Az outsourcing szolgáltatások piacát alapvetően három fő csoportba lehet sorolni: az információtechnológiai folyamatok, a vállalatirányítási rendszerek, valamint az üzleti folyamatok kihelyezése. A mindennapi élet természetesen sok egyéb lehetőséget is kínál, hiszen több helyütt elsősorban a humánerő-megtakarítás szempontjait veszik figyelembe. Így kerülnek a "képbe" például az őrző-védő szolgálatok.
Noha sokféle tevékenység kihelyezése jöhet szóba, azonban a tervezés – mint a vállalati tevékenység alapja – nem tartozik ezek közé. A tervkészítéshez szükséges elemzői, adatvételezési, számítási munkát viszont már gyakorta kiadják külső cégeknek. Nyilvánvalónak látszik: ha adott tevékenységhez a megfelelő apparátus és az infrastruktúra nem biztosítható, akkor a beruházás alternatívája az outsourcing.
Kockázatok elemzése
A vállalkozásoknál könnyen felmerülhet az outsourcing igénye, ám nyilvánvaló, hogy e lépés kockázatának elemzését el kell végezni. Nem biztos ugyanis, hogy a vállalat egy komolyabb tevékenységi kör kihelyezésének következményeit megfelelően fel tudja mérni. Ugyancsak nagy körültekintést igényel a pályázatok előkészítése is, s jóllehet a vállalkozás tisztában van saját igényeivel, a kihelyezéses megoldással való összevetés, az előzetes vizsgálat nehéz feladat.
A magyar piacon számos cég nyújt számviteli és pénzügyi outsourcing szolgáltatást. E szolgáltatások köre széles, különösen egy nagyobb apparátussal dolgozó szolgáltató esetében, hiszen világszínvonalú tudást halmoztak fel például a számvitel vagy az üzleti tervezés területén.
Az előkészítés szakaszában a vállalatoknak mindenekelőtt a munka minőségi kritériumait kell tisztázniuk a kiszemelt szolgáltatóval. Az outsourcing célja éppen az, hogy elkerülhetővé váljon a munka minőségi hullámzása, hiszen sok esetben az ezt kiváltó okok indítják el a kihelyezési szándékot.
Előfordulhat, hogy egy vállalat néhány fős könyvelési-számlázási csoportjától távozik a vezető és egy-két beosztott, s máris problémák jelentkeznek a munkavégzés során. Ez azonban kezelhető, hiszen a hazai outsourcingpiacon több olyan vállalkozás (szolgáltató) működik, amely rendelkezik gyakorlatilag "máról holnapra" hadra fogható emberekkel. Az egyik ilyen vállalat illetékese lapunknak elmondta: saját állományban mintegy húsz emberük foglalkoztatható ilyen munkák elvégzésére, ám e kapacitást fél év alatt a kétszeresére tudják fejleszteni.
Uniós mérce
A Rolla Rt. magyar középvállalat. Az információtechnológiai részlegük (IT) működtetésére – a SAP kulcsrakész szoftverszolgáltatását alkalmazva, beleértve a beszerzést és a logisztikát is – a kihelyezés eszközével éltek. A kiszolgáló szervert egy cég működteti, havidíjas alapon. Ugyanakkor a pénzügyi és a számviteli feladatokra meghívásos tenderen kerestek megoldást. A pályázati felhívás megfogalmazásában a már meglévő outsourcing kapcsolatuk tapasztalata segített.
Főkönyvelő, kontroller és treasurer kellett a cégnek, ám – bár hirdetésekkel keresték az alkalmas munkatársakat – nem sikerült megnyugtató megoldást találni. A cégnek ugyanis – kiterjedt külföldi kapcsolatai miatt – fontos elvárása volt, hogy a pénzügyi területeken zajló munka minden tekintetben megfeleljen az európai uniós elvárásoknak.
