, általában Excel-alapú, nagy élőmunka-igényű programocskák legfeljebb csak a számsorok összeadása, illetve az adatlapok töltögetése alól mentesítik a munkaügyeseket, nem jelentenek új minőséget a személyügyi szervezésben. Az integrált rendszerek legnagyobb előnye éppen az, hogy egyetlen adatbázisra építik rá az összes funkciót, ami már valóban lényegesen leegyszerűsíti és hatékonnyá teszi a nyilvántartást, illetve a lekérdezést.
Hiba lenne azonban azt gondolni, hogy az integrált személyügyi rendszerek bevezetése már a végső fokozat – állítja Molnár György. Magyarázata szerint ebben a fázisban az adott vállalat HR-szervezete még mindig csupán egy adminisztratív egység – holott az új informatikai megoldások révén akár a cég stratégiáját támogató szervezetté is válhatna (sok esetben válik is). Ennek a lényegi átalakulásnak az eszköze az úgynevezett SSC-k (shared service center) kialakítása. A stratégiatámogató HR-rendszer három "blokkból", azaz elemből áll: az egyik maga az ügyfél (például egy állásajánlatra jelentkező pályázó), a másik az előbb említett center, a harmadik pedig a vállalat HR-szervezete, amely ebben a felállásban egyúttal tanácsadó szervezet is (a tanácsadás egyetlen kérdéskörre korlátozódik: milyen képzések, programok, személyügyi szervezési lépések kellenek ahhoz, hogy a cégstratégiát végre lehessen hajtani).
Az SSC működhet akár a cégen kívül is (ez a tevékenység tehát kiszervezhető). A központ két részből áll, ami egyúttal kétféle kommunikációs csatornát is jelent: szükség van egy hagyományos call centerre, más szóval telefonos ügyfélszolgálatra, valamint egy "dolgozói portálra", amely a munkaerő találkozási pontja a HR-szervezettel. (Hogy ez valóban inkább a közeljövő, mint a jelen, azt jól érzékelteti az a tény, hogy Magyarországon egyelőre még nincs ilyen jól működő belső munkaügyi portál, bár annak egyes részfunkciói már megjelentek a vállalati intraneteken.) A tapasztalatok szerint ez a két egység a dolgozói megkeresések 90 százalékát "lefedi", ami igen nagyfokú tehermentesítést jelenthet a személyügyi részleg számára. A háttérben természetesen egy integrált informatikai rendszer működik: dokumentummenedzsment, illetve optikai archiválás, ami az írott dokumentumok – például munkaszerződések, tanulmányi szerződések – bevitelét egyszerűsíti. A dolgozói portál a rendszeresen visszatérő, ismétlődő folyamatok lerövidítését segíti. Például ha valaki a dolgozók közül tanulmányi segélyt akar igényelni, a portálon megtudja, milyen dokumentumokat kell kitöltenie, azokat hova kell küldenie (sőt, esetleg elektronikus úton a kitöltést is meg tudja oldani). Aláírásigényes papírok esetén is van megoldás: ilyenkor a dokumentum letölthető, kinyomtatható, és aláírás után kézbesítéssel jut a célba (de még mindig gyorsabban, mintha már a megfelelő dokumentumok beszerzése is hosszas utánjárást igényelt volna).
Ez a megoldás racionális megfontolásokból Magyarországon is terjedőben van: a Matávnál például bérkifizetési jegyzéket nem nyomtatnak, ahhoz a dolgozók az intraneten férnek hozzá, s onnan akár ki is printelhetik maguknak, és hasonló megoldást választottak az IBM-nél is.
A menedzsment számára a rendszer a megtakarítási lehetőségek mellett azzal teszi a legnagyobb szolgálatot, hogy újfajta szemléletmód kialakítására ösztönöz: a vezetői szemléletet az adminisztratív irányról elmozdítja stratégiai irányba. Emellett az integrált HR-rendszerek révén a vezető egy szinte korlátlanul sokoldalúan használható, széles lekérdezési lehetőséget biztosító adatbázishoz jut, amely konkrét kérdésre konkrét válaszokat ad.
Adatbiztonsági kérdések
A személyügyi adatkezelés új megoldásai természetesen kérdéseket is felvetnek, mindenekelőtt az adatbiztonság tekintetében. Gondoljunk csupán arra, hogy a világcégek alkalmazottai elvileg a világ bármely részén bevethetők, HR-szervezet viszont esetleg csak a regionális vagy a globális cégközpontban van, a munkaügyi adatoknak tehát egységesen hozzáférhetőeknek kell lenniük. Az azonban minden ilyen rendszernél magától értetődő adottság, hogy a "hozzáférhetőség" nem "publikusságot" jelent, azaz nem bárki, hanem csupán a beavatottak tudnak hozzájutni a külvilág elől védett adatokhoz.
