A HR-tevékenység mérésének jelenleg több módja és szintje létezik. Tököli Zsolt, a Hewitt Inside Rt. tanácsadó cég szakmai igazgatója elmondta: e téren manapság paradigmaváltásnak lehetünk tanúi. Míg korábban a humán erővel kapcsolatos mérés és regisztráció a munkaidő vagy például a bérszámfejtés adminisztrációját jelentette, addig ma már tartalmi – a felső vezetés által megrendelt – méréseket végez a HR-osztály. Ez vonatkozhat például a fluktuációra, esetleg adott tréningek, illetve képzések költségvetésére.
A mérések következő szintje az üzleti döntéseket támogatja. Ebben az összefüggésben a humánerő-fejlesztés már a vállalati stratégia része és kiszolgálója, s nem pusztán költségtényező, hanem befektetés.
Összekapcsolt "szigetek"
Az egyszemélyes, illetve a kisvállalkozásoknál a HR mérése – miután a tudatos HR-munka is esetleges – ma még nem kellően működik. Ahol azonban 50, illetve ennél több dolgozót foglalkoztat a munkáltató, ott hosszú távon nem lehet közömbös, hogy milyen hatékonysággal tevékenykednek az emberek.
A mikro- és a kisvállalkozásoknál az egyszerű adatbázis-kezelő szoftverek használata, például az Excel a legelterjedtebb. A HR-es kollégák manuális módszerrel beviszik az adatokat (fizetés, juttatások, bérszámfejtés, munkaszerződések stb.), egy másik Excel modullal a kiválasztási eseményeket tartják nyilván, egy harmadikkal pedig a teljesítményértékelést stb. A következő szint azt jelenti, hogy a cégek – az intranethálózat segítségével – összekapcsolják a különálló szigeteket. Ezzel integrált rendszerek jönnek létre, amelyek a HR-tevékenység valamennyi szegmensét mérni tudják.
Magyarországon például a Synergon, a Cisco és a Nexon foglalkozik komplex, a HR mérésére alkalmas szoftverek fejlesztésével és értékesítésével, noha az Oracle-nak is létezik egy komplex HR-blokkja. A kis szoftverfejlesztő cégek azonban ritkán kínálnak integrált megoldásokat, inkább egyedi HR-feladatokat végeznek el.
Költségek és hozamok
A lehetőségek és a megoldások rendkívül sokfélék. Tököli Zsolt például a kiterjedt céghálózattal rendelkező Ciscót említette, amelynek – a komplex HR-mérésre alkalmas szoftverrendszereinek köszönhetően – mindössze négy humánerő-fejlesztéssel foglalkozó szakembere tevékenykedik egész Európában. Ha valakinek gondja van, vagy éppen dolgozni szeretne a cégnél, netán a juttatásai iránt érdeklődik, weboldalon jelentkezik, s a kérdés automatikusan eljut az illetékesekhez. E komplex rendszerek több tízmillió forintos beruházások, viszont egy nagyobb létszámú vállalkozásnál 5-10 éven belül megtérülnek.
A hazai tapasztalatok azt mutatják, hogy sok helyütt – elsősorban a magyar tulajdonú cégeknél – még mostohagyermeknek számít a HR hasznának nyomon követése. A multinacionális cégek hazai társaságainál, leányvállalatainál azonban bevált módszerként alkalmazzák, noha inkább a HR költségeit, mint a hozamait mérik.
Kevesebb adminisztráció
A tapasztalatok tanúsága szerint a magyar cégek többsége inkább "hősközpontú", azaz jobbára az alapító személyén, kapcsolatain, készségein múlik a vállalkozás sikere. Egyelőre kevés cég jut el a "folyamatközpontú" szerveződésig, amikor már az eredményesség nem a kulcsszemélyen múlik. Itt lenne nagy szerepe a méréseknek, amelyek megalapozhatják az üzleti döntéseket. Ugyanakkor éppen ez az átállás az egyik feltétele annak, hogy a humán mérés teret nyerjen. A szervezet fejlettségének ezen a szintjén a számítógépes támogatottság leveszi az emberek válláról az adminisztrációs terheket, s a munkatársak a – hozzáadott értéket teremtő – stratégiai feladatokra tudnak koncentrálni. A tapasztalatok szerint elsősorban a nagy létszámot foglalkoztató cégeknél – például a Molnál, a Matávnál, az OTP-nél – kifizetődő leginkább a HR-szoftverek üzembe helyezése.
