A közigazgatási szerv mind az ügy érdemében, mind az eljárás során eldöntendő kérdésekben köteles határozatot hozni. Kivételes esetekben a hatóság hallgatása is határozatnak minősül, vagyis az ügyfél kérelmére indult eljárásban - jogszabályban meghatározott esetben - a kérelemnek helyt adó határozathoz fűződő jogkövetkezményeket kell alkalmazni akkor is, ha a közigazgatási szerv az előírt határidőn belül a kérelem teljesítését nem tagadta meg.

Forma és tartalom

A határozatnak tartalmaznia kell az eljáró közigazgatási szerv megnevezését, az ügyfél nevét és lakóhelyét (székhelyét), az ügy számát, tárgyának és ügyintézőjének megjelölését. Ez az úgynevezett fejrész.

A fejrészt követi a rendelkező rész, amely magában foglalja a közigazgatási szerv döntését. Ha a határozat kötelezést tartalmaz, a teljesítésre határidőt vagy határnapot kell megállapítani. A határozatban részletekben történő teljesítést is meg lehet állapítani.

A rendelkező részben tájékoztatja a hatóság az ügyfelet arról is, hogy a határozat ellen fellebbezésnek, illetve bírósági felülvizsgálatnak van helye. Ez az úgynevezett jogorvoslati záradék, ami akkor teljes, ha tartalmazza azt is, hogy a határozat ellen milyen határidőn belül, mely szervhez címezve lehet jogorvoslattal élni. Meg kell határozni a jogorvoslati határidő kezdőnapját is. A kérelemnek helyt adó első fokú határozatban a jogorvoslatról való tájékoztatás mellőzhető.

A hatóságot indokolási kötelezettség terheli, ezért a határozat külön részében, az indokolásban meg kell jelölnie a megállapított tényállást és az annak alapjául elfogadott bizonyítékokat; az ügyfél által felajánlott, de mellőzött bizonyítást és a mellőzés indokait. Itt kell megnevezni az eljárt szakhatóságokat és azokat a jogszabályokat, amelyek alapján a közigazgatási szerv a határozatot hozta. Gyakran előfordul, hogy a hatóság azzal intézi el az indokolást, hogy felsorolja azokat a jogszabályokat, amiken a határozat alapul. Mint látjuk, ez nem elegendő, ilyenkor az indokolás hiányos. Nem kell megindokolni ellenérdekű ügyfél hiányában a kérelemnek helyt adó első fokú határozatot. Mellőzhető továbbá az egyezséget tartalmazó vagy jóváhagyó határozat indokolása is.

A határozat végén meg kell jelölni a határozat hozatalának helyét és idejét, a keltezést követi a határozat aláírójának neve, hivatali beosztása és a közigazgatási szerv bélyegzőlenyomata.

A határozatot írásba kell foglalni. Ennek módja háromféle lehet: külön íven megszövegezés, jegyzőkönyvbe foglalás, vagy az ügyiratra feljegyzés. Külön íven kell megszövegezni a határozatot, ha azt kézbesítés útján közlik, vagy ha az ügyfél kérelmére a kihirdetett határozatot neki megküldik.

A jegyzőkönyvbe foglalt vagy az ügyiratra feljegyzett határozatban nem kell feltüntetni az eljáró közigazgatási szerv megnevezését, az ügyfél nevét és lakóhelyét (székhelyét), az ügy számát, tárgyának és ügyintézőjének megjelölését, a határozat hozatalának helyét és idejét, a határozat aláírójának nevét, hivatali beosztását és a közigazgatási szerv bélyegzőlenyomatát, ha azok az iratból kitűnnek.

A határozat közlése

A határozatot kézbesítés útján kell közölni, a jelen levő ügyféllel azonban - ha jogszabály nem zárja ki - kihirdetés útján is közölni lehet. A határozat kihirdetését jegyzőkönyvbe kell foglalni. A kihirdetett határozatot az ügyfélnek - ha kéri - nyolc napon belül meg kell küldeni.

Jogszabály lehetővé teheti, hogy a hatóság elektronikus dokumentumban kézbesítse a határozatot.

Ha jogszabály elrendeli, a közlés közszemlére (közhírré) tétellel történik. Közveszély, életveszély, jelentős vagy helyrehozhatatlan kár veszélye esetében a határozatot távközlési eszköz útján is közölni lehet. A közlés időpontját az iratra fel kell jegyezni.

Amennyiben az eljárásban szakhatóság is részt vett, a határozatot neki is meg kell küldeni.

A határozat közlésének napja az a nap, amelyen azt kézbesítették, kihirdették, a közszemlére tett iratot levették, illetőleg a határozatot távközlési eszköz útján közölték.

Javítás, kiegészítés

Név-, szám- vagy számítási hiba és más hasonló elírás esetén - a szükséghez képest az ügyfél meghallgatása után - a hatóság kijavíthatja vagy kicserélheti a határozatot.

A határozat kiegészítésének - hivatalból vagy az ügyfél kérelmére - akkor van helye, ha a közigazgatási szerv nem határozott az ügy érdeméhez tartozó kérdésben. A kiegészítés a határozat egyéb rendelkezéseit nem érintheti. Nincs helye a határozat kiegészítésének, ha ez jóhiszeműen szerzett és gyakorolt jogot sértene.

A kijavítást és a kiegészítést az alaphatározat eredeti példányára és lehetőleg kiadmányaira is fel kell jegyezni, és az alaphatározatra előírt módon közölni kell az ügyféllel.