Vessünk most egy pillantást a rendszerekre a "páciensek", vagyis a foglalkoztatottak szemszögéből. Mivel ők is a felhasználók közé tartoznak, fontos, hogy – bár nem specialisták – használni tudják a nekik szánt szolgáltatásokat. Itt, vagyis a HR-szolgáltatásmenedzsment területén már valóban nagyok a különbségek az egyes vállalatok között: valójában a vállalati háttér és (főleg) a cégkultúra dönti el, hogy a rendszer bevezetésénél milyen megoldást választanak. Az alapvető döntési szempont, hogy a dolgozók ismerik-e a számítógépet (illetve van-e hozzáférésük). Nemleges válasz esetén sem kell azonban lemondani a dolgozói portálszisztéma kialakításáról: ilyenkor megfelelő sűrűséggel terminálokat (újabb keletű szakszóval kioszkokat) állítanak fel a vállalat területén, s ezeknél az egyszerűen használható, aktív képernyős eszközöknél a dolgozók saját vállalati kártyájukkal belépve könnyen hozzáférhetnek az őket érintő információkhoz, illetve dokumentumokhoz.
Az "önmagában álló" – tehát nem egy átfogó vállalatirányítási rendszerhez tartozó – személyügyi informatikai háttér nem jellemző, mégpedig főként anyagi okok miatt. Mivel drága beruházást igénylő rendszerekről van szó, a relatíve nagy ráfordítás csak akkor válik rentábilissá, ha minél több funkciót sikerül az új szerzeményre ruházni. Önmagában a bérszámfejtés egyszerűbbé tétele érdekében beszerzett személyügyi szoftver sosem lesz kifizetődő. A költségek elsősorban a rendszer jellegétől és a vállalat nagyságától függenek, általánosságban azonban annyi elmondható, hogy a bevezetés, a tanácsadás, a szoftverlicenc és az esetleges hardverbővítés százmilliós nagyságrendű kiadással jár. (Ha ettől a megrendelő igyekszik eltekinteni, és inkább az alkalmazásszolgáltatást választja, akkor "per fő" árakon, fix havi díjért is beszerezheti a személyügyi informatikai hátteret, azaz nagyjából havonta 200-400 dollárt kell kifizetnie felhasználónként.)
Maga a rendszerbevezetés embert próbáló, több hónapig tartó munka, ám utána rengeteg energia felszabadul. Olyannyira, hogy – amint ez a magyarországi tapasztalatokból is látszik – a cégek egy részénél a HR-részleg jelentős leépítésére kerül sor, míg mások a rendszer, illetve a munkaügyi stáb szabad kapacitásait úgy próbálják meg hasznosítani, hogy a rendszer beüzemelése után más vállalatok személyügyi "kiszolgálását" is bevállalják. A változások nagyságrendjéről mindent elárul néhány beszédes számadat: az IBM-nél világszinten 50 százalékos munkaügyiköltség-csökkenést értek el az integrált rendszer bevezetésével (miközben a személyügyi szervezet létszáma 65 százalékkal csökkent).
A fejlődés második szakaszaA magyarországi közepes és nagyvállalatok többsége most lép a human research (HR) tevékenységek informatikai támogatásának második szakaszába – derül ki a Hewitt Inside Consulting 2003 tavaszán lefolytatott kutatásából. "A jelentős adminisztrációval járó munkaügyi ügyvitel automatizálása után a vállalatok figyelme egyre inkább az egyes humánerőforrás-menedzsment folyamatokat támogató és azokat integráltan kezelő eszközök, megoldások felé fordul" – foglalta össze a humán informatika közeli jövőjét Török Tamás, a Hewitt HR Hatékonyság üzletágának vezetője. Hazai viszonylatban úttörőnek számít az a néhány cég, amelyik – hathatós anyavállalati támogatással – már a fejlődés harmadik üteménél, az önkiszolgáló, webalapú e-HR megoldások megvalósításánál tart. A többség 2005 utánra teszi a HR működés ez irányú átalakítását. A magyar vállalatok megközelítésmódját és lépéseit összevetve a nemzetközi uralkodó gyakorlatokkal, mind hasonlóságok, mind eltérések is megfigyelhetők. Közös vonás például, hogy amennyiben komplex informatikai megoldásról van szó, a vállalatok preferálják a piacról megvehető, standard funkcionalitású alkalmazásokat az egyéni igényekből kiinduló fejlesztéssel szemben. Szintén egybecseng a nemzetközi trenddel, hogy a humán informatikai beruházás megindításáról szóló döntés felelőssége és a költségek viselése nem kizárólag a humánerőforrás-területé: a döntést tipikusan az első számú vezető és a HR-vezető párosa hozza meg, a költségeket pedig részben az információtechnológiai (IT), vagy a vállalati központ viseli. Lényeges különbség ugyanakkor, hogy a magyar vállalatoknál a döntések mögötti tudatosság kevésbé érzékelhető. Csak néhány vállalat számolt be arról, hogy egy adott fejlesztés egyfajta humán informatikai stratégiába illeszkedett volna, illetve hogy előzetesen pénzügyi vagy a HR-szolgáltatás színvonalában mérhető megtérülési számításokat végzett, vagy utólag ilyen mutatókat figyelne. A projektek lebonyolításában is vannak különbségek, ugyanis a HR-esek inkább maguk végeznek el egy sor olyan feladatot, egyeztetést, melyet tőlünk nyugatabbra jellemzően közvetítő szerepet betöltő tanácsadókra bíznak. A HR-tevékenységek közül legelterjedtebben a kompenzáció/juttatás menedzsmentet, a képzési alrendszert és a toborzás/kiválasztást támogatja már valamilyen informatikai megoldás. Várható, hogy e témakörök mellé a jövőben felzárkózik a teljesítmény-, illetve a kompetencia- és karriermenedzsment is |