A tanácsadó cégek behatóan foglalkoznak azzal, hogy a HR-tevékenység eredményességét miként lehetne minél hatékonyabban az üzleti siker szolgálatába állítani. E tekintetben például fontos kérdés, hogy az alkalmazotti elégedettség milyen kölcsönhatásban áll az adott cég piaci szereplésével, tőzsdei értékével, nyereségességével. Nyilvánvaló azonban: információtechnológiai háttér és hozzáértés nélkül komoly mérések nem végezhetők. Másfelől viszont a hazai vállalkozások többsége – egyelőre – nem jutott el odáig, hogy a humánerő-gazdálkodás mérése céljából szoftverekre költsön.
A Hewitt Associates-nél például a tanácsadóknak saját személyes weboldaluk van, amely révén – mondjuk a szabadság idejének regisztráltatása céljából – érintkezhetnek a HR-osztállyal. Tököli Zsolt szerint a fejlődés következő lépcsőfoka az lesz, amikor nemcsak a HR-vezető, hanem bárki, bármikor, bármilyen – természetesen a hatáskörébe utalt – információhoz hozzáférhet.
Modulos építkezés
A Nexon Kft.-nél Gál Eszter HR-üzletágvezető elmondta: az általuk forgalmazott HR-programcsomagot – a hazai jogszabályoknak és igényeknek megfelelően – a Best'HR német-amerikai szoftver alapján fejlesztették ki. Rendszerük öt különböző modulból épül fel, amelyek együttesen a humánerőforrás-gazdálkodás teljes területét lefedik, illetve külön-külön a toborzás, a személyzeti nyilvántartás, a képzés-fejlesztés, a szervezetiábra-készítés, valamint a karriertervezés támogatását szolgálják.
Mivel a humáninformációs rendszerek (HIR) iránt Magyarországon később született meg az igény, mint Nyugat-Európában, ezért a hazai piacon kínált HR-programok nagy része külföldi fejlesztésű szoftver, illetve e rendszerek magyar adaptációja. A felhasználók többsége pedig multinacionális cég.
Ez a Nexon Kft. gyakorlatában is így van, noha a HR-rendszerek iránti érdeklődés ma már egyre inkább élénkül a magyar tőkével működő cégek körében is. A partnereiknél végzett igényfelmérésből, illetve a beérkező megkeresésekből a Nexon Kft. számára is egyértelművé vált, hogy érdemes egy olyan informatikai megoldást kifejleszteni, amely a humán erőforrással kapcsolatos vállalati tevékenységet – a bérszámfejtésen túl is – támogatja.
A "toborzási modul" elsősorban a gyorsan fejlődő, illetve nagy fluktuációval működő vállalatokat segítheti a pályázók értékelésében, kiválasztásában vagy a levelezés lebonyolításában, adminisztrálásában. Ez a modul a HR-ellenőrzésben is támaszt jelent, hiszen – például – kimutatások készíthetők az egyes hirdetési médiumok költséghatékonyságáról is.
A nagy létszámú menedzsmenttel, vagy az ezres, esetleg az efölötti munkavállalói létszámmal működő cégek viszont a "karriertervezési modult" vásárolják, amely a munkakörre jellemző és a munkavállaló által birtokolt kompetenciák közötti eltérés mérésére, illetve az így azonosított különbségek mérséklésére szolgál. A rendszer az értékelések alapján jelzi, hogy miként lehet a kompetenciákat fejleszteni, s ezekre milyen képzések szolgálnak. A képzési és fejlesztési modullal viszont az mérhető, hogy mennyire eredményesek az oktató cégek, az oktatók, illetve maguk a képzés résztvevői.