A kívánalmaknak megfelelő tudású szakembert főállásban hosszú távon, számára tartós kihívást jelentő munkával nem tudunk megbízni – mondja Szántó Lajos, a Rolla Rt. elnök-vezérigazgatója. Továbbá egy új munkatárs személyi és szakmai alkalmassága általában több hónap után derül ki. Ugyanakkor egy főállású kolléga alkalmazása mindig hordoz magában bizonytalanságot, hiszen nehezen tervezhető, hogy meddig életképes a kapcsolat. Ha pedig egy kiváló munkatárs elmegy a vállalattól, elviszi a tudást – jegyzi meg Szántó Lajos.
Jellemző közép- vagy inkább kisvállalati probléma, hogy miközben jó szakemberekre van szükség, e cégek zöme nem tudja, vagy nem akarja az illetőt teljes munkaidőben foglalkoztatni. E fenti elvárásoknak megfelelő szakemberek elsősorban a legnagyobb vállalatokat keresik, így az alkalmas szakembereket nehéz megtalálni. Ez a helyzet elvezet oda, hogy a vállalat kiszervezi az adott feladatot egy szolgáltatóhoz.
Csökkentett költségek
Tudni kell azonban, hogy bár a tevékenység elvégzése házon kívülre kerül, de aki az ügyben dönt, az nem. Minden feladat megoldásának lehetnek alternatívái, s hogy melyiket válasszuk, abban döntést kell hozni. Általában ezek a felelős személyek határozzák meg, hogy mi legyen az outsourcing tartalma és formája – teszi hozzá Babos János, a Process Solutions Kft. igazgatója, akinek cége a Rolla számviteli feladatait végzi.
Megjegyzi még: az outsourcing tartalmát kimerítő szerződés nem íródhatott és köttethetett meg egyik napról a másikra. A vállalat és a lehetséges szolgáltató ugyanis ismerteti elvárásait és lehetőségeit, illetve érveit a munkával kapcsolatban. Gyakorlatilag a munka minden fázisát meg kell tárgyalni. Ez sokszori egyeztetéssel jár, akár több hétig is eltarthat. A szolgáltatói ajánlat végül ezek eredményeként alakul ki.
Van olyan eset, amikor a szolgáltató nem végez szolgáltatást a vállalkozás számára, de arra felkérhető, hogy a megbízót segítse a szempontok kialakításában és megfogalmazásában. Ezt az ügyfél, mint tanácsadási szolgáltatást, természetesen megfizeti. A tender szakmai részének megírásához ez nagy segítséget ad.
A cégek elvárják, hogy a munka nem járhat az eddigi gyakorlatot meghaladó költségtöbblettel, illetve naprakészen kell elvégezni. Meghatározták továbbá, hogy a szolgáltató milyen felelősség mellett végzi a munkát.
Az outsourcing járulékos része az a felkészítő – többnyire tanácsadói – munka is, amellyel megbecsülhető a kihelyezés végső mérlege. A consulting szolgáltató vállalja, hogy az outsourcinggal kapcsolatos minden tényező vizsgálatát kezébe veszi, kezdve attól, hogy tanácsot ad, illetve megtalálja a megfelelő szolgáltató partnert, majd folyamatosan ellenőrzi az "ügylet" minőségi kritériumait, ha úgy tetszik: biztosítja ezeket.
Szakvállalati illetékesek a kérdésre, hogy mi indítja a vállalatot valamely tevékenysége kihelyezésére, nagyon gyakorlatias megfontolásokra hívják fel a figyelmet. Például arra, hogy egy könyvelési osztály – esetleg a vezető hiánya miatt – nem tud megfelelően dolgozni: sem időben, sem az elkészítendő feladat tekintetében.
Ilyenkor merülhet fel, hogy független hozzáértőkre lenne szükség. Természetesen az is előfordulhat, hogy az illető cég egy újabb tevékenységi körben alakít vállalkozást. Például egy bank ingatlanokkal foglalkozó részleget állít fel, s ennek az egységnek is szüksége van könyvelési feladatokat ellátó csoportra, azonban a hagyományos banki tevékenység könyvelésével foglalkozó osztály ebben nem képes kellően közreműködni.
A vállalat számára többen tehetnek javaslatot az outsourcing partnerre. Teheti ezt a cég könyvvizsgálója, aki még nyilvánvalóbban szembesülhet a vállalatnál folyó könyvelési munka – gyenge – színvonalával. De teheti ezt az a jogi szolgáltató, tanácsadó is, aki a vállalat valamilyen átszervezésével kapcsolatos munkák során tekintheti át a jobb megoldások lehetőségeit. Végül javasolhatja e megoldást az adótanácsadó is, mikor egy-egy jelentősebb tranzakció során – adójogi megfontolásokból – felmerül, hogy új céget kellene létrehozni.
"Jövőlátó" megoldások
A kapacitásoknak – az emberi tényezőkön kívül – természetesen lehetnek eszközaspektusai is. Ha például egy informatikai szolgáltató komoly logisztikai bázist épített már ki, akkor a gépparkja és a szoftverei révén számos megbízó számára tudja elvégezni a bérkönyvelés feladatát.
A szállítási, árumozgatási tevékenységet is ki lehet helyezni mások logisztikai bázisára. Ezt ideális olyan esetben megtenni, amikor egy vállalat ritkán és kevés árut szállít, vagy épp ellenkezőleg: rendszeresen és nagy mennyiségben fuvaroz. Egy korszerű logisztikai szolgáltatónál nem merül fel a kérdés, hogy képes-e azonnal rendelkezésre állni. Ez nyilvánvaló. Sőt: emellett speciális szállítási igényeket is ki tud elégíteni.
A hazai szaksajtóban elvétve találni esettanulmányt az erőforrás-kihelyezésről. Egy jelentős ipari vállalat (papírgyártó) esete azzal a körülménnyel hozható összefüggésbe, hogy telephelyeinek száma megnövekedett, ekképpen problematikussá vált az informatikai rendszer kiterjesztése.
A vidéki telephelyek informatikai rendszereinek felügyelete a budapesti cégek számára általában időigényes. Az illető vállalat – külföldi tulajdonú révén – az anyacég informatikai vezetőjét kérte meg a kedvező megoldás megtalálásához. A fő feladat egy rendszer üzemeltetése, valamint az úgynevezett office communications, azaz a partnerek érdemi tájékoztatása, a velük való kapcsolattartás volt. Ehhez kellett "távfelügyeletet" biztosítani.
Az előkészítés gyakorlatilag a rendszerleltárral kezdődött. Az ezt végző vállalkozás potenciális külső szolgáltatóként jelent meg – olvasható a beszámolóban. Az előkészítés során természetesen számos kérdést tisztázni kellett, egyebek közt azt, hogy – az adott irodai programok alkalmazásához – érdemes-e lecserélni a meglévő számítógépeket, s ezeket célszerű-e terminálokként üzemeltetni egy központi kiszolgálóról, illetve megoldható-e az egységesített szoftvercsomag telepítése?
A tapasztalatok azt bizonyítják, hogy a telepítést érdemes szakvállalattal outsourcingoltatni, azzal a céggel végeztetni, amely a szerver(eke)t birtokolja, üzemelteti. Ugyanis számos szakvállalatra tartozó, nem kevésbé pedig üzemeltetési és karbantartási probléma merülhet fel. Ezek megoldásához megfelelő munícióval kell rendelkezni.
Igen lényeges, hogy a távközlés, az IT területén "jövőálló" megoldásokat kell találni, fontos érdek ugyanis, hogy ne kelljen rövid időn belül technológiát váltani. A biztonság alapvető szempont e területen. A hazai tapasztalatok azt jelzik, hogy legkevesebb 10 százalékos költségmegtakarítás érhető el, az eszközhatékonyság pedig 50-60 százalékkal is javulhat.