A Nexon HR-rendszere – a Microsoft-alkalmazásokkal – integráltan működő, rugalmas egység. Mivel a rendszerbe történő belépés csak egyéni azonosító és jelszó segítségével lehetséges, így minden felhasználó csak a számára engedélyezett adatokat kezelheti. Ugyanakkor a rendszer könnyen testreszabható, és funkcióinak, illetve felületeinek nagy része egyedi módon kezelhető.
A Diageo Kft. (italmárkákat forgalmazó világcég) a közeljövőben kívánja bevezetni a HR hatékonyságmérésére alkalmas szoftvereket. Óhegyi Katalin HR-igazgató véleménye szerint a humánerőforrás-gazdálkodás területei – ezen belül a klasszikus bér- és munkaügyi folyamatok – egyre inkább differenciálódnak. A Diageónál a bérszámfejtést, a toborzási és a kiválasztási tevékenység java részét, illetve egyes képzéseket például erre szakosodott, külső cégek végzik. Szeretnének azonban üzembe állítani egy olyan HR-szoftvert, amellyel elemezhetik, hogy melyik toborzási forrás a leghatékonyabb, és – a vállalat prioritásai szerint – milyen feladatok megoldására kell koncentrálniuk.
A HR-tevékenységben – általában – azt vizsgálják, hogy az miként kapcsolódik az üzletmenethez és a stratégiához. Megbízhatóan mérhetők például, hogy mennyi pénz költhető tréningre, s ezek milyen hatékonyságúak, viszont az ebből adódó üzleti eredmény haszna nehezen kimutatható. A cégnél ugyanakkor elemzik azt is, hogy mennyibe kerül a munkaerő, s milyen eredményeket hozott a toborzás.
Egyéni teljesítmények
Természetesen az egyéni teljesítményeket is nyomon követik, s tájékoztatják a cég munkatársait arról, hogy kik azok, akik jól teljesítenek. A közelmúltban bevezetett – a szolgáltató központ teljesítménymérésére szolgáló – "balance-scorecard" HR-mérőszámokat is tartalmaz: például az alkalmazotti és a vevői elégedettséget, valamint a szakmai szempontok szerinti mutatókat.
A Diageo Kft.-nél jövőre 260-ra kívánják növelni a létszámot, ami egyben azt is jelenti, hogy ilyen nagyságrendű foglalkoztatás esetében már megéri szoftverrel támogatni a humánerőforrás-gazdálkodást. Nagy előrelépés, hogy a munkatársak helyett a számítógép vizsgálja át az adatbázist, és minimálisra csökkenthető a hiba lehetősége.
Természetesen többféle szempont motiválja a számítógépes szoftver üzembe állítását, nevezetesen: az üzleti és a szervezeti szintű HR-eredmény, a folyamat hatékonysága, illetve – a vevőszolgálati kompetencia esetében – a szükséges képzés költsége és ideje. Először a vevői véleményeket összegzik, valamint a belső kompetenciaértékeléseket mérik, de kíváncsiak arra is, hogy a havi tréningköltségvetés miként alakul.
A társaság azonban általában is tetemes összegeket fordít a HR-re. Az új szoftver üzembe állításával például – a hagyományos alkalmazotti adatbázis mellett – gyakorlatilag a cég fejlődését kívánják végigkövetni. A jövőben a standard folyamatokat, például a tehetséggondozást központosítják, igaz, ez még kísérleti szakaszban tart.
A HR-rendszerek működtetése azonban önmagában még nem jelent versenyelőnyt. Igazán akkor válik értékessé, ha a szakemberek az – informatikai fejlesztések nyomán felszabadult – idejüket olyan területekre összpontosíthatják, mint például a HR-tevékenység hozzáigazítása az üzleti stratégiához.